Відповідно до підпункту 47 пункту 4, пункту 9 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500, Стратегії реформування державного управління України на 2022-2025 роки, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 21 липня 2021 року № 831-р, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Методику проведення функціонального аудиту органів виконавчої влади в умовах воєнного стану, що додається.

2. Генеральному департаменту з питань політики оплати праці та функціонального розвитку державної служби в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови НАДС відповідно до розподілу обов’язків та повноважень.

1. Ця Методика визначає загальні вимоги до проведення функціонального аудиту з метою підвищення ефективності державного управління та державної служби шляхом аналізу функцій органів виконавчої влади в умовах воєнного стану та визначення можливостей оптимізації їх штатної чисельності.

Цю Методику розроблено для використання керівниками органів виконавчої влади, працівниками служб управління персоналом, керівниками самостійних структурних підрозділів та іншими державними службовцями органу виконавчої влади, які залучені до проведення функціонального аудиту.

2. У цій Методиці терміни вживаються в таких значеннях:

критерії визначення актуальності функцій - перелік ознак щодо розмежування та поділу функцій органу виконавчої влади на категорії для цілей цієї Методики;

функціональний аудит - процес визначення критичних, актуальних та неактуальних функцій органу виконавчої влади з метою підготовки пропозицій щодо їх збереження або виключення, необхідності виконання або невиконання в умовах воєнного стану.

Інші терміни, зазначені у цій Методиці, вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про державну службу", Порядку розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій "Б" та "В", затвердженому наказом Національного агентства України з питань державної служби від 11 вересня 2019 року № 172-19, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 30 вересня 2019 року за № 1077/34048, інших актах законодавства.

3. Функціональний аудит здійснюється з дотриманням таких принципів:

ефективність - результат функціонального аудиту передбачає підготовку пропозицій щодо мінімально необхідної кількості посад для реалізації критичних та актуальних функцій;

неупередженість - функціональному аудиту підлягають функції самостійних структурних підрозділів органів виконавчої влади та посад державної служби категорії "В", визначених структурою органу виконавчої влади у разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу без урахування їх персонального складу, особистого ставлення керівництва та особистих переконань суб’єкта проведення;

обґрунтованість - функціональний аудит здійснюється з урахуванням положення про орган виконавчої влади, положень про самостійні структурні підрозділи або, за їх відсутності, типових положень про структурні підрозділи органів виконавчої влади.

4. Основні результати функціонального аудиту:

обґрунтоване визначення критичних та актуальних функцій;

виключення або перегляд неактуальних та застарілих функцій;

усунення дублювання функцій між структурними підрозділами;

підготовка переліку функцій, які необхідно автоматизувати;

визначення типів виконуваних функцій;

визначення форм роботи працівників в умовах воєнного стану;

підготовка пропозицій щодо оптимізації штатної чисельності органу виконавчої влади;

розрахунок економії видатків на утримання органу виконавчої влади та оплату праці.

Результатом застосування цієї Методики не може бути збільшення штатної чисельності органу виконавчої влади.

5. Учасниками проведення функціонального аудиту є:

керівник органу виконавчої влади;

служба управління персоналом;

структурний підрозділ уповноважений на проведення функціонального аудиту (у разі визначення);

бухгалтерська служба;

керівники самостійних структурних підрозділів та державні службовці категорії "В", визначені структурою органу виконавчої влади у разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу (далі - керівники самостійних структурних підрозділів).

1. Етапи проведення функціонального аудиту:

1) підготовчий:

визначення відповідального структурного підрозділу за проведення функціонального аудиту;

визначення строків проведення функціонального аудиту;

інформування працівників органу виконавчої влади про мету, строки та етапи проведення функціонального аудиту.

2) практичний:

заповнення анкети функціонального аудиту відповідно до інструкції.

3) аналітичний:

первинне опрацювання отриманих результатів функціонального аудиту;

проведення уточнюючих інтерв’ю з керівниками самостійних структурних підрозділів;

підготовка звіту за результатами функціонального аудиту.

2. Організація проведення функціонального аудиту органу виконавчої влади здійснюється шляхом видання керівником органу виконавчої влади наказу, в якому зазначається дата початку, строк проведення функціонального аудиту та відповідальний структурний підрозділ.

3. Відповідальним структурним підрозділом за проведення функціонального аудиту визначається служба управління персоналом або інший структурний підрозділ уповноважений на проведення функціонального аудиту (далі - уповноважений структурний підрозділ) за рішенням керівника органу виконавчої влади.

4. Критерії визначення уповноваженого структурного підрозділу:

розуміння пріоритетів роботи органу виконавчої влади у період воєнного стану;

знання робочих процесів у межах органу виконавчої влади;

ділова репутація керівника самостійного структурного підрозділу.

5. Уповноважений структурний підрозділ забезпечує ознайомлення, надсилання та заповнення Анкети функціонального аудиту (далі - Анкета) згідно із додатком 1 до цієї Методики, яка складається з двох частин:

Форма 1. Інформація про орган виконавчої влади (далі - Форма 1).

Форма 2. Інформація про структурний підрозділ (далі - Форма 2)

6. Анкета заповнюється у форматі XLSX (XLS) відповідно до Інструкції заповнення Анкети функціонального аудиту згідно з додатком 2 до цієї Методики.

Форма 1 Анкети заповнюється уповноваженим структурним підрозділом разом із керівником органу виконавчої влади.

Форма 2 Анкети заповнюється керівниками самостійних структурних підрозділів та передається для узагальнення уповноваженому структурному підрозділу.

7. Первинне опрацювання результатів функціонального аудиту передбачає узагальнення отриманої інформації та підготовку Довідки щодо первинних результатів функціонального аудиту (далі - Довідка) шляхом заповнення таблиць у форматі XLSX (XLS) згідно з додатком 3 до цієї Методики.

Довідка заповнюється уповноваженим структурним підрозділом щодо кожного самостійного структурного підрозділу та посад державної служби категорії "В", визначених структурою органу виконавчої влади у разі недоцільності утворення окремого структурного підрозділу, відповідно до Інструкції заповнення Довідки щодо первинних результатів функціонального аудиту згідно з додатком 4 до цієї Методики.

8. Довідка містить пропозиції щодо:

категорій актуальності функцій та форм їх виконання;

кількості працівників щодо яких пропонується оголосити простій на період дії воєнного стану;

оптимальної штатної чисельності працівників.

Підготовлені пропозиції надаються на розгляд керівникам самостійних структурних підрозділів, які, за необхідності, пропонують зміни та уточнюють інформацію.

9. Уповноваженим структурним підрозділом здійснюється проведення уточнюючих інтерв’ю з керівниками самостійних структурних підрозділів на основі Довідки та Анкети.

Результати уточнюючих інтерв’ю враховуються під час підготовки звіту за результатами функціонального аудиту.

10. Бухгалтерська служба органу виконавчої влади на основі Довідки та Анкети проводить розрахунки можливої економії коштів органу виконавчої влади та передає їх уповноваженому структурному підрозділу для включення до звіту.

1. За результатами проведення функціонального аудиту здійснюється підготовка звіту з урахуванням додатку 5 до цієї Методики, який подається уповноваженим структурним підрозділом на розгляд керівника органу виконавчої влади.

Органи виконавчої влади надсилають звіти до Національного агентства України з питань державної служби протягом п’яти робочих днів після завершення функціонального аудиту для їх узагальнення та підготовки (у разі потреби) пропозицій щодо підвищення ефективності державного управління та державної служби.

2. Структура звіту включає:

1) вступ - містить інформацію про мету, завдання, опис методики проведення та строки;

2) розділ 1 "Аналіз функцій органу виконавчої влади в умовах воєнного стану" формується з урахуванням таблиць, передбачених додатком 4 до цієї Методики, та містить інформацію щодо:

співвідношення актуальних та неактуальних функцій державного органу на період воєнного стану;

категорій актуальності та типів функцій, що необхідно виконувати під час воєнного стану та форм їх виконання;

розрахунків кількості та відсотку можливого простою працівників під час воєнного стану;

розрахунків можливої економії фонду оплати праці за 1 місяць, утвореної за рахунок оголошення простою працівників на період воєнного стану;

можливостей економії ресурсів органу виконавчої влади;

3) розділ 2 "Аналіз можливостей оптимізації функцій та штатної чисельності органу виконавчої влади" формується з урахуванням таблиць, передбачених додатком 5 до цієї Методики, та містить інформацію у розрізі структурних підрозділів та органу виконавчої влади загалом щодо:

співвідношення актуальних та неактуальних функцій;

переліків функцій у розрізі категорій актуальності та типів;

зміни навантаження щодо виконання функцій;

співвідношення між типами функцій;

пропозицій щодо автоматизації, спрощення, передачі функції:

переліку неактуальних або застарілих функцій:

переліку актів законодавства, в які необхідно внести зміни, щоб виключити функції;

необхідності внесення змін до положень про органи виконавчої влади та їх самостійні структурні підрозділи;

пропозицій щодо оптимізації штатної чисельності;

розрахунків можливої економії видатків на утримання органу виконавчої влади та оплату праці;

4) висновки;

5) рекомендації;

6) додатки, що, зокрема, містять узагальнену Анкету функціонального аудиту.

3. За результатами розгляду звіту керівник органу виконавчої влади приймає рішення щодо оголошення простою на період воєнного стану, оптимізації функцій та штатної чисельності органу виконавчої влади.

1. Таблиця 1.1 заповнюється уповноваженим структурним підрозділом.

2. Таблиця 1.2 заповнюється уповноваженим структурним підрозділом разом із керівником органу виконавчої влади.

3. У графі 2 таблиці 1.2 зазначається перелік пріоритетних завдань органу виконавчої влади на найближчі 6 місяців з урахуванням воєнного стану, які визначає керівник органу виконавчої влади.

4. У графі 3 таблиці 1.2 зазначаються відповідальні структурні підрозділи органу виконавчої влади за реалізацію визначених пріоритетних завдань.

1. Форма 2 заповнюється керівником самостійного структурного підрозділу.

2. У таблиці 2.2 зазначається, за наявності, інформація щодо наявних структурних підрозділів у складі самостійного структурного підрозділу, їх штатної чисельності, наявності вакантних посад, фактичної чисельності станом на 23.02.2022, фактично працюючих у період військового стану на момент проведення функціонального аудиту (у тому числі ті, хто знаходиться в щорічних відпустках, відпустках у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності внаслідок загального захворювання та інших короткострокових відпустках, тривалість яких не перевищує 24 календарних дні).

Найменування структурних підрозділів у складі зазначається напроти відповідної назви стовпця.

3. У графі 2 таблиць 2.3 та 2.4 зазначається інформація про функції структурного підрозділу.

Заповнення графи 2 таблиці 2.3 здійснюється виключно на основі положення про самостійний структурний підрозділ.

У графі 2 таблиці 2.4 зазначаються функції, які виконуються самостійним структурним підрозділом, але не прописані у положенні про відповідний структурний підрозділ (за наявності).

4. У графі 3 таблиць 2.3 та 2.4 зазначається пункт Положення про державний орган в межах якого здійснюється виконання відповідної функції (за наявності).

5. У графі 4 таблиць 2.3 та 2.4 зазначається результат (продукт) або результати (продукти) виконання функції (наприклад, проект нормативно-правового акта, звіт тощо).

6. У графі 5 таблиць 2.3 та 2.4 коротко зазначаються наслідки для органу виконавчої влади у разі невиконання відповідної функції.

7. У графі 6 таблиць 2.3 та 2.4 обирається з випадаючого списку відсоток зміни навантаження щодо виконання функції у бік зменшення або збільшення навантаження. Відсоток визначається орієнтовно на основі оцінки кількості завдань та обсягів результатів службової діяльності за період оголошення воєнного стану у порівнянні з обсягами роботи, що виконувалися по функції станом на 23.02.2022. Випадаючий список має крок у 10 відсотків. У разі якщо на думку керівника самостійного структурного підрозділу зміна навантаження має інші значення ніж цифри зазначені у випадаючому списку то цифра округлюється до найближчого показника.

8. У графі 7 таблиць 2.3 та 2.4 обирається з випадаючого списку тип функції:

1) формування державної політики - виконання основних завдань щодо розробки державної політики, що передбачають підготовку документів державної політики, розроблення проектів та експертизу нормативно-правових актів на основі аналізу стану справ, стратегічне планування та координацію органу виконавчої влади щодо впровадження політики у відповідній сфері;

2) реалізація державної політики - забезпечення виконання державної політики у сфері відповідальності органу виконавчої влади через впровадження відповідних процедур, нагляд за їх виконанням, інформаційне забезпечення та підтримку всіх суб’єктів реалізації політики, а також розробку, удосконалення, стандартизацію процесів та алгоритмів надання публічних послуг, відповіді на звернення громадян з питань застосування законодавства тощо;

3) забезпечення діяльності державного органу - здійснення на посадах державної служби організаційного, правового, фінансово-економічного, матеріально-технічного забезпечення діяльності органу виконавчої влади (забезпечення функціонування документообігу, здійснення контролю за дотриманням строків виконання завдань і заходів щодо документів, яким присвоєно гриф "для службового користування" або яким надано гриф секретності "особливої важливості", "цілком таємно", "таємно"; управління персоналом, ведення бухгалтерського обліку і звітності; протокольного забезпечення міжнародного співробітництва; реалізації законодавства щодо доступу до публічної інформації, організації розгляду звернень громадян; забезпечення ІТ-підтримки та захисту інформації; забезпечення здійснення державних закупівель; забезпечення взаємодії із засобами масової інформації та зв’язків з громадськістю; матеріально-технічного та господарського забезпечення; взаємодії з органами державної влади; дотримання вимог щодо охорони праці та цивільного захисту).

4) функції з обслуговування державного органу - функції, що визначені постановою Кабінету Міністрів України від 6 квітня 2016 року № 271 "Про затвердження критеріїв визначення переліку посад працівників державних органів, які виконують функції з обслуговування";