Відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 30 березня 2011 року № 309 "Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для виготовлення випускних документів про освіту" та від 13 липня 2011 року № 752 "Про створення Єдиної державної електронної бази з питань освіти", з метою оптимізації процесу виготовлення документів про загальну середню та професійно-технічну освіту НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок замовлення, виготовлення, видачі та обліку документів про професійну (професійно-технічну) освіту державного зразка, що додається.

2. Департаменту професійно-технічної освіти (Супрун В.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому законодавством порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок встановлює механізм замовлення, виготовлення, видачі та обліку документів про професійну (професійно-технічну) освіту державного зразка та додатків до них.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

виготовлення документів про професійну (професійно-технічну) освіту - процес відтворення на матеріальному носії поліграфічним способом інформації, що міститься в документі про професійну (професійно-технічну) освіту, отриманої закладом освіти з Єдиної державної електронної бази з питань освіти (далі - ЄДЕБО) та внесення цієї інформації до Реєстру документів про освіту ЄДЕБО (далі - Реєстр) відповідно до цього Порядку;

відповідальна особа - особа закладу освіти / відокремленого структурного підрозділу закладу освіти (далі - заклад освіти), яка є штатним працівником закладу освіти, на яку відповідно до наказу керівника закладу освіти покладено обов’язки щодо створення в ЄДЕБО замовлень, передбачених цим Порядком, та внесення до ЄДЕБО інформації про видачу документів про професійну (професійно-технічну) освіту;

додаток до документа про професійну (професійно-технічну) освіту - невід’ємна частина документа про професійну (професійно-технічну) освіту, відтворена на матеріальному носії, та доступна після забезпечення технічної можливості в електронній формі особі, яка завершила навчання з використанням засобів ЄДЕБО, що містить інформацію щодо отриманої особою відповідної кваліфікації/компетентності (у тому числі персональні дані), створену (внесену закладом освіти) та сформовану в ЄДЕБО відповідно до Технічних описів документів про освіту та вчені звання, що виготовляються поліграфічним способом, затверджених наказом Міністерства освіти і науки України від 04 лютого 2014 року № 97, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12 лютого 2014 року за № 283/25060, та містить перелік навчальних предметів / набутих компетентностей, обсяг навчальних годин для їх вивчення / набуття, оцінку рівня знань, умінь, навичок / компетентностей та рівень здобутих кваліфікацій особи, яка завершила навчання;

документ про професійну (професійно-технічну) освіту державного зразка (далі - Документ) - інформація (у тому числі персональні дані), створена (внесена закладом освіти) та сформована в ЄДЕБО відповідно до зразків Документів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 22 липня 2015 року № 645 "Про документи про професійну (професійно-технічну) освіту державного зразка і додатки до них" (далі - Зразки), відтворена на матеріальному носії поліграфічним способом відповідно до Технічних описів документів про освіту та вчені звання, що виготовляються поліграфічним способом, затверджених наказом Міністерства освіти і науки України від 07 лютого 2014 року № 97, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12 лютого 2014 року за № 283/25060, та внесена до Реєстру або Документ, виготовлений відповідно до законодавства України, що діяло до набрання чинності цим Порядком;

дублікат додатка до документа про професійну (професійно-технічну) освіту - другий або наступний примірник додатка до документа про професійну (професійно-технічну) освіту, що замовляється, виготовляється, видається та обліковується відповідно до цього Порядку, та доступний з використанням засобів ЄДЕБО після забезпечення технічної можливості в електронній формі особі, яка завершила навчання;

дублікат Документа - це другий або наступний примірник Документа, у якому відтворено інформацію про навчання особи з оригіналу Документа, або з архівної довідки, або з рішення суду, що набрало законної сили, про встановлення факту здобуття особою відповідного освітньо-кваліфікаційного рівня професійної (професійно-технічної) освіти, та який має однакову з оригіналом юридичну силу, що виготовлений повторно з підстав, визначених цим Порядком;

замовлення на формування інформації - електронний документ, створений та збережений в ЄДЕБО відповідальною особою з накладанням кваліфікованого електронного підпису (далі - КЕП) цієї особи та керівника (або уповноваженої ним особи);

замовлення Документів - процес створення та обробки в ЄДЕБО замовлення на формування інформації, що відтворюється в Документі;

облік Документів - процес накопичення, упорядкування, узагальнення та зберігання інформації про Документи (дублікати Документів), що відбувається в Реєстрі;

реєстраційний номер Документа (додатка до Документа) - сформований у ЄДЕБО унікальний (власний) номер Документа (дубліката Документа, дубліката додатка до Документа), що є його ідентифікатором у Реєстрі, формат якого визначає технічний адміністратор ЄДЕБО.

Інші терміни, що використовуються у цьому Порядку, вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про освіту", "Про професійну (професійно-технічну) освіту", "Про електронні довірчі послуги", Положенні про Єдину державну електронну базу з питань освіти, затвердженому наказом Міністерства освіти і науки України від 08 червня 2018 року № 620, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 05 жовтня 2018 року за № 1132/32584.

3. Заклади освіти створюють в ЄДЕБО замовлення на формування:

інформації, що відтворюється в Документі, в якій міститься, у тому числі, реєстраційний номер Документа (далі - інформація, що відтворюється в Документі);

інформації, що відтворюється в додатку до Документа, в якій міститься, у тому числі, реєстраційний номер додатка до Документа (далі - інформація, що відтворюється в додатку до Документа);

повторної інформації, що відтворюється в Документі;

повторної інформації, що відтворюється в додатку до Документа;

інформації, що відтворюється в дублікаті Документа, а також здійснюють анулювання інформації, що відтворюється в Документі (дублікаті Документа);

інформації, що відтворюється в дублікаті додатку до Документа, а також здійснюють анулювання інформації, що відтворюється в додатку до Документа (дублікаті додатка до Документа).

1. Замовлення на формування інформації, що відтворюється в Документі, створює заклад освіти для осіб, яким до здобуття освітньо-кваліфікаційного рівня за видом професійної підготовки, професією (групою професій), освітньою програмою залишається не більше тридцяти календарних днів, та не пізніше дати закінчення закладу освіти, в межах ліцензованого обсягу, встановленого для закладу освіти відповідно до ліцензій на провадження освітньої діяльності, та у разі наявності усіх необхідних даних про атестацію професій. Замовлення на формування інформації, що відтворюється у свідоцтві про присвоєння (підвищення) робітничої кваліфікації, створюється не пізніше, ніж за 7 робочих днів до дати закінчення навчання.

2. У разі створення замовлення на формування інформації, що відтворюється в Документі, з перевищенням ліцензованого обсягу та/або відсутності атестації закладу / після закінчення терміну її дії / акредитації освітніх програм, або з порушенням строку на створення замовлення на формування інформації, що відтворюється в Документі, встановленого пунктом 1 цього розділу, відповідальна особа закладу освіти додатково обґрунтовує причини зазначених порушень із внесенням до ЄДЕБО інформації і сканованих копій документів (за наявності), які це засвідчують, з накладанням КЕП керівника.

При цьому зазначаються: тип Документа, що отримується, вид професійної підготовки, дата закінчення навчання, професія (група професій), дата видачі Документа, пояснення причин, зазначених у абзаці першому цього пункту, кількість осіб, яких стосуються причини, зазначені у абзаці першому цього пункту, їх перелік та посилання на відповідні ліцензії на провадження освітньої діяльності та/або дані про атестацію закладу освіти за професіями, що містяться в ЄДЕБО.

Інформація щодо здобувачів освіти, які направлятимуться для роботи на морському (річковому) транспорті, подається українською та англійською мовами.

Замовлення на формування інформації, що відтворюється в Документі, створені з перевищенням ліцензованого обсягу та/або відсутності атестації закладу освіти за професією, або з порушенням встановленого строку більше ніж 30 календарних днів, здійснюються на підставі дозволу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських органів управління освітою (далі - Орган управління освітою), сформованого в ЄДЕБО, з накладенням КЕП відповідального працівника Органу управління освітою, за результатами розгляду причин такого порушення.

Основою для створення замовлення на формування інформації, що відтворюється в Документі, є інформація, що міститься в ЄДЕБО, про особу (у тому числі серія (за наявності), номер, ким і коли виданий документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство (для особи, якій не виповнилось 14 років - свідоцтво про народження; для особи, яка звернулась із заявою про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, і не має документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство,- інформація, зазначена в довідці про звернення за захистом в Україні; для іноземців та осіб без громадянства - посвідка про тимчасове проживання в Україні), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) та її навчання на відповідному рівні професійної (професійно-технічної) освіти. Достовірність, актуальність та повнота інформації перевіряються відповідальною особою безпосередньо перед створенням замовлення на формування інформації, що відтворюється в Документі.

Якщо створене замовлення на формування інформації, що відтворюється в Документі, відповідає вимогам цього Порядку, результатом його обробки є надання закладу освіти можливості завантаження з ЄДЕБО інформації, що відтворюється в Документі, в електронній формі.

1. Анулювання інформації, що відтворюється в Документі (дублікаті Документа), яка міститься в ЄДЕБО, у тому числі в Реєстрі, здійснюється закладом освіти за умови наявності в ЄДЕБО інформації про відповідне навчання особи, якщо:

1) особа не пройшла кваліфікаційну атестацію;

2) особа не отримала Документ протягом одного року з дати видачі, зазначеної в Документі;

3) особа не отримала Документ у закладі освіти, що припинився в результаті реорганізації (злиття, приєднання, поділу, перетворення) або ліквідації;

4) набрало законної сили рішення суду про анулювання Документа;

5) до дати внесення в ЄДЕБО інформації про видачу Документа виявлено помилку в інформації, що відтворюється в Документі;

6) інформація про видачу Документа помилково внесена до ЄДЕБО.

2. Якщо інформація, що відтворюється в Документі, підлягає анулюванню в ЄДЕБО на підставі:

підпункту 4 пункту 1 цього розділу - під час анулювання відповідальна особа закладу освіти вносить в ЄДЕБО номер судової справи, форму та дату судового рішення, що набрало законної сили, про анулювання Документа;

підпункту 6 пункту 1 цього розділу - під час анулювання відповідальна особа закладу освіти вносить в ЄДЕБО інформацію про допущену помилку (причини її допущення, вжиті заходи щодо попередження таких помилок тощо).

3. Інформація, що відтворюється в Документі (дублікаті Документа), анулюється автоматично, у тому числі в Реєстрі, з дати підтвердження її анулювання шляхом накладання в ЄДЕБО керівником закладу освіти (або уповноваженою ним особою) електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. У подальшому інформація не використовується.

4. У разі встановлення, що анулювання було здійснено помилково, інформація, відтворена в Документі (дублікаті Документа), повертається закладом освіти з анульованих Документів (дублікату Документу) до попереднього стану із зазначенням інформації про допущену помилку (причини її допущення, вжиті заходи щодо попередження таких помилок тощо), що підтверджується шляхом накладання відповідальною особою закладу освіти та керівником закладу освіти (або уповноваженою ним особою) електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Відомості про зміну стану інформації, а також інформація про допущені помилки зберігаються в ЄДЕБО.

Замовлення на формування повторної інформації, що відтворюється в Документі, здійснюється закладом освіти на підставі заяви про видачу Документа, що подається особою, на ім’я якої було видано Документ, або через уповноваженого нею представника, у разі, якщо анулювання відбулось на підставі підпунктів 2-4, пункту 1 розділу III цього Порядку, або після виправлення закладом освіти помилки в ЄДЕБО, у разі, якщо анулювання відбулось на підставі підпункту 5 пункту 1 розділу III цього Порядку.

У заяві зазначається:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), дата народження;

тип, серія (за наявності), номер, ким і коли видано документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документ, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

тип документа, вид професійної підготовки, найменування професії (групи професій) / освітньої програми;

причина неотримання Документа (у разі анулювання інформації, зазначеної у підпунктах 2, 3 пункту 1 розділу III цього Порядку);

інші відомості, які заявник вважає суттєвими для отримання Документа.

До заяви додаються:

засвідчена в установленому законодавством порядку копія рішення суду, що набрало законної сили, про скасування рішення суду про анулювання Документа (у разі анулювання інформації, зазначеної у підпункті 4 пункту 1 розділу III цього Порядку);

інші документи, які заявник вважає суттєвими для отримання Документа.

Якщо інформацію, що відтворюється в Документі, анульовано в ЄДЕБО, відповідно до підпункту 4 пункту 1 розділу III цього Порядку, у замовленні зазначаються номер судової справи, форма та дата судового рішення, що набрало законної сили, про скасування рішення суду на підставі якого інформацію було анульовано.

1. Дублікат Документа виготовляє заклад освіти у разі:

1) втрати або викрадення Документа;

2) пошкодження Документа, що призвело до порушення цілісності інформації;

3) якщо після внесення в ЄДЕБО інформації про видачу Документа виявлено помилки в інформації, що відтворюється в Документі;

4) невідповідності Документа формі (зразку), встановленій (встановленому) на дату його видачі;

5) зміни прізвища, імені, по батькові (за наявності), у зв’язку зі зміною (корекцією) статевої належності особи, на ім’я якої було видано Документ;

6) неможливості встановити інформацію, що необхідна, зокрема, для підготовки Документа до міжнародного обігу, проставлення апостилю та/або легалізації, через втрату, знищення чи недоступність архівів закладу освіти та/або розташування закладу освіти чи його архівів на тимчасово окупованих територіях України.

2. Дублікат Документа виготовляється та видається за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано Документ, що подається в паперовій формі або технічними засобами електронних комунікацій в електронній формі нею особисто або через уповноваженого представника до закладу освіти, що видав Документ.

3. У заяві про видачу дубліката зазначається:

прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження;

тип, серія (за наявності), номер, ким і коли видано документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документ, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);

місце проживання, телефон (за наявності) особи, на ім’я якої було видано Документ;

найменування закладу освіти та рік його закінчення;

назва Документа, дублікат якого замовляється;

найменування професії (групи професій) / освітньої програми, вид професійної підготовки;

причина замовлення дубліката Документа відповідно до підпунктів 1-6 пункту 1 цього розділу;

інші відомості, які особа, на ім’я якої було видано Документ, вважає суттєвими для отримання дубліката.

У разі замовлення дубліката Документа відповідно до підпунктів 2-5 пункту 1 цього розділу до заяви додається оригінал Документа (за наявності), дублікат якого необхідно виготовити; у разі замовлення дубліката Документа відповідно до підпункту 5 пункту 1 цього розділу - додатково медичне свідоцтво про зміну (корекцію) статевої належності та копія документа органу реєстрації актів цивільного стану про зміну прізвища, імені, по батькові (за наявності).

4. Відповідальна особа закладу освіти протягом трьох робочих днів з дня надходження до закладу освіти заяви про видачу дубліката Документа отримує з ЄДЕБО, у тому числі з Реєстру, наявну інформацію про Документ, дублікат якого замовляється.

У разі виготовлення дубліката Документа відповідно до підпунктів 3-5 пункту 1 цього розділу за необхідності відповідальна особа виправляє помилки в інформації, що міститься в ЄДЕБО про Документ, дублікат якого замовляється.

5. Замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті Документа, створюється закладом освіти на основі інформації, що міститься в ЄДЕБО, та підтверджує факт видачі Документа.

Якщо в ЄДЕБО немає інформації про Документ, дублікат якого замовляється, відповідальна особа закладу освіти завантажує до ЄДЕБО скановані копії документів, що підтверджують здобуття особою відповідного освітньо-кваліфікаційного рівня професійної (професійно-технічної) освіти (успішного опанування курсу професійного (професійно-технічного) навчання) або факт видачі Документа, якими є архівна довідка про навчання особи та виписка з журналу реєстрації виданих документів про освіту (титульної сторінки журналу та сторінки, на якій зроблено відповідний запис, що засвідчує факт отримання особою Документа) або рішення суду, що набрало законної сили, про встановлення факту здобуття особою відповідного освітньо-кваліфікаційного рівня професійної (професійно-технічної) освіти.

6. До замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті Документа, яке створюється на підставі підпунктів 2-5 пункту 1 цього розділу, завантажується сканована копія акта про знищення Документа (за наявності).

7. У разі створення замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті Документа, на підставі підпункту 6 пункту 1 цього розділу, якщо інформації про факт видачі Документа, дублікат якого замовляється, немає в ЄДЕБО, відповідальна особа закладу освіти завантажує у замовлення рішення суду, що набрало законної сили, про встановлення відповідного юридичного факту здобуття особою відповідного освітньо-кваліфікаційного рівня професійної (професійно-технічної) освіти із зазначенням номера судової справи, форми та дати судового рішення або офіційний лист відповідного уповноваженого органу, яким підтверджено факт проставлення штампа "Apostille" розпорядника ЄДЕБО або вчинення консульської легалізації.