На виконання пункту 11 постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 року N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон", відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31.03.98 за N 218/2658, з метою визначення особливостей направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон

1. Затвердити Інструкцію про особливості направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам департаментів та самостійних підрозділів центрального апарату Міністерства, керівникам органів управління (підрозділів) цивільного захисту МНС у своїй практичній роботі дотримуватися вимог цієї Інструкції.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МНС України від 19.12.2002 N 331 "Про затвердження Інструкції про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Міністерства з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08.07.2003 за N 560/7881.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Скіб'яка А.Ю.

Ця Інструкція визначає єдиний порядок службових відряджень і поширюється на осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту МНС.

1.1. Службовим відрядженням вважається поїздка осіб рядового та начальницького складу (далі - особи) органів і підрозділів цивільного захисту МНС (далі - органи управління (підрозділи)) за рішенням керівника установи, начальника (командира) органу управління (підрозділу) на певний строк в іншу місцевість для виконання службового завдання поза пунктом постійного або тимчасового розквартирування органу управління (підрозділу), у якому особи проходять службу.

1.2. Органи управління (підрозділи) здійснюють реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження, у Журналі реєстрації посвідчень про відрядження за формою згідно з додатком до цієї Інструкції.

1.3. Органи управління (підрозділи), що відряджають осіб, зобов'язані забезпечити їх грошовими коштами (авансом) у розмірах, визначених Нормами відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 року N 663 (далі - Норми відшкодування витрат на відрядження). Аванс відрядженим видається готівкою або перераховується у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

1.4. Підтвердними документами є розрахункові документи відповідно до Законів України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та "Про оподаткування прибутку підприємств".

1.5. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 23 квітня 1999 року N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (далі - постанова Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663).

1.6. На особу, яка перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того органу управління (підрозділу), установи (організації), до якої вона відряджена. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

1.7. Якщо особа спеціально відряджена для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо особа відбуває у відрядження у вихідний день, то їй після повернення з відрядження надається інший день відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення особи з відрядження у вихідний день, то їй може надаватися інший день відпочинку.

1.8. За відрядженою особою зберігаються посада та грошове забезпечення за час відрядження, у тому числі й за час перебування в дорозі.

1.1. У службові відрядження особи можуть направлятися в разі справжньої потреби та за наявності коштів на відрядження за рішенням таких посадових осіб.

1.2. З центрального апарату МНС - Міністра або одного із заступників Міністра, якому надані такі повноваження відповідним наказом, за обов'язковим погодженням з заступником Міністра - куратором фінансового напрямку.

1.3. З урядових органів державного управління, що діють у складі МНС, - керівника урядового органу державного управління.

1.4. З головних управлінь (управлінь) МНС в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі - начальника головного управління (управління), його заступника.

1.5. З органів управління (підрозділів), які утримуються на самостійних штатах, - начальника (командира) органу управління (підрозділу).

1.6. Направлення осіб у відрядження оформляється наказом із зазначенням: пункту призначення, найменування органу управління (підрозділу) або назви підприємства, куди відряджена особа, строку та мети відрядження. При цьому відрядженому видається посвідчення про відрядження за формою, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 N 260, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 14.08.97 за N 311/2115.

2.1. Для комплексних перевірок та інспектування органів управління і підрозділів термін відрядження призначається на строк не більше 15 календарних днів з урахуванням часу перебування в дорозі.

2.2. Для проведення ревізій і перевірок господарської та фінансової діяльності органів управління і підрозділів термін відрядження призначається на строк не більше 30 календарних днів з урахуванням часу перебування в дорозі.

2.3. Термін відрядження осіб, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих навчальних закладів МНС і вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 календарних днів з урахуванням часу перебування у дорозі.

2.4. Термін відрядження осіб, які направляються для виконання робіт з ліквідації наслідків аварій та катастроф, надзвичайних ситуацій техногенного, природного та військового характеру, не може перевищувати терміну виконання цих робіт без урахування часу перебування у дорозі.

2.5. Відрядження безпосередньо до центрального апарату МНС дозволяється особам на строк не більше 5 днів, не враховуючи часу перебування у дорозі. Цей строк може бути продовжений, але не більше ніж на 5 днів.

3. Відрядження у межах України також може призначатись:

3.1. На виробничу або навчальну практику та стажування слухачів і курсантів вищих навчальних закладів МНС або для підготовки ними дипломних проектів, а також у разі направлення осіб начальницького складу вищих навчальних закладів, у тому числі начальників (командирів) органів управління (підрозділів) слухачів і курсантів, для керівництва практикою та стажуванням слухачів і курсантів.

3.2. На навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів і відділень вищих навчальних закладів МНС і вищих військових навчальних закладів, які навчаються за державним замовленням МНС.

3.3. Для вивчення нової спеціальної техніки в органах управління (підрозділах), у тому числі особам начальницького складу, направленим як керівники занять з вивчення нової техніки.

3.4. На стажування, у разі направлення осіб начальницького складу - наукових співробітників науково-дослідних та науково-випробних установ в органи управління (підрозділи) і для практики на підприємства та в організації інших центральних органів виконавчої влади (за погодженням з керівниками цих органів).

3.5. На стажування, у разі направлення осіб професорсько-викладацького складу навчальних закладів до органів управління (підрозділів).

3.6. На перепідготовку, спеціалізацію та підвищення кваліфікації, у тому числі проходження зборів, у разі направлення осіб, зі збереженням посад за місцем штатної служби.

4.1. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття, обчислюється з дня вибуття особи з пункту розташування органу управління (підрозділу) і до дня повернення в цей пункт після виконання службового завдання включно.

4.2. У разі якщо особу відряджено до різних населених пунктів (органів управління і підрозділів), то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті (органі управління, підрозділі).

4.3. Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття осіб завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності орган управління (підрозділ) для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом начальника (командира) органу управління (підрозділу) покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

4.4. Якщо відряджений не зобов'язаний прибути в органи управління (підрозділи) або цивільну установу, на підприємство, організацію, то зазначені відмітки завіряються у відповідних органах виконавчої влади.

4.5. Тривалість службового відрядження обчислюється за кількістю днів перебування у відрядженні з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів та часу перебування у дорозі (разом з вимушеними зупинками).

4.6. Днем виїзду у відрядження вважається день відправлення літака, поїзда, автобуса або іншого транспортного засобу з пункту постійної служби відрядженої особи, а днем прибуття із відрядження - день прибуття зазначеного транспорту в пункт постійної служби.

4.7. У разі відправлення транспорту до 24 години включно днем від'їзду вважається поточна доба, а з 00 годин і пізніше - наступна доба. Якщо станція відправлення поїзда, пристань або аеропорт розташовані поза межами населеного пункту, то в строк відрядження зараховується час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого до пункту постійної служби.

5.1. Відрядженій особі перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення та добових витрат. Після повернення з відрядження відряджена особа зобов'язана до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використані у зв'язку з відрядженням кошти. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню до каси або зарахуванню на відповідний рахунок органу управління (підрозділу), що їх надав. Разом із звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлені в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість зазнаних у зв'язку з відрядженням витрат.

5.2. Для покриття особистих витрат за кожний день (уключаючи день від'їзду та приїзду) перебування особи у відрядженні у межах України, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі (разом з вимушеними зупинками), виплачуються добові в межах Норм відшкодування витрат на відрядження. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

5.3. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до органу управління (підрозділу), що зараховуються як два дні.

5.4. При відрядженні осіб строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

У разі проїзду автомобільним транспортом виплата добових провадиться за час фактичного перебування в дорозі.

У разі відсутності у посвідченні про відрядження особи відміток про прибуття та вибуття добові не виплачуються.

5.5. Грошове утримання відрядженим особам переказується на їх спеціальний картковий рахунок або поштою за рахунок органу управління (підрозділу), що його відрядив.

5.6. Орган управління (підрозділ) відшкодовує відрядженій особі:

витрати на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат (у межах граничних норм, встановлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663). Витрати понад граничні норми відшкодовуються з дозволу керівників, яким надано право направлення у відрядження;

витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання;

витрати на службові телефонні переговори проводяться у розмірах, погоджених з начальником (командиром) органу управління (підрозділу);

витрати (плату) за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі;

витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті. Витрати на проїзд повітряним видом транспорту для осіб центрального апарату здійснюються з дозволу керівника центрального органу виконавчої влади, а особам органів управління (підрозділів) - начальників (командирів) цих органів управлінь (підрозділів).

Витрати на проїзд у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1-4-ою групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ої і 2-ої категорій, а також повітряним транспортом відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) згідно з поданими проїзними документами та не є надміру витраченими коштами.

За наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження, орган управління (підрозділ) може запропонувати відрядженій особі вид транспорту, яким їй слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції відряджена особа самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту;

витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку й розмірах, передбачених цим пунктом.

5.7. Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу здійснюються згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) та не є надміру витраченими коштами.

5.8. Відрядженій особі відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з начальником (командиром) органу управління (підрозділу), що відрядив особу.

5.9. Відрядженій особі понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлового приміщення згідно з підтвердними документами в оригіналі.

5.10. У разі тимчасової непрацездатності відрядженої особи на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки вона не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на неї службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженої особи, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до постійного місця проходження служби повинні бути засвідчені в установленому порядку.

Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

5.11. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженій особі, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), відрядженій особі не відшкодовуються.

5.12. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженою особою квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані за рішенням начальника (командира) органу управління (підрозділу) лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) при наявності документа, що підтверджує витрати.

5.13. За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин відрядженій особі не виплачується грошове забезпечення, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Факт затримання відрядженого в дорозі з причин, які від нього не залежать, повинен бути засвідчений начальниками вокзалів, пристаней, аеропортів.

1.1. У відрядження за кордон особи направляються в разі справжньої потреби та за наявності коштів на відрядження за наказом таких посадових осіб:

з центрального апарату МНС - Міністра;

з урядових органів державного управління, що діють у складі МНС, - керівника урядового органу державного управління на підставі письмового рішення заступника Міністра, який згідно із затвердженим розподілом функціональних обов'язків координує роботу питань міжнародного співробітництва;

з головних управлінь (управлінь) МНС в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі - начальника головного управління (управління) на підставі письмового рішення заступника Міністра, який згідно із затвердженим розподілом функціональних обов'язків координує роботу питань міжнародного співробітництва;

з органів управління (підрозділів), які утримуються на самостійних штатах, - начальника (командира) органу управління (підрозділу) на підставі письмового рішення заступника Міністра, який згідно із затвердженим розподілом функціональних обов'язків координує роботу питань міжнародного співробітництва.

1.2. Відрядження осіб за кордон оформляється наказом начальника (командира) органу управління (підрозділу) після затвердження завдання, у якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення подається його копія з перекладом) і кошторис витрат.

2.1. Термін відрядження визначається начальником (командиром) органу управління (підрозділу), але не може перевищувати 60 календарних днів. При цьому відрядженому видається посвідчення про відрядження (пункт 1.6 глави 1 розділу II цієї Інструкції).

2.2. Термін відрядження осіб, які направляються для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій техногенного, природного або військового характеру на територіях інших держав, не повинен перевищувати терміну виконання цих робіт, але не більше одного року.

3.1. Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

у разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті або документі, що його замінює;