Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення щодо реєстрації податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних, та керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі - Кодекс) в межах компетенції повідомляє.

У своєму зверненні платник податків повідомив, що практична необхідність отримання податкової консультації пов'язана з реєстрацією податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних у разі зміни директора. Враховуючи викладене, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1. Хто мас право підписати податкові накладні, виписані за період з 19.12.2024 - 31.12.2024 року, за період з 01.01.2025 - 13.01.2025 року, якщо відповідальна особа за виписку та підпис податкової накладної, крім померлого директора, відсутня? Чи може в зазначених обставинах це зробити новий директор?

2. Чи можна підписати податкові накладні КЕП, отриманим працівником підприємства як фізичною особою?

3. При яких обставинах (або при яких умовах) можлива реєстрація вищезазначених податкових накладних?

4. Як Товариство повинно було відобразити в звітності податкові накладні за період з 19.12.2024 - 31.12.2024 року, та з 01.01.2025-13.01.2025 року, які не були зареєстровані?

Щодо першого, другого та третього питання

Реєстрація податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних здійснюється відповідно до вимог Кодексу та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року №1246 (зі змінами) (далі - Порядок №1246).

Згідно положень пункту 5 Порядку №1246 податкові накладні приймаються до Єдиного реєстру податкових накладних у разі дотримання вимог установлених пунктом 192.1 статті 192, пунктами 200-1.3, 200-1.9 статті 200-1 та пунктами 201.1, 201.10 і 201.16 статті 201 та пунктом 97 підрозділу 2 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу, а також з урахуванням Законів України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг" та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 №959/30827 (зі змінами) (далі - Порядок №557).

Статтею 201 Кодексу визначено, що на дату виникнення податкових зобов'язань платник податку зобов'язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі - кваліфікований електронний підпис), уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Вимоги щодо накладення кваліфікованого електронного підпису, у тому числі щодо делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платника податку визначені пунктом 10 Порядку №1246.

Так, для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, відповідний орган ДПС відповідно до Порядку №557.

Згідно з пунктами 3 та 4 розділу ІІІ Порядку №557 для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення за визначеною Порядком №557 формою в електронному вигляді повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, до якого вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.

Пунктом 2 Порядку №1246 визначено, зокрема, що податкова накладна - електронний документ, який складається платником податку на додану вартість відповідно до вимог Кодексу в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації.

Відповідно до статті 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа.

До Єдиного реєстру податкових накладних приймаються податкова накладна та/або розрахунок коригування, складені в електронній формі з накладенням:

кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;

кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізичною особою - підприємцем (пункт 10 Порядку №1246).