В рамках реалізації авансу позики за проектом "Підвищення ефективності управління реформою системи соціального захисту в Україні", що впроваджується відповідно до листа-угоди від 7 жовтня 2004 р. N Р 4060-UA між Україною і Міжнародним банком реконструкції та розвитку, та з метою підвищення ефективності системи соціальної допомоги і спрощення процедури її надання, забезпечення належного прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги,

1. Затвердити, що додаються:

Методичні рекомендації щодо типової структури управління праці та соціального захисту населення районної, районної у містах Києві та Севастополі державної адміністрації при централізованій і децентралізованій виплаті усіх видів соціальної допомоги;

Методичні рекомендації щодо стандартної моделі надання соціальної допомоги на місцевому рівні (єдиної технології прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги органами праці та соціального захисту населення);

Методичні рекомендації щодо типових посадових інструкцій для спеціалістів з питань праці, соціально-трудових відносин, зайнятості та альтернативної служби.

2. Міністерству праці та соціальної політики Автономної Республіки Крим, головним управлінням праці та соціального захисту населення обласних державних адміністрацій, Головному управлінню соціального захисту населення Київської міської державної адміністрації, Управлінню праці та соціального захисту населення Севастопольської міської державної адміністрації:

розробити та затвердити заходи щодо підготовки органів праці та соціального захисту населення до впровадження Стандартної моделі надання соціальної допомоги на місцевому рівні (єдиної технології прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги, органами праці та соціального захисту населення);

підготувати та подати Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям пропозиції про додаткове фінансування органів праці та соціального захисту населення для створення належних умов прийому громадян.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Розенка П.В.

1. Загальні положення

2. Типова структура Управління праці та соціального захисту населення районної, районної у містах Києві та Севастополі державної адміністрації (при централізованій виплаті)

3. Типова структура Управління праці та соціального захисту населення районної, районної у містах Києві та Севастополі державної адміністрації (при децентралізованій виплаті)

Управління праці та соціального захисту населення районної, районної у містах Києві та Севастополі держадміністрації (далі - управління) є структурним підрозділом районної, районної у містах Києві та Севастополі держадміністрації, що утворюється головою цієї адміністрації, підзвітним і підконтрольним голові держадміністрації та відповідно головному управлінню праці та соціального захисту населення обласної, Київської міської держадміністрації, управлінню праці та соціального захисту населення Севастопольської міської держадміністрації.

Управління очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади головою міської (районної) держадміністрації за погодженням з начальником головного управління праці та соціального захисту населення відповідної обласної держадміністрації.

Координує діяльність Управління заступник голови міської (районної) держадміністрації згідно із розподілом обов'язків.

Начальник Управління має заступників, які за його поданням, погодженим з Головним управлінням праці та соціального захисту населення, призначаються на посаду і звільнюються з посади головою міської (районної) держадміністрації.

Кількість заступників начальника Управління, граничну чисельність працівників, фонд оплати праці та видатки на утримання Управління визначається головою міської (районної) держадміністрації в залежності від виділених асигнувань після попередньої експертизи у фінансовому відділі міської (районної) держадміністрації.

Начальник Управління затверджує структуру управління, положення про структурні підрозділи управління і функціональні обов'язки його працівників.

Для розгляду наукових рекомендацій і пропозицій з питань, що належать до компетенції управління, в ньому можуть утворюватися наукові ради і комісії.

Склад наукових рад і комісій та положення про них затверджує начальник управління.

Рекомендована чисельність працівників міських (районних) управлінь праці та соціального захисту населення на місцях визначається відповідно до Нормативів чисельності працівників відділів (підрозділів) міських (районних) управлінь праці та соціального захисту населення", затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 11.03.02 р. N 140 (розроблено Центром продуктивності, м. Краматорськ).

Кількість структурних підрозділів управління, їх повноваження та обов'язки, як правило, визначаються залежно від кількості населення, що проживає в регіоні, наявності підприємств, а також від кількості громадян, які перебувають на обліку в Управлінні. Суттєво впливає на різноманітність структур Управлінь і спосіб здійснення соціальних виплат, компенсацій та матеріальної допомоги.

Різноманітність у структурах управлінь та організації прийому громадян призводить до різного рівня в обслуговуванні населення та виникнення певних проблем при формуванні єдиної бази даних отримувачів допомоги, експлуатації програмних комплексів, своєчасності прийнятті рішень щодо призначення допомоги, а також позбавляє можливості громадян в повній мірі отримати інформацію з питань соціального захисту.

Управлінню також підпорядковується Територіальний центр соціального обслуговування пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян, який є юридичною особою і має печатку із зображенням герба України та штамп із своїм найменуванням.

Запровадження єдиної технології прийому громадян, які звертаються до органів праці та соціального захисту населення за призначенням будь - яких видів соціальної допомоги, вимагає уніфікованої структури управління.

З метою безумовного втілення принципів нової технології та з урахуванням наявної чисельності працівників місцевих органів праці та соціального захисту населення нижче наведені типові структури управління праці та соціального захисту населення районної, районної у містах Києві та Севастополі державної адміністрації при децентралізованому та централізованому порядку виплати чисельністю до 44 спеціалістів.

1. Передумови впровадження стандартної моделі надання соціальної допомоги на місцевому рівні

2. принципи єдиної технології прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги

3. визначення, що вживаються в єдиній технології прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги

4. Організація функціонально-просторових секторів

4.1 Інформаційний сектор

4.2 Консультативно - реєстраційний сектор

4.3 Сектор очікування та заповнення заяв

4.4 Сектор прийняття заяв та документів

4.5 Сектор опрацювання заяв та прийняття рішень

5. Рекомендації з дизайну інтер'єрів та оздобленню приміщень

5.1 Функціональне зонування приміщень

5.2 Кольорове оздоблення

5.3 Меблі

5.4 Оздоблення підлоги та стелі

5.5 Стіни

5.6 Благоустрій та вхідна група

5.7 Оздоблення вхідної групи

6. Процес надання допомоги

6.1 Координація прийому громадян

6.2 Прийом заяв

6.2.1 Прийом та перевірка документів

6.2.2 Реєстрація заяви

6.3 Прийняття рішення щодо призначення (відмови у призначенні) допомоги

6.3.1 Координація опрацювання заяв

6.3.2 Опрацювання заяви

6.3.3 Перевірка розрахунку призначення

6.4 Формування виплати

6.4.1 Опрацювання особового рахунку

6.4.2 Проведення нарахування

6.4.3 Замовлення фінансування

6.4.4 Розподіл отриманих коштів

6.4.5 Формування виплатних документів

6.4.6 Перерахування коштів на особові рахунки

6.4.7 Складання звітності

7. Рекомендації з організації роботи Управління за єдиною технологією прийому громадян, які звертаються за призначенням всіх видів соціальної допомоги

Програма соціальної допомоги, яка надається органами праці та соціального захисту населення, складається з низки різних компонентів, а саме:

- державна допомога сім'ям з дітьми (Закон України "Про державну допомогу сім'ям з дітьми" від 21 листопада 1992 року в редакції Закону України від 22 березня 2001 року N 2334, із змінами та доповненнями);

- допомога малозабезпеченим сім'ям (Закон України "Про державну соціальну допомогу малозабезпеченим сім'ям" від 1 червня 2000 року N 1768);

- державна соціальна допомога інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам (Закон України "Про державну соціальну допомогу інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам" від 16 листопада 2000 року N 2109, із змінами та доповненнями);

- грошова допомога малозабезпеченій особі, яка проживає разом з інвалідом I чи II групи внаслідок психічного розладу (Порядок надання щомісячної грошової допомоги малозабезпеченій особі, яка проживає разом з інвалідом I чи II групи внаслідок психічного розладу, який за висновком лікарської комісії медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, на догляд за ним, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 2000 року N 1192);

- допомога на оплату житла та комунальних послуг (Положення про порядок призначення та надання населенню субсидій для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого пічного побутового палива, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 1995 року N 848 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 22 вересня 1997 року N 1050, із змінами і доповненнями);

- пільги та компенсаційні виплати інвалідам, ветеранам війни та праці (Закон України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту" від 22 жовтня 1993 року N 3551-XII, Закон України "Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні" від 21 березня 1991 року N 875-XII, Закон України "Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні" від 16 грудня 1993 року N 3721-XII, із змінами та доповненнями);

- пільги та компенсації особам, які постраждали внаслідок політичних репресій;

- пільги та компенсаційні виплати особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (Закон України від 28 лютого 1991 року N 796-XII "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи", із змінами та доповненнями);

- допомога на поховання ( Порядок виплати допомоги на поховання, в редакції наказу Міністерства соціального захисту населення України, Міністерства фінансів України, Міністерства праці України, Державного комітету по житлово-комунальному господарству України, Фонду соціального страхування України, Пенсійного фонду України від 29 жовтня 1996 року N 148/232/88/95/08-14-759/123, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28 березня 1997 року N 99/1903);

- допомога, яка надається за місцевими програмами.

Структура місцевих органів праці та соціального захисту населення досить неоднорідна і залежить передусім від чисельності населення, яке проживає в регіоні, наявності підприємств, а також від кількості громадян, які перебувають на обліку та отримують соціальну допомогу чи послуги. При цьому суттєво впливає на різноманітність структури Управління спосіб здійснення соціальних виплат, компенсацій та матеріальної допомоги. При децентралізованій виплаті до складу Управління в обов'язковому порядку входять підрозділи контролю та формування виплатних документів. Іноді ці обов'язки покладаються на відділи бухгалтерського обліку тощо.

У переважній більшості випадків (97,5%) місцеві відділи житлових субсидій вже входять до складу управлінь праці та соціального захисту населення. Однак, ще 18 відділів житлових субсидій функціонують окремо від місцевих органів праці та соціального захисту населення. Майже 27% відділів житлових субсидій знаходяться в окремих з органами праці та соціального захисту населення приміщеннях чи будинках.

Існує досить різноманітний графік прийому громадян, які звертаються за призначенням всіх видів соціальної допомоги. У переважній більшості управлінь (особливо міських) прийом громадян здійснюється лише два - три рази на тиждень. При цьому єдиного підходу до організації прийому не існує не лише по країні, а і в окремо взятих управліннях.

Так, у 52% місцевих органів праці та соціального захисту населення прийом громадян з питань призначення житлових субсидій здійснюється безпосередньо у філіях, які розташовані в житлово-експлуатаційних організаціях. Проте за призначенням інших видів допомоги заявники повинні звертатися до управлінь, хоча у 30% таких філій можлива організація прийому документів за єдиною заявою. В решті випадків прийом здійснюється в управліннях праці та соціального захисту населення. В містах ці показники складають 37 та 18% відповідно.

У сільській місцевості у 77% у сільських (селищних) радах здійснюється прийом документів з питань отримання допомоги, при цьому у 38% сільських (селищних) рад документи приймаються по всіх видах допомоги, у 39% сільських (селищних) рад - лише з питань житлових субсидій. У 23% сільських (селищних) рад прийом документів для призначення соціальної допомоги уповноваженими не здійснюється.

Сьогодні через єдину заяву розглядаються питання призначення практично усіх видів соціальної допомоги. Однак, майже не аналізуються причини внаслідок яких сім'я опинилася в обставинах, що спонукають звертатися за призначенням соціальних виплат. Особливо це стосується працездатних осіб. В окремих випадках підрозділи державних соціальних інспекторів, одним з завдань яких є перевірка правильності проведення розрахунків та обґрунтованості прийняття рішення, підпорядковуються начальнику підрозділу, який приймає це рішення.

Різноманітність у структурах управлінь та організації прийому громадян призводить до різного рівня в обслуговуванні населення та виникнення певних проблем при формуванні єдиної бази даних отримувачів допомоги, експлуатації програмних комплексів, своєчасності прийняття рішень щодо призначення допомоги, а також позбавляє можливості громадян у повній мірі отримати інформацію з питань соціального захисту.

Основними принципами єдиної технології прийому громадян, які звертаються за призначенням всіх видів соціальної допомоги (далі - єдина технологія), є:

- надання якісних послуг отримувачам допомоги з максимальною зручністю та мінімальними затратами;

- підвищення адресності соціальної допомоги та забезпечення цільового використання коштів, передбачених для її надання;

- створення працівникам органів праці та соціального захисту населення сприятливих умов для ефективної роботи;

- створення атмосфери взаємоповаги між працівниками органів праці та соціального захисту населення і отримувачами допомоги.

Тобто, обслуговування громадян, які звертаються до Управління праці та соціального захисту населення, має бути комплексним. Повинні розглядатися всі аспекти діяльності управління - від надання підтримки за рахунок бюджетів усіх рівнів (призначення соціальної допомоги, допомоги по догляду, житлової субсидії тощо) до забезпечення сприяння у вирішенні проблем з працевлаштування, отримання визначеної законом заробітної плати.

Основні принципи можна задекларувати як наступне звернення до відвідувача:

- ми приймемо рішення за вашим зверненням одразу ж після одержання необхідної інформації

- ми розглядатимемо усі звернення справедливо і послідовно

- ми дамо пояснення з приводу обґрунтування нашого рішення

- ми повідомимо Вас про Ваше право оскарження прийнятих рішень

На першому етапі впровадження єдиної технології прийому громадян розглядатимуться питання надання населенню усіх видів соціальної допомоги за одним зверненням на підставі єдиного пакету документів ( рис.1).

Стандартна модель надання соціальної допомоги на місцевому рівні призначена для:

- забезпечення рівноправного надання громадянам соціальної допомоги незалежно від місця проживання;

- сприяння застосуванню інтегрованого підходу до надання соціальної допомоги та соціальних послуг;

- забезпечення безперешкодного доступу громадян до інформації стосовно отримання соціальної допомоги та соціальних послуг;

- сприяння формуванню у працівників органів праці та соціального захисту населення відповідних професійних навичок, надання їм інформації та методичної підтримки для виконання завдань з обслуговування населення;

- застосування упереджувальних механізмів перегляду прийнятих рішень у випадках, коли громадяни не згодні з ними.

Єдина технологія ґрунтується на засадах підвищення ефективності використання наявних ресурсів, передусім, людських. Оптимізація роботи спеціалістів має забезпечити максимальну зручність для відвідувачів Управління, зокрема, скоротити час, необхідний для оформлення громадянами заяв про призначення усіх видів соціальної допомоги та на опрацювання наданих документів при прийнятті рішення про призначення допомоги.

Завдяки роботі Управління за єдиною технологією обмежуються можливості для шахрайства та зловживання внаслідок підвищення достовірності даних щодо майнового стану та доходів отримувачів допомоги, для використання "особливих" стосунків із спеціалістами, що впливає на рішення відносно того чи іншого заявника.

Основні зміни в організації прийому громадян - це організаційний поділ органу праці та соціального захисту населення на Приймальну громадян (куди будуть звертатися заявники) і саме Управління, в тому числі Відділ (підрозділ) прийняття рішень щодо надання всіх видів соціальної допомоги, адресних виплат і компенсацій. Зміни також відбуваються і у розподілі функціональних обов'язків між спеціалістами Управління.

Всі питання, які цікавлять одержувачів допомоги, в тому числі і потенційних отримувачів усіх видів соціальної допомоги, пільг та компенсацій (інформація, запитання, прохання, консультації) повинні вирішуватися у Приймальні. У громадян не повинно бути потреби відвідувати інші підрозділи Управління. В окремих випадках та при необхідності надання відвідувачу спеціалізованої консультації в Приймальну громадян повинні запрошуватись головні спеціалісти відділів (підрозділів) з питань праці, обслуговування громадян похилого віку, надання пільг, компенсацій тощо.

Таким чином, Приймальня громадян - це основна ланка системи соціального захисту населення. В обов'язки спеціалістів, які здійснюватимуть прийом громадян, входитиме консультування громадян з питань надання всіх видів соціальної допомоги, ознайомлення з порядком їх оформлення, умовами отримання, переліком необхідних документів, які мають підтвердити ті чи інші відомості, проведення співбесіди із заявниками, визначення потреб сім'ї в інших видах допомоги чи послуг, прийом заяви з необхідними документами, попереднє визначення права на соціальну допомогу.

Під час організації прийому громадян в повній мірі повинен бути забезпечений пріоритет максимального наближення послуг з надання соціальної допомоги саме до тих категорій населення, які її потребують. З цією метою за територіальним принципом організовуються пункти прийому заяв та документів на призначення всіх видів соціальної допомоги (філії Приймальної громадян) в житлово-експлуатаційних конторах та організаціях, які надають комунальні послуги, сільських та селищних радах, на великих підприємствах тощо. При цьому необхідно врахувати, що відповідно до нормативно-правових актів право здійснювати прийом заяв мають лише уповноважені сільських та селищних рад. В інших випадках на зазначених пунктах прийом повинні здійснювати спеціалісти органів праці та соціального захисту населення. Розклад їх роботи погоджується із керівниками підприємств та організацій.

У разі наявності таких пунктів неприпустима відмова у прийнятті заяви на призначення усіх видів соціальної допомоги безпосередньо в Приймальній громадян Управління праці та соціального захисту населення.

Для впровадження єдиної технології прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги, вживаються такі визначення:

Інформатор - спеціаліст Приймальної громадян, який надає відвідувачам Приймальні першу інформацію з питань надання соціальної допомоги і соціальних послуг та процедури їх призначення (хто має право на призначення допомоги, які документи потрібно подати, куди потрібно звернутися з того чи іншого питання, в які години працює Приймальна, де одержати певну довідку, консультацію і т.ін.), надає інформацію про стан розгляду раніше поданої заяви на призначення допомоги, видає бланки документів, які необхідно заповнити для звернення за допомогою.

Координатор прийому - спеціаліст, який відповідає за організацію прийому відвідувачів Приймальні громадян, визначає до якого фахівця направити заявника, видає відвідувачам талончик - направлення, де зазначено номер кімнати спеціаліста або його робочого місця, прізвище, ім'я та по-батькові, час і дату прийому у разі потреби. Провадить попередній запис відвідувачів на прийом. Веде щоденний графік прийому відвідувачів. Передає сформовані особові справи з призначення всіх видів соціальної допомоги, пільг та компенсацій до підрозділу прийняття рішень.

Спеціаліст з прийому - спеціаліст, який безпосередньо здійснює прийом громадян, які звертаються за призначенням всіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг. Надає консультації стосовно права конкретної сім'ї чи особи на отримання соціальної допомоги, компенсаційних виплат, пільг тощо. Здійснює прийом та реєстрацію заяв і документів на призначення соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг, які визначені законодавчими і нормативно-правовими актами. За результатами співбесіди із заявниками визначає необхідність (доцільність) проведення обстеження сім'ї чи особи державним соціальним інспектором. Формує особові справи з призначення всіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг.

Архіваріус - спеціаліст, який відповідає за зберігання особових справ, відбирає (готує) особові справи для фахівця з прийому, веде журнали реєстрації особових справ.

Головний спеціаліст з прийому - спеціаліст, який координує та перевіряє якість і своєчасність виконання роботи спеціалістами з прийому, проводить особистий прийом відвідувачів у складних випадках, приймає рішення щодо розв'язання спірних питань між спеціалістами з прийому та відвідувачами. Здійснює перевірку правильності та повноти прийнятих документів на призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг. Відповідає за систематичне підвищення кваліфікації спеціалістів Приймальної громадян та Управління з питань надання соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг.

Координатор з опрацювання заяв - спеціаліст підрозділу прийняття рішень, який відповідає за організацію опрацювання заяв щодо призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг (приймає особові справи щодо призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсацій та пільг з Приймальної громадян; розподіляє навантаження на спеціалістів з опрацювання заяв, передає опрацьовані справи до сховища особових справ та архіву), при необхідності готує звіти щодо роботи підрозділу.

Спеціаліст з опрацювання заяв - спеціаліст підрозділу прийняття рішень, який формує в електронному вигляді особові справи з призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг, формує базу даних отримувачів усіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг, розраховує їх розмір та терміни надання; готує проекти рішення щодо призначення (відмови у призначенні) соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг; готує відповідні розрахунки, звіти.

Головний спеціаліст з опрацювання заяв - спеціаліст підрозділу прийняття рішень, який координує роботу спеціалістів з опрацювання заяв, перевіряє якість і своєчасність виконання роботи по прийняттю рішень щодо надання всіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг. Здійснює перевірку правильності та повноти проведених розрахунків щодо призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг. Відповідає за систематичне підвищення кваліфікації спеціалістів Управління з питань надання соціальної допомоги.

Спеціаліст з виплати - спеціаліст підрозділу автоматизованої обробки інформації та контролю за призначенням соціальних виплат, який веде особові рахунки отримувачів усіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг, здійснює контроль за їх призначенням (наданням), забезпечує своєчасне нарахування коштів для виплати; готує документи для проведення готівкових та безготівкових виплат, що передаються банківським установам та підприємствам зв'язку, організаціям - надавачам комунальних послуг, готують відповідні звіти та фінансові довідки щодо надання усіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг.

Головний спеціаліст з виплати - спеціаліст підрозділу автоматизованої обробки інформації та контролю за призначенням, який координує роботу спеціалістів підрозділу та забезпечує контроль за цільовим використанням коштів, передбачених для надання усіх видів соціальної допомоги, компенсаційних виплат та пільг.

Метою діяльності незалежних (недержавних) інформаційних центрів (НІЦ) є створення умов для забезпечення широкого ознайомлення громадян зі своїми правами в тому числі, на соціальні послуги та соціальну допомогу, інших видів соціальної підтримки, а також поінформованості про зміни та покращання в цій галузі, які відбуваються.

Ефективним засобом інформування громадян про їх права є відповідні публікації у місцевих засобах масової інформації та випуск спеціальних бюлетенів із соціальних питань для пенсіонерів, одиноких батьків, людей з фізичними вадами та інших категорій населення. Такі бюлетені доцільно періодично розповсюджувати через поштові скриньки, уповноважених сільських (селищних) рад, у медичних, шкільних та дошкільних закладах.

Забезпечувати більш повний, точний і своєчасний доступ клієнтів до інформації дозволяє також створення веб-сайту НІЦ, на якому розміщуються: інформація про місцеві програми підтримки населення, установи та організації, до компетенції яких відносяться питання соціального захисту та режими їх роботи; законодавчі та нормативно-правові акти з питань соціального захисту; зразки бланків заяв для надання соціальної допомоги чи соціальних послуг, компенсаційних виплат та пільг, довідки про доходи, декларації про майно тощо.

Прийом громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги, здійснюється у приміщеннях органів праці та соціального захисту населення, сільських та селищних рад, житлово-експлуатаційних контор та організацій, що надають комунальні послуги. З огляду на зазначене, неможливо визначити єдине просторове планування приміщення Приймальні громадян. Однак, в кожному випадку необхідно створити 5 функціональних секторів:

1 - інформаційний;

2 - консультативно-реєстраційний;

3 - очікування та заповнення заяв;

4 - прийняття заяв та документів;

5 - опрацювання заяв і документів та прийняття рішень.

Просторове розміщення зазначених секторів повинно відповідати технологічному процесу надання соціальної допомоги. При цьому особливу увагу слід приділити регулюванню потоку заявників, які не повинні перетинатися.

Робота по прийому заяв на призначення допомоги має бути організована таким чином, щоб заявник витрачав якомога менше часу на ознайомлення з інформацією, заповнення заяви, очікування тощо, а у відділі повсякчас перебував спеціаліст, готовий до зустрічі із заявником.

Після подання заяви та документів на призначення допомоги заявник повинен мати можливість вільно вийти з приміщення та не заважати іншим заявникам, які лише знайомляться з інформацією чи очікують на прийом.

Кожний спеціаліст Управління повинен мати ідентифікаційну картку (бейджик, жетон), на якій зазначено установу, прізвище, ім'я та по-батькові спеціаліста, його посада.

4.1 Інформаційний сектор

Інформаційний сектор повинен бути розміщений безпосередньо біля входу до приміщення, у якому здійснюється прийом громадян. В цьому секторі повинна бути розміщена інформація про:

- повну назву, підпорядкованість органу праці та соціального захисту населення, його поштову та електронну адресу;

- прізвища, ім'я, по-батькові керівників та відповідальних спеціалістів органу праці та соціального захисту населення;

- структурний поділ та напрями роботи;

- основні принципи організації прийому населення;

- розклад роботи;

- номери телефонів, за якими можна отримати консультацію чи записатися на прийом;

- місця розташування філій (інших пунктів прийому заяв та документів);

- місця розташування відповідних (секторів) кімнат.

Всі інформаційні та довідкові стенди повинні бути розташовані в доступному для самостійного ознайомлення та добре освітленому місці (не менше ніж 300-500лк).

Розміщення та розмір написів повинні залежати від дистанції зчитування інформації.

4.2 Консультативно-реєстраційний сектор

Призначення консультативно-реєстраційного сектора полягає в наданні консультацій заявникам та їх реєстрації на прийом як попередньої так і поточної. З огляду на це в секторі розмішуються робочі місця Інформатора та Координатора прийому (в залежності від навантаження ці ролі можуть бути об'єднані), які в обов'язковому порядку повинні мати інформаційне табло, на якому зазначено посаду, прізвище, ім'я та по батькові спеціаліста та стілець для відвідувача. Бажано робочі місця розмістити на подіумі.

В секторі доцільно розмістити стенди з бланками заяви на призначення усіх видів соціальної допомоги та декларації про доходи.

До робочих місць Інформатора та Координатора прийому повинен бути безперешкодний доступ також відвідувачам з особливими потребами.

4.3 Сектор очікування та заповнення заяв

У цьому секторі в достатній мірі розміщуються місця для очікування відвідувачів, які повинні враховувати потреби громадян з дітьми, похилого віку та осіб з обмеженими фізичними можливостями.

Для дітей повинен бути виділений куточок, де розміщуватимуться дитячий столик та стілець, книжечки тощо.

Для заповнення заяви на призначення допомоги у цьому секторі обов'язково передбачається стіл, стільці та стенди, на яких розмішується наступна інформація:

- основні витяги із законодавчих та нормативно-правових актів стосовно права на отримання всіх видів соціальної допомоги;

- вимоги щодо заповнення бланків та документів, які подаються на призначення допомоги;

- інформація про наслідки та штрафні санкції у разі виявлення недостовірної інформації при поданні заяви на призначення допомоги (з обов'язковим посиланням на правові акти);

- порядок розгляду скарг у випадках незгоди із прийнятими рішеннями щодо призначення (відмову у призначенні) допомоги;

- зразки заповнення заяв та декларацій тощо.

4.4 Сектор прийняття заяв та документів

Основне призначення цього сектору - проведення співбесіди із громадянами, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги або потребують спеціальної консультації. В цьому секторі розташовуються робочі місця спеціалістів прийому, які в обов'язковому порядку обладнуються персональним комп'ютером, телефоном, необхідним канцелярським приладдям та іншим.

Кожне робоче місце повинно мати порядковий номер, який має бути помітним для відвідувача.

Робочі місця відокремлюються одне від одного стилізованою шумозахисною перегородкою (висотою орієнтовно 1,5м ), яка повинна забезпечити певну конфіденційність співбесіди. Відстань між спеціалістом з прийому та відвідувачем має бути психологічно комфортною (близько 1,2м).

Для проведення співбесіди в умовах повної конфіденційності, в тому числі державними соціальними інспекторами, бажано обладнати прозорими перегородками окремий куточок, який також буде використовуватися і для прийому осіб з неадекватною поведінкою.

Сектор прийняття заяв та документів, як правило, розміщується в окремій кімнаті і має два виходи.

Після завершення чергової співбесіди Координатор прийому або безпосередньо сам Спеціаліст прийому повинен запросити наступного відвідувача на співбесіду. Для цього робоче місце Координатора прийому обладнується міні АТС.

В цьому секторі також розміщується робоче місце Головного спеціаліста з прийому, яке в обов'язковому порядку повинне мати інформаційне табло, на якому зазначено посаду, прізвище, ім'я та по батькові спеціаліста. У тих випадках, коли робоче місце Головного спеціаліста з прийому розміщене в іншій кімнаті, відвідувачі, за потреби, повинні мати змогу провести з ним бесіду не заважаючи іншим працівникам управління - кімната повинна бути розміщена поряд із сектором прийняття заяв та документів.

В органах праці та соціального захисту населення, які обслуговують у переважній більшості сільське населення, в обов'язковому порядку повинні бути виділені місця для тимчасової роботи уповноважених сільських та селищних рад.

4.5 Сектор опрацювання заяв та прийняття рішень

В секторі опрацювання заяв та прийняття рішень проводиться обробка прийнятих заяв та документів для призначення усіх видів соціальної допомоги, формування бази даних отримувачів допомоги, розрахунок розмірів допомоги та визначення термінів її надання, перевірка правильності нарахувань тощо. Цей сектор призначений лише для перебування у ньому працівників органів праці та соціального захисту населення, тому необхідно передбачити його відокремлення від приміщення, де проходить прийом громадян (встановлення додаткових дверей, перегородок тощо). Такий підхід дозволяє зменшити вірогідність виникнення "особливих стосунків" між співробітниками та відвідувачами, уникнути випадків шахрайства, забезпечити ефективне використання робочого часу спеціалістами підрозділу прийняття рішень.

Для забезпечення розміщення секторів окремі приміщення органів праці та соціального захисту населення потребуватимуть невідкладного проведення будівельних (ремонтних) робіт.

5.1 Функціональне зонування приміщень

Функціональне зонування приміщень має відповідати технологічному процесу роботи даної служби, зручності знаходження працівників та відвідувачів, сучасним існуючим нормативам та вимогам.

5.2 Кольорове оздоблення

Кольори (пофарбування) приміщень не повинні приводити людей до психологічного дискомфорту (кольори світло-теракотової гами, або природно - рослинної гами незначної насиченості).

Рекомендована технологія пофарбування:

Підготовлену поверхню (тинькування під пофарбування та грунт - рекомендовані CERESIT CT 29 та CERESIT 27 відповідно), покрити рівномірним шаром фарби не менш двох разів.

Рекомендовані водоемульсійні фарби - STO COLOR SYSTEM.

Не повинно бути різнобарв'я задля влаштування спокійного робочого ладу у приміщеннях; виключенням може бути ділянка дитячого куточку, враховуючи ігрову функцію цієї зони.

У приміщеннях санітарних вузлів слід використовувати вологостійкі фарби - емалеві, олійні.

Всі використані фарби повинні відповідати міжнародним стандартам ISO 2000-9001, зокрема вимогам екологічної безпеки.

5.3 Меблі

Меблі повинні відповідати ергономічним вимогам: середнім розмірам людини та габаритам її простору життєдіяльності.

Зокрема, відвідувачами управління праці та соціального захисту населення можуть бути інваліди в кріслі-колясці та маломобільні групи населення, люди похилого віку тощо.

Розміри меблів для користування цими групами населення наведені в табл. А.

Меблі повинні бути вироблені бажано з природних матеріалів (деревина) з мінімальним використанням штучних матеріалів (пластик, клею на основі шкідливих хімічних речовин та інше).

При виготовленні чи виборі меблів слід враховувати, щоб не було гострих кутів у виробах задля безпеки відвідувачів та працівників.

Оздоблення меблів не повинно конфліктувати з загальним рішенням інтер'єрів приміщень, має відповідати кольоровому рішенню.

У дитячому куточку - ігровий комплект меблів: гірка, східці, трансформований об'єм з простих геометричних фігур, полиця для іграшок, іграшки.

Кольори куточка - відповідно рішенню інтер'єру.

5.4 Оздоблення підлоги та стелі

Стеля може бути:

- типу "Armstrong" з растровими світильниками - в приміщеннях, призначених безпосередньо для спеціалістів управління;

- пофарбована водоемульсійними фарбами - в приміщеннях, призначених для відвідувачів, та коридори;

- пофарбована водостійкими фарбами - в приміщеннях санітарних вузлів.

Підлога повинна мати високій рівень зносостійкості та відповідати екологічним і технологічним нормативам, не бути слизькою і бути:

- типу "Armstrong-DLW" (на базі каучуку), рулонний лінолеум - в офісних приміщеннях;

- керамічна плитка класу GRES 4-5 (підвищена стійкість до стирання) - коридор, приміщення для відвідувачів, тамбур, вестибюль, приміщення санітарних вузлів.

В основних приміщеннях, де передбачається знаходження відвідувачів, має бути спеціальна смуга для координування руху людей з вадами зору.

Кольори - відповідно рішенню інтер'єру.

5.5 Стіни можуть мати високоякісне тинькування поверхні розчином CERESIT CT29 та CERESIT 27 та фарбування водоемульсійними фарбами STO COLOR SYSTEM.

В приміщеннях для відвідувачів необхідно передбачити дерев'яні поручні на позначці 0,7м від рівня підлоги для користування маломобільними групами населення.

5.6 Благоустрій та вхідна група

Влаштування пішохідних доріжок здійснюється фігурними елементами мощення (ФЕМ) на підготовлену основу (ущільнений грунт):

- щебінь фракції 30;

- щебінь фракції 10.

Можливо використати природній матеріал - плити пісковику на вищевказану основу.

Колір природній, не конфліктуючий з оточенням будівлі та кольоровим рішенням фасаду.

Влаштування відмостки навколо будівлі здійснюється аналогічно конструкції мощення доріжок.

На майданчику біля входу до приміщення повинні бути розташовані: зона очікування та відпочинку (з лавами для сидіння з природного матеріалу - деревина, камінь, урнами для сміття, ліхтарями), дитячий майданчик.

Дитячий майданчик:

Малі форми (східці, гірка, навіс від атмосферних опадів ) виготовляються з деревини і повинні бути оброблені антипіренами для захисту від возгоряння.

Дерев'яні конструкції майданчику повинні бути пофарбовані олійною фарбою яскравих кольорів.

На вході до приміщення повинні бути облаштовані:

- пандуси (з твердого морозостійкого матеріалу) для інвалідів на кріслі-колясці з ухилом 1/12 та огорожею h = 0,7 - 0,9м (0,5м для дітей);

- дренажний майданчик 1,5 х 2м;

- сходи та ганок з твердого морозостійкого матеріалу;

- ганок з покриттям від атмосферних опадів.

Біля будівлі необхідно передбачити та облаштувати майданчик для тимчасового розташування автомобілів; для збору сміття; під'їзди для спецавтотранспорту (пожежної машини, машини швидкої допомоги, міліції тощо).

Озеленення прилеглої території будівлі має складати не менше 50% прилеглої території.

Всі шляхопроводи та технологічні ділянки повинні бути освітлені.

5.7 Оздоблення вхідної групи

Ганок доцільно передбачити з легких технологічних матеріалів та конструкцій (легкі металеві конструкції - каркас покриття, навіс та стійки з труби). Обличкування фасадної частини покриття передбачити з матеріалу типу "DIBOND".

Фарбування відповідно з кольоровим рішенням фасаду та з урахуванням оточуючого середовища.

Композиція фасаду має бути у чітких та зрозумілих формах, не конфліктуючих з загальним рішенням фасадів будівлі.

Також потрібно розробити та відобразити логотип установи.

Перш ніж подати заяву про призначення допомоги громадяни повинні мати можливість самостійно ознайомитися з інформацією щодо надання того чи іншого виду соціальної допомоги та отримати консультацію Інформатора.

Інформатор також при необхідності видає бланки заяви, декларації про майновий стан та інших необхідних документів, які передбачені чинним законодавством.

В сільських та селищних населених пунктах заяву та документи щодо призначення всіх видів соціальної допомоги приймають уповноважені сільських та селищних рад.

При наявності філій Приймальної громадян такі послуги надають спеціалісти з прийому, які працюють безпосередньо у філіях Приймальної.

6.1 Координація прийому громадян

Даний етап дозволяє забезпечити:

- стале безперервне обслуговування громадян;

- уникнення черг громадян, які звернулись з метою подачі заяви на призначення допомоги;

- рівномірне навантаження на спеціалістів з прийому.

Для організації прийому громадян Координатор прийому формує загальний макет-графік прийому громадян на поточний місяць, який складається з макетів-графіків на кожний день місяця (додаток 3-1). В макеті - графіку в обов'язковому порядку зазначається дата прийому, а також інформація про прізвище спеціаліста та номер його робочого місця (кабінету), прізвище, ім'я та по батькові заявника та адреса (N особової справи - у разі повторного звернення).

Загальний макет-графік прийому громадян знаходиться у Координатора прийому. За наявності уповноважених сільських та селищних рад, які здійснюють прийом заяв та документів у сільській місцевості, в макеті-графіку прийому повинен бути передбачений час для роботи з ними спеціалістів з прийому.

Громадяни, які мають намір подати заяву на призначення допомоги, звертаються до Координатора прийому. За допомогою макету-графіка прийому на поточний день Координатор прийому визначає спеціаліста, який здійснюватиме прийом конкретного заявника (уповноваженого сільської або селищної ради). При цьому заявникові видається талон - направлення (додаток 3-1а), де зазначено номер кімнати спеціаліста або його робочого місця, прізвище, ім'я та по-батькові, час і дату прийому.

У разі потреби громадяни повинні мати змогу здійснити попередній запис на прийом до спеціаліста. Попередній запис на прийом до спеціаліста здійснює Координатор прийому як безпосередньо, так і по телефону. Під час попереднього запису Координатор реєструє заявника в макеті-графіку прийому на відповідний день та час прийому (прізвище заявника, первинний чи повторний прийом, адресу чи номер особової справи), про що повідомляє заявника.

В кінці робочого дня Координатор прийому передає відомості про осіб, які мають наступного дня повторно звернутися на прийом спеціалістам з прийому (копія макету-графіку) та готує запит (додаток 3-2) Архіваріусу для того, щоб останній мав можливість підготувати особові справи заявників та передати їх спеціалістам з прийому.

Передачу справ спеціалістам з прийому Архіваріус підтверджує відповідними помітками в журналі видачі особових справ (додаток 3-3).

Передача особових справ в день прийому здійснюється за запитами та супроводжується відповідними помітками в журналі.

6.2 Прийом заяв

Цей етап включає в себе прийом заяв від заявників/уповноважених членів сім'ї; перевірку правильності заповнення форми заяви та декларації про доходи; перевірку правильності оформлення документів, що подаються разом із заявою; проведення співбесіди з заявником/уповноваженим членом сім'ї з метою перевірки правильності заповнення заяви і декларації; одержання додаткової інформації, необхідної для прийняття рішення про призначення/відмову у призначенні допомоги; визначення інших видів допомоги, на які може претендувати сім'я, та документів/довідок, необхідних для цього. Завершується процес реєстрацією заяви та поданих документів.

6.2.1 Прийом та перевірка документів

Спеціаліст з прийому проводить співбесіду з заявником та приймає від нього документи на надання соціальної допомоги.

Прийом документів включає:

- перевірку правильності заповнення заяви та надання допомоги у її заповненні;

- перевірку правильності оформлення та повноти документів, що підтверджують право заявника на відповідні види соціальної допомоги;

- видачу заявникові повідомлення (відривного талону) про прийняття заяви та документів.

У разі подання заявником не повного комплекту документів Спеціаліст з прийому надає роз'яснення, які документи повинні бути подані і в який термін, що підтверджується у відривному талоні заяви.

Якщо заявник повторно звертається до органів соціального захисту, Архіваріус, за запитом Інформатора, передає з архіву його особову справу Спеціалісту з прийому.

У випадках, коли у сільській місцевості до прийому заяв та документів залучені працівники сільських та селищних рад, до їх повноважень відносяться такі функції:

- надання роз'яснень громадянам щодо переліку документів, необхідних для призначення усіх видів соціальної допомоги, та основних вимог щодо їх оформлення та подання;

- прийом від громадян заяв та документів для призначення усіх видів соціальної допомоги та передача їх у тижневий термін спеціалістам Приймальної громадян.

Прийом документів від уповноважених сільських та селищних рад здійснюється Спеціалістом з прийому і включає:

- перевірку правильності заповнення заяви;

- перевірку правильності оформлення та повноту документів, що підтверджують право заявника на відповідні види соціальної допомоги;

- видачу повідомлення (відривного талону) про прийняття заяви та документів. У випадку подання неповного комплекту документів Спеціаліст з прийому надає роз'яснення, які документи повинні бути подані заявником і в який термін, що підтверджується у відривному талоні заяви.

Для забезпечення оперативності в роботі з уповноваженими сільських та селищних рад доцільно виділити окремі години для їх прийому. При цьому щонайменше один спеціаліст Приймальної громадян повинен забезпечувати обслуговування громадян, які звертаються до Приймальної.

6.2.2 Реєстрація заяви

Спеціаліст з прийому реєструє прийняті заяву та документи у відповідному журналі реєстрації (додаток 3-4) та в обліковій автоматизованій системі (після розробки останньої).

В кінці робочого дня спеціаліст з прийому формує особову справу (при першому зверненні) або вкладає отримані документи до існуючої особової справи (при повторних зверненнях) та передає комплекти особових справ і прийнятих заяв і документів Головному спеціалісту з прийому, який в журналі реєстрації спеціаліста робить відмітку (дата та підпис) щодо прийняття такого комплекту. Передача особових справ повинна супроводжуватися реєстром передачі особових справ (додаток 3-5).

У випадках, коли під час співбесіди із заявником виникає необхідність в обстеженні матеріального стану заявника чи перевірці достовірності наданих відомостей на прийнятій заяві робиться відмітка про передачу комплекту документів (особової справи) на розгляд державному соціальному інспектору. Заявник попереджається про такі дії.

У випадку подання заявником не повного комплекту документів спеціаліст з прийому робить відмітку і заява відкладається на доопрацювання. У разі неподання документів у визначенні терміни справа передається для підготовки рішення щодо відмови у наданні допомоги.

Головний спеціаліст з прийому перевіряє документи заявника та у разі дотримання вимог щодо повноти комплекту заносить комплект документів у відповідний реєстр передачі (додаток 3-5). При цьому можливе використання попереднього реєстру передачі особових справ, в яких робиться відмітка стосовно справ, які повертаються до спеціаліста з прийому чи направляються до державного соціального інспектора.

При необхідності проведення обстеження матеріального стану заявника чи перевірці достовірності наданих відомостей комплект документів заявника (особова справа) Головним спеціалістом з прийому передається разом з відповідним реєстром передачі особових справ до підрозділу державних соціальних інспекторів.

В кінці робочого дня реєстри передачі особових справ та комплекти документів (особові справи) передаються через Координатора прийому в підрозділ прийняття рішення Координатору з опрацювання заяв, а копії - Інформатору.

Ті комплекти, у яких не вистачає тих чи інших довідок, відомостей тощо повертаються на опрацювання Спеціалісту з прийому.

6.3 Прийняття рішення щодо призначення (відмови у призначенні) допомоги

6.3.1 Координація опрацювання заяв

Даний етап дозволяє забезпечити:

- стале безперервне опрацювання заяв на призначення всіх видів соціальної допомоги;

- своєчасний розрахунок коштів, необхідних на виплату в наступному місяці всіх видів соціальної допомоги;

- формуванням відомостей щодо здійснення виплат;

- рівномірне навантаження на спеціалістів з опрацювання заяв;

- оперативний контроль за цільовим використанням коштів, передбачених для надання всіх видів соціальної допомоги.

Для опрацювання прийнятих заяв та документів Координатор з опрацювання заяв у відповідному реєстрі передачі робить відмітку про передачу комплекту документів спеціалісту з опрацювання заяв.

Після цього копія реєстру передається Координатору з прийому для оперативного інформування заявника про хід розгляду заяви.

6.3.2 Опрацювання заяви

Спеціаліст з опрацювання заяв здійснює:

- формування бази даних в електронному вигляді;

- розраховує розмір та терміни надання конкретних видів соціальної допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі);

- готує проекти рішення (протокол призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову у призначенні), звіти та розрахунки, які передбачені нормативно-правовими та відомчими актами.

Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, фахівець може запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги.

В кінці робочого дня спеціаліст заносить опрацьовані особові справи до реєстру передачі особових справ та передає їх Головному спеціалісту з опрацювання заяв.

6.3.3 Перевірка розрахунку призначення

Перевірка правильності призначення здійснюється Головним спеціалістом з опрацювання, який, зокрема, перевіряє правильність проведених розрахунків, їх відповідності вимогам нормативно-правових актів.

У разі виявлення помилок у розрахунку справа повертається на доопрацювання.

Головний спеціаліст візує протокол рішення та повідомлення про призначення (відмову у призначенні) та передає особові справи Начальнику управління для прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні), яке підтверджується його підписом та печаткою на протоколі призначення.

Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги Координатор з опрацювання заяв реєструє прийняте рішення у журналі реєстрації (додаток 3-4).

Залежно від прийнятого рішення опрацьовані особові справи разом з реєстром передачі особових справ передаються Координатором з опрацювання заяв через архіваріуса в підрозділ з формування виплати чи в архів.

Копія реєстру надається Інформатору для оперативного інформування заявників про стан розгляду заяви.

6.4 Формування виплати

Особова справа надходить від фахівця з опрацювання до спеціаліста з виплат.

Якщо виплата проводиться централізовано через центр по нарахуванню та виплатам, додатково виконуються наступні дії:

- в Управлінні праці та соціального захисту населення спеціаліст з опрацювання заяв складає реєстр особових справ, що супроводжує особові справи, які передаються до центру по нарахуванню та виплаті;

- особові справи в електронній та паперовій формі з Управління надходять до відділу обліку та реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції центру;

- спеціаліст з обліку та реєстрації центру нарахувань та виплат реєструє у журналі та звіряє реєстр переданих особових справ з їх наявністю та перевіряє відповідність паперової та електронної форм;

- спеціаліст з контролю за призначенням соціальної допомоги перевіряє повноту особової справи та правильність призначення і формування виплатних документів.

В разі невідповідності справа через відділ реєстрації центру по нарахуванню та виплаті повертається до Управління на доопрацювання.

Перевірені справи з відповідною відміткою про перевірку (зазначається прізвище, ім'я та по-батькові спеціаліста, який здійснював перевірку та її дати) передаються до спеціаліста з виплати.

6.4.1 Опрацювання особового рахунку

Спеціаліст з виплати опрацьовує особовий рахунок отримувача допомоги або відкриває новий особовий рахунок. При відкритті особового рахунку вноситься інформація з особової справи, зазначається спосіб виплати - установу банку чи поштове відділення, на яке повинні бути переказані кошти, суму призначення та номер рахунку.

Головний спеціаліст перевіряє особові рахунки отримувача допомоги.

6.4.2 Проведення нарахування

Нарахування проводиться по кожному особовому рахунку на суму, призначену заявнику.

Головний спеціаліст перевіряє формування особового рахунку отримувача допомоги, підтверджує призначення і виплату, про що робить відмітку про нарахування коштів в особовій справі та у картці особового рахунку.

Спеціаліст з виплат формує відомість нарахувань по кожному виду соціальної допомоги.

Якщо нарахування проводиться централізовано через центр нарахувань та виплат, опрацьовані справи повертаються до Управлінь через відділ обліку та реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції центру.

В інших випадках особові справи в паперовій формі передаються архіваріусу для зберігання. Особові справи отримувачів усіх видів соціальної допомоги зберігаються в приміщенні Управління праці та соціального захисту населення. Не допускається збереження особових справ отримувачів допомоги в сільських та селищних радах.

Повідомлення про призначення (відмову у призначенні) передається заявнику (уповноваженому сільської чи селищної ради) через Інформатора.

Спеціаліст з виплат готує інформацію щодо нарахувань грошових коштів соціальної допомоги всіх видів і формує відомості нарахувань по кожному виду:

- відомість нових нарахувань;

- відомість знятих нарахувань;

- відомості нарахувань по банківським установам;

- відомості нарахувань по поштовим відділенням.

Зазначені відомості перевіряються Головним спеціалістом, начальником відділу автоматизованої обробки інформації та контролю за призначенням соціальних виплат та передаються до відділу бухгалтерського обліку.

6.4.3 Замовлення фінансування

Головний бухгалтер (бухгалтер) на підставі отриманих відомостей щомісячно готує зведені дані про нараховані суми допомоги та компенсаційних виплат, які враховують суми кредиторської заборгованості на початок місяця, та суми нарахувань по кожному грошовому виду виплати. Зазначені дані підтверджуються підписами начальника Управління, Головного бухгалтера (бухгалтера) та завіряються печаткою Управління.

Дані про нараховані суми до 15 числа місяця, що настає за звітним, передаються до фінансових органів.

6.4.4 Розподіл отриманих коштів

Головний бухгалтер (бухгалтер) перевіряє надходження коштів на рахунок Управління, який відкритий в територіальному відділенні Державного казначейства, та пропорційно нарахуванням готує платіжні доручення.

6.4.5 Формування виплатних документів

На підставі платіжних доручень, підготовлених відділом бухгалтерського обліку, Спеціаліст з виплат готує виплатні документи до банку/поштового відділення по кожному грошовому виду соціальної допомоги та компенсаційних виплат.

Головний спеціаліст перевіряє виплатні відомості на їх відповідність передбаченому обсягу коштів, засвідчує підписом дозвіл на перерахування коштів до установ банку, відділень зв'язку.

Підготовлені виплатні відомості відправляються до установ банку, відділень зв'язку.

При централізованій формі виплаті ці функції виконують фахівці відділу автоматизації центру нарахувань та виплат, один примірник передається в управління праці та соціального захисту населення.

6.4.6 Перерахування коштів на особові рахунки

Бухгалтерія перераховує кошти на рахунки - готує платіжні доручення для переказу коштів на особові рахунки одержувачів, розрахункові рахунки організацій-постачальників послуг у випадку пільг та субсидій з оплати житлово-комунальних послуг, на рахунки банківських установ чи поштамтам, вузлам (центрам) поштового зв'язку для видачі фізичним особам.

Через національних операторів поштового зв'язку виплата допомоги, пільг та компенсацій провадиться згідно із Інструкцією про порядок організації оформлення, фінансування та виплати пенсій, грошової допомоги підприємствами поштового зв'язку України, затвердженою наказом Держкомзв'язку України, Мінпраці України та Пенсійного фонду України від 02.07.98 р. N 101/123/67.

Через банківські установи виплата допомоги, пільг та компенсацій провадиться відповідно до Порядку виплати пенсій та грошової допомоги за згодою пенсіонерів та одержувачів допомоги через їх поточні рахунки у банках, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.08.99 р. N 1596, та Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Національного банку України від 12.11.03 р. N 492.

Поштові відділення проводять виплати фізичним особам та надсилають відомість виплат. Несплачені грошові залишки повертаються на розрахункові рахунки. Дані про не отримані виплати заносяться до карток особових рахунків заявника.

6.4.7 Складання звітності

Спеціаліст з виплати опрацьовує дані, що надходять при виконанні процедур процесу надання усіх видів соціальної допомоги, та складає звіти згідно встановленої форми.

Головний спеціаліст перевіряє звіти та передає їх на затвердження Начальнику управління, який їх перевіряє та затверджує підписом та печаткою.

Запровадження в місцевих органах праці та соціального захисту населення єдиної технології прийому громадян, які звертаються за призначенням всіх видів соціальної допомоги, потребує від спеціалістів відповідних підрозділів набуття нових професійних знань з надання всіх видів соціальної допомоги, навичок з комплексного обслуговування громадян.

З огляду на існуючий рівень освіти спеціалістів та їх практичний досвід роботи в органах праці та соціального захисту населення підвищення кваліфікації персоналу проводиться протягом 10 робочих днів, поєднуючи лекційні та практичні заняття, а також роботу за новим технологічним процесом. Необхідно до навчального процесу залучити фахівців Головного управління праці та соціального захисту населення обласної державної адміністрації, викладачів вищих навчальних закладів.

Щоб зменшити можливе негативне ставлення працівників до змін у структурі управління та запровадження нових методів роботи необхідно завчасно ознайомити персонал управління з новим технологічним процесом, який буде впроваджуватися, новими посадовими обов'язками та забезпечити вивчення законодавчих і нормативно-правових актів з питань надання всіх видів соціальної допомоги. Методичні матеріали для навчання повинні бути завчасно роздані серед персоналу відповідних підрозділів для ознайомлення.

Для запровадження роботи управління за єдиною технологією прийому громадян, які звертаються за призначенням всіх видів соціальної допомоги, необхідно визначити особу, відповідальну за впровадження нової технології та здійснити наступні заходи:

1. Здійснити оцінку приміщення управління на відповідність вимогам єдиної технології та у разі необхідності провести його ремонт чи перепланування.

2. Провести аналіз процесу надання усіх видів соціальної допомоги:

- визначити існуюче навантаження на кожного спеціаліста відповідних підрозділів та в середньому на спеціалістів, які зайняті у процесі надання усіх видів соціальної допомоги;

- провести аналіз процесів, які дублюються при призначенні усіх видів соціальної допомоги;

- визначити час, який витрачається для призначення всіх видів соціальної допомоги для одного домогосподарства;

- орієнтовно визначити час, який витрачається заявниками при поданні заяв на призначення всіх видів соціальної допомоги.

3. Підготувати нову структуру Управління праці та соціального захисту населення, адаптовану до роботи за єдиною технологією прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги, та посадові інструкції для кожного працівника. Під час розподілу ролей у єдиній технології слід визначити орієнтовне навантаження на кожного спеціаліста. Щонайменше за три тижні ознайомити спеціалістів з технологією прийому громадян та прийняття рішення щодо надання усіх видів соціальної допомоги, новою структурою управління, новими посадовими обов'язками.

4. Забезпечити раціональне розміщення спеціалістів у приміщенні Управління праці та соціального захисту населення для роботи за новою технологією прийому громадян, які звертаються за призначенням усіх видів соціальної допомоги. Забезпечити дотримання вимог до Приймальної громадян щодо організацій функціонально-просторових секторів для отримання консультації, очікування прийому, заповнення бланків заяви та декларації, конфіденційності проведення бесіди із заявниками тощо (розділ 4).

5. Підготувати програми та плани проведення навчання спеціалістів. При проведенні навчання варто не лише обмежитись ознайомленням з нормативною базою, але й перейти до розгляду конкретних справ.

6. Підготувати інформаційні матеріали стосовно змін у роботі Управління та щонайменше за місяць через засоби масової інформації, організацію гарячих ліній інформувати заявників про запроваджувані зміни та роз'яснювати з якою метою це відбувається. Підготувати інформаційні матеріали для Приймальної громадян. Інформувати організації партнерів (управління/відділення Пенсійного фонду, служби зайнятості, надавачів послуг тощо).

Особливу увагу слід приділити розповсюдженню інформації щодо започаткування прийому заяв для призначення усіх видів соціальної допомоги у філіях Приймальної громадян (в ЖЕКах, організаціях, які надають комунальні послуги, сільських та селищних радах, на великих підприємствах тощо).

7. Забезпечити спеціалістів, в тому числі Інформатора та Координатора прийому громадян), необхідними реєстрами, бланками заяв, декларацій.

1. Загальні рекомендації щодо посадових інструкцій

2. Посадова інструкція начальника відділу з питань праці та соціально трудових відносин

I. Загальна частина

II. Завдання та обов'язки

III. Права

IV. Відповідальність

3. Посадова інструкція Головного спеціаліста з питань охорони праці

I. Основна частина

II. Завдання та обов'язки

III. Права

IV. Відповідальність

4. Посадова інструкція Головного спеціаліста-експерта з умов праці

I. Загальна частина

II. Завдання, обов'язки та повноваження

III. Права

IV. Повинен знати

V. Кваліфікаційні вимоги

VI. Відповідальність

5. Посадова інструкція Головного спеціаліста з питань використання трудових ресурсів, зайнятості та альтернативної служби

I. Загальна частина

II. Завдання та обов'язки

IV. Відповідальність

6. Посадова інструкція Головного спеціаліста з питань трудових відносин та соціального партнерства

I. Основна частина

II. Завдання та обов'язки

III. Права

IV. Відповідальність

7. Посадова інструкція Головного спеціаліста з питань оплати, нормування та продуктивності праці

I. Основна частина

II. Завдання та обов'язки

III. Права

IV. Відповідальність

Посадова інструкція є документом, що визначає підпорядкованість державного службовця, його конкретні завдання та обов'язки, права та відповідальність.

У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль державного службовця і діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності.

Посадові інструкції затверджуються керівником Управління праці та соціального захисту населення або, за його дорученням, його заступниками. У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль державного службовця в діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності.

Виходячи з цих вимог рекомендується така структура посадової інструкції:

загальна частина;

завдання, та обов'язки та повноваження;

права;

відповідальність.

У правому куті першої сторінки інструкції розташовується слово "Затверджено", підпис керівника про її затвердження, вказуються посада, ініціали та прізвище керівника, а також дата затвердження.

У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади та структурного підрозділу

Загальна частина посадової інструкції визначає:

основну мету діяльності службовця;

порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язків;

кваліфікаційні вимоги до державного службовця (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, потрібний необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж державної служби, інші вимоги);

підпорядкованість державного службовця (вказується посадова особа, якій безпосередньо підпорядковується службовець);

наявність підпорядкованих (вказуються посади працівників, які підпорядковані цьому державному службовцю);

перелік основних актів законодавства, інших матеріалів, якими керується в роботі службовець.

Розділ "Завдання, та обов'язки та повноваження" характеризує зміст діяльності державного службовця. У ньому визначається:

відносно самостійна дільниця ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ. Дільниця роботи може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів, або закріпленням за працівником переліку об'єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань;

перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються. При встановленні видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо).

Завдання та обов'язки службовця мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам професійно-кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У розділі "Права" визначаються засоби, за допомогою яких службовець має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов'язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати певні проекти документів, підписувати у межах своєї компетенції певні документи, виконувати обов'язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань та функцій інформацію від відповідних установ і підрозділів.

У розділі "Відповідальність" визначаються показники оцінки роботи державного службовця та межі його персональної відповідальності.

Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків, етика поведінки та дотримання обмежень, передбачених законодавством про державну службу.

Державний службовець несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.

Посадові інструкції розробляються, як правило, на посади заступників керівників підрозділів та спеціалістів, що передбачені штатним розписом місцевого Управління праці та соціального захисту населення.

Організаційно-правовий статус, права, обов'язки та відповідальність керівників підрозділів визначаються у відповідних положеннях про ці підрозділи.

Усі посадові інструкції, що розроблюються для спеціалістів відповідного підрозділу, повинні бути взаємопов'язаними, аби не допустити дублювання у роботі.

У посадових інструкціях рекомендується мати пункт про те, кого відповідальний службовець заміщує на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також, хто заміщує його.

Державний службовець несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.

Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій має забезпечувати раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного підрозділу.

Посадові інструкції належить переглядати у разі зміни функцій працівників або структури відповідного державного органу.

Посадова інструкція видається державному службовцю під розписку. Один примірник посадової інструкції знаходиться у начальника керівника структурного підрозділу Управління праці та соціального захисту населення, один - у кадровій службі Управління (за наявності).

Примірні інструкції розроблені для середньостатичного управління праці та соціального захисту населення, чисельність якого налічує до 40 шт. одиниць. Складаючи посадову інструкцію для конкретного спеціаліста, необхідно врахувати його здатність концентруватися на головному та одночасно виконувати декілька функцій, на ініціативність та самостійність під час роботи.