Відповідно до статей 8, 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. Затвердити Порядок приймання-передавання документів Національного архівного фонду та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої, що додається.

2. Управлінню взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Цей Порядок встановлює єдині вимоги щодо приймання-передавання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої в таких випадках:

у разі виявлення в архівній установі непрофільних архівних фондів (документів нефондової організації), справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів);

з метою зосередження в одній архівній установі архівних фондів, пов’язаних сукупністю документів, історичними та логічними зв’язками між ними;

у разі ліквідації державного архіву, архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, архівного відділу міської ради (далі - архівний відділ), архівної установи, створеної для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви).

2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

архівна установа - установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування НАФ;

непрофільні архівні фонди (документи нефондової організації), справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів) - архівні фонди (документи нефондової організації), справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів), які за видовим складом документів, видом носіїв інформації, способом і технікою закріплення інформації, строками зберігання документів, належністю до історичних епох, адміністративно-територіальних одиниць, галузі або сфери діяльності, складу документації певного фондоутворювача не відповідають профілю архівної установи і не підлягають зберіганню в ній.

3. У разі виявлення непрофільних фондів (документів нефондової організації), cправ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) архівна установа або юридична особа, структурним підрозділом якої є архівна установа, письмово звертається до іншої архівної установи або юридичної особи, структурним підрозділом якої є архівна установа, за належністю з метою отримання згоди на їх приймання.

Приймання-передавання непрофільних документів НАФ, документів з кадрових питань (особового складу), що зберігаються в державних архівах, архівних відділах, здійснюється з дозволу Укрдержархіву на підставі листів про приймання та передавання документів.

4. Зосередження архівних фондів в одній архівній установі здійснюється відповідно до законодавства.

Не дозволяється порушувати цілісність архівних фондів, сформованих фондоутворювачем або архівною установою та об’єднаних зв’язком походження, шляхом поділу архівних документів між різними архівними установами, якщо інше не передбачено законодавством.

5. Місце подальшого зберігання архівних документів у разі ліквідації державного архіву, архівного відділу, трудового архіву визначається розпорядчим актом про їх ліквідацію за погодженням з Укрдержархівом.

У разі припинення юридичної особи порядок передавання документів на подальше архівне зберігання та користування ними здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства).

6. Архівна установа складає списки архівних фондів (документів нефондової організації), що підлягають передаванню іншій архівній установі в повному обсязі, та архівних фондів (документів нефондової організації), з яких вилучаються для передавання окремі справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів).

У списку архівних фондів зазначаються номер та назва фонду, номери описів, крайні дати документів, кількість справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) щодо кожного опису, а також загальна кількість фондів, справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів), інформація про ліквідацію юридичних осіб, депоноване зберігання.

Списки фондів підписуються керівником архівної установи (юридичної особи), яка здійснює передавання документів.

7. Архівні фонди (документи нефондової організації) передаються іншій архівній установі за описами (інвентарними журналами обліку) справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) разом з обліковими документами (аркуш фонду (аркуш обліку аудіовізуальних документів), справа фонду (справа документів нефондової організації)), наявними примірниками описів (інвентарних журналів обліку) справ та довідковим апаратом до них, страховим фондом та фондом користування (за наявності).

Аудіовізуальні документи передаються іншій архівній установі разом із супровідною текстовою та технічною документацією у паперовому вигляді та електронній формі (за наявності).

Дія цього Порядку не поширюється на приймання-передавання електронних документів.