У зв'язку зі змінами до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, відповідно до частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити зміни до Інструкції з діловодства в Державній судовій адміністрації України, затвердженої наказом ДСА України від 19.10.2017 № 980 (далі - Інструкція), що додаються.

2. Відділу документального забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) довести копію цього наказу до заступника Голови Державної судової адміністрації України, радників Голови Державної судової адміністрації України та працівників Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню забезпечення діяльності керівництва ДСА України (Мельнікова М.О.) оприлюднити цей наказ у розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше" офіційного вебсайту ДСА України не пізніше наступного робочого дня за днем його видання.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Чорнуцького С.П.

1. У тексті Інструкції:

слова та цифри "ДСТУ 4163-2003" замінити словами та цифрами "ДСТУ 4163-2020";

слова "ініціали (ініціал імені)", "реєстраційно-контрольна картка" у всіх відмінках замінити відповідно словами "власне ім'я", "реєстраційно-моніторингова картка" у відповідних відмінках;

слова "об'єднання громадян" замінити словами "громадські об'єднання";

слова "відділ документального забезпечення управління організаційного забезпечення та контролю", "управління організаційного забезпечення та контролю" замінити словами "відділ документального забезпечення та контролю";

слова "відділ контролю та організаційної роботи управління організаційного забезпечення та контролю" замінити словами "сектор контролю" у відповідних відмінках.

2. У розділі I:

1) абзац двадцять сьомий пункту 2 викласти в такій редакції:

"служба діловодства - структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби";

2) пункт 5 викласти в такій редакції:

"5. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи.";

3) пункт 6 викласти в такій редакції:

"6. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.";

4) у пункті 7:

абзац перший викласти в такій редакції:

"7. Організація діловодства в ДСА України покладається на відділ документального забезпечення та контролю (далі - служба діловодства).";

абзац третій викласти в такій редакції:

"Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.

Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.".

3. У розділі II:

1) у главі 1:

у пункті 16 слова "Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 р. № 1024 (зі змінами) (далі - ДКУД)", замінити словами "Національним класифікатором НК 010:2021, затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12 березня 2021 р. № 526 (далі - Національним класифікатором НК 010:2021);

по тексту Інструкції "ДКУД" замінити словами "Національним класифікатором НК 010:2021".

2) пункт 24 викласти в такій редакції:

"24. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020", прийнятого наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року № 144 (далі - ДСТУ 4163-2020).";

3) пункт 29 викласти в такій редакції:

"Повне найменування - Державна судова адміністрація України відповідає найменуванню, зазначеному в Положенні про Державну судову адміністрацію України. Скорочене найменування Державної судової адміністрації України - ДСА України. Скорочене найменування розміщується без дужок нижче повного найменування окремим рядком у центрі бланку документа.";

4) абзац сьомий пункту 36 викласти в такій редакції:

"Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім'я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім - поштову адресу, наприклад:

Сергію Петренку

вул. Козацька, буд. 97, кв. 675, м. Київ, 04001

5) пункт 43 викласти в такій редакції:

"Заголовок по тексту документа має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Заголовок по тексту документа оформлюють у спеціально відведеному місці на бланку."

6) пункт 66 викласти в такій редакції:

"66. Відомості про виконавця документа складаються з таких елементів: прізвища і власного імені виконавця документа, номера його службового телефону, наприклад:

Петренко Василь (044) 256 23 29

У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище виконавця документа і номер його службового телефону, наприклад:

Петренко 256 23 29".

7) у главі 2:

абзац перший пункту 73 викласти в такій редакції:

"73. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (далі - Типова інструкція з діловодства). Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2020.";

8) абзац перший пункту 77 викласти в такій редакції:

"77. Паперові бланки друкуються на папері високої якості фарбами насичених кольорів.";

9) у главі 5:

абзац третій пункту 108 викласти в такій редакції:

Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та в разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

10) у главі 7:

пункт 123 викласти в такій редакції:

"123. У разі надсилання документа у паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.";

11) у главі 9:

абзац третій пункту 135 викласти в такій редакції:

"Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, у заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.";

пункт 135 доповнити пункт новим абзацом такого змісту:

"Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль.";

12) пункт 136 викласти в такій редакції:

"136. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами.

Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника "цей".";

13) у главі 15:

пункт 197 викласти в такій редакції:

"197. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад: