Відповідно до підпункту 2 пункту 3 та пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, з метою приведення нормативно-правового акта у відповідність до актів законодавства НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, що додаються.

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.

1. У розділі I:

у пункті 1:

в абзаці першому слова "електронного цифрового підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису чи печатки";

абзац другий викласти в такій редакції:

"Установи, в яких впроваджено системи електронного документообігу, застосовують кваліфікований електронний підпис чи печатку відповідно до наказу Міністерства цифрової трансформації України та Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 30 вересня 2020 року № 140/614 "Про встановлення вимог до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 жовтня 2020 року за № 1039/35322.";

доповнити пункт новими абзацами такого змісту:

"Удосконалені та інші види електронних підписів в електронному документообігу можуть застосовуватись установами для роботи з документами тимчасових строків зберігання відповідно до вимог статті 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" з урахуванням загальних принципів роботи з електронними документами, встановлених цим Порядком.

У разі коли для документа, на який накладено удосконалений чи інший вид електронного підпису, за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, засвідчує його кваліфікованим електронним підписом.

Загальні засади документування управлінської інформації в установах та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).

Вимоги цього Порядку до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.";

у пункті 2:

абзаци третій, четвертий виключити.

У зв’язку з цим абзаци п’ятий - двадцять другий вважати відповідно абзацами третім - двадцятим;

абзаци десятий - дванадцятий виключити.

У зв’язку з цим абзаци тринадцятий - двадцятий вважати відповідно абзацами десятим - сімнадцятим;

у пункті 4:

абзац другий виключити;

доповнити пункт новими абзацами такого змісту:

"Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.

Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи.

Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається..";

в абзаці другому пункту 5 слово "специфіки" замінити словом "особливостей";

пункт 6 викласти в такій редакції:

"6. Центральні та місцеві органи виконавчої влади, підприємства, установи та організації, що належать до сфери їх управління, під час документування управлінської інформації та виконання дій з електронними документами керуються також положеннями Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749, Вимог у сфері електронних довірчих послуг та Порядку перевірки дотримання вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 07 листопада 2018 року № 992.";

в абзаці першому пункту 7 слова "з електронним та паперовим носіями інформації" замінити словами "у паперовій та електронній формах";

пункт 11 викласти в такій редакції:

"11. Технічне супроводження електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення покладаються на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) з питань інформаційного забезпечення (інформаційних технологій) або фахівця з інформаційних технологій, на якого покладається виконання завдань і функцій структурного підрозділу з питань інформаційного забезпечення (далі - служба інформаційних технологій).

Контроль за станом захищеності інформації, що обробляється в ІАС установи, покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) з питань захисту інформації або фахівця із захисту інформації, на якого покладається виконання завдань і функцій структурного підрозділу з питань захисту інформації.";

2. У розділі II:

абзац другий пункту 2 глави 1 викласти в такій редакції:

"Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється електронними засобами документування інформації з урахуванням вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163-2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затвердженого наказом державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року № 144.";

у главі 2:

в абзаці першому пункту 2 абревіатуру "РКК" замінити словами "реєстраційно-моніторинговій картці (далі - РМК)";

пункт 3 викласти в такій редакції:

"3. Реквізити "Резолюція", "Відмітка про виконання документа" створюються окремо від електронного документа та оформлюються з використанням кваліфікованого електронного підпису. Ці реквізити зберігаються в РМК електронного документа, що логічно з ним поєднується. При їх оформленні зазначення дати автором резолюції чи виконавцем документа, власного імені, прізвища особи, яка склала ці реквізити, не є обов’язковим.

У разі необхідності відтворення таких реквізитів на папері або іншими засобами проставлення дати та власного імені, прізвища особи, яка склала ці реквізити, здійснюється в автоматичному режимі з кваліфікованої електронної позначки часу та даних про підписувача, що містяться в кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа відповідного реквізиту.

При відтворенні цих реквізитів на папері або іншими засобами до них додається образ QR-коду розміром 21 x 21 мм, що містить такі дані:

найменування установи;

дату реєстрації та реєстраційний індекс документа, до якого створено реквізит;

прізвище, ім’я, по батькові підписувача;

офіційна назва кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який сформував кваліфікований сертифікат відкритого ключа для підписувача;

серійний номер кваліфікованого сертифікату відкритого ключа підписувача;

відомості про початок та закінчення строку дії кваліфікованого сертифіката відкритого ключа;

Для вхідних документів додатково разом з реквізитом повинні відтворюватися дата реєстрації та реєстраційний індекс того ж самого документа в установі, яка його створила, найменування цієї установи.

Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання кожен реквізит, який оформлюється окремо від електронного документа, створюється в окремому файлі у форматі для текстових електронних документів, визначеному Переліком форматів, та містить всю інформацію, визначену в цьому пункті, для подальшого відтворення реквізиту.

Під час створення засвідченої паперової копії електронного документа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання кожний реквізит, який оформлюється окремо від цього електронного документа, роздруковується на окремому аркуші разом з усією інформацію, визначеною в цьому пункті, для подальшого відтворення реквізиту, та засвідчується в порядку, визначеному для засвідчення електронного документа.";

у пункті 6:

абзац перший викласти в такій редакції:

"6. У разі якщо згідно із законодавством необхідне засвідчення печаткою підпису на електронних документах та відповідності електронних копій документів оригіналам, установа застосовує кваліфіковану електронну печатку.";

абзаци другий та третій виключити;

У зв’язку з цим абзаци четвертий та п’ятий вважати відповідно абзацами другим та третім;

абзац другий викласти в такій редакції:

"Право проставлення кваліфікованої електронної печатки на електронних документах надається працівнику розпорядчим документом установи.";

абзац третій виключити;

у пункті 7:

в абзаці першому слова "(додатковий примірник)" виключити;

абзац другий викласти в такій редакції:

"Якщо формат електронного документа не відповідає формату, визначеному Переліком форматів, і цей документ було перетворено (конвертовано) у новий формат, до конвертованого електронного документа додаються відмітка про засвідчення копії та інші елементи, оформлення яких здійснюється аналогічно документам у паперовій формі. Оформлення електронної копії електронного документа завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку. На вимогу отримувача копії електронного документа установа повинна видавати разом з цією копією копію файлу оригіналу електронного документа.";

пункт 8 викласти в такій редакції:

"8. Для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів.

Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.";

в абзаці другому та третьому пункту 10 слово "проставляється" замінити словами "за потреби може проставлятися";

у главі 4:

в абзаці другому пункту 1 слова "електронного цифрового підпису-візи" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису для візування";

в абзаці першому пункту 3 слова "електронного цифрового підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису";

доповнити пункт новим абзацом такого змісту:

"Створення електронного документа, який складається двома або більше суб’єктами електронного документообігу, завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису останнім із суб’єктів, що бере участь у створенні електронного документу.";

у главі 5:

пункт 5 після слова "конвертування" доповнити словом "електронних";

в абзаці першому пункту 6 слова та абревіатуру "електронного цифрового підпису", "ЕЦП" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису чи печатки";

в абзаці другому пункту 8 цифри "2", "3" та "4" замінити відповідно цифрами "1", "2" та "3";

3. У розділі III:

в абзаці другому пункту 6 глави 2 слова "електронними цифровими підписами-візами" замінити словами "кваліфікованими електронними підписами";

у главі 6:

в абзаці першому пункту 3 цифру "6" замінити цифрою "5";

в абзаці першому пункту 5 цифру "7" замінити цифрою "6";

у пункті 6 цифру "8" замінити цифрою "7";

у главі 7:

пункт 2 виключити.

У зв’язку з цим пункти 3, 4 вважати відповідно пунктами 2, 3;

у пункті 2:

доповнити пункт на початку речення словами "За необхідності" та цифри "9", "10" змінити відповідно цифрами "8", "9";

слово "отримання" замінити словами "доставку/отримання/реєстрацію електронного документа адресатом", а слово "відхилення" - словами "відмову в реєстрації";

пункт 3 виключити;

у главі 8:

у пункті 2 слова "електронного цифрового підпису, електронної печатки" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису чи печатки";

доповнити главу новим пунктом 5 такого змісту:

"5. Попередній розгляд вхідного документа з паперовим носієм завершується його реєстрацією відповідно до пункту 6 глави 9 розділу цього розділу та створенням його цифрової копії (сканування, фотографування), що додається до ІАС. Після цього документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у паперовій формі направляється службою діловодства до відповідного структурного підрозділу установи.";