На виконання Розпорядження Голови Верховної Ради України "Про забезпечення реалізації положень Закону України "Про внесення змін до Регламенту Верховної Ради України щодо вдосконалення електронної форми документообігу у Верховній Раді України" від 3 лютого 2020 року № 43:

1. Тимчасово, до дня набрання чинності розпорядженням Керівника Апарату Верховної Ради України про впровадження в промислову експлуатацію єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України (далі - ЄАС) затвердити:

1) Тимчасове положення про єдину автоматизовану систему роботи з документами у Верховній Раді України (додаток № 1);

3) Тимчасовий перелік автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України (додаток № 3).

2. Впровадити єдину автоматизовану систему роботи з документами у Верховній Раді України у дослідну експлуатацію на підставі подання Управління комп'ютеризованих систем Апарату Верховної Ради України.

3. Взяти до відома, що:

1) відповідно до "Прикінцевих та перехідних положень" Закону України "Про внесення змін до Регламенту Верховної Ради України щодо вдосконалення електронної форми документообігу у Верховній Раді України" з першого дня третьої сесії і до першого дня четвертої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання Апарат Верховної Ради України забезпечує роботу з документами, передбаченими Регламентом Верховної Ради України, створеними у паперовій та електронній формах;

2) впровадження ЄАС в промислову експлуатацію здійснюється розпорядженням Керівника Апарату Верховної Ради України на підставі подання Управління комп'ютеризованих систем Апарату Верховної Ради України та технічної документації в порядку, встановленому законодавством.

4. Заступникам Керівника Апарату Верховної Ради України забезпечити вжиття заходів, спрямованих на реалізацію цього розпорядження, відповідно до розподілу обов'язків між Керівником Апарату Верховної Ради України та заступниками Керівника Апарату Верховної Ради України.

5. Першому заступнику Керівника Апарату Верховної Ради України В.Слишинському, Першому заступнику Керівника Апарату - керуючому справами П.Боднару подати до 1 березня 2020 року пропозиції щодо приведення актів Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату Верховної Ради України у відповідність до положень Регламенту Верховної Ради України та Розпорядження Голови Верховної Ради України від 3 лютого 2020 року № 43.

6. Керівникам структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України забезпечити виконання цього розпорядження.

7. Керівнику Управління комп'ютеризованих систем О.Сидоренку:

1) забезпечити функціонування автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України з додержанням вимог законодавства;

2) до початку роботи четвертої сесії Верховної Ради України за результатами експлуатації ЄАС у режимі дослідної експлуатації та на підставі технічної документації внести у встановленому законодавством порядку пропозиції щодо її впровадження в промислову експлуатацію.

8. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

1. Це Положення розроблено відповідно до Конституції України, Регламенту Верховної Ради України, законів України "Про інформацію", "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про основні засади забезпечення кібербезпеки України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про статус народного депутата України", "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", Положення про Апарат Верховної Ради України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 25 серпня 2011 року № 769, Положення про веб-ресурси Верховної Ради України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 19 травня 2015 року № 699, Стратегії електронного парламентаризму на 2018-2020 роки, затвердженої розпорядженням Голови Верховної Ради України від 5 липня 2018 року № 278, та визначає загальні засади функціонування єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України.

2. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

1) автоматизована система "Електронний законопроект" Верховної Ради України (далі - АС "Електронний законопроект") - організаційно-технічна система, в якій здійснюються створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України для забезпечення законодавчої процедури;

2) автоматизована система "Інтранет-портал електронного документообігу Верховної Ради України" (далі - СЕДО) - організаційно-технічна система, яка надає можливість опрацьовувати електронні документи, електронні та цифрові копії оригіналів паперових документів та у якій створюються, вносяться, обробляються і зберігаються документи, адресовані Верховній Раді України, її органам, народним депутатам України, Апарату Верховної Ради України, та електронні вихідні документи;

3) електронна копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованим електронним підписом або електронною печаткою;

4) електронна печатка - електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються для визначення походження та перевірки цілісності пов'язаних електронних даних;

5) електронна позначка часу - електронні дані, що пов'язують інші електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення наявності цих електронних даних на цей момент часу;

6) електронний кабінет - персональне автоматизоване робоче місце користувача автоматизованої системи;

7) єдина автоматизована система роботи з документами у Верховній Раді України (далі - ЄАС) - багатофункціональна інформаційно-телекомунікаційна система електронного документообігу Верховної Ради України, що забезпечує створення, оброблення та використання електронних документів, електронних та цифрових копій оригіналів паперових документів для забезпечення законодавчої процедури та документообігу у Верховній Раді України із застосуванням єдиних технічних і програмних засобів;

8) користувачі ЄАС - народні депутати України, інші суб'єкти права законодавчої ініціативи, працівники Апарату Верховної Ради України, уповноважені працівники Секретаріату Кабінету Міністрів України та Офісу Президента України;

9) паперова копія електронного оригіналу документа - візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, встановленому законодавством;

10) цифрова копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа.

Інші терміни вживаються в цьому Положенні у значеннях наведених у законах України "Про інформацію", "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про основні засади забезпечення кібербезпеки України".

3. ЄАС призначена для інформаційно-аналітичного забезпечення програмно-технологічними засобами створення, збору, зберігання аналітичної обробки електронних документів та надання доступу до визначених документів із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, електронної печатки та електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для створення документів у паперовій формі, для організації:

1) законодавчого процесу у Верховній Раді України;

2) документообігу в Апараті Верховної Ради України;

3) електронної взаємодії між органами державної влади та органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами.

4. ЄАС підтримує та забезпечує автоматизацію процесів:

1) створення електронних документів, їх реєстрації;

2) приймання, реєстрації та проходження вхідних електронних документів, надсилання вихідних електронних документів;

3) реєстрації, опрацювання, обліку та контролю звернень громадян у Верховній Раді України;

4) створення текстів проектів актів Верховної Ради України та супровідних документів, їх підписання кваліфікованим електронним підписом, реєстрації проектів актів Верховної Ради України та здійснення контролю за їх проходженням;

5) створення визначених Регламентом Верховної Ради України електронних документів для проведення засідань комітетів, Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України, формування електронного порядку денного пленарного засідання;

6) надає можливість інтеграції даних з інформаційної системи "Портал електронних петицій Верховної Ради України" та "Електронного кабінету громадянина", а також використання інформації про законопроекти в інформаційній системі "Портал громадського обговорення законопроектів".

5. ЄАС через СЕДО забезпечує інтеграцію із системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ ОВВ), користувачами якої є органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування державні підприємства, установи та організації.

6. ЄАС функціонує на програмно-апаратній і мережевій платформах, що складається із серверів, активного мережевого обладнання та персональних комп'ютерів адміністраторів, за допомогою яких здійснюється керування та обслуговування системи. Приміщення, в яких знаходиться зазначене обладнання, розташовані в адміністративних будинках Верховної Ради України.

7. Користувачі у межах своєї компетенції забезпечують достовірність та своєчасне введення інформації до ЄАС у порядку, встановленому Порядком проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (додається).

8. Інформація під час оброблення в системі повинна зберігати цілісність, що забезпечується шляхом захисту від несанкціонованих дій, які можуть призвести до її випадкової або умисної модифікації чи знищення. Модифікувати або знищувати інформацію можуть лише ідентифіковані та автентифіковані користувачі, яким надано відповідні повноваження. Захист конфіденційної інформації, що міститься в ЄАС, здійснюється в порядку, встановленому законом.

9. Інформація з ЄАС розміщується на веб-ресурсах Верховної Ради України відповідно до Порядку супроводження веб-ресурсів Верховної Ради України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 19 травня 2015 року № 699.

10. Власником і розпорядником ЄАС є Апарат Верховної Ради України.

11. ЄАС забезпечує:

1) багаторазове використання даних у різних робочих процесах;

2) фізичну та логічну цілісність даних;

3) мінімізацію надмірності даних, що зберігаються;

4) стандартизацію представлення даних;

5) достовірність та актуальність даних;

6) розмежування доступу до даних, запобігання несанкціонованому доступу до них.

12. У ЄАС не створюється та не обробляється інформація, віднесена в установленому законом порядку до державної таємниці та службової інформації.

13. У складі ЄАС інтегровано функціонують СЕДО та АС "Електронний законопроект".

14. СЕДО складається з автоматизованих робочих місць (далі - АРМ) з урахуванням повноважень користувачів та в межах відповідної функції у законодавчому процесі. АРМ мають вигляд електронних кабінетів.

15. Через електронний кабінет здійснюються:

1) реєстрація вхідних зовнішніх документів, створення проектів резолюцій та маршрутів проходження, опрацювання вхідних документів;

2) створення електронного документа, колективна робота з ним, підписання кваліфікованим електронним підписом, реєстрація, адресування, накладання резолюцій та виконання вхідних, вихідних і внутрішніх електронних документів;

3) обмін документами через СЕВ ОВВ;

4) автоматичне інформування користувачів про зміну статусу документа;

5) наскрізний пошук документів;

6) розмежування прав доступу до документів та їх реквізитів;

7) контроль термінів виконання документів;

8) генерація звітів з питань проходження та виконання документів;

9) отримання оперативної, статистичної інформації;

10) використання уніфікованої довідникової інформації.

16. Підсистема "Листи та звернення громадян" забезпечує:

1) реєстрацію та облік звернень громадян;

2) автоматичне формування реєстраційних реквізитів;

3) завантаження звернень, що надійшли в електронному вигляді (електронна петиція, електронна петиція, що не набрала необхідної кількості голосів, електронне звернення), до картки кореспондента;

4) формування проектів резолюцій керівництва Апарату Верховної Ради України на звернення громадян;

5) формування доручень та відповідей за зверненнями громадян;

6) автоматичне направлення звернень громадян виконавцям через СЕДО;

7) формування реєстрів передачі доручень зовнішнім організаціям;

8) автоматичне направлення відповідей громадянам в електронний кабінет громадянина;

9) формування реєстрів вихідної кореспонденції, що надсилається громадянам;

10) оперативний пошук інформації про звернення, авторів звернень, зміст порушених питань;

11) формування статистичних звітів та довідкових даних за зверненнями громадян;

12) запис громадян на особистий прийом працівниками Відділу з питань звернень громадян;

13) запис громадян на особистий прийом головами комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Ралі України та формування списків громадян, записаних на такі прийоми;

14) здійснення контролю термінів надання відповідей на звернення громадян, опрацьованих у Верховній Раді України та надісланих до інших органів влади;

15) формування контрольних справ за зверненнями громадян.

17. Законопроект, проект іншого акта Верховної Ради України, пропозиції, поправки, висновки та інші супровідні документи до них створюються в ЄАС через АС 'Електронний законопроект" та подаються у формі оригіналів електронних документів, крім визначених Регламентом Верховної Ради України випадків.

18. Для формування еталонних електронних текстів оригіналів законів, інших актів Верховної Ради України рекомендувати суб'єктам права законодавчої ініціативи здійснювати підготовку текстів проектів законів, інших актів Верховної Ради України з урахуванням таких прийомів законопроектної техніки: