Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами), та з метою вдосконалення роботи зі зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України, поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до органів державної влади

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України, що додається.

2. Відділу контролю, діловодства та звернень громадян (Гончарова Т.О.) подати наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

3. Сектору взаємодії з громадськістю та засобами масової інформації (Веркалець А.В.) забезпечити оприлюднення цього наказу на веб-сайті Міністерства молоді та спорту України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України.

2. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" з урахуванням вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами).

3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

4. Діловодство за зверненнями громадян у Мінмолодьспорті України ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відділ контролю, діловодства та звернень громадян.

Організація діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах Мінмолодьспорту України покладається на спеціально призначену для цього особу (далі - працівник, відповідальний за діловодство).

У приймальні першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату за організацію діловодства за зверненнями громадян відповідає головний спеціаліст, який там працює.

5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14, 15 та 16 Закону України "Про звернення громадян".

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, відомості щодо яких становлять державну таємницю або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. За організацію та стан діловодства за зверненнями громадян в Мінмолодьспорті України відповідає заступник Міністра - керівник апарату відповідно до розподілу обов'язків.

1. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне), або надіслане поштою.

2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, встановлених частинами другою, третьою та п'ятою статті 5 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідним роз'ясненням в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

3. Письмове звернення без зазначення місця проживання автора (авторів), не підписане ним (ними), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються й повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Міністр молоді та спорту України.

4. Реєстрація звернень громадян в Мінмолодьспорті України проводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

5. Усі звернення громадян, що надходять до Мінмолодьспорту України, підлягають обов'язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян", а саме: пропозиції, заяви та скарги.

6. Усі звернення, що надходять до Мінмолодьспорту України, приймаються відповідальними працівниками відділу контролю, діловодства та звернень громадян і централізовано реєструються у день їх надходження в автоматизованій системі "Звернення громадян".

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Облік особистого прийому громадян в Мінмолодьспорті України ведеться у картках (додаток 1).

Усні та письмові звернення, подані на особистому прийомі у Міністра молоді та спорту України, першого заступника Міністра, заступника Міністра або заступника Міністра - керівника апарату, реєструються централізовано в автоматизованій системі "Звернення громадян".

7. Реєстрація звернень та облік особистого прийому громадян здійснюються шляхом введення в реєстраційно-контрольну картку автоматизованої системи "Звернення громадян" таких даних: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; короткий зміст порушеного питання; зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, виконавець, термін виконання; дата надсилання, індекс і результат розгляду, дата зняття з контролю.

8. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі, який містить такі реквізити: назва установи (Міністерство молоді та спорту України), дата надходження, вхідний номер.

Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшли (наприклад Д-401). Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника, але реєстраційний індекс такого звернення складається з початкових літер "КО" та порядкового номера звернення (наприклад КО-401).

На вимогу громадянина, який подав звернення до Мінмолодьспорту України, на першому аркуші копії звернення проставляється реєстраційний штамп із зазначенням назви установи (Міністерство молоді та спорту України), дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

9. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" та підбирається все попереднє листування.

10. Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Мінмолодьспорту України (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

11. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити іншу організацію або якщо виконання звернення контролюється керівництвом Мінмолодьспорту України, перший аркуш контрольованого звернення позначається словом "Контроль".

12. Після розгляду керівництвом Мінмолодьспорту України звернення громадян повертаються до відділу контролю, діловодства та звернень громадян. Зміст резолюції керівника разом з терміном виконання звернення вноситься до реєстраційно-контрольної картки автоматизованої системи "Звернення громадян", після чого звернення передаються структурним підрозділам для подальшого розгляду та виконання.

13. Пропозиції, заяви і скарги громадян, одержані структурними підрозділами для виконання, в обов'язковому порядку обліковуються у журналі обліку звернень громадян (додаток 2) у день їх надходження та передаються на розгляд керівникові структурного підрозділу.

1. Керівники структурних підрозділів Мінмолодьспорту України, до компетенції яких належать питання, зазначені у зверненнях, або структурні підрозділи яких визначено відповідальними за розгляд звернень у резолюціях Міністра молоді та спорту України, першого заступника Міністра, заступника Міністра чи заступника Міністра - керівника апарату, здійснюють подальший розгляд звернень громадян і визначають виконавців кожного з них.

У разі якщо розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головною є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.

2. Звернення громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації звернень громадян, що ведуться у структурних підрозділах Мінмолодьспорту України.

3. Передача звернення громадянина від одного структурного підрозділу Мінмолодьспорту України до іншого здійснюється відділом контролю, діловодства та звернень громадян лише за письмовими пропозиціями керівників структурних підрозділів Мінмолодьспорту України.

4. Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим структурним підрозділам Мінмолодьспорту України або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

5. Керівники та працівники структурних підрозділів Мінмолодьспорту України при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.

6. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.