1. Ці Методичні рекомендації розроблено з урахуванням статті 44 Закону України "Про державну службу" (далі - Закон), Типового порядку проведення оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2017 року № 640 (зі змінами) (далі - Типовий порядок).

2. Ці Методичні рекомендації рекомендується застосовувати у своїй роботі службам управління персоналом державних органів та іншим учасникам проведення оцінювання результатів службової діяльності (далі - оцінювання) державних службовців, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В".

3. Ці Методичні рекомендації рекомендується застосовувати під час:

визначення результатів виконання завдань (підготовка наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державними службовцями, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В" (далі - наказ (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань), із списком державних службовців, подання письмових звітів, проведення оціночних співбесід, заповнення форм щодо результатів виконання завдань державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії "Б" або "В" (далі - форма щодо результатів виконання завдань);

затвердження висновку щодо оцінювання результатів службової діяльності державних службовців (далі - висновок) (крім випадків, коли жодне із визначених завдань не підлягає оцінюванню) та ознайомлення з ним державного службовця.

4. Учасниками визначення результатів виконання завдань та затвердження висновку рекомендується вважати:

державного службовця;

безпосереднього керівника державного службовця, який займає посаду державної служби категорії "Б" або "В";

керівника самостійного структурного підрозділу (у разі наявності), в якому працює державний службовець, який займає посаду державної служби категорії "Б" або "В";

суб'єкта призначення;

службу управління персоналом.

5. Відповідно до пункту 13 Типового порядку визначення результатів виконання завдань проводиться у жовтні - грудні за період з 1 січня поточного року або з дати визначення завдань і ключових показників до дати прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань.

6. При визначенні результатів виконання завдань та затвердженні висновку рекомендується дотримуватися такого алгоритму дій:

1) для служб управління персоналом:

підготовка та прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань;

проведення навчання для державних службовців щодо процедури оцінювання;

збирання оформлених в установленому порядку форм щодо результатів виконання завдань;

підготовка висновку за формою згідно з додатком 5до Типового порядку та його затвердження наказом (розпорядженням);

ознайомлення державних службовців з висновком щодо оцінювання результатів їх службової діяльності у порядку, визначеному Законом;

2) для безпосередніх керівників:

ознайомлення зі строком визначення результатів виконання завдань в державному органі;

збір та аналіз поданих державними службовцями письмових звітів та форм щодо результатів виконання завдань в частині відомостей щодо себе та займаної посади, опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання;

підготовка переліку питань на оціночну співбесіду;

проведення оціночної співбесіди та завершення заповнення форми щодо результатів виконання завдань;

ознайомлення державного службовця з результатами виконання завдань та передача оформленої форми щодо результатів виконання завдань службі управління персоналом;

3) для державних службовців:

ознайомлення зі строком визначення результатів виконання завдань в державному органі;

аналіз виконання своїх завдань і ключових показників результативності, ефективності та якості службової діяльності (далі - ключові показники), підготовка письмового звіту (у разі його подання державним службовцем) та заповнення форми щодо результатів виконання завдань в частині відомостей щодо себе та займаної посади, опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання;

надання усних пояснень під час оціночної співбесіди;

ознайомлення з результатами виконання завдань та затвердженим висновком.

7. Відповідно до пункту 36 Типового порядку визначення результатів виконання завдань державним службовцем, на якого покладено виконання обов'язків за посадою державної служби категорії "А", "Б" або "В", здійснює керівник вищого рівня по відношенню до посади державної служби, яку він займає.

1. Відповідно до абзаців першого та другого пункту 6 Типового порядку служба управління персоналом державного органу, в якому працює державний службовець, надає консультативну допомогу учасникам оцінювання та здійснює заходи щодо організації оцінювання, у тому числі підготовку проекту наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державними службовцями, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В", із списком державних службовців.

2. З метою належної підготовки до визначення результатів виконання завдань службам управління персоналом державного органу, штатна чисельність якого перевищує 50 осіб, рекомендується розпочати підготовку проекту наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань та подати його на затвердження не пізніше 05 жовтня звітного року.

3. Відповідно до абзаців першого - четвертого пункту 15 Типового порядку для визначення результатів виконання завдань суб'єктом призначення приймається наказ (розпорядження), в якому зазначається:

список державних службовців;

строк визначення результатів виконання завдань;

доручення, необхідні для організаційного забезпечення проведення цього етапу оцінювання (у разі потреби).

4. Службі управління персоналом при підготовці списку державних службовців рекомендується враховувати вимоги пунктів 8 та 14 Типового порядку, а саме:

1) оцінювання результатів службової діяльності державного службовця, на якого покладено виконання обов'язків за вакантною посадою державної служби або виконання обов'язків тимчасово відсутнього державного службовця, проводиться за тією посадою державної служби, яку він займає;

2) визначення результатів виконання завдань, затвердження висновку не проводиться, якщо на дату прийняття наказу (розпорядження) про визначення результатів виконання завдань державний службовець:

працює на займаній посаді у звітному році з визначеними йому завданнями менше трьох місяців;

перебуває у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, без збереження заробітної плати відповідно до пунктів 3 і 18 частини першої статті 25 Закону України "Про відпустки" ;

відсутній на службі у зв'язку з призовом на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийняттям на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду;

відсутній на службі у зв'язку з проходженням спеціальної підготовки кандидатами на посаду судді відповідно до статті 77 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" ;

відсторонений від виконання посадових обов'язків (повноважень) у порядку, визначеному законом.

5. Службі управління персоналом при встановленні строку визначення результатів виконання завдань рекомендується дотримуватися абзацу сьомого пункту 15 Типового порядку, яким встановлено, що строк визначення результатів виконання завдань державними службовцями, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В", встановлюється з урахуванням того, що результати виконання завдань безпосередніх керівників визначаються після результатів виконання завдань підпорядкованих їм державних службовців.

6. Службі управління персоналом рекомендується узгодити з керівником державної служби та керівниками самостійних структурних підрозділів:

1) кінцевий строк подання державним службовцем безпосередньому керівнику письмового звіту (у разі складання такого звіту);

2) кінцевий строк подання державним службовцем безпосередньому керівнику форми щодо результатів виконання завдань, заповненої у частині відомостей щодо себе та займаної посади, опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання;

3) кінцевий строк подання державним службовцем безпосередньому керівнику заяви про проведення оціночної співбесіди та визначення результатів виконання завдань раніше (у разі тимчасової відсутності у зв'язку з відрядженням або відпусткою такого державного службовця);

4) кінцевий строк початку та завершення проведення оціночних співбесід у державному органі;

5) кінцевий строк подання безпосереднім керівником службі управління персоналом оформленої в установленому порядку форми щодо результатів виконання завдань для зберігання;

6) кінцевий строк підготовки службою управління персоналом проекту наказу (розпорядження) про затвердження висновку щодо оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, які займають посади державної служби категорій "Б" і "В".

З метою якісного опрацювання безпосереднім керівником поданих йому державним службовцем матеріалів службі управління персоналом рекомендується передбачити перерву не менше двох робочих днів між поданням державним службовцем форми щодо результатів виконання завдань і письмового звіту та проведенням оціночної співбесіди.

Якщо штатна чисельність державних службовців державного органу перевищує 50 осіб, службі управління персоналом рекомендується розробити графік визначення результатів виконання завдань у державному органі з урахуванням рекомендацій цього пункту.

7. У разі виникнення потреби у додаткових дорученнях, необхідних для організаційного забезпечення визначення результатів виконання завдань, службі управління персоналом рекомендується узгодити такі доручення з керівником державної служби та з керівниками самостійних структурних підрозділів.

Наприклад, у разі проведення навчання державних службовців щодо визначення результатів виконання завдань у державному органі, службі управління персоналом рекомендується узгодити з керівниками самостійних структурних підрозділів дату (дати) проведення такого навчання.

8. Службі управління персоналом під час проведення навчання щодо визначення результатів виконання завдань рекомендується довести до відома державних службовців інформацію про:

етапи проведення оцінювання;

строк визначення результатів виконання завдань (графік, у разі його підготовки);

кінцевий строк подання державним службовцем заяви про проведення оціночної співбесіди та визначення результатів виконання завдань раніше визначеного строку, встановленого в наказі (розпорядженні), якщо він припадає на період відрядження або відпустки цього державного службовця;

порядок підготовки усних пояснень, письмового звіту та заповнення форми щодо результатів виконання завдань у частині відомостей щодо себе та займаної посади, опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання;

порядок ознайомлення державних службовців з висновком.

1. Відповідно до пункту 7 Типового порядку оцінювання проводиться на підставі ключових показників, визначених з урахуванням посадових обов'язків державного службовця, а також дотримання ним загальних правил етичної поведінки та вимог законодавства у сфері запобігання корупції.

2. Абзацом першим пункту 37 Типового порядку передбачено, що для визначення результатів виконання завдань безпосередній керівник спільно з керівником самостійного структурного підрозділу (у разі наявності) проводить з державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії "Б" або "В", оціночну співбесіду.

3. Відповідно до абзацу першого пункту 38 Типового порядку перед проведенням оціночної співбесіди державний службовець, який займає посаду державної служби категорії "Б" або "В", заповнює форму щодо результатів виконання завдань державним службовцем, який займає посаду державної служби категорії "Б" або "В", за відповідний рік згідно з додатком 8 до Типового порядку у частині відомостей щодо себе та займаної посади, опису досягнутих результатів у розрізі кожного визначеного завдання та строку його фактичного виконання.