Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 20 березня 1995 року № 192 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства внутрішніх справ" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України, Міністерства внутрішніх справ України від 06 червня 1995 року № 34/382 "Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 03 липня 1995 року за № 199/735.

3. Сектору архівної справи Міністерства юстиції України (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаємо за собою.

1. Галузевий державний архів Міністерства внутрішніх справ України (далі - ГДА МВС) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і постанови Кабінету Міністрів України від 20 березня 1995 року № 192 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства внутрішніх справ".

2. ГДА МВС є державною архівною установою Міністерства внутрішніх справ України (далі - МВС), яка забезпечує облік і зберігання архівних документів, що утворилися в процесі діяльності органів внутрішніх справ УРСР та України, апарату МВС, Головного сервісного центру МВС, закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, Національної гвардії України, Національної поліції України (далі - установи МВС та поліція), формування Національного архівного фонду (далі - НАФ) цими документами, використання відомостей, що містяться в них, а також здійснює управління, методичну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи в установах МВС та поліції, взаємодіє з особами, які володіють документами НАФ.

3. ГДА МВС створюється та ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України, а реорганізується - за рішенням Міністра внутрішніх справ України.

ГДА МВС є провідною установою у сфері архівної справи і діловодства в системі архівних установ (підрозділів) МВС та поліції.

4. ГДА МВС може мати відокремлені архівні підрозділи - територіальні архівні відділи.

5. ГДА МВС у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, Міністерства внутрішніх справ України, наказами Державної архівної служби України, а також цим Положенням.

6. ГДА МВС підпорядковується Міністру внутрішніх справ України або заступнику Міністра внутрішніх справ України відповідно до розподілу обов’язків.

Координацію діяльності ГДА МВС з питань дотримання режиму секретності та забезпечення збереженості секретних документів здійснює режимно-секретний орган апарату МВС.

Контроль та методичне забезпечення ГДА МВС у сфері архівної справи здійснюється Укрдержархівом у межах повноважень та у спосіб, що передбачені законодавством.

7. МВС забезпечує ГДА МВС приміщеннями, технологічним та іншим обладнанням, матеріальними ресурсами для виконання покладених на нього завдань.

Майно ГДА МВС є державною власністю, що закріплюється за ним на праві оперативного управління.

8. ГДА МВС є неприбутковою бюджетною установою.

Фінансування ГДА МВС здійснюється відповідно до законодавства.

Джерелом утримання ГДА МВС є кошти державного бюджету, власні надходження та інші джерела, не заборонені законодавством.

9. ГДА МВС працює відповідно до річних планів роботи, які затверджує Міністр внутрішніх справ України або заступник Міністра внутрішніх справ України відповідно до розподілу обов’язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

10. ГДА МВС зберігає архівні документи з різними носіями інформації (далі - профільні документи):

1) документи НАФ та з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі електронні та аудіовізуальні, що утворюються в процесі діяльності установ МВС та поліції;

2) документи ліквідованих органів внутрішніх справ та установ МВС; документи органів внутрішніх справ радянського періоду;

3) документи особового походження;

4) атестаційні справи, дисертації, автореферати дисертацій, матеріали науково-дослідних робіт;

5) видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

6) мікрофотокопії страхового фонду архівних документів та копії (у тому числі цифрові) фонду користування;

7) облікові документи та довідковий апарат до архівних документів, інші матеріали, що належать до довідково-інформаційного фонду ГДА МВС.

Документи, що зберігаються в ГДА МВС, є власністю держави.

11. Основними завданнями ГДА МВС є:

1) забезпечення в межах своїх повноважень реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства;

2) забезпечення дотримання законодавства про архівну справу в архівних установах системи МВС;

3) забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ, використання відомостей, що в них містяться;

4) забезпечення формування НАФ, комплектування ГДА МВС профільними документами та створення умов для користування ними;

5) методична допомога з ведення архівної справи та діловодства установам МВС та поліції;

6) здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства про архівну справу та архівні установи, станом діловодства в установах МВС та поліції;

7) організація роботи експертно-перевірної комісії ГДА МВС;

8) участь у розробленні проєктів нормативно-правових актів з питань архівної справи і діловодства;

9) здійснення (у межах компетенції) заходів з охорони державної таємниці, інформації з обмеженим доступом та захисту персональних даних.

12. ГДА МВС відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:

1) подає в установленому законодавством порядку пропозиції щодо забезпечення формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства і забезпечує її проведення;

2) аналізує та узагальнює практику законодавства у сфері архівної справи в МВС, Національній поліції України, Національній гвардії України, розробляє проєкти нормативно-правових актів у сфері архівної справи;

3) бере участь у розробленні державних і галузевих цільових програм та планів розвитку архівної справи;

4) забезпечує комплектування профільними документами з різними носіями інформації після закінчення граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування ГДА МВС; здійснює їх зберігання, охорону, реставрацію, консервацію;

5) організовує роботу з віднесення профільних документів НАФ до унікальних, проведення їх грошової оцінки та страхування;

6) організовує роботи, пов’язані з віднесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;

7) організовує приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників профільних документів НАФ, що стосуються діяльності МВС, їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

8) здійснює надання методичної допомоги установам МВС та поліції з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в них, та з питань їх підготовки, науково-технічного опрацювання до передавання до ГДА МВС;

9) складає список юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до ГДА МВС, і подає його на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії і затвердження Голови Укрдержархіву; складає список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ;

10) веде державний облік профільних документів НАФ незалежно від виду носія інформації та подає відповідні відомості до Укрдержархіву;

11) вносить пропозиції щодо формування та ведення електронного архіву;

12) створює копії страхового фонду та фонду користування документами, що зберігаються в ГДА МВС;

13) створює й удосконалює довідковий та обліковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні в ГДА МВС, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

14) перевіряє стан забезпечення збереженості архівних документів (у тому числі з грифами секретності) та стан діловодства в установах МВС та поліції;