Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців"

1. Затвердити Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (додається).

2. Управлінню справами (Кузьменко М.М.), управлінню організаційної роботи (Лещенко М.М.), управлінню центральних державних органів (Гапон І.І.), управлінню територіальних державних органів (Галіна Т.В.) забезпечити розсилку Загальних методичних рекомендацій центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям, іншим державним органам, керівні працівники і спеціалісти яких віднесені до категорій посад державних службовців.

4. Науково-аналітичному управлінню (Сороко В.М.) забезпечити опублікування цих Загальних методичних рекомендацій у "Віснику державної служби України" та розміщення на Web-сторінці Головдержслужби.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника начальника Головдержслужби Борсука М.О.

Запровадження системи оцінок під час підбиття підсумків виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців передбачено Стратегією реформування системи державної служби, затвердженою Указом Президента України від 14 квітня 2000 р. N 599.

На виконання Заходів з реалізації зазначеної Стратегії Кабінет Міністрів України постановою від 28 грудня 2000 р. N 1922 затвердив нову редакцію Положення про проведення атестації державних службовців. Цим Положенням визначено, що у період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків (далі - щорічна оцінка). Така оцінка проводиться безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів).

Положенням передбачено також, що порядок проведення щорічної оцінки затверджується керівником, який призначає на посади та звільняє з посад державних службовців з урахуванням особливостей відповідного державного органу. Зазначений порядок має затверджуватися наказом (розпорядженням) керівника державного органу і, за наявності у ньому правових норм, розрахованих на невизначене коло осіб та організацій, реєструватися у Мін'юсті та відповідних територіальних органах юстиції.

У порядку має бути визначено:

- конкретний термін оцінювання;

- ким може проводитися щорічна оцінка у випадках відсутності (хвороба, довготривале відрядження тощо) безпосереднього керівника або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік. У зазначених випадках щорічну оцінку можуть проводити заступник керівника структурного підрозділу, у разі відсутності такої посади - керівник вищого рівня;

- категорії державних службовців, які не підлягають щорічному оцінюванню. Наприклад, вагітні жінки, державні службовці патронатної служби та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді, або працівники (військовослужбовці Збройних Сил, інших військових формувань, особи начальницького складу органів внутрішніх справ, органів і установ виконання покарань), відряджені до державних органів.

Оскільки відповідно до вищезазначеної постанови Кабінету Міністрів України упродовж 2001 року була проведена атестація державних службовців щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків запроваджується за підсумками роботи у 2002 році.

Щорічна оцінка має стати одним з важливих компонентів управління персоналом, сприяти покращенню добору і розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначенню їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; плануванню кар'єри, вдосконаленню процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому, виявленню організаційних проблем та оперативному реагуванню на них, аналізу посадових інструкцій.

При оцінюванні виконання державними службовцями обов'язків (згідно з посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності державного органу, доручень, які отримані в оперативному порядку певним структурним підрозділом) необхідно використовувати особисті плани державних службовців. Цей план є робочим документом, який формується державним службовцем за дорученнями (резолюціями) безпосереднього керівника. Протягом року до особистого плану можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими органу, підрозділу спрямовуються позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази (розпорядження) керівника органу, рішення колегії тощо).

Отже, оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.

Критерії та показники якості роботи державних службовців поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного державного органу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Наприклад, якість, кількість, своєчасність результатів роботи; продемонстровані державним службовцем поведінка, вміння, навички та компетентність, рівень знань, етичні стандарти або інтегровані показники діяльності.

Процедура щорічної оцінки, критерії та показники якості роботи мають постійно удосконалюватися, а тому повинні підлягати систематичному перегляду.

Щорічна оцінка повинна здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

Доцільно, щоб працівники кадрових служб та безпосередні керівники (керівники структурних підрозділів) мали відповідну підготовку з питань проведення щорічної оцінки.

Відповідно до Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року N 912 (із змінами і доповненнями), організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на кадрові служби. До початку проведення оцінювання кадрові служби мають ознайомити усіх державних службовців із Порядком проведення щорічної оцінки та критеріями і показниками якості роботи, а також разом з відповідними підрозділами забезпечити Формою бланку щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (далі - Форма бланку щорічної оцінки), зразок якої додається (додаток). Зазначена Форма може доводитися до державних службовців в паперовому або комп'ютерному варіантах.

Процедура проведення щорічної оцінки складається з етапів:

- підготовчий. До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди. Державні службовці ознайомлюються з планом роботи підрозділу (органу) на наступний рік, у відповідності з яким готують пропозиції до особистого плану;

- оцінювання здійснюється державним службовцем (через самооцінювання) і безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланку щорічної оцінки та додатку до неї. При цьому розділи 1, 2, 3 Форми і додаток 1 до неї заповнюються державним службовцем, який має її передати безпосередньому керівнику у встановлений Порядком проведення щорічної оцінки термін (наприклад, 2 дні).

Самооцінка забезпечує активну, конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. У державних службовців є можливість висловити свою точку зору і самим визначити проблемні області, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану, визначеного на початку звітного періоду (виконання усіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи були: переноси термінів та їх причини, зміни до плану, додаткові завдання), заповнюючи розділ 4 Форми бланку щорічної оцінки, додатки 1, 2 до неї. Оцінка має бути обгрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відмітити хороші показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник недвозначно вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.

Заповнену Форму бланку щорічної оцінки безпосередній керівник передає у встановлений Порядком проведення щорічної оцінки термін, державному службовцю для ознайомлення з оцінкою;

- співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

У ході співбесіди, як правило, обговорюються результативність у контексті посадових обов'язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, особисті плани на майбутній період у світлі пріоритетів структурного підрозділу або органу.

Обговорення досягає мети, якщо воно структуроване і відносно неформальне, а також, коли воно є рекомендацією і наставництвом. Необхідно стимулювати державних службовців висловлювати власні думки. Проблеми виносяться на обговорення для того, щоб спільними зусиллями знайти їх вирішення, а не для взаємних докорів і звинувачень. При обговоренні коментарі безпосереднього керівника щодо результатів роботи повинні враховувати самооцінку державного службовця. Необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів (усьому має бути підтвердження). Доцільно підбиття підсумків виконання державним службовцем обов'язків та завдань завершувати на позитивній і конструктивній ноті.

Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланку щорічної оцінки (розділ 5);

- затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення із результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ 6 Форми бланку щорічної оцінки), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди;

- заключний етап. Повноту заповнення Форми бланку щорічної оцінки перевіряє кадрова служба органу, і долучає її до особової справи державного службовця. Кадровою службою також аналізуються та узагальнюються результати щорічної оцінки і готуються проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Вказані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначення щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.

Результати щорічної оцінки

Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

У випадках, коли державні службовці отримують "низьку" оцінку виконання покладених обов'язків і завдань, до них можуть застосовуватися заходи впливу. Наприклад, встановлення певного терміну для покращення показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву. У разі необхідності можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу, передбачені чинним законодавством, у порядку, визначеному статтями 148, 149 Кодексу законів про працю України.

Оскарження державними службовцями результатів щорічної оцінки

У разі незгоди з оцінкою, отриманою від безпосереднього керівника, державний службовець у встановлений Порядком проведення щорічної оцінки термін (наприклад, десятиденний) оформлює свої зауваження та обгрунтування, з якими звертається до керівника вищого рівня. Якщо державний службовець залишився невдоволений рішенням керівників, він може оскаржити ці рішення керівникові органу або керівникові органу вищого рівня у такий же термін.