Відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" , постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації"

1. Затвердити Інструкцію щодо розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян у Державній службі фінансового моніторингу України, що додається.

2. Департаменту податкової, митної політики та методології бухгалтерського обліку Міністерства фінансів України (Чмерук М.О.) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Мярковського А.І.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до вимог статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" , постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, та встановлює порядок розгляду звернень громадян в Державній службі фінансового моніторингу України (далі - Держфінмоніторинг) та ведення відповідного діловодства.

1.2. Усі звернення громадян, які надходять до Держфінмоніторингу, підлягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" видами, а саме:

пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством України їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

1.3. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені в установленому законодавством порядку.

1.4. Звернення може бути подано окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).

Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв'язку через визначені у Держфінмоніторингу телефонні "гарячі лінії" та записується (реєструється) посадовою особою.

Письмове звернення надсилається поштою або передається до Держфінмоніторингу особисто чи через уповноважену громадянином особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку (електронне звернення).

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян" .

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

1.5. Якщо у зверненні порушено питання, що не належить до компетенції Держфінмоніторингу, то воно надсилається до відповідного органу чи посадової особи протягом п'яти днів, про що повідомляється особа, яка подала звернення. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

2.1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами (далі - звернення) громадян у Держфінмоніторингу ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на Управління контролю та адміністративно-господарської роботи (далі - Управління) та на працівників, відповідальних за ведення діловодства у самостійних структурних підрозділах Держфінмоніторингу.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2.2. Усі звернення, що надходять до Держфінмоніторингу, централізовано приймаються та реєструються в Управлінні у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочі день та час, - наступного робочого дня в місцях реєстрації документів, на обладнаних персональних комп'ютерах засобами корпоративної системи електронного документообігу і передаються на розгляд Голові Держфінмоніторингу або особі, яка виконує його обов'язки. Занесення необхідних реквізитів до полів реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) здійснюється шляхом прямого введення із звернення обов'язкового складу реквізитів до РКК (додаток 1 до цієї Інструкції). Письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв'язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненнями громадян.

Електронне звернення приймається на електронну адресу sdv2@sdfm.gov.ua або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщена на офіційному веб-сайті Держфінмоніторингу.

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочі день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний робочий день.

У разі якщо для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.

2.3. Облік особистого прийому громадян ведеться у журналах обліку особистого прийому громадян (додаток 2 до цієї Інструкції). Письмові та усні пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в РКК.

2.4. При реєстрації звернення йому надається відповідний індекс, який присвоюється один раз на рік.

Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі (додаток 3 до цієї Інструкції), що ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

На вимогу громадянина, який подав звернення до Держфінмоніторингу, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп Держфінмоніторингу з датою надходження та вхідним номером звернення. Така копія повертається громадянинові.