Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року.

У Гаазі (Нідерланди) в 1961 році була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до якої приєдналися більше ніж 90 країн (Австрія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії, Данія, Італія, Іспанія, Греція, Німеччина, Португалія, Південна Корея, США, Франція, Швейцарія, Швеція та інші).

Апостиль - це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав - учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.

Відповідно до статей 2, 3 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі - учасниці Конвенції.

Конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, згода на обов'язковість якої надана Законом України від 10.01.2002 "Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів", набула чинності між Україною і державами - учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22.12.2003.

Згідно статті 6 зазначеної Конвенції кожна Договірна держава призначає, зазначаючи їхні офіційні функції, ті органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля, згаданого в частині першій статті 3. Вона повідомляє про таке призначення Міністерство закордонних справ Нідерландів під час передачі на зберігання свого документа про ратифікацію чи приєднання або заяви про поширення дії цієї Конвенції.

Серед компетентних органів, які уповноважені проставляти апостиль на документах для дії за кордоном, в країнах, які приєдналися до вказаної Конвенції, у своїй більшості це центральні органи виконавчої або судової влади (Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства юстиції, Реєстратори Верховного суду тощо).

На виконання вимог статті 6 Конвенції постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 N 61 повноваження на проставлення апостиля на документах, виданих на території України, надано таким компетентним органам:

Міністерству освіти і науки України - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

Міністерству юстиції України - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

Міністерству закордонних справ України - на всіх інших видах документів.

Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджені спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерством юстиції України від 05.12.2003 N 237/803/151/5 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України від 12.12.2003 N 1151/8472.

Відповідно до цих Правил апостиль проставляється:

на документах, які виходять від органів судової влади України;

на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;

на адміністративних документах;

на документах про освіту та вчені звання;

на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;

на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Ці Правила не поширюються:

на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;

на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Для проставлення апостиля до Міністерства юстиції України у більшості випадків подаються такі нотаріальні документи: копії (фотокопії), заяви, афідевіти, довіреності, засвідчені переклади нотаріусом та документи, підпис перекладача на яких засвідчений нотаріально, а також копії рішень, ухвал, постанов, що видані судами загальної юрисдикції (місцевими судами) тощо.

Слід звернути увагу на оформлення заяв, у яких батьки дають згоду на тимчасове перебування дітей за кордоном чи на їх постійне місце проживання за кордоном, справжність підпису на яких засвідчена у нотаріальному порядку.

Так відповідно до статті 313 Цивільного кодексу України особа, яка досягла шістнадцяти років, має право на вільний самостійний виїзд за межі України. Особа, яка не досягла шістнадцяти років, має право на виїзд за межі України лише за згодою батьків (усиновлювачів), піклувальників та в їхньому супроводі або в супроводі осіб, які уповноважені ними.

Особливості перетинання державного кордону України громадянами, які не досягли 16-річного віку, передбачені Правилами перетинання державного кордону громадянами України, що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 27.01.95 року N 57 (із змінами і доповненнями).

На законодавчому рівні закріплено, що при засвідченні нотаріусом справжності підпису на заяві остання має бути викладена на спеціальному бланку нотаріальних документів, тому апостиль має бути проставлено спочатку на самій заяві, а потім на перекладі, який може бути засвідчений у нотаріальному порядку (подвійний апостиль).

Однак, проставлення апостиля на перекладі не потребує звернення до Міністерства юстиції України у тому випадку, коли такий переклад буде зроблений при посольстві (акредитований переклад) або безпосередньо у тій державі, де буде в подальшому використовуватися документ.

Аналогічна процедура проставлення апостиля на довіреностях, афідевітах, що оформлені нотаріусами України, та копіях рішень, постанов, ухвал, що видані судами України.

Щодо форми та змісту рішення місцевих судів, апеляційних судів, Верховного Суду України слід зазначити, що дане питання регулюється статтями 210, 215, 223, 316 та 346 Цивільного процесуального кодексу України.

Оформлення судових документів також регулюється пунктом 18 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року N 68.

Крім того, відповідно до пункту 23.7 вказаної Інструкції копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається. На вимогу нотаріальних органів, Бюро технічної інвентаризації, Державної автомобільної інспекції МВС на копії рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться в матеріалах судової справи. Фотокопії з документів, на яких вже є підпис судді, підписуються працівником апарату суду, суддею та завіряються "мокрою" гербовою печаткою, якщо рішення суду набрало законної сили.