На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", а також з метою удосконалення організації праці, зміцнення трудової і виконавської дисципліни, забезпечення єдиного порядку та встановлення загальних правил документування управлінської діяльності Комісії і регламентування порядку роботи з документами

1. Затвердити Інструкцію з діловодства Національної комісії регулювання електроенергетики України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів:

2.1. Забезпечити неухильне додержання Інструкції з діловодства;

2.2. Покласти виконання обов'язку за веденням діловодства в підрозділах на працівника відповідно до його функціональних обов'язків.

3. Управлінню справами довести цей наказ до керівників структурних підрозділів НКРЕ.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника загального відділу управління справами Соловей Т.Г.

Зміст

1. Загальні положення

2. Підготовка службових документів

2.1. Документування управлінської діяльності

2.2. Складання документів

2.3. Оформлення документів

2.4. Підготовка та оформлення документів до засідань Комісії

2.5. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом

2.6. Оформлення документів про відрядження

3. Організація документообігу

3.1. Загальні правила організації документообігу

3.2. Порядок проходження і виконання вхідних документів

3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та процес їх підготовки

3.4. Організація доставки документів в межах центрального апарату НКРЕ

4. Реєстрація документів і побудова обліково-довідкових картотек

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.2. Індексація документів

4.3. Реєстраційно-контрольні картки і порядок їх заповнення

4.4. Побудова обліково-довідкової картотеки

5. Організація контролю за виконанням документів

5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

5.2. Строки виконання документів

5.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6. Складання номенклатури справ

6.1. Складання номенклатур справ

6.2. Формування справ

6.3. Систематизація окремих категорій документів

6.4. Оперативне зберігання документів.

7. Підготовка документів до наступного зберігання і використання

7.1. Експертиза наукової і практичної цінності документів

7.2. Оформлення справ

7.3. Описи документів постійного і тимчасового зберігання

7.4. Забезпечення схоронності документів

7.5. Передача справ до архіву НКРЕ

8. Механізація діловодних процесів

1.1. Інструкція з діловодства Національної комісії регулювання електроенергетики України (далі - НКРЕ), встановлює правила і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

1.2. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників НКРЕ.

Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними інструкціями.

1.3. В НКРЕ застосовується часткова централізація діловодства.

1.4. Відповідальність за стан діловодства у підрозділах* НКРЕ, додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів покладається на керівництво структурних підрозділів.

Ведення діловодства у підрозділах здійснює відповідальний за діловодство працівник. У підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

1.5. Вимоги загального відділу управління справами з питань ведення діловодства і роботи з документами обов'язкові для всіх працівників НКРЕ.

Контроль за правильністю застосування вимог Інструкції НКРЕ здійснює загальний відділ управління справами.

1.6. Начальники підрозділів НКРЕ зобов'язані:

розглядати і передавати виконавцям документи в день їх надходження у підрозділ;

забезпечити своєчасне отримування та якісне виконання документів і доручень керівництва НКРЕ;

аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку;

вживати заходів до скорочення службового листування; не вимагати від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій різноманітних відомостей (звітів), подання яких не передбачено нормативно-правовими актами і не викликається необхідністю;

вдосконалювати форми і засоби роботи з документами на основі розвитку комплексної комп'ютеризації та автоматизації діловодних процесів;

у разі звільнення, відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин відповідального за діловодство працівника організувати передачу справ, документів і реєстраційних карток за актом особі, що його заміщає. Один примірник акта передається в загальний відділ управління справами;

забезпечити ознайомлення новоприйнятого відповідального за діловодство працівника протягом трьох днів з цією Інструкцією та направити до загального відділу управління справами для проходження інструктажу.

1.7. Стан діловодства у підрозділах НКРЕ перевіряється один раз на рік (січні - лютому за минулий рік) експертними комісіями підрозділів (ЕК).

Комісії перевіряють виконання вимог цієї Інструкції, проводять вибіркову перевірку наявності службових документів із числа найбільш важливих.

Про наслідки перевірки складається акт, доповідають начальнику підрозділу для вжиття у разі потреби заходів щодо усунення виявлених недоліків. Один примірник акта передається в загальний відділ управління справами.

1.8. Використання службових документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю НКРЕ, у відкритій пресі, в передачах по радіо і телебаченню, а також у науково-дослідних роботах допускається тільки з дозволу Голови або Членів НКРЕ.

1.9. Діловодство в НКРЕ ведеться державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності

2.1.1. Для документів управлінської діяльності визначено перелік видів службових документів, що вживаються в діяльності НКРЕ, порядок їх складання і оформлення згідно з додатками 1, 18.

2.1.2. Підставою для виникнення розпорядчих документів у діяльності НКРЕ є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

конкретні доручення вищих органів;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання НКРЕ покладених на неї завдань відповідно до її компетенції;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.1.3. Із питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних державних органів та громадських організацій, приймаються спільні розпорядчі документи.

2.1.4. Розпорядчі документи, що надходять до НКРЕ від органів вищого рівня, доводяться до структурних підрозділів та виконавців за вказівкою керівництва.

2.1.5. В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів державної влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.1.6. НКРЕ здійснює зв'язок з іншими установами та організаціями, окремими громадянами шляхом листування.

Як правило, лист складається у разі, коли неможливо або важко здійснити обмін інформацією, дати усні роз'яснення, провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону (телефонограма) або телефаксу.

2.2. Складання документів

2.2.1. Для складання службових документів в НКРЕ використовується папір форматів А3 (420х297), А4 (210х297), А5 (148х210).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.2.2. Всі службові документи оформляються на бланках, що виготовляються друкарським способом. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.

2.2.3. Зміст документів повинен викладатись стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні (статуті) про установу.

2.2.4. Тексти документів, як правило, складаються із двох основних частин. У першій частині вказується обґрунтування або підстава для складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її частині також повідомляється підстава або причина для складання документа, а у другій - рішення, розпорядження, прохання.

В окремих випадках текст документів може мати одну частину: накази та розпорядження - без преамбули, лист - прохання без пояснень та ін.

2.2.5. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності НКРЕ (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.17.3.

Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.

Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи з зазначенням сторінок.

2.2.6. Цифровий матеріал, який наводиться в документах, як правило, оформляється у вигляді таблиць.

Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапка і двокрапка не ставляться.

Слово "таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються у правому верхньому куті таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".

Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів - не допускаються. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "Те ж", із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.

2.2.7. При підготовці текстів документів необхідно:

заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;

вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;

заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад, "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";

заміняти займенники іменниками (наприклад: "НКРЕ просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");

вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "НКРЕ повідомляє").

2.2.8. Для економії часу спеціалістів на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.

2.2.9. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання Конституції і законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України - за рішенням Голови Комісії на одного з Членів Комісії відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів НКРЕ.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

2.3. Оформлення документів

2.3.1. Види службових документів, що вживаються в діяльності НКРЕ, порядок їх складання, оформлення і місце розміщення реквізитів зазначені у переліку видів службових документів, що вживаються в діяльності НКРЕ, порядок їх складання і оформлення згідно з додатками 1, 18.

2.3.2. Кожний службовий документ, що складається в НКРЕ, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення ( додатки 2, 3. Назва виду документа (наказу, розпорядження, постанови) зазначається на бланках друкарським способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту діяльності, наприклад:

2.3.3. Найменування виду документа повинно зазначатись на кожному документі (за винятком листа).

2.3.4. Заголовок до тексту - це короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен бути максимально стислим і точним. Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "Про що документ?", "Чого?", наприклад: "про виділення додаткових коштів...", "Про забезпечення..." тощо.

Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може формуватись узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і розміщується у лівому верхньому куті під позначенням дати і номера. Максимальна довжина рядка - 28 знаків.

У документі великого обсягу або такому, що відображає кілька питань, поряд із заголовком складаються підзаголовки. Вони пишуться у лівій частині аркуша не перериваючи тексту.

Заголовок не складається до телеграм, телефонограм, повідомлень та інших документів, текст яких друкується на папері формату А5.

2.3.5. Адресування документів. При адресуванні документів необхідно додержуватись таких правил:

документи адресують установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі (структурний підрозділ або посадова особа зазначаються при внутрішньовідомчому листуванні, листуванні з постійними кореспондентами та в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає труднощів);

найменування установи та її структурного підрозділу необхідно писати у називному відмінку, наприклад:

при надсиланні документа посадовій особі найменування установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, уживаючи паралельні форми давального відмінка: посада - закінчення(-ові), прізвище(-у) чи навпаки, наприклад:

при надсиланні документа керівнику установи її найменування входить у найменування посади і пишеться в давальному відмінку, наприклад:

при розсиланні документів адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:

поштова адреса кореспондента пишеться після назви адресата або його прізвища у правому верхньому куті документа і вказується повністю: поштовий індекс, область, місто, номер поштового відділення, вулиця, номер будинку;

якщо кореспонденція надсилається на адресу Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, то їх поштова адреса вказується лише на конвертах;

документ не повинен мати більше чотирьох адресатів; слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться; у разі надсиланні документа більше ніж на чотири адреси складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат;

при надсиланні документа особі, що не представляє організацію або структурний підрозділ (особливо це стосується відповідей на скарги і заяви громадян), можна зазначити лише прізвище, не вказуючи посади.

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаться поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

2.3.6. Датування документів. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.

Датою документа є дата його підписання, затвердження або події, яка зафіксована в документі.

Наприклад: датою наказу і листа є дата їх підписання, датою протоколу і акта - дата зафіксованої у них події, датою звіту та інших документів, які затверджуються, - дата їх затвердження.

Датою видання (прийняття) розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом.

Дата є пошуковою ознакою і вживається при посиланнях на даний документ разом з його назвою і реєстраційним індексом. Вона проставляється безпосередньо особою, яка підписала або затвердила документ.

До складу дати входять число, місяць і рік, що позначаються арабськими цифрами, розділеними крапками; перша пара цифр - число місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара - дві останні цифри року. Якщо порядковий номер місяця або число складаються з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль, наприклад: 5 травня 1997 року слід писати 05.05.97 або 05.05.1997. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, та при посиланні на дату затвердження документа вищого органу влади застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: від 30 травня 2000 р. Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.1997 роблять у наказах, постановах, розпорядженнях, протоколах, доповідних записках, довідках, актах, листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО.

Без століття дати пишуться в додатках до наказів, реєстраційних і контрольних картках, штампах для реєстрації вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та інших документах внутрішнього характеру.

Всі службові позначення на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

2.3.7. Погодження документів. Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа.

Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення питань: про якість підготовленого документа, його доцільність, своєчасність, економічну і науково-технічну обґрунтованість змісту; про відповідність документа чинному законодавству і нормативно-правовим актам, що визначають компетенцію установи, яка прийняла документ.

Погодження може здійснюватись в апараті НКРЕ із структурними підрозділами і посадовими особами, а також з іншими організаціями.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівництвом НКРЕ невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів документів вищих органів влади проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації в НКРЕ.

Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із підрозділами НКРЕ, юридичним управлінням і літредактором, із членами Комісії, до компетенції яких відносяться питання, що порушуються в проекті документа.

Формою внутрішнього погодження проекту документа є візування.

Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначають найменування посади цієї особи.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у підрозділах НКРЕ.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші. У цьому випадку віза може мати таку форму:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється візою, грифом погодження, довідкою погодження або протоколом обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

Гриф погодження включає в себе такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, з якою документ погоджується, дату погодження.

Позначки про внутрішнє і зовнішнє погодження (віза або гриф) проставляються на останньому аркуші документа нижче підпису або на окремому аркуші погодження за встановленою формою.

У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

2.3.8. Засвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами засвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа.

Відповідно до Положення про НКРЕ право ведення листування із службових питань і підписання документів надається тільки Голові та Членам Комісії.

Телеграми підписують Голова та Члени Комісії.

Документи, що надсилаються на розгляд до Верховної Ради України, Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, підписуються Головою Комісії та Членами Комісії. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.

Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

Зміст документів, підготовлених за підписом Голови та Членів Комісії, викладається від імені Національної комісії регулювання електроенергетики України.

При тимчасовій відсутності службової особи, якій надається право підписувати документи, ці документи підписує особа, яка тимчасово її заміщає. Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо вирішувані при цьому питання не виходять за межі їх повноважень.

У відповідях на будь-які запити або документи необхідно обов'язково посилатися на їх вихідний номер і дату.

Документи, як правило, мають один підпис.

Підписи двох службових осіб проставляються, наприклад, на протоколи засідань Комісії, які підписують Голова комісії і секретар засідання.

Два підписи або більше проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад: акти, фінансові документи, документи, що виходять від кількох установ).

До складу підпису входить найменування посади особи, яка підписала документ (повне, коли документ складено не на бланку, і скорочене - на документах, складених на бланках), особистий підпис і його розшифрування, наприклад:

Якщо документ повинні підписувати кілька посадових осіб, їх підписи розміщають один під одним у послідовності, що відповідає посаді, причому найменування посад розділяють двома-чотирма міжрядковими інтервалами, наприклад:

Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні, наприклад:

При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії, наприклад:

Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або розпорядчого документа.

Затверджуються, як правило, такі види документів: положення (про підрозділи НКРЕ, дорадчі органи та ін.), звіти і баланси, структура і штатні розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів тощо.

Коли документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи розміщуються так:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

В НКРЕ гербовою печаткою засвідчуються підписи Голови та Членів Комісії, начальника управління справами та головного бухгалтера.

Печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається НКРЕ на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 4).

Печатка, яка відтворює найменування НКРЕ (печатка управління справами), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа - відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається в інші організації і установи з дозволу керівництва або начальників підрозділів НКРЕ.

У НКРЕ можуть засвідчуватися копії тільки тих документів, які складаються безпосередньо в апараті Комісії.

Разом з тим, при вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, при задоволенні їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів і свідоцтв про одержану освіту та ін.).

Копія документа, розробленого в НКРЕ, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналу.

На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку копії документа ставиться позначка "копія".

Засвідчуваний напис складається за формою: слово "Згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:

При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав копію, та засвідчується печаткою управління справами.

Під час оформлення копій документа, що стосується особистих прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію, робиться позначка кому і коли вона видана.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину найменування посади особи, яка підписала документ.

Порядок виготовлення печаток та штампів визначається Міністерством внутрішніх справ України. Вони підлягають спеціальному обліку в органах внутрішніх справ за місцем розташування НКРЕ та в режимно-секретному секторі НКРЕ.

Видача печаток та штампів режимно-секретним сектором здійснюється тільки особисто відповідальним посадовим особам під розписку в журналі обліку печаток та штампів.

Печатки та штампи необхідно зберігати у сейфах або металевих шафах.

Відпрацьовані печатки та штампи структурні підрозділи передають режимно-секретному сектору НКРЕ, а останній - органам МВС для знищення. В цьому випадку складається акт, в якому вказуються повні найменування печаток та штампів, що ліквідуються, а також подаються їхні відбитки. Ці акти - постійного терміну зберігання.

Акт складається також у випадку заміни керівника у структурному підрозділі, в якому зберігаються та використовуються печатки і штампи. Приймання і передача печаток і штампів відображається в приймально-здавальному акті, а також засвідчується особистими підписами осіб, які здають та приймають посаду, в журналі обліку печаток та штампів режимно-секретного сектору.

2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються відповідними нормативними документами;

додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного документа.

Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, позначки про погодження, затвердження).

Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого документа, дати і номера за формою:

При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 3. Якщо додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати (візувати) керівники структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Наявність додатків вказується в основному або супровідному документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням назви, кількості аркушів і примірників, що додаються.

Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то позначка про наявність додатка має таку форму:

Додаток: на " " арк. в " " примірниках.

Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то позначка про наявність додатка має таку форму:

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури) не зазначається.

2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів.

Проходження документа супроводжується відповідними позначками:

про надходження (реєстрацію) документа - проставляється штамп;

про контроль документа - проставляється штамп "Контроль";

про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції керівництва або підрозділів НКРЕ;

про направлення виконаного документа до справи - проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа, який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ про виконання), слово "До справи N ___", в яку має бути підшито документ, дату направлення документа в справу, підпис виконавця, наприклад:

До справи N 11-33.

Відмітка "До справи N ___" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

2.4. Підготовка та оформлення документів до засідань Комісії

2.4.1. Засідання Комісії проводяться відповідно до затверджених планів роботи, в міру потреби та згідно з Регламентом Національної комісії регулювання електроенергетики України.

Регламент визначає: порядок підготовки та оформлення матеріалів до розгляду на засіданні Комісії; порядок розгляду питань на засіданнях Комісії; функції посадових осіб Комісії; основні правила етикету на засіданнях Комісії; інші питання внутрішньої діяльності Комісії.

Комісія вирішує питання відповідно до вимог Конституції України, інших актів законодавства України в порядку, передбаченому Регламентом.

2.4.2. Засідання Комісії поділяються на пленарні та робочі.

Пленарні засідання Комісії проводяться, як правило, не рідше двох разів на тиждень. В період між пленарними засіданнями Голова або Члени Комісії можуть скликати робочі засідання.

2.4.3. Про кожне засідання Комісії складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

У протоколі засідання Комісії вказують такі реквізити: назву органу (Комісія, оперативна нарада тощо), вид документа (протокол, стенограма), дата та час проведення.

У вступній частині протоколу вказують: ініціали і прізвище голови та секретаря, кількість присутніх за окремим списком, що додається, а при невеликій кількості присутніх - ініціали та прізвища, порядок денний засідання із зазначенням доповідачів з кожного питання.

Основний текст протоколу викладається з кожного питання порядку денного окремо: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", які друкуються великими літерами від нульового положення табулятора.

2.4.4. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань Комісії покладається на керівників відповідних структурних підрозділів НКРЕ.

2.4.5. Рішення, прийняті на пленарному засіданні, оформлюються постановами НКРЕ; рішення, прийняті на робочому засіданні, - постановами і розпорядженнями.

Рішення Комісії оформлюються протягом трьох днів після закінчення засідання та підписуються Головою Комісії або виконуючим його обов'язки на момент підписання рішення.

2.5. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом

2.5.1. У структурних підрозділах НКРЕ друкуються документи тільки службового характеру.

Документи для друкування мають бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені.

2.5.2. Щоб не допускати повторного передрукування, тексти службових документів, що підлягають друкуванню, мають бути попередньо погоджені з керівництвом підрозділів (завізовані виконавцем і начальником підрозділу).

2.5.3 Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом, викладені в додатку 5.

2.6. Оформлення документів про відрядження

2.6.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи НКРЕ з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я Голови або Члена Комісії за напрямком діяльності зазначає куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається Голові Комісії, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації наказів та посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал.

Заповнений бланк відрядження, підписаний Головою Комісії передається загальному відділу для реєстрації.

2.6.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії НКРЕ.

3.1. Загальні правила організації документообігу

3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до завершення виконання або відправлення формує документообіг НКРЕ.

3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким вимогам:

у процесі проходження і обробки основних категорій документів слід домагатися оперативності, цілеспрямованості, максимальної одноманітності;

інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати зворотні переміщення документів відповідно до схеми документообігу НКРЕ ( додаток 6).

3.2. Порядок проходження і виконання вхідних документів

3.2.1. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України та інших документів, що надходять до ЦА НКРЕ, здійснюється тільки централізовано в загальному відділі управління справами і в автоматизованому режимі.

Працівникам НКРЕ, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів та інших організацій.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за призначенням.

3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні пошкодження, відсутності документів або додатків до них, невідповідності номера на конверті номеру документа загальним відділом управління справами повідомляється відправнику. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) і надіслані не за призначенням документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. Конверти, в яких надійшли службові документи, знищуються, за винятком випадків, коли на документах немає дати і адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою одержання, і поштові штемпелі є доказом часу відправлення та одержання кореспонденції. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, листів, заяв і скарг громадян.

На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша документа, у правому куті, проставляється реєстраційний штамп, що фіксує факт одержання документа в НКРЕ.

3.2.3. Документи, які не реєструються в загальному відділі управління справами відповідно до переліку (додаток 7), а також документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням.

3.2.4. Всі документи, що надходять до НКРЕ, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюють працівники загального відділу управління справами в день надходження.

Мета попереднього розгляду документів - розподілення їх між Головою та Членами НКРЕ і підрозділами відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів.

Голові Комісії невідкладно, відразу після реєстрації, передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти, листи інших органів виконавчої влади, підписані керівниками, рішення органів місцевого самоврядування, пропозиції, заяви, скарги громадян, адресовані на ім'я Голови та Членів Комісії, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності НКРЕ і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Решту документів після реєстрації передають начальникам підрозділів.

3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після попереднього розгляду реєструються в загальному відділі управління справами, після чого передаються керівництву НКРЕ і підрозділам для розгляду по суті питань, порушених у документах.

3.2.6. Документи, які одержані до 16-00, реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 16-00 - на другий день, термінові - негайно.

3.2.7. Кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Голови Комісії, попередньо розглядає його помічник і готує проекти резолюцій (доручень). Резолюції (доручення) на документах, які надійшли на розгляд Членів Комісії, пишуть самі Члени Комісії.

3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у резолюціях керівництва НКРЕ і начальників підрозділів. У резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка про порядок і характер виконання документів та виконавця. У резолюціях, як правило, зазначаються: прізвище та ініціали виконавців і співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у необхідних випадках); особистий підпис, дата.

Резолюції (доручення) Голови та Членів Комісії пишуться або друкуються на окремих аркушах встановленої форми (формат А5). Начальники підрозділів резолюцію пишуть безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивки.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується порядок виконання документа.

Розгляд документів керівництвом повинен провадитись у найкоротший термін (як правило, в день надходження документа).

3.2.9. Після розгляду документів керівництвом НКРЕ помічники та секретарі приймальних* заносять резолюції керівництва НКРЕ в електронні реєстраційні картки, а потім повертають документи в загальний відділ управління справами для передачі виконавцям.

3.2.10. У разі необхідності внесення змін у попередній склад виконавців документа готується нова резолюція з позначкою "ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва НКРЕ. Секретарем приймальної нова резолюція переноситься у електронну реєстраційну картку, в якій у правому верхньому куті також проставляється позначка "ПЕРЕПИСАНО".

Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший здійснюється обов'язково через загальний відділ управління справами.

Резолюції начальників підрозділів у електронні реєстраційні картки переносять працівники підрозділів, які відповідають за діловодство.

3.2.11. Виконані документи підшиваються до справи згідно з затвердженою номенклатурою.

Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню", повертаються виконавцями до загального відділу управління справами.

На документі з позначкою "для ознайомлення" ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші позначки на них не робляться.

3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та процес їх підготовки

3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні, візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні), реєстрації та відправленні.

До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він готувався.

3.3.2. Вихідні документи передаються до загального відділу управління справами для реєстрації та відправлення тільки за підписом Голови та Членів Комісії.

3.3.3. Під час отримання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряються:

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах загального відділу управління справами НКРЕ;

наявність на документі відмітки про додатки.

3.3.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

3.3.5. У реєстрі розсилки зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, кому направлений документ (кореспондент), вид документа.

3.3.6. Структурні підрозділи здають вихідну кореспонденцію в загальний відділ з усіма необхідними реквізитами. Відповідальність за правильне оформлення адреси та достатність документів (наявність додатків), що відправляються, несуть структурні підрозділи. Працівники загального відділу мають право перевіряти правильність оформлення документів та повертати їх виконавцям на доопрацювання в разі порушення встановлених цією Інструкцією вимог до оформлення документів.

3.3.7. Вихідні документи надсилаються централізовано загальним відділом в день реєстрації від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

3.4. Організація доставки документів в межах центрального апарату НКРЕ

3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів у приймальні Голови та Членів Комісії здійснюється працівниками загального відділу управління справами.

Термінові доручення Верховної Ради України, Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, урядові телеграми доставляються у приймальні керівництва НКРЕ негайно.

3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи загального відділу управління справами розроблено графік доставки і отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами НКРЕ.

Доставка кореспонденції у приймальні керівництва провадиться о 10-00, 12-00, 15-00 та 17-00 - щоденно, у п'ятницю - о 10-00, 12-00, 14-00 та 16-00.

Доставка кореспонденції для підрозділів здійснюється працівниками загального відділу управління справами періодично по мірі накопичення документів.

У разі надходження термінової кореспонденції працівники загального відділу управління справами негайно доставляють її у підрозділи, для яких призначаються службові документи.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документів (вхідних, вихідних і внутрішніх) проводиться з метою їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в них інформації.

4.1.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, звернення народних депутатів, листи міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, пропозиції, заяви і скарги громадян та ін., проводиться централізовано.

4.1.3. Відповідно до специфіки діяльності НКРЕ реєстрація інших документів проводиться децентралізовано оскільки існують територіально роз'єднані представництва, за винятком документів, що мають інформаційний характер і не підлягають реєстрації відповідно до примірного переліку (додаток 7).

4.1.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ в НКРЕ реєструється лише один раз: вхідні документи реєструються в день їх одержання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створені - у день підписання або затвердження.

4.2. Індексація документів

4.2.1. Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх реєстраційних номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце виконання (складання) і зберігання.

4.2.2. Індекс вхідного документа складається з реєстраційного (порядкового) номера документа (за кожного кореспондента окремо), справи за номенклатурою та індексу поточного року.

4.2.3. Індекс внутрішнього (крім розпорядчих) і вихідного документа складається з реєстраційного (порядкового) номера документа, індексу підрозділу-відправника, справи за номенклатурою і індексу поточного року.

4.2.4. Індекси наказів, постанов і розпоряджень складаються з їх реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного виду документа.

4.3. Реєстраційно-контрольні картки і порядок їх заповнення

4.3.1. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка з певним складом реквізитів і порядком їх заповнення (додаток 8).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, додатки тощо.

4.3.2. Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, які ведуться в НКРЕ і відповідають потребам.

4.3.3. Оскільки в НКРЕ довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки (третій - для сектору контролю).

4.4. Побудова обліково-довідкової картотеки

4.4.1. Реєстраційно-контрольні картки на вхідні, вихідні і внутрішні документи у підрозділах і загальному відділі управління справами групуються в обліково-довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.

4.4.2. В НКРЕ існує банк реєстраційних даних, який забезпечує працівників інформацією про документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і роздрукування необхідної реєстраційно-контрольної картки.

4.4.3. Пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувачі мають можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

5.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

5.1.2. Контролю підлягають зареєстровані вхідні, вихідні і внутрішні документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюються виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністру України, запитів та звернень народних депутатів України, доручень органів вищого рівня та заяв, пропозицій і скарг громадян.

Підставою для взяття на контроль інших документів та рішень колегіальних органів є резолюція або усне розпорядження Голови або Членів Комісії, а для структурних підрозділів - розпорядження їхніх керівників.

5.1.3. Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції Голови, Членів Комісії або керівника структурного підрозділу та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

5.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює Голова Комісії відповідно до розподілу обов'язків.

Безпосередній контроль за виконанням документів у центральному апараті НКРЕ покладається на сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство.

5.2. Строки виконання документів

5.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені нормативно-правовими актами законодавства відповідно до переліку, вказаному у додатку 9.

5.2.2. Документи без зазначення терміну виконання мають бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, накази та розпорядження Голови і Членів Комісії (якщо в самому документі не зазначено інше), а також документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дня підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

5.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщує. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

5.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, шляхом підписання резолюції, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, Голова Комісії особисто (відразу після реєстрації документа).

5.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України на доопрацювання, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

5.3. Здійснення контролю за виконанням документа

5.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівництва про хід і підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях Комісії;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

5.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки (додаток 8).

5.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці за терміном виконання документів, за виконавцями, за групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

5.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

5.3.5. Контроль за виконанням документів провадитись за допомогою ПК.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

5.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дана відповідь по суті.

5.3.7. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання і зняття його з контролю вносяться до РКК (додаток 8).

5.3.8. При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання в архів одночасно з документами.

5.3.9. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву НКРЕ.

6.1. Складання номенклатур справ

6.1.1. Номенклатура справ (додаток 10) - це систематизований перелік найменувань справ, які заводяться у діловодстві підрозділів НКРЕ, з зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура складається з метою встановлення єдиної системи формування справ, обґрунтованого розподілу документів, забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є: одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і розшуку документів; застосування індексації документів, яка забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін, доповнень і виправлень; стабільність індексів справ.

6.1.3. Кожний підрозділ НКРЕ повинен мати номенклатуру справ, що розробляється керівником підрозділів із залученням провідних спеціалістів.

Номенклатура справ складається у трьох примірниках, підписується начальником підрозділу, головою експертної комісії і діловодом підрозділу, погоджується з працівником архіву НКРЕ. Три примірники номенклатури справ підрозділи щорічно, до 15 грудня, передають в управління документального забезпечення. Перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі; другий примірник передається у загальний відділ управління справами НКРЕ; третій примірник використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ користуються положеннями про управління, відділи і підвідділи, штатним розписом, номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком типових документів, що затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 N 41 (далі - Перелік).

6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів НКРЕ.

У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження, а також всі реєстраційно-контрольні картки до цих документів.

Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року (перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі, забороняється.

6.1.6. У номенклатуру справ не включаються друковані видання, відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень Президента України, Офіційний вісник України, довідники та інші подібні документи.

6.1.7. Кожна справа, включена в номенклатуру справ підрозділу, повинна мати індекс. Індекси справ складаються із позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів справ у межах підрозділу.

Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ.

Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються відповідно до Переліку.

6.1.8. В середині розділів справи розміщуються за ступенем їх важливості, з урахуванням взаємозв'язку документів. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, потім - документація НКРЕ: накази, протоколи, положення, статути, далі - програмна, звітна документація (проекти прогнозів, програм, інше) і в кінці - листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.

Заголовки справ зазначаються у відповідних розділах номенклатури. Формулювання заголовків справ у номенклатурі повинні бути стислими, конкретно відображати склад і зміст документів, що групуються в справу, і відповідати на питання: чиї документи і про що?

6.1.9. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені раніше справи, вони, за пропозицією спеціалістів підрозділів і за погодженням з загальним відділом управління справами, додатково вносяться в номенклатуру. З цією метою у кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.

6.1.10. Після закінчення діловодного року в номенклатурі справ обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість фактично сформованих за рік справ (томів).

Підсумковий запис скріплює підписом діловода підрозділу. Для контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній номенклатурі НКРЕ роблять позначки про фактично сформовані справи.

6.1.11. Загальним відділом управління справами складається зведена номенклатура справ (додаток 11), що відображає документи НКРЕ в цілому.

Зведена номенклатура справ складається на основі номенклатур справ підрозділів, підписується начальником загального відділу управління справами, працівником архіву, погоджується з Центральною експертною комісією НКРЕ (ЦЕК), Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України, і затверджується Головою НКРЕ.

Зведена номенклатура справ, як і номенклатури справ підрозділів, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним органом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівним органом. Установлюється такий порядок розподілу примірників номенклатури:

1-й примірник - зберігається у справі в загальному відділі;

2-й примірник - передається в архів НКРЕ для контролю за формуванням справ у підрозділах;

3-й примірник - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

4-й примірник - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

6.1.12. Розділами зведеної номенклатури справ є назви управлінь, відділів, окремих секторів, підрозділами номенклатури - найменування відділів та секторів в управліннях.

Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається управління справами, потім - підрозділи НКРЕ відповідно до затвердженого штатного розпису.

6.2. Формування справ

6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно до номенклатури. Формування справ у підрозділах, як правило, здійснюється діловодами підрозділів за безпосередньою участю спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ.

6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких вимог: групувати справи з документами постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно)* термінів зберігання;

розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

Переважне значення має питальний принцип систематизації, що передбачає розміщення документів у логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація, в своїй основі, співпадає з розміщенням документів за їх датами (підписання, надходження, виконання).

При хронологічному порядку розміщення документів постійного терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на початку справи; далі необхідно:

групувати в справи документи одного діловодного року, за винятком справ, продовження яких більше одного року викликається необхідністю (перехідні);

перевіряти правильність оформлення кожного документа, що підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу, позначок "До справи N", засвідчувального підпису копії та ін.). Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи;

групувати в окремі томи додатки великого обсягу. Невеликі додатки приєднувати до тих документів, яких вони стосуються;

включати у кожну справу не більше 250 аркушів (30-40 мм завтовшки);

включати у справу тільки один примірник кожного документа;

перевіряти склад документів, які повинні поміщатися в ту чи іншу справу. Не допускати включення у справи документів, що не стосуються питання, а також чернеток, варіантів, розмножених копій і документів, що підлягають поверненню.

6.2.3. Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснюється управлінням документального забезпечення.

6.3. Систематизація окремих категорій документів

6.3.1. Службові документи (накази, інструкції, положення та ін.) групуються у справи за видами, всередині окремих видів - за хронологією.

6.3.2. Документи засідань Комісії групуються у дві справи:

1) протоколи засідань Комісії (протокольні рішення, порядок денний, доповідні записки, довідки, доповіді, список запрошених осіб та інші документи);

2) документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо);

6.3.3. Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним.

6.3.4. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності структурних підрозділів. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

6.3.5. Накази НКРЕ з основної діяльності і з особового складу групуються в самостійні справи.

6.3.6. Прогнози, програми, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих документів.

6.3.7. Проекти прогнозів, програм, заявки, кошториси, звіти, розрахунки до них і листування, пов'язане із складанням проектів прогнозів, програм або їх виконанням, повинні зберігатися в документах того року, до якого відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання і дати одержання. Наприклад, звіт за 1996 рік, складений у 1997 році, повинен бути віднесений до 1996 року, а не до 1997 року; проект програми, прогнозу на 1997 рік, складений у 1996 році, повинен бути віднесений до 1997 року, а не до 1996 року.

6.3.8. Документи з особових справ розміщуються у такому порядку:

особовий листок з обліку кадрів або форма П-2ДС, автобіографія; документи про освіту; заява про прийом на роботу; направлення або подання; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення, зміну прізвища тощо; довідки та інші документи, що стосуються даної особи. У межах цих груп документи розміщуються за хронологією.

Копії наказів про стягнення, заохочення тощо у зв'язку з внесенням цих записів на доповнення до особового листка з обліку кадрів, в особову справу не підшиваються.

Справа, сформована з декількох особових справ, повинна мати внутрішній опис цих справ.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші документи другорядного значення групуються окремо від особових справ у справи тимчасового зберігання.

6.3.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи групуються у самостійні справи в межах року і розміщуються за підрозділами, а прізвища в них - за алфавітом.

6.3.10. Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються в окремі справи. Документи в цих справах розміщуються в хронологічному порядку.

Кожна заява (скарга) і документи з її розгляду становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторної заяви (скарги) або виникнення додаткових документів вони підшиваються в дану групу документів.

6.3.11. Листування групується в справи за період календарного року. До справи "Листування" поміщаються документи, що виникли в ході вирішення питання.

При поновленні листування з певного питання документи включаються до справи поточного року з зазначенням індексу справи за минулий рік, у якій зберігалися попередні документи з цього питання.

6.3.12. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в структурних підрозділах НКРЕ здійснює загальний відділ управління справами.

6.4. Оперативне зберігання документів

6.4.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів НКРЕ зберігаються за місцем їхнього формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

6.4.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

6.4.3. З метою забезпечення збереження документів справи мають зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, які закриваються.

6.4.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їхню схоронність.

6.4.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

6.4.6. Видача справ у тимчасове користування іншим установам здійснюється з дозволу Голови Комісії. На видану справу заводиться картка-замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів про одержання і передачу справи.

6.4.7. Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Голови Комісії з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Підготовка документів до зберігання і використання включає:

експертизу наукової і практичної цінності документів;

оформлення справ;

опис справ тимчасового та постійного зберігання;

забезпечення схоронності документів;

передачу справ до архіву НКРЕ.

7.1. Експертиза наукової і практичної цінності документів

7.1.1. Експертиза наукової і практичної цінності документів - це визначення економічного, соціально-культурного та іншого значення документів з метою їх відбору на зберігання і установлення термінів зберігання.

7.1.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів здійснюється постійно діючими експертними комісіями підрозділів (ЕК) і Центральною експертною комісією НКРЕ (ЦЕК).

7.1.3. Експертні комісії підрозділів і Центральна експертна комісія НКРЕ призначаються наказом Голови Комісії у складі: у підрозділах - не менше трьох-п'яти осіб і ЦЕК - семи-дев'яти осіб.

7.1.4. У своїй роботі експертні комісії підрозділів і Центральна експертна комісія НКРЕ керуються вказівками Центрального державного архіву вищих органів влади та управління, інструкціями та положеннями, що приймаються в НКРЕ.

7.1.5. Експертні комісії підрозділів здійснюють такі функції:

щорічно організовують відбір документів і справ на зберігання;

проводять експертизу наукової і практичної цінності документів, що знаходяться в підрозділах;

перевіряють правильність формування справ з постійними термінами зберігання;

перевіряють правильність оформлення описів на справи, відібрані на постійне і тимчасове зберігання;

перевіряють правильність оформлення актів про виділення до знищення документів, справ підрозділу, що не підлягають передачі в архів НКРЕ;

розглядають і узгоджують номенклатури справ.

7.1.6. Центральна експертна комісія НКРЕ здійснює такі функції:

розглядає описи на справи постійного зберігання, що підлягають передачі в державний архів, та описи на справи з особового складу і приймає рішення про подання їх на погодження експертно-перевірочною комісією, далі (ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

після погодження ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України описів на справи постійного зберігання розглядає акти про виділення на знищення за відповідний період документів НКРЕ із закінченими термінами зберігання, складені працівниками архіву НКРЕ;

бере участь у підготовці проектів Переліку документів з термінами зберігання, Інструкції з діловодства та інших методичних посібників з діловодства і архівної справи;

розглядає і узгоджує зведену номенклатуру справ НКРЕ.

7.1.7. Засідання ЦЕК і ЕК відділів оформляються протоколом.

7.1.8. Рішення ЦЕК затверджується Головою НКРЕ, а в деяких випадках - ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України.

Обов'язковому узгодженню ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України підлягають рішення ЦЕК НКРЕ про затвердження описів на справи, що підлягають постійному зберіганню, у тому числі і з особового складу; пропозиції про скорочення термінів зберігання документів; пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками.

7.1.9. Відбір документів і справ, що підлягають зберіганню у підрозділах (з терміном зберігання "Доки не мине потреба"), до знищення оформляється актом. Акт, після розгляду ЕК підрозділів, підписується головою і членами комісії, затверджується керівництвом підрозділів і погоджується з працівником архіву НКРЕ (додаток 12).

Знищення включених в акти документів, що зберігаються в архіві НКРЕ, термін зберігання яких скінчився, проводиться після розгляду акта ЦЕК НКРЕ, підписання його членами комісії та затвердження Головою НКРЕ (додаток 13).

Самовільне знищення підрозділами справ або документів забороняється.

7.2. Оформлення справ

7.2.1. Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з описання справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання засвідчувального напису.

7.2.2. Справи постійного терміну зберігання (понад 10 років) підшиваються в тверду обкладинку за встановленою формою.

7.2.3. Підшивання документів у справи проводиться так, щоб збереглась повна можливість вільного читання тексту і щоб аркуші не виступали за край обкладинки. У випадках, коли текст на документі розташований близько краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні його в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається в справу.

7.2.4. Карти, схеми та інші подібні матеріали додаються до справи в конвертах, прикріплених до нижньої обкладинки справи з внутрішнього боку, а при великих кількостях групуються в окремі папки з клапанами.

7.2.5. Аркуш, складений і підшитий за середину, нумерується як два окремих аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і пришитий за один край, нумерується на верхній складці як один аркуш. Аркуш з наклеєними документами (вирізками, виписками, фотографіями тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа одним краєм підклеєні інші документи (вирізки, перекази, вставки тексту тощо), то кожен документ нумерується окремо черговим порядковим номером.

7.2.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки та ін.) при формуванні справ видаляються.

7.2.7. На обкладинці кожної справи зазначається: повне найменування НКРЕ; назва підрозділу; N фонду; N опису; N справи за списком; індекс справи за номенклатурою; заголовок (коротке, чітке формулювання основного змісту документальних матеріалів справи); кількість аркушів у справі; дати початку і закінчення справи; термін зберігання справи. Всі написи на обкладинках виконуються чітко (додаток 14).

7.2.8. На багатотомних справах крім номера справи, присвоєного першому тому, зазначається номер тому (справа N 12-20, том 2). На останньому томі після номера тому пишеться слово "останній" (справа 12-20, том 4, останній).

7.2.9. Для річних документів (програм, звітів та ін.), які датуються у заголовках справ, дата їх складання на обкладинках не зазначається.

7.2.10. Якщо в справі є документи-додатки за роки, що передують року утворення тому, на її обкладинці над датою робиться запис: "Є документи за такі роки".

7.2.11. Датою початку справи вважається найбільш рання дата вхідного, вихідного або внутрішнього документа, датою закінчення - найпізніша.

7.2.12. Присвоювати справам назви, які не визначають змісту підшитих у них документів (різне листування, із загальних питань тощо) - не дозволяється.

7.2.13. Всі аркуші, що мають на лицьовому чи зворотному боці будь-які записи, незалежно від їх формату, нумеруються порядковими номерами в правому верхньому куті чорним графітним олівцем. Якщо в справі понад 250 аркушів, вона повинна бути розділена на томи. Кожен том нумерується окремо. Чисті аркуші і аркуші з засвідчувальним написом не нумеруються.

7.2.14. У разі виявлення помилок, допущених при нумерації справи, а також пошкоджень документів, їх наявність повинна бути обумовлена в засвідчувальному написі. Наприклад: у цій справі N 42-1 за 1995 рік пронумеровано 201 аркуш (двісті один), у тому числі, літерні N 50а, 50б, аркуш 130 забруднено чорнилом. Посада, підпис, дата.