Відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", від 24 вересня 2008 року № 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" та від 24 червня 2009 року № 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади", та пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 лютого 2021 року № 124, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян та роботи "гарячої лінії" у Державній службі України з питань геодезії, картографії та кадастру, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України від 23 травня 2017 року № 260 "Про затвердження Порядку роботи "гарячої лінії" Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 16 червня 2017 року за № 761/30629.

3. Відділу регулювання земельних відносин в установленому законодавством порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра згідно з розподілом обов’язків.

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян та роботи "гарячої лінії" у Державній службі України з питань геодезії, картографії та кадастру України.

2. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, визначених у Законі України "Про звернення громадян" (далі - Закон).

3. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому законодавством порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

4. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на структурний підрозділ Держгеокадастру, до компетенції якого належать питання забезпечення роботи за зверненнями громадян.

5. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, відомості щодо яких становлять державну таємницю або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1. Усі звернення, незалежно від способу їх надходження до Держгеокадастру, підлягають обов’язковому попередньому розгляду, який здійснюється структурним підрозділом, на який покладено обов’язки ведення діловодства за зверненнями громадян, у день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові чи неробочі дні з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до звернень громадян, що визначені статтею 5 Закону;

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до компетенцій Держгеокадастру та попереднього визначення підрозділу, до компетенції якого належать питання, порушені у зверненні;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

звернень, що відповідно до статей 14-16 Закону мають розглядатися особисто керівництвом Держгеокадастру;

звернень, отриманих і вирішених під час особистого прийому, результати розгляду яких повідомлені громадянину усно (за його бажанням).

2. Усі звернення громадян підлягають обов’язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону та підрозділу 3 розділу І Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 , а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) чи скарги. Якщо викладені питання неможливо ідентифікувати як пропозицію (зауваження), заяву (клопотання) чи скаргу, вони не належать до звернень громадян.

3. Звернення може подавати як окрема особа (індивідуальне), так і група осіб (колективне).

4. Держгеокадастр отримує такі звернення громадян:

усні - викладені на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку (через "гарячу лінію" Держгеокадастру);

письмові - надіслані поштою або надіслані з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

Письмове звернення громадянин може також передати до Держгеокадастру особисто чи через уповноважену ним особу. Звернення, що подаються в інтересах неповнолітніх, приймаються від їх законних представників.

У електронному зверненні може зазначатися електронна поштова адреса, на яку буде надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку із заявником. Застосування електронного підпису відповідно до вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг при надсиланні звернення, не вимагається.

Електронне звернення приймається на визначену електронну поштову адресу або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, яка розміщується на вебсторінках офіційного вебсайту Держгеокадастру в мережі Інтернет.

5. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

У разі недотримання цих вимог звернення не пізніш як через десять днів від дня його надходження повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями за умови наявності поштової чи електронної адреси.

6. Датою подання електронного звернення, надісланого електронною поштою, є дата надходження звернення на електронну адресу Держгеокадастру або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу в неробочий день та час, датою подання такого звернення вважається наступний після нього робочий день.

7. Не підлягають розгляду та вирішенню:

повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті;

письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, за якими не можна встановити авторство (анонімні звернення);

скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник Держгеокадастру, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

8. Реєстрація звернень громадян, встановлення строків виконання (за винятком звернень, що не підлягають розгляду), попереднє опрацювання здійснюються у день надходження звернення.

9. Звернення, отримані до завершення робочого часу, передають для попереднього опрацювання та реєстрації до відповідного підрозділу у день їх надходження. Звернення, отримані після завершення робочого часу, передають на розгляд наступного робочого дня.

10. Звернення, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", реєструють відповідно до вимог цієї Інструкції.

11. Конверти (вирізки з них), а також адресні ярлики рекомендованих листів зберігаються і додаються до документів у разі, якщо лише за конвертом (ярликом) можна встановити адресу відправника, дату відправлення та отримання документа або якщо у конверті (пакеті) відсутні окремі документи.

12. Реєстрація звернень громадян у Держгеокадастрі здійснюється в системі електронного документообігу (далі - СЕД).

Під час реєстрації звернення засобами СЕД створюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК), яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного документа, відображення процесу опрацювання відповідно до резолюції, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду звернення.

Кожному зверненню громадянина встановлюються відповідний реєстраційний індекс, який починається кожного року з першого номера, і дата реєстрації.

Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов’язкові частини:

перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина індексу містить позначку "КО". У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу містить позначку "Б/П";

друга частина - порядковий реєстраційний номер, що формується СЕД під час реєстрації звернення громадянина.

Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання (дублетні) обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад, М-5/1, М-5/2, М-5/3).

13. Звернення громадян, що надійшли під час особистого прийому, та усні звернення, отримані за допомогою засобів телефонного зв’язку через "гарячі лінії", реєструються у СЕД відповідно до цієї Інструкції в окремій картотеці. У цьому разі зверненню присвоюється реєстраційний індекс такого виду: 1/0/15-22-ГЛ (1 - номер за порядком; 0 - номер у листуванні між документами; 15 - картотека; 22 - рік; ГЛ - "гаряча лінія").

14. За результатами попереднього опрацювання звернень громадян готується проєкт резолюції, який подають на розгляд керівника Держгеокадастру для накладення резолюції про виконання.

Проєкт резолюції містить: власне ім’я та прізвище виконавця (виконавців), до компетенції якого належать питання, викладені у зверненні, зміст доручення, строк виконання, кваліфікований електронний підпис керівника, дату.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена в резолюції першою, вона забезпечує підготовку узагальненої відповіді заявнику, беручи до уваги інформацію усіх виконавців.

15. Після реєстрації на зверненнях, що надійшли у паперовій або електронній формі до Держгеокадастру та від державної установи "Урядовий контактний центр", проставляється штрих-код або QR-код документа із зазначенням найменування Держгеокадастру, реєстраційного номера та дати в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа.

16. У разі виникнення збоїв у роботі СЕД та неможливості здійснювати реєстрацію звернень громадян в електронній формі реєстрація звернень може проводитись у паперовій формі до моменту налагодження роботи СЕД з подальшим перенесенням таких звернень до СЕД.

17. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".

1. Звернення громадян розглядає керівництво Держгеокадастру відповідно до розподілу обов’язків між Головою Держгеокадастру, його першим заступником та заступниками.

2. Керівники та працівники структурних підрозділів Держгеокадастру або керівники територіальних органів Держгеокадастру під час розгляду звернень громадян зобов’язані ретельно опрацьовувати пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги і надавати вичерпну та обґрунтовану відповідь з метою об’єктивного вирішення по суті порушених авторами звернень питань, надання відповідних роз’яснень або відмови у їх задоволенні з посиланням на законодавство та порядок оскарження прийнятого рішення у встановлений Законом строк.