Відповідно до пункту 1 Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами),

1. Затвердити Методику віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 19 лютого 2008 року № 34 "Про затвердження Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 березня 2008 року за № 202/14893 (із змінами).

3. Департаменту стратегічного розвитку органів юстиції (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Гецадзе Г.Г.

1. Внесення відомостей про унікальні документи до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання (далі - Державний реєстр) здійснює Державна архівна служба України (далі - Укрдержархів).

2. Унікальність документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) визначається експертизою цінності документів з урахуванням критеріїв, установлених Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

3. Загальні засади віднесення документів НАФ до унікальних визначені Порядком віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

4. Ця Методика призначена для застосування:

Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву (далі - ЦЕПК Укрдержархіву);

експертно-перевірними комісіями центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя (далі - ЕПК державного архіву, Національної академії наук);

експертними комісіями архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад (далі - ЕК архівних відділів), а також експертними комісіями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі - ЕК організацій);

фондово-закупівельними комісіями музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - фондово-закупівельні комісії);

експертно-оцінними комісіями бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - експертно-оцінні комісії);

працівниками архівних установ, музеїв, бібліотек, які здійснюють виявлення унікальних документів НАФ та укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;

власниками документів або іншими особами, які уповноважені власниками документів здійснювати укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;

працівниками Укрдержархіву, які здійснюють внесення унікальних документів НАФ до Державного реєстру.

1. Критеріями віднесення документів НАФ до унікальних є походження, зміст та зовнішні ознаки документа. Кожний критерій охоплює певний склад характеристик документа, наявність яких є підставою для його віднесення до категорії унікальних.

2. Під час обґрунтування унікальності певного документа критерії можуть бути конкретизовані або можуть бути застосовані різні аспекти одного і того самого критерію.

3. Унікальність документів, створених від 1501 року, визначається за сукупністю критеріїв, характеристик. Комплексний характер застосування критеріїв та характеристик зумовлюється їх взаємопов'язаністю та недостатністю підстав для віднесення документів, створених від 1501 року, до унікальних за одним критерієм або характеристикою.

1. За функціонально-цільовим призначенням юридичної особи (фондоутворювача), значенням фізичної особи (фондоутворювача) у житті суспільства унікальність документа, створеного юридичною чи фізичною особою, визначається масштабами і значенням діяльності цієї особи в системі державного управління, місцевого самоврядування, окупаційної влади, її ролі в економічному, суспільно-політичному, науковому і культурному житті.

Під час експертизи цінності документів, що були створені в результаті діяльності органів державної влади та управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян (релігійних, політичних, творчих тощо), враховують характеристики часу їх створення та документної інформації.

До унікальних можуть бути віднесені:

офіційні документи установ та інститутів, що функціонували у XVI-XX ст. на території сучасної України;

організаційні та програмні документи наукових, релігійних, політичних, просвітницьких та інших товариств XIX - першої третини XX ст., що відіграли важливу роль у політичному та культурному житті українського народу;

документи (твори, приватні листи і конверти до них, особові документи, оформлені рукописним способом, тощо), зміст яких власноручно зафіксовано всесвітньо відомими та/або відомими вітчизняними особами;

рідкісні (в одному чи декількох примірниках) кінофотофонодокументи, що є продукцією всесвітньо відомих та/або відомих вітчизняних студій, майстерень, видатних фотографів, режисерів, дослідників та інших осіб.

2. За часом створення будь-який оригінал документа, створеного до XVI ст., належить до унікальних, оскільки документи цього історичного періоду представлені в НАФ відносно малочисельною групою порівняно з масивами документів наступних історичних періодів.

Високою є ймовірність наявності унікальних документів серед документів, створених під час воєнних конфліктів різних років, коли мали місце факти масової загибелі писемних та інших видів документів, вивезення їх за межі України.

Унікальними можуть бути визнані перші створені в Україні рукописні картографічні документи, кінофотофонодокументи (XIX - початок XX ст.).

3. За місцем створення документів до унікальних можуть бути віднесені документи, створені за екстремальних обставин (записи, створені в умовах природних катаклізмів, надзвичайних природних явищ; передсмертні послання засуджених із в'язниць; записки, листи, щоденники, написані в місцях тимчасового утримання або на засланні; записки перед вирішальними бойовими діями, під час окупації, в облоговому населеному пункті; у зоні ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС тощо).

1. За ступенем значущості інформації, що міститься в документі, документ НАФ може бути віднесений до унікальних за такими ознаками документної інформації:

1) зміст документа є унікальним кумулятивним джерелом інформації з вітчизняної історії, розвитку окремих регіонів України, її народів, а також історії інших держав або народів.

До унікальних можуть бути віднесені: рукописи історичних, біографічних творів, мемуарів, щоденників, репортажних нарисів, записок, узагальнювальні управлінські документи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, статистичні відомості (зведення), аналітичні огляди соціальної, політичної, економічної ситуації в Україні, її регіонах, документи, що містять інформацію про елементи нематеріальної культурної спадщини тощо;

2) зміст документа є описанням чи свідченням принципово нової ситуації або процесів у житті держави, нації, всесвітньо відомих осіб.

До унікальних можуть бути віднесені:

документи вищих органів влади, органів місцевого самоврядування, що встановлюють чи фіксують кардинальні зміни або найзначніші факти в політичному, економічному та культурному житті (початок і хід війни, революційні події, запровадження нових економічних умов, здійснення утисків економічної, культуротворчої діяльності тощо);

документи, пов'язані з українськими національно-визвольними рухами XVI-XIX ст., українськими визвольними змаганнями і повстаннями XX ст., боротьбою проти німецько-фашистської окупації та діяльністю ОУН-УПА;

документи (особливо XX ст.), які містять інформацію про воєнні злочини, голодомори, інші прояви геноциду проти української нації та інших національностей, що населяють територію України;

документи (переважно до XIX ст.), які фіксують першу згадку про населений пункт, дату його заснування, містять матеріали про створення органів державної влади або органів місцевого самоврядування, найбільш значущих громадських організацій;

приватні листи, щоденники, мемуари, автобіографії, особисті офіційні документи (паспорти, свідоцтва, витяги з метричних книг, посвідчення), судово-слідчі документи, документи поліційного нагляду тощо, в яких зафіксовано описання чи свідчення принципово нової ситуації в житті всесвітньо відомих осіб, їхньої діяльності.

До унікальних можуть бути віднесені фальсифікати публічно-правових та публічно-приватних актів майнового, станового характеру (створені, наприклад, під час нобілітації в Російській імперії української шляхти у дворянство наприкінці XVIII ст.);

3) документ є оригіналом видатного наукового, дослідно-конструкторського, картографічного, літературно-художнього, публіцистичного, мистецького (музичного, кінематографічного, фотографічного) чи іншого твору, його частини;

4) документ є зображенням та/або записом голосу всесвітньо відомої чи видатної особи, рідкісним зображенням вже неіснуючої історичної пам'ятки та зниклих елементів нематеріальної культурної спадщини (у разі якщо кінофотофонодокумент є в одному чи декількох примірниках);

5) зміст документа (описання, аудіовізуальні документи, креслення тощо) відображає унікальне відкриття, зроблене під час польових досліджень (археологічна, етнографічна, археографічна, геологічна документація);

6) наявність у документах маргіналій, резолюцій, підписів всесвітньо відомих осіб. Висновок щодо віднесення до унікальних офіційних документів, що підписані цими особами як посадовими, включаючи документи колективної творчості (звернення, заяви, рецензії тощо), або містять їхні резолюції, написи на полях, має базуватись на тому, наскільки рідкісними є автографи цих осіб, а також ураховувати співвідношення критерію походження та значущості інформації цих документів;

7) офіційні документи з унікальними реквізитами та/або їхнім розташуванням (формуляром). Зокрема, у разі наявності вислих печаток, рідкісних зображень гербів, а також відсутності аналогів відбитків печаток у документах установ, наукових товариств, релігійних або політичних організацій (XVI-XIX ст.), друкованих бланків документів (XVI - першої половини XIX ст.);

8) зміст рідкісних документів, у тому числі кінофотофонодокументів, є інформацією про людину або групу людей (колектив), яка (які) є або була (були) носієм елементів нематеріальної культурної спадщини.

2. Ознакою такої характеристики документа, як його вид, є найвищий рівень цільової спрямованості документа на забезпечення функціонування держави, суспільства.

До унікальних можуть бути віднесені:

оригінали офіційних документів (конституція, закон, універсал, грамота, декрет, указ, декларація, важливі дипломатичні договори тощо). Для дипломатичних документів додатковою ознакою є можливість бути підставою для вирішення правових питань у міжнародних відносинах;

оригінали важливих документів, створених керівництвом українських осередків за кордоном, а також підготовлені представниками цих осередків рукописи видатних публіцистичних, наукових, навчальних та інших творів (переважно до другої половини XX ст.);

офіційні проекти найбільш значущих для життя держави та суспільства документів (зокрема законодавчих, дипломатичних, інших нормативно-правових актів) незалежно від їх прийняття чи відхилення надалі.

3. Оригінальність документів є обов'язковою для документів НАФ, що відносяться до категорії унікальних.

1. За формою фіксації та передачі змісту до унікальних можна віднести документи, зміст яких зафіксовано рідкісним способом (чорнилом або олівцем на тканині; вишиті, наприклад, табірні послання) чи поширеним, зробленим уперше (грамзапис, шоринофонний запис тощо).

Підставою для віднесення документів до унікальних може бути особлива графіка письмових знаків рукописного документа (переважно документів XVI-XVII ст.).

2. За особливостями оформлення документа до унікальних належать зразки фотофонодокументів з рідкісними носіями, що використовувалися у XIX - першій половині XX ст. (вощені валики, скло). Унікальними можуть також уважатися документи, що мають паперовий носій з філігранями, аналоги яких відсутні, а також окремі пергаментні документи XVI-XIX ст.

Унікальними можна вважати документи, що мають художнє оформлення (малюнки ініціалів, кінцівок, гербів, орнаментів, мініатюри, тиснені шкіряні обкладинки) та/або оздоблення.

1. Роботу щодо виявлення унікальних документів НАФ у центральних та галузевих державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва та Севастополя (далі - державний архів), Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського, архівних підрозділах установ Національної академії наук з правом постійного зберігання документів проводять спеціально призначені працівники. В архівних відділах районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міських рад (далі - архівний відділ) цю роботу здійснюють керівники архівних відділів або спеціально призначені їхні працівники. В архівних підрозділах установ незалежно від форми власності і підпорядкування - керівники архівних підрозділів (архівів) або спеціально призначені їхні працівники. У музеях і бібліотеках виявлення унікальних документів НАФ здійснюють спеціально призначені працівники.

2. Виявлення унікальних документів доцільно розпочати з фондів ранніх історичних періодів.

3. Процес виявлення унікальних документів складається з трьох етапів: визначення складу архівних фондів, у яких потенційно можуть зберігатися унікальні документи; аналіз архівних описів і відбір справ; поаркушний перегляд справ.

Під час аналізування описів вибраних фондів визначаються справи для перегляду. Особлива увага приділяється описам структурних частин фондів, які містять найбільш інформаційно насичені комплекси справ, що відображають основну діяльність фондоутворювача. Визначені для вивчення змісту справи підлягають поаркушному перегляду.