На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців" Головне управління державної служби України своїм наказом від 31 травня 2002 року N 39 "Про затвердження Загальних методичних рекомендацій щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань" затвердило Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (далі - щорічна оцінка).

Щорічна оцінка має стати одним з важливих компонентів управління персоналом, сприяти покращанню добору і розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначенню їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку, плануванню кар'єри, вдосконаленню процесу планування та організації діяльності державного службовця, аналізу посадових інструкцій.

Оцінюючи виконання державними службовцями своїх обов'язків (згідно з посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності структурного підрозділу та доручень, які отримані в оперативному порядку), необхідно використовувати особисті плани державних службовців.

З метою забезпечення вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 і Загальних методичних рекомендацій щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань у центральному апараті і Державному департаменті вугільної промисловості Мінпаливенерго України

1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями апарату Мінпаливенерго покладених на них завдань та обов'язків, що додається (додаток 1).

2. Головному управлінню кадрової політики (Мамчій) і Головному адміністративному управлінню (Назаренку) у тижневий термін забезпечити структурні підрозділи центрального апарату і Державного департаменту вугільної промисловості Мінпаливенерго формою бланка щорічної оцінки виконання державними службовцями посадових обов'язків і завдань на паперових, а Управлінню взаємодії з комітетами Верховної Ради України, засобами масової інформації та зв'язків з громадськістю (Пахно) - на електронних носіях за зразком, що додається (додаток 2).

3. Керівникам Державного департаменту вугільної промисловості, департаментів, головних управлінь, самостійних управлінь і відділів:

3.1. Організувати роботу щодо проведення щорічної оцінки у підвідомчих структурних підрозділах упродовж січня-лютого 2003 р.

3.2. До 25.02.2003 надати Головному управлінню кадрової політики (Мамчій) заповнені бланки щорічної оцінки для перевірки і долучення їх до особових справ державних службовців.

3.3. До 01.03.2003 забезпечити складання державними службовцями підвідомчих структурних підрозділів особистих планів роботи на 2003 рік згідно з додатком 1 до форми бланка щорічної оцінки, виходячи з річних планів роботи структурних підрозділів. Взяти до уваги, що до особистих планів державного службовця упродовж року можуть вноситися зміни і доповнення з урахуванням поточної роботи.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Запровадження системи оцінок під час підбиття підсумків виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців передбачено Стратегією реформування системи державної служби, затвердженою Указом Президента України від 14 квітня 2000 р. N 599.

На виконання заходів з реалізації зазначеної Стратегії Кабінет Міністрів України постановою від 28 грудня 2000 р. N 1922 затвердив нову редакцію Положення про проведення атестації державних службовців. Цим Положенням визначено, що у період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків (далі - щорічна оцінка).

Така оцінка проводиться безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів). У випадках відсутності (хвороба, довготривале відрядження тощо) безпосереднього керівника або якщо безпосередній керівник працює не повний звітний рік щорічну оцінку можуть проводити заступники керівника структурного підрозділу.

Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки, державні службовці Патронатної служби і Служби Державного секретаря Мінпаливенерго та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді, а також працівники Служби безпеки України, відряджені до Мінпаливенерго.

При оцінюванні виконання державними службовцями обов'язків (згідно з посадовими інструкціями), та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану роботи структурного підрозділу), необхідно використовувати особисті плани державних службовців. Цей план є робочим документом, який формується державним службовцем за дорученнями безпосереднього керівника. Упродовж року до особистого плану можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими підрозділу надаються позапланові завдання (доручення, накази, розпорядження керівництва Міністерства, рішення колегії тощо).

Отже, оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.

Критерії та показники якості роботи державних службовців поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного структурного підрозділу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Наприклад, якість, кількість, своєчасність результатів роботи, продемонстровані державним службовцем, поведінка, вміння, навички та компетентність, рівень знань, етичні стандарти або інтегровані показники діяльності.

Щорічна оцінка має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

Критерії та показники щорічної оцінки якості роботи державного службовця за необхідності можуть переглядатись.

Щорічна оцінка проводиться у центральному апараті Міністерства палива та енергетики України у січні.

До початку проведення оцінювання керівники структурних підрозділів мають ознайомити усіх державних службовців із Порядком проведення щорічної оцінки та критеріями і показниками якості роботи.

Процедура проведення щорічної оцінки складається з етапів:

- підготовчий (2-10 січня) До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди. Державні службовці ознайомлюються з планом роботи підрозділу на наступний рік, відповідно до якого готують пропозиції до особистого плану;

- оцінювання здійснюється: державним службовцем (через самооцінювання (10-20 січня)) шляхом письмового заповнення розділів 1, 2, 3 Форми бланка щорічної оцінки. Державний службовець може висловити свою точку зору на проблемні області, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму і передати заповнену форму бланка щорічної оцінки безпосередньому керівнику у дводенний термін після визначеної вище дати.

Безпосередній керівник оцінює (20-31 січня) виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану, визначеного на початку звітного періоду (виконання усіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи були: переноси термінів та їх причини, зміни до плану, додаткові завдання), заповнюючи розділ 4 Форми бланка щорічної оцінки, додатки 1, 2 до неї. Оцінка має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відмітити хороші показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник недвозначно вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.

Заповнену Форму бланка щорічної оцінки безпосередній керівник передає державному службовцю для ознайомлення з оцінкою і призначає дату співбесіди у п'ятиденний термін з дня одержання форми бланка щорічної оцінки державним службовцем;

- співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

У ході співбесіди, як правило, обговорюються результативність у контексті посадових обов'язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, особисті плани на майбутній період у світлі пріоритетів структурного підрозділу.

Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланка щорічної оцінки (розділ 5);

- затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення із результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ 6 Форми бланка щорічної оцінки), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди у п'ятиденний термін з дня одержання Форми бланка щорічної оцінки;

- заключний етап. Форма бланка щорічної оцінки до 25 лютого кожного року направляється Головному управлінню кадрової політики, яке перевіряє її повноту заповнення і долучає до особової справи.

Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

У випадках, коли державні службовці отримують "низьку" оцінку виконання покладених обов'язків і завдань, до них можуть застосовуватися заходи впливу. Наприклад, встановлення певного терміну для покращання показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву. У разі необхідності можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу, передбачені чинним законодавством, у порядку, визначеному статтями 148, 149 Кодексу законів про працю України.

У разі незгоди з оцінкою, отриманою від безпосереднього керівника, державний службовець у десятиденний термін оформлює свої зауваження та обґрунтування, з якими звертається до керівника вищого рівня. Якщо державний службовець залишився невдоволений рішенням керівників, він може оскаржити ці рішення Державному секретареві, який призначає на посаду та звільняє з посад державних службовців, або міністру у такий же термін.

Примітка. Додаток 1 до форми бланка щорічної оцінки заповняється за результатами роботи за 2003 рік.

1. Відомості про особу

2. Стислий зміст посадових обов'язків

Заповнюється державним службовцем - стисло зазначається зміст посадових обов'язків, визначених у посадових інструкціях (положеннях про структурні підрозділи), а також: зміни, якщо такі сталися протягом року.

3. Самооцінка

Заповнюється державним службовцем:

1) Наскільки успішно, на Ваш погляд, Ви виконуєте свої посадові обов'язки? Навести окремі приклади, які підтверджують Вашу професійну компетентність.

2) Вказати кількість планових завдань, які Вами виконано і які не виконано (поясніть, чому). Зазначити кількість позапланових завдань (перевірок, відряджень, організація семінарів, інше), які Ви виконували.

3) Які окремі доручення (завдання), які мали ключове значення для роботи Вашого структурного підрозділу або Мінпаливенерго (крім оперативних завдань) доручалися Вам? Чи були Ви залучені до роботи в групах щодо розробки відповідних програм, актів законодавства?

4) Навести приклади щодо публікації у фахових виданнях, якщо такі були протягом року. Надати інформацію про навчання (підвищення кваліфікації та отримання освітньо-кваліфікаційного рівня).

4. Оцінка безпосереднім керівником

1) Дається оцінка виконання державним службовцем посадових обов'язків, визначених у посадових інструкціях та завдань, викладених у особистому плані роботи, а також ступінь участі та якості виконання окремих доручень.

2) Керівник коментує рівень знань, вмінь, професійні якості, здібності (звертаючи увагу на сильні і слабкі сторони) державного службовця в контексті покладених на нього завдань і обов'язків.

3) Інші коментарі

5. Висновки, пропозиції та рекомендації, як наслідок обговорення результатів щорічної оцінки виконання державними службовцями посадових обов'язків і завдань.

Державний службовець і безпосередній керівник мають поставити свої підписи на підтвердження того, що результати оцінювання обговорені, та складений особистий план на наступний рік.

Безпосередній керівник підбиває підсумки за результатами співбесіди, надавши пропозиції та рекомендації державному службовцю, якого оцінює.

6. Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань

Чи погоджується керівник вищого рівня з оцінкою, даною безпосереднім керівником у розділі 5?

Навести будь-які інші приклади щодо потенційних можливостей державного службовця.