Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами), Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів місцевого самоврядування" та з метою вдосконалення роботи зі зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України, поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до органів державної влади НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України, що додається.

2. Відділу контролю, діловодства та звернень громадян подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

3. Відділу взаємодії з громадськістю та засобами масової інформації забезпечити оприлюднення цього наказу на веб-сайті Міністерства молоді та спорту України.

4. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства молоді та спорту України:

від 28 березня 2014 року № 1009 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2014 року за № 435/25212;

від 22 липня 2014 року № 2407 "Про затвердження Порядку розгляду звернень громадян, що надходять до Міністерства молоді та спорту України в електронній формі", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 05 серпня 2014 року за № 918/25695.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра – керівника апарату Даневича М.В.

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України.

2. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами).

3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

4. Діловодство за зверненнями громадян у Мінмолодьспорті ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відділ контролю, діловодства та звернень громадян.

Організація діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах Мінмолодьспорту покладається на спеціально призначену для цього особу (далі – працівник, відповідальний за ведення діловодства в структурних підрозділах Мінмолодьспорту).

За організацію діловодства за зверненнями громадян у приймальні першого заступника Міністра, заступника Міністра, державного секретаря відповідає головний спеціаліст, який там працює.

5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14–16 Закону України "Про звернення громадян".

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, відомості щодо яких становлять державну таємницю або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. За організацію та стан діловодства за зверненнями громадян у Мінмолодьспорті відповідає державний секретар відповідно до розподілу обов'язків.

1. Звернення може бути подане окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до Мінмолодьспорту особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених статтею 5 Закону України "Про звернення громадян ".

Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня їх надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

3. Письмове звернення без зазначення місця проживання автора (авторів), не підписане ним (ними), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються і повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Міністр молоді та спорту України.

4. Реєстрація звернень громадян у Мінмолодьспорті проводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

5. Усі звернення громадян, що надходять до Мінмолодьспорту, підлягають обов'язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян".

6. Усі звернення громадян, що надходять до Мінмолодьспорту, приймаються відповідальними працівниками відділу контролю, діловодства та звернень громадян і централізовано реєструються у день їх надходження в системі електронного документообігу "Megapolis. Документообіг".

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із пропозицією (заявою, скаргою).

Електронні звернення приймаються на електронну адресу zvernennja@mms.gov.ua або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному вебсайті Мінмолодьспорту в розділі "Звернення громадян". Датою подання електронного звернення є дата його надходження на зазначену електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день чи час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

У разі коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.

Облік особистого прийому громадян у Мінмолодьспорті ведеться на картках (додаток).

Усні та письмові звернення, подані на особистому прийомі у Міністра, першого заступника Міністра, заступника Міністра або державного секретаря, реєструються централізовано в системі електронного документообігу "Megapolis. Документообіг".

7. Реєстрація звернень та облік особистого прийому громадян здійснюються шляхом введення у реєстраційно-контрольну картку в системі електронного документообігу "Megapolis. Документообіг" таких даних: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання – короткий зміст; зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, виконавець, термін виконання; дата надсилання, індекс і результат розгляду, дата зняття з контролю.

Після реєстрації документа у системі електронного документообігу "Megapolis. Документообіг" проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення штрих-коду в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

У разі відсутності технічних можливостей для нанесення штрих-коду реєстраційний номер проставляється на документі від руки.

8. Реєстраційний індекс звернення містить такі реквізити: найменування установи (Міністерство молоді та спорту України), дата надходження, вхідний номер.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції (заяви, скарги), що надійшли (наприклад Д-401). Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника, але реєстраційний індекс такого звернення складається з початкових літер "КО" та порядкового номера звернення (наприклад: КО-401).

На вимогу громадянина, який подав звернення до Мінмолодьспорту, на першому аркуші копії звернення проставляються від руки дата надходження та вхідний номер звернення. Така копія повертається громадянинові.

9. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції (заяви, скарги). На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій (заяв, скарг) праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" та додається все попереднє листування.

10. Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Мінмолодьспорту (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції (заяви, скарги) з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

11. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити іншу організацію або якщо виконання звернення контролюється керівництвом Мінмолодьспорту, перший аркуш контрольованого звернення позначається словом "Контроль".

12. Після розгляду керівництвом Мінмолодьспорту звернення громадян повертаються до відділу контролю, діловодства та звернень громадян із резолюцією керівника та терміном виконання, після чого звернення передаються структурним підрозділам для подальшого розгляду та виконання.