Відповідно до статті 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004,

1. Затвердити Методику віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, що додається.

2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду управління формування та зберігання Національного архівного фонду (Кисельова Л.А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Наказ набирає чинності через 10 днів після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України К.Є.Новохатського.

1.1. Внесення унікальних документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) до Державного реєстру національного культурного надбання (далі - Державний реєстр) здійснює Державний комітет архівів України (далі - Держкомархів).

1.2. Унікальність документів НАФ визначається експертизою з урахуванням критеріїв, установлених Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів".

1.3. Загальні засади віднесення документів НАФ до унікальних визначені Порядком віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів".

1.4. Методика віднесення документів НАФ до унікальних (далі - Методика) призначена для застосування:

Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву (далі - ЦЕПК);

експертно-перевірними комісіями центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя (далі - ЕПК);

експертними комісіями архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертними комісіями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі - ЕК);

фондово-закупівельними комісіями музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - фондово-закупівельні комісії);

експертно-оцінними комісіями бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - експертно-оцінні комісії);

працівниками архівів, музеїв, бібліотек, які здійснюють виявлення унікальних документів НАФ та укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;

власниками документів або іншими особами, що вповноважені власниками документів здійснювати укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;

працівниками Держкомархіву, які здійснюють внесення унікальних документів НАФ до Державного реєстру.

2.1. Диференціація критеріїв за характеристиками та умови застосування критеріїв

2.1.1. Критеріями віднесення документів НАФ до унікальних є походження, зміст та зовнішні ознаки документа. Кожний критерій охоплює певний склад характеристик документа, наявність яких є підставою для його віднесення до категорії унікальних.

2.1.2. Характеристиками унікального документа за критеріями є:

походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) у житті суспільства, час створення, місце та історичні умови створення документа;

зміст - значущість інформації, що міститься в документі, вид документа, оригінальність документа;

зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, особливості оформлення документа.

2.1.3. Документ НАФ може бути визнаний унікальним як за одним критерієм, однією характеристикою, так і за сукупністю критеріїв, характеристик. Комплексний характер застосування критеріїв та характеристик зумовлюється їх взаємопов'язаністю та недостатністю у деяких випадках підстав віднесення документів до унікальних за одним критерієм або характеристикою.

2.1.4. Під час обґрунтування унікальності певного документа можна застосовувати додаткові критерії або інші характеристики зазначених вище критеріїв.

2.1.5. Зазначені в Методиці критерії віднесення документів до унікальних застосовують під час виявлення окремих унікальних документів, а також прийняття рішення щодо віднесення до унікальних окремої справи та в цілому архівного фонду, колекції документів.

2.1.6. Зважаючи на віднесення до унікальних за характеристикою "час створення" (підпункт 2.2.2 пункту 2.2) усіх оригіналів документів, створених до XVI ст., інші характеристики застосовують до документів, створених від 1501 року. Унікальність документів, створених від 1501 року, визначається переважно за сукупністю критеріїв, характеристик. Ці документи мають бути тільки оригіналами.

2.1.7. До унікальних можуть бути віднесені архівні фонди, колекції документів, справи, якщо вони повністю складаються з унікальних документів.

2.2. Основні ознаки характеристик унікальних документів НАФ за критеріями

Критерій походження

2.2.1. Функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства.

За цією характеристикою унікальність документа, створеного юридичною чи фізичною особою, визначається масштабами і значенням діяльності цієї особи в системі державного управління, місцевого самоврядування, окупаційної влади, її ролі в економічному, суспільно-політичному, науковому і культурному житті.

Під час експертизи цінності документів, що були створені в результаті діяльності органів державної влади та управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян (релігійних, політичних, творчих тощо), слід ураховувати характеристики часу їх створення та документної інформації. До унікальних можуть бути віднесені найважливіші офіційні документи органів управління Української козацької держави (друга половина XVII ст.), Нової Запорізької Січі (XVIII ст.), Гетьманщини (XVIII ст.), Центральної Ради (1917 р.), Української Держави (1918 р.), Директорії УНР (1918-1920 роки), Західно-української Народної Республіки (1918-1919 роки), Карпатської України (1938-1939 роки), окремі документи центральних органів Компартії України, центральних органів управління УСРР (УРСР) за період 1917-1991 роки.

За сукупністю критеріїв (характеристик) унікальними можуть бути визнані документи розташованих на території України адміністративних, судових, військових та інших установ держав, до складу яких входили українські землі в XVI-XX ст. (Речі Посполитої, Російської імперії, Австрійської імперії, Кримського ханства, Тимчасового уряду Росії, Румунії, Угорщини, Чехословаччини), а також білогвардійських адміністрацій генералів А.Денікіна і П.Врангеля, окупаційних установ Німеччини (1941-1944 роки) та створених ними органів місцевого самоврядування.

Унікальними можуть бути організаційні та програмні документи наукових, релігійних, політичних, просвітницьких та інших товариств XIX - першої третини XX ст., що відіграли найважливішу роль у політичному та культурному житті українського народу.

До унікальних можуть належати документи (твори, приватні листи і конверти до них, особові документи, оформлені рукописним способом, тощо), зміст яких власноручно зафіксовано всесвітньо відомими особами.

Унікальними можуть уважатися рідкісні (в одному чи декількох примірниках копій) кінофонофотодокументи, що є продукцією всесвітньо відомих і/або відомих вітчизняних студій, майстерень, видатних фотографів, режисерів.

2.2.2. Час створення

Документи, створені до XVI ст., представлені в НАФ відносно малочисельною групою порівняно з масивами документів наступних історичних періодів. Зважаючи на цінність документів, створених до XVI ст., як джерел з вітчизняної та світової історії і пам'яток культури, будь-який оригінал такого документа, слід відносити до категорії унікальних.

Достатньо високою є імовірність наявності унікальних документів серед документів, створених під час Першої (1914-1918 роки) та Другої (1939-1945 роки) світових воєн, воєнних подій на території України 1917-1920 років, коли мали місце факти масової загибелі писемних та інших видів документів, вивезення їх за межі України. До цієї категорії можуть бути віднесені документи центральних органів управління УСРР (УРСР), центральних органів Компартії України періоду 1917-1941 років, оскільки значна їх частина була знищена у 1941 році.

Унікальними можуть бути перші створені в Україні рукописні картографічні документи, кінофотофонодокументи (XIX - початок XX ст.).

2.2.3. Місце та історичні умови створення документів

До унікальних можуть бути віднесені документи, створені за екстремальних обставин (записи, створені в умовах природних катаклізмів, незвичайних природних явищ; передсмертні послання засуджених із в'язниць; записки, листи, щоденники, написані в концтаборах або на засланні; записки перед вирішальними бойовими діями, під час окупації, в облоговому місті; у зоні ліквідації катастрофи на ЧАЕС тощо).

Критерій змісту

2.2.4. Значущість інформації, що міститься в документі

Документ НАФ може бути віднесений до унікальних за такими ознаками документної інформації:

а) зміст документа є унікальним кумулятивним джерелом інформації з вітчизняної історії, розвитку окремих регіонів України, її народів, а також історії інших держав або народів. Це можуть бути рукописи історичних, біографічних творів, мемуарів, щоденників, узагальнювальні управлінські документи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, статистичні відомості (зведення), аналітичні огляди соціальної, політичної, економічної ситуації в Україні, її регіонах тощо;

б) зміст документа є описанням чи свідченням принципово нової ситуації або процесів у житті держави, нації, всесвітньо відомих осіб. У цьому разі до унікальних можуть бути віднесені документи вищих органів влади, органів місцевого самоврядування, що встановлюють чи фіксують кардинальні зміни або найзначніші факти в політичному, економічному та культурному житті (початок і хід війни, революційні події, запровадження нових економічних умов, здійснення утисків економічної, культуротворчої діяльності тощо), інші документи (судово-слідчі справи репресованих осіб у 1920-1970-х роках, свідчення учасників чи свідків подій, приватні листи, прокламації, листівки, біфони тощо), пов'язані з українськими національно-визвольними рухами XVI-XIX ст., українськими визвольними змаганнями і повстаннями XX ст. (проти імперських урядів, режимів країн, що інкорпорували українські землі, у 1920-1930-х роках, селян проти радянської колективізації 1920-х років тощо), боротьбою проти німецько-фашистської окупації у 1941-1944 роки та діяльністю ОУН-УПА. Підставою для віднесення до унікальних документів (особливо XX ст.) може стати фіксація в їхньому змісті фактів воєнних злочинів, голодоморів, інших проявів геноциду проти української нації та інших національностей, що населяють територію України.

До унікальних можуть бути віднесені документи (переважно до XIX ст.), які фіксують першу згадку про населений пункт, дату його заснування, містять матеріали про створення органів державної влади або органів місцевого самоврядування, найбільш значущих громадських організацій.

Описання чи свідчення принципово нової ситуації в житті всесвітньо відомих осіб, їхньої діяльності може бути зафіксовано в приватних листах, щоденниках, мемуарах, автобіографіях, особистих офіційних документах (паспорти, свідоцтва, витяги з метричних книг, посвідчення), судово-слідчих документах, документах поліційного нагляду тощо. До унікальних можуть бути віднесені фальсифікати публічно-правових та публічно-приватних актів майнового, станового характеру (створені, наприклад, під час нобілітації в Російській імперії української шляхти у дворянство наприкінці XVIII ст.);

в) зміст документа є оригіналом видатного наукового, дослідно-конструкторського, картографічного, літературно-художнього, публіцистичного, мистецького (музичного, кінематографічного, фотографічного) чи іншого твору, його частини;

г) зміст документа є зображенням і (або) записом голосу всесвітньо відомої чи видатної особи, рідкісним зображенням вже неіснуючої історичної пам'ятки (у разі, коли кінофонофотодокумент відомий в одному чи декількох примірниках);

ґ) зміст документа (описання, аудіовізуальні документи, креслення тощо) відображає унікальне відкриття, зроблене під час польових досліджень (археологічна, етнографічна, археографічна, геологічна документація);

д) наявність у документах маргіналій, резолюцій, підписів всесвітньо відомих осіб. Висновок щодо віднесення до унікальних офіційних документів, що підписані цими особами як посадовими, уключаючи документи колективної творчості (звернення, заяви, рецензії тощо), або які містять їхні резолюції, написи на берегах, має виходити з того, наскільки рідкісними є автографи цих осіб, а також на підставі співвідношення з критерієм походження та значущості інформації цих документів;

е) офіційні документи з унікальними реквізитами і (або) їхнім розташуванням (формуляром). Зокрема, у разі наявності вислих печаток, рідкісних зображень гербів, а також відсутності аналогів відбитків печаток у документах установ, наукових товариств, релігійних або політичних організацій (XVI-XIX ст.), друкованих бланків документів (XVI - першої половини XIX ст.).

2.2.5. Вид документа

Ознакою цієї характеристики є найвищий рівень цільової спрямованості документа на забезпечення функціонування держави, суспільства. Це - оригінали таких видів офіційних документів, як конституція, закон, універсал, декрет, указ, декларація. До них також належать найважливіші дипломатичні договори. Для дипломатичних документів додатковою ознакою є можливість бути підставою для вирішення правових питань у міжнародних відносинах.

До унікальних можуть бути віднесені оригінали найважливіших політичних та інших документів, створені керівництвом українських осередків за кордоном, а також підготовлені представниками цих осередків рукописи видатних публіцистичних, наукових, навчальних та інших творів (переважно до другої половини XX ст.).

Унікальними можуть бути офіційні проекти найбільш значущих для життя держави та суспільства документів (зокрема законодавчих, дипломатичних, інших нормативно-правових актів) незалежно від їх прийняття чи відхилення надалі.

2.2.6. Оригінальність документа

Ця характеристика є обов'язковою для документів НАФ, що відносяться до категорії унікальних.

Критерій зовнішніх ознак

2.2.7. Форма фіксації та передачі змісту

До унікальних можна віднести документи, зміст яких зафіксовано рідкісним способом (чорнилом або олівцем на тканині; вишиті, наприклад, табірні послання) чи поширеним, зробленим уперше (грамзапис, шоринофонний запис тощо).

Підставою віднесення документів до унікальних може бути особлива графіка письмових знаків рукописного документа (переважно документів XVI-XVII ст.).

2.2.8. Особливості оформлення документа

За цією характеристикою до унікальних належать зразки фотофонодокументів з рідкісним носієм, що використовувалися у XIX - першій половині XX ст. (вощені валики, скло). Унікальними можуть також уважатися документи, що мають паперовий носій з філігранями, аналоги яких відсутні, а також окремі пергаментні документи XVI-XIX ст.

Унікальними можна вважати документи, що мають художнє оформлення (малюнки ініціалів, кінцівок, гербів, орнаментів, мініатюри, тиснені шкіряні обкладинки) і (або) оздоби (дорогоцінні метали, коштовне та напівкоштовне каміння, оксамит, шовк, парча тощо).