Міністерство юстиції України з метою формування єдиної практики застосування положень законодавства стосовно порядку видачі на запит будь-якої фізичної або юридичної особи копії актового запису цивільного стану, строк зберігання якого у відділі державної реєстрації актів цивільного стану перевищив 75 років, повідомляє. Законом України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" визначено, що державна реєстрація актів цивільного стану проводиться шляхом складення актових записів цивільного стану в електронному вигляді у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та на паперових носіях. Інформація про персональні дані фізичної особи, що містяться в актовому записі цивільного стану, є конфіденційною і не підлягає розголошенню. (частини друга, третя статті 9 та частина перша статті 12 цього Закону).

Відповідно до частини першої статті 25 зазначеного Закону актові записи цивільного стану, складені на паперових носіях, формуються в книги державної реєстрації актів цивільного стану, що зберігаються в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану протягом установленого законодавством строку.

Пунктами 1 розділів I, II Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2013 року № 2804/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 року за № 2241/24773 (далі – Порядок), передбачено, що книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, складені церквами, полковими церквами, кірхами, костьолами, мечетями та синагогами до утворення органів державної реєстрації актів цивільного стану (далі – метрична книга), які зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану, є складовою частиною Національного архівного фонду та власністю держави і зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.

Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку після закінчення сімдесяти п’яти років зберігання їх у відділах державної реєстрації актів цивільного стану (пункт 1 розділу V Порядку).