Державна податкова служба України у зв'язку з надходженням звернення щодо ведення архіву надісланих до контролюючого органу файлів електронних документів із накладеними на них електронних цифрових підписів (кваліфікованих електронних підписів) та, керуючись ст. 52 Податкового кодексуУкраїни (далі - Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Фізична особа - підприємець у своїх зверненнях посилається на підпункти 16.1.12 та 16.1.14 пункту 16.1 статті 16 Кодексу, якими визначено, що платник податків зобов'язаний забезпечувати збереження документів, пов'язаних з виконанням податкового обов'язку, протягом строків, установлених Кодексом, та використовувати електронний кабінет для листування з контролюючими органами в електронній формі у разі подання звітності в електронній формі, а також після проходження електронної ідентифікації онлайн в електронному кабінеті.

Окрім того, платник також посилається на п. 1 розділу II Примірного договору про визнання електронних документів, наведеного у додатку 1 до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. N 557, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.08.2017 р. за N 959/30827 (далі - Порядок обміну електронними документами), яким визначено, що автор зобов'язаний, зокрема, вести архів надісланих до контролюючого органу файлів електронних документів із накладеними на них електронних цифрових підписів (кваліфікованих електронних підписів) (далі - ЕЦП (КЕП)) Автора та отриманих електронних документів з ЕЦП (КЕП) контролюючого органу. Зберігати цей архів протягом строку, передбаченого законодавством для зберігання відповідних документів на паперових носіях.

Відповідно до ст. 9 Закону України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон N 851) електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Подання електронних документів до контролюючих органів здійснюється платниками податків відповідно до Закону N 851 та Закону України від 5 жовтня 2017 року N 2155-VIII "Про електронні довірчі послуги", а також Порядку обміну електронними документами.

Відповідно до п. 1 розділу II Порядку обміну електронними документами електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства та на підставі Договору про визнання електронних документів (далі - Договір), що визначає взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу (далі - СЕД).

Автор створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов'язкових реквізитів та з використанням ЕЦП (КЕП), керуючись Порядком, а також Договором (п. 3 розділу II Порядку обміну електронними документами).

Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП (КЕП) підписувана (підписувачів), електронної печатки (за наявності), як передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді.

Автор здійснює надсилання електронних документів з урахуванням встановлених законодавством граничних строків для подання таких документів.