Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення щодо реєстрації податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних, та керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі - Кодекс) в межах компетенції повідомляє.

У своєму зверненні платник податків повідомив, що практична необхідність отримання податкової консультації пов'язана з реєстрацією податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних у разі зміни директора. Враховуючи викладене, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:

1. Яким чином Товариство може виконати свій обов'язок, передбачений п. 201.1 ст. 201 Кодексу, та зареєструвати податкові накладні за період з 31.12.2021 - 31.12.2022, якщо 03.11.2023 був призначений новий директор Товариства, кваліфікований електронний підпис попереднього директора Товариства втратив свою чинність, а працівники, які були уповноважені складати та реєструвати податкові накладні в період з 31.12.2021 - 31.12.2022, припинили трудові відносини з Товариством (більше не є його працівниками та не мають повноважень складати та реєструвати податкові накладні від імені Товариства)?

2. Якими нормами чинного законодавства передбачено, що приймаються та/або реєструються в Єдиному реєстрі податкових накладних виключно ті податкові накладні, що містять накладений кваліфікований електронний підпис особи, уповноваженої на підписання податкових накладних станом на дату їх складання (тобто станом на дату здійснення відповідної оподатковуваної ПДВ операції), а не станом на дату фактичного формування та подання таких податкових накладних до реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних?

3. Чи може бути притягнутий до відповідальності (зокрема, у вигляді штрафу) за не реєстрацію податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних платник податків, який здійснив всі залежні від нього заходи задля виконання свого обов'язку (тобто, належним чином склав та подав на реєстрацію податкові накладні), однак податкові накладні не були зареєстровані з незалежних від нього обставин?

Щодо першого та другого питання

Реєстрація податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних здійснюється відповідно до вимог Кодексу та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року №1246 (зі змінами) (далі - Порядок №1246).

Згідно положень пункту 5 Порядку №1246 податкові накладні приймаються до Єдиного реєстру податкових накладних у разі дотримання вимог установлених пунктом 192.1 статті 192, пунктами 200-1.3, 200-1.9 статті 200-1 та пунктами 201.1, 201.10 і 201.16 статті 201 Кодексу, а також з урахуванням Законів України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг" та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 №959/30827 (зі змінами) (далі - Порядок №557).

Статтею 201 Кодексу визначено, що на дату виникнення податкових зобов'язань платник податку зобов'язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі - кваліфікований електронний підпис), уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Вимоги щодо накладення кваліфікованого електронного підпису, у тому числі щодо делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платника податку визначені пунктом 10 Порядку №1246.

Так, для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, відповідний орган ДПС відповідно до Порядку №557.

Згідно з пунктами 3 та 4 розділу ІІІ Порядку №557 для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення за визначеною Порядком №557 формою в електронному вигляді повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, до якого вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.

Пунктом 2 Порядку №1246 визначено, зокрема, що податкова накладна - електронний документ, який складається платником податку на додану вартість відповідно до вимог Кодексу в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації.