Відповідно до частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, та з метою вдосконалення діловодства та архівної справи в Державній судовій адміністрації України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Державній судовій адміністрації України (далі - Інструкція), що додається.

2. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) не пізніше наступного робочого дня за днем видання цього наказу довести його до працівників Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, керівників державних підприємств, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

3. Керівникам структурних підрозділів Державної судової адміністрації України забезпечити неухильне дотримання підлеглими працівниками вимог Інструкції.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, керівникам державних підприємств, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, розробити й затвердити власні інструкції з діловодства.

5. Прес-службі (на правах сектору) (Пастухова В.М.) розмістити в розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше" офіційного сайту Державної судової адміністрації України цей наказ не пізніше наступного робочого дня за днем його видання.

6. Даний наказ набуває чинності з 01.12.2017.

7. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 23.03.2011 № 73 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України" (зі змінами).

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Булку О.А.

1. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в Державній судовій адміністрації України (далі - ДСА України).

2. У цій Інструкції терміни вживаються в таких значеннях:

архів ДСА України - структурний підрозділ ДСА України, що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними;

фонд - сукупність архівних документів ДСА України, сформованих на підставі зв'язку між документами та (або) їх утворювачами;

бланк службового документа - уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією та наявним місцем для фіксування змінної інформації;

витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа;

галузевий перелік документів - перелік видів документів, створюваних у процесі профільної діяльності всіх установ певної галузі чи сфери діяльності, зі строками їх зберігання;

державні архівні установи - центральні, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій;

джерела комплектування - юридичні та фізичні особи, що є утворювачами чи власниками документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що підлягають передаванню до архівних установ в обов'язковому порядку або на підставі угоди;

джерела формування НАФ - установи, що є створювачами чи власниками документів цього Фонду;

діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами;

документаційний (документальний) фонд - сукупність службових документів, що нагромадились або зібрані в процесі діяльності установи, склад і процес формування якої визначають її нормативні документи;

документообіг в установі - рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення;

експертиза цінності документів в установі - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ;

зона комплектування - адміністративно-територіальна одиниця, в якій перебувають установи, на які поширюються повноваження відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради);

інструкція з діловодства - обов'язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства установи;

копія документа - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа та в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак;

номенклатура справ - обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ;

огляд архівних документів - архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів з їх джерелознавчим аналізом;

опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

орган вищого рівня - установа, що здійснює функції управління щодо безпосередньо підпорядкованих їй установ;

організаційно-розпорядча документація - уніфікована підсистема управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці;

організація роботи зі службовими документами - організація здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності установи;

оригінал службового документа - примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи;

перелік типових документів - перелік видів документів, створюваних під час виконання загальних для всіх установ функцій управління, зі строками їх зберігання;

покажчик - архівний довідник, що містить систематизований перелік об'єктів чи явищ, згадуваних в архівних документах, із зазначенням їх пошукових даних;

реквізит службового документа - обов'язковий елемент, зафіксований у документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили;

служба діловодства - структурний підрозділ ДСА України, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи;

службовий документ - офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити;

строк зберігання документа - період обов'язкового зберігання службового документа, визначений законодавством унаслідок проведення експертизи його цінності;

унікальний документ - документ НАФ, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;

управлінський документ - службовий документ, спрямований на виконання установою функцій, що забезпечують її діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо;

фондоутворювач - установа, у результаті діяльності якої утворилися документаційний та відповідно архівний фонди;

формування справ - групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

3. Особливості організації діловодства зі службовими документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян та запитами на інформацію визначаються іншими нормативно-правовими актами та наказами ДСА України.

Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами), а також наказами ДСА України.

4. Викладені в Інструкції з діловодства в ДСА України (далі - Інструкція) правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодства в ДСА України розроблені відповідно до Конституції України та законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі - Правила організації діловодства), а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

Перелік документів, проходження яких у ДСА України переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках не можуть бути застосовані як оригінали, затверджується Головою ДСА України. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній і паперовій формі.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в ДСА України повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

5. Голова ДСА України відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату й несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.

6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.

7. Організація діловодства в ДСА України покладається на відділ документального забезпечення управління організаційного забезпечення та контролю (далі - служба діловодства).

Організація діловодства в структурних підрозділах ДСА України покладається на працівників, відповідальних за ведення діловодства, визначених відповідним наказом ДСА України, та в посадових інструкціях яких додатково зазначаються ці обов'язки.

ДСА України організовує діловодство відповідно до цієї Інструкції.

8. У ДСА України призначається особа, відповідальна за архів ДСА України, яка входить до складу служби діловодства.

9. Служба діловодства працює на підставі положення про неї, яке затверджується в порядку, визначеному законодавством.

Особа, відповідальна за архів, працює на підставі посадової інструкції, в якій зазначаються її обов'язки, права та відповідальність.

10. Керівництво ДСА України зобов'язано забезпечити архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.

11. Матеріальний носій інформації управлінського документа, що створений в ДСА України, способи та засоби її фіксування повинні забезпечувати збереженість документа протягом визначеного строку його зберігання.

12. Власником управлінського документа є установа, яка створила або отримала цей документ і внесла його до складу документаційного фонду.

13. Спірні питання щодо права власності на управлінські документи вирішуються у судовому порядку.

14. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи повинно(а) бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів, що здійснюється за письмовою вказівкою керівника установи, в установі обов'язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції, та протокол вилучення (виїмки).

Документи НАФ, вилучені відповідно до закону за вмотивованим рішенням слідчого, судді, суду, підлягають обов'язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після провадження у справі.

15. Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу установи.

Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів у ДСА України визначається актами законодавства, зокрема, Законом України "Про судоустрій і статус суддів", а також Положенням про Державну судову адміністрацію України, положеннями про структурні підрозділи ДСА України і посадовими інструкціями.

16. Управлінські документи установи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами) (далі - ДКУД).

17. Організаційно-розпорядча документація ДСА України, що є одним із класів управлінської документації, поділяється на:

організаційну, що містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад ДСА України, функціональний зміст діяльності ДСА України та її підрозділів (положення про ДСА України, положення про структурні підрозділи ДСА України, посадові інструкції, штатні розписи, тощо);

розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності ДСА України, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (рішення, накази);

інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

18. Право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу,) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється правовим статусом установи та порядком прийняття управлінських рішень.

Відповідно до Положення про Державну судову адміністрацію України Голова ДСА України видає накази.

19. Спільні розпорядчі документи установ, що видають однакові за формою документи (рішення, накази), видаються у відповідній формі.

Спільні розпорядчі документи установ, уповноважених видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа кожної установи, що приймає цей документ.

Розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом.

20. Проекти розпорядчих документів, що зачіпають інтереси інших установ, повинні попередньо погоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або суть розбіжностей зазначається в супровідному листі.

21. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних органів (колегіях, радах, зборах, нарадах), фіксується в протоколі. Протокол складається на підставі записів, зроблених під час засідання (стенограм, фонограм), та документів, підготовлених до засідання (текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів постанов або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо).

22. У межах повноважень ДСА України може надсилати листи при виконанні оперативних зв'язків з органами вищого рівня, функціональними органами, підлеглими та іншими установами, підприємствами та організаціями, а також громадянами.

Листування між структурними підрозділами необхідно уникати й застосовувати усні роз'яснення, вирішення питань по телефону, листування електронною поштою ДСА України тощо.

23. Доведення до відома структурних підрозділів ДСА України, територіальних управління Державної судової адміністрації України, судів розпорядчих документів органів вищого рівня або інших установ здійснюється у формі, встановленій автором документа.

Накази ДСА України доводяться до виконавців у вигляді копій.

Протокольні рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у формі, встановленій положенням про ці органи.

Документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом.

24. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003", затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003).

25. Під час підготовки, оформлення та/або опрацювання документів застосовують реквізити, що відповідають призначенню документа або способу його опрацювання.

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

26. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів ДСА України відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII "Про Державний Герб України".

Зображення Державного Герба України, розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування ДСА України а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

27. Код ДСА України проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про ДСА України".

28. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

29. Повне найменування - Державна судова адміністрація України відповідає найменуванню, зазначеному в Положенні про Державну судову адміністрацію України, затвердженому відповідним рішенням Ради суддів України. Скорочене найменування Державної судової адміністрації України - ДСА України. Скорочене найменування розміщується без дужок нижче повного найменування окремим рядком у центрі бланку документа.

30. Довідкові дані про ДСА України містять: поштову адресу, номери телефонів, факсів, код ЄДРПОУ, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування ДСА України.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

31. Назва виду документа зазначається на бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

32. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Порядок формування реєстраційних індексів певних груп документів ДСА України зазначається в пунктах 230-232 цієї Інструкції.

33. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

34. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

35. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами й розташовується без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилання, на кожному документі зазначається тільки один адресат.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Якщо документ надсилається фізичній особі, то в називному відмінку зазначається прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулиця, номер будинку й квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

У разі надсилання документа органам влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі надсилання документа кореспондентам країн далекого зарубіжжя зазначається повна поштова адреса англійською мовою (або латинськими літерами).

37. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

38. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

39. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, або особа, навпроти прізвища якої зазначено слово "скликання", скорочено "скл.". Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду. Головному виконавцю документа надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

40. На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

41. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання, або на окремих аркушах із зазначенням реєстраційного індексу й дати документа, якого вона стосується.

42. Також на окремих аркушах або спеціальних бланках резолюція може оформлятися в разі, коли документ підлягає поверненню.

43. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа та бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

44. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

45. Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

46. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

47. Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

48. У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

49. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

50. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

51. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), розміщується гриф затвердження відповідно до пунктів 117-118 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

52. На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, зазначається відмітка у верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

53. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату й номер, наприклад:

54. У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

55. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

56. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

57. Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

58. Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів ДСА України на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

59. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

60. Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

61. Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про зміни до кошторису на II квартал 2014 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік погашення заборгованості на II квартал 2014 р. на 2 арк. в 1 прим.

62. Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20.03.2014 № 595/03-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

63. Якщо додаток надсилається в електронному вигляді (електронними засобами зв'язку), про це робиться відповідний запис, наприклад:

Додаток: на 3 арк. в електронному вигляді.

64. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

65. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

66. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 256 23 29

Петренко (044) 256 23 29

67. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи ставиться у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату й номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади та підпис виконавця. Наприклад:

68. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, прізвище виконавця та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

69. На документах, що підлягають поверненню, відмітки про їх опрацювання в ДСА України не проставляють.

70. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

71. ДСА України здійснює діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюють українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

72. Обмеження доступу до інформації, що містять управлінські документи, і надання їм відповідних грифів ("Для службового користування", "Конфіденційно", "Таємно" тощо) здійснюються відповідно до законодавства.

73. Організаційно-розпорядчі документи оформляють на бланках. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2003.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі береги (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

Зразки бланків затверджуються наказом ДСА України.

74. У ДСА України використовують такі бланки документів з поздовжнім розміщенням реквізитів:

бланки для листів у кольоровому вигляді (додаток 2);

бланки для листів у чорно-білому вигляді (додаток 3);

бланки наказів (додаток 4).

Бланки для листів ДСА України виготовляються в кольоровому та чорно-білому вигляді.

Бланк для листа ДСА України в кольоровому вигляді застосовується при підготовці документів, що надсилаються:

Президентові України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністрові України, Главі Адміністрації Президента України, членам Кабінету Міністрів України, Генеральному прокурору України, Секретарю Ради національної безпеки і оборони України, головам комітетів Верховної Ради України, народним депутатам України, Голові Ради суддів України, Голові Конституційного Суду України, Голові Вищої ради правосуддя, Голові Верховного Суду, головам вищих спеціалізованих судів, Голові Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Голові Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, головам обласних державних адміністрацій.

В інших випадках використовується бланк для листа ДСА України в чорно-білому вигляді.

Територіальні управління Державної судової адміністрації України виготовляють бланки для листів за зразком, наведеним у додатку 5 до цієї Інструкції.

75. Бланки документів структурних підрозділів, бланки документів посадової особи розробляються в тому разі, якщо керівник структурного підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень.

На бланках посадових осіб та бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, не відтворюються зображення гербів.

76. У разі ведення листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовлятися бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, у межах України не використовуються.

77. Бланки виготовляються друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки на папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Для виготовлення бланка розробляється його макет у масштабі 1:1, на якому мають бути нанесені постійні реквізити бланка, необхідні відмітки для перемінних реквізитів, а також зазначені розміри зон розташування реквізитів.

78. Не на бланках оформлюються деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ.

Спільні розпорядчі документи та листи оформлюються на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ на одному рівні, а назви виду документа - посередині. Ліворуч зазначається дата, праворуч - реєстраційний індекс (номер). При цьому зображення гербів, емблем, товарних знаків (знаків обслуговування) не відтворюються.

79. Право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду (далі - печатка установи) закріплюється у положенні установи і зумовлюється її правовим статусом.

У ДСА України застосовується гербова печатка та мала гербова печатка ДСА України.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою ДСА України.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, малою гербовою печаткою визначається в ДСА України відповідно до законодавства, нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, малою гербовою печаткою (додаток 6).

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

80. У ДСА України застосовуються печатки структурних підрозділів (служби діловодства, управління з питань персоналу, відділу аудиту), печатки для окремих категорій документів (для пакетів, для відряджень тощо), а також металеві печатки - для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

Відбиток печатки без зображення герба ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

81. У ДСА України застосовуються штампи з повним найменуванням та адресою ДСА України та інші штампи.

82. Наказом Голови ДСА України визначаються види й кількість печаток, штампів, що застосовуються, місце їх зберігання, посадові особи, відповідальні за їх зберігання та порядок застосування печаток і штампів.

83. Право засвідчення документів та їх копій може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності.

84. У посадових інструкціях визначаються повноваження щодо засвідчення документів та їх копій.

85. Відбиток печатки, що засвідчує підпис посадової особи, ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи. У документах, створених на основі уніфікованих форм, печатка ставиться на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".

86. Облік усіх печаток та штампів, що застосовуються в ДСА України, ведеться в журналі за формою, наведеною в додатку 7 до цієї Інструкції.

Видача печаток, штампів посадовим особам здійснюється під підпис у відповідному журналі.

87. Печатки зберігаються у шафах (сейфах), що замикаються й опечатуються.

88. Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щороку комісією, призначеною наказом ДСА України, та оформлюється актом.

89. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів).

Дату оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число та місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 10.04.2016.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 01 квітня 2016 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 10 квітня 2016 р.

90. Усі реквізити на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються та підписуються. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його візує, погоджує або затверджує. Дата зазначається нижче підпису ліворуч.

91. Під час реєстрації документа його дата проставляється працівником служби діловодства в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.

У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором документа нижче підпису.

92. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

93. У разі виникнення потреби в проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

94. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх повноважень вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

95. Внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 й включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ.

96. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

У разі необхідності відправлення кореспонденції адресату тільки з використанням засобів електрозв'язку виготовляється один примірник листа (оригінал), на зворотному боці якого проставляються візи.

Проекти наказів візуються на першому примірнику як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо.

У деяких випадках допускається поаркушне візування документів.

У ДСА України поаркушно візуються договори.

97. Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Наприклад:

Начальник відділу

підпис, ініціал (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауважень обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

98. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ в установі, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

99. Внутрішнє погодження проекту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, керівником самостійного структурного підрозділу, посадовими особами, які зазначені в проекті документа як виконавці, начальником планово-фінансового управління або начальником управління бухгалтерського обліку та звітності (якщо проект документа стосується фінансових питань), начальником юридичного управління (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа, посадовою особою, до функціональних обов'язків якої належить здійснення літературного редагування документів (далі - літредактор).

100. Проекти наказів з основної діяльності візуються працівником, який підготував проект документа, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, керівником самостійного структурного підрозділу, керівниками структурних підрозділів, які визначені в проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України, начальником управління організаційного забезпечення та контролю, начальником юридичного управління, головним спеціалістом з питань запобігання та виявлення корупції, заступниками Голови ДСА України, які відповідають за питання, що містяться в проекті документа, посадовою особою, до функціональних обов'язків якої належить здійснення літературного редагування документів.

101. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу виконавця, начальником управління з питань персоналу (далі - кадрова служба), начальником юридичного управління, начальником управління бухгалтерського обліку та звітності, заступником Голови ДСА України, який спрямовує, координує та контролює діяльність кадрової служби.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) про призначення/звільнення візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу виконавця, кадровою службою, начальником юридичного управління, головним спеціалістом з питань запобігання та виявлення корупції, начальником управління бухгалтерського обліку та звітності, посадовою особою ДСА України, яка спрямовує, координує та контролює діяльність кадрової служби.

102. Проекти вихідних листів, підготовлених на виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України (далі - акти органів державної влади), рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, а також відповідей на запити й звернення народних депутатів України, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, погодження проектів нормативно-правових актів у зв'язку із зверненнями органів державної влади та органів місцевого самоврядування, візуються:

виконавцем;

керівником структурного підрозділу виконавця;

керівником самостійного структурного підрозділу;

начальником юридичного управління;

начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України;

керівниками інших структурних підрозділів, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, якщо вони не подавали письмових пропозицій;

радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа);

заступником Голови ДСА України, який спрямовує, координує та контролює діяльність структурного підрозділу, що подає проект листа;

заступниками Голови ДСА України, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, літредактором.

Проекти інших вихідних листів візуються:

виконавцем;

керівником структурного підрозділу виконавця;

керівником самостійного структурного підрозділу;

начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України (у разі підписання листів Головою ДСА України);

керівниками інших структурних підрозділів, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, якщо вони не подавали письмових пропозицій;

радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа);

заступником Голови ДСА України, який спрямовує, координує та контролює діяльність структурного підрозділу, що подає проект листа;

заступниками Голови ДСА України, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа.

103. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з повноваженнями.

104. Якщо у процесі візування до проекту документа внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню та повторному візуванню.

105. Зовнішнє погодження проектів документів може бути оформлено аркушем погодження, грифом погодження, довідкою про погодження, листом погодження або представленням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

106. Гриф погодження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003.

107. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження, наприклад:

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

108. Аркуш погодження складається в разі, якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється печаткою установи (за наявності).

109. Кожна з установ, якій надіслано проект документа на погодження, може надавати окремий аркуш погодження, або аркуш погодження передається заінтересованим установам у послідовності, визначеній установою - автором проекту документа.

Аркуш або аркуші погодження зберігаються разом з документом, який було погоджено.

110. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

111. Затвердження управлінських документів у ДСА України здійснюється розпорядчим документом ДСА України або особисто посадовою особою (посадовими особами) відповідно до її (їх) повноважень із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.

112. Розпорядчим документом ДСА України затверджуються положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

113. Посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо).

114. Переліки видів документів, що затверджуються Головою ДСА України наведено в додатку 8.

115. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003.

116. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати, наприклад:

117. У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати та номера, наприклад:

118. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

119. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) установи, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядчому документі про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Право підписання документів може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності.

120. Посадові особи ДСА України підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про Державну судову адміністрацію України, організаційно-розпорядчому документі ДСА України про розподіл повноважень між заступниками Голови ДСА України, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, на підставі довіреностей та окремих наказів.

Документи, що адресовані керівникам вищих органів державної влади, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністру України, членам Кабінету Міністрів України, Голові Верховного Суду, головам вищих спеціалізованих судів, Голові Вищої ради правосуддя, Голові Ради суддів України, Голові Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Ректору Національної школи суддів України, Голові Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, підписуються Головою ДСА України, у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Документи, що надсилаються центральним органам виконавчої влади, головам обласних державних адміністрацій, підприємствам, установам, організаціям, громадянам, територіальним управлінням ДСА України, підприємствам, що належать до сфери управління ДСА України, підписуються заступниками Голови ДСА України згідно з розподілом повноважень.

Документи, що адресовані народним депутатам України, депутатам місцевих рад, підписують Голова ДСА України та заступники Голови ДСА України згідно з розподілом повноважень.

У випадках, встановлених Законом України "Про звернення громадян", документи, що надсилаються громадянам, підписуються Головою ДСА України, у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

121. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної - якщо підпис розташований не на бланку, скороченої - якщо підпис розташовано на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища. Дозволяється в реквізиті "Підпис" після назви посади особи зазначати вчене звання, науковий ступінь. Наприклад:

або

У разі оформлення документа на бланку посадової особи назву посади в підписі не зазначають.

122. При створенні документів підписується один примірник документа, який є оригіналом. Виняток становлять деякі види документів (наприклад акти, договори, які створюються в кількох примірниках, кожен з яких має силу оригіналу).

123. У разі надсилання документа одночасно кільком установам однакового або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

Якщо документ надсилається одночасно кільком підпорядкованим установам, підписується примірник, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

124. Два або більше підписів проставляють, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

125. Спільні документи кількох установ підписуються керівниками одного рівня посад цих установ. Їхні підписи розміщуються на одному рівні. Наприклад:

126. Документи колегіальних органів (рішення, постанови) підписує голова колегіального органу.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу й секретар.

Наприклад:

127. Документи, складені комісією, підписують голова комісії та всі члени комісії.

128. Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

129. У разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед назвою посади.

Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється в разі заміщення керівника на підставі розпорядчого документа.

130. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

131. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

132. Текст управлінського документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

133. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

134. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

135. Текст документа оформляють у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання організаційно-розпорядчих документів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета складання документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

136. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються його реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

137. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

Розділи нумеруються римськими цифрами, а також в окремих випадках вони можуть поділятися на глави.

138. Форма анкети використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені ознаки, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

139. Таблична форма документа використовується в разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак.

Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки й підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення та скорочення.

Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому куті - слова "Продовження додатка".

140. В установах, що діють за принципом єдиноначальності, текст розпорядчого документа викладається від першої особи (НАКАЗУЮ - у наказах, ЗОБОВ'ЯЗУЮ - у розпорядженнях).

У спільних розпорядчих документах використовується форма викладу тексту від першої особи множини (НАКАЗУЄМО, ЗОБОВ'ЯЗУЄМО, ПОСТАНОВЛЯЄМО, ВИРІШУЄМО).

У протоколах застосовується форма викладу тексту від третьої особи множини за схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини ("ДСА України не заперечує", "ДСА України вважає за необхідне").

У документах, складених посадовою особою та адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

141. Накази в ДСА України видаються як рішення організаційно-розпорядчого характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності ДСА України, кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про накладення дисциплінарних стягнень.

142. Підготовку наказу може ініціювати Голова ДСА України або будь-який структурний підрозділ.

143. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення в ДСА України готує кадрова служба.

144. Будь-який наказ, за винятком спільного, оформлюють на бланку із зазначенням його конкретного виду (постанова, рішення, наказ, розпорядження).

Накази з кадрових питань (особового складу) також можуть бути складені на підставі міжгалузевих типових уніфікованих форм, затверджених в установленому порядку.

145. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про прийняття на роботу... ") або іменника ("Про підсумки... ", "Про кадрові питання...").

146. Структура тексту наказу, як правило, складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина може починатися зі слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Констатуюча частина може бути опущена, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад у наказах з кадрових питань (особового складу).

147. Розпорядча частина починається дієсловом (залежно від виду розпорядчого документа), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

148. Розпорядча частина поділяється на пункти й підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "начальникам територіальних управлінь ДСА України", "начальникам структурних підрозділів ДСА України". При цьому не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

149. У наказах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими - його ім'я та по батькові.

Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП) або іншим правовим актам.

У разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення конкурсної комісії тощо).

Накази з кадрових питань (особового складу) оформлюють у вигляді індивідуальних (стосуються одного працівника) і зведених (стосуються кількох працівників).

У зведених наказах до розпорядчої частини включаються пункти, що містять інформацію, у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом. При цьому до одного зведеного наказу не можуть включатися пункти з інформацією, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

150. Якщо наказом відміняється попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції:...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1) Внести зміни до... (додаються) ".

151. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

152. Наказ набирає чинності з моменту його підписання та реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.

153. Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

Порядок візування проектів наказів зазначено в пунктах 100-101 цієї Інструкції.

154. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) опрацьовуються у структурних підрозділах упродовж одного робочого дня, а інші проекти наказів - упродовж трьох робочих днів. У разі необхідності вказані терміни можуть бути продовжені Головою ДСА України, або його заступниками.

155. Накази підписуються Головою ДСА України, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

156. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року та групи документів.

157. Копії наказів надсилаються в день підписання чи в наступний за днем підписання заінтересованим установам, підприємствам, посадовим особам, працівникам, як правило, електронною поштою відповідно до покажчика розсилки (додаток 9), що складається й підписується керівником структурного підрозділу та працівником, який створив відповідний наказ.

У разі надсилання копії наказів у паперовому вигляді, вони засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою. Необхідну кількість примірників для розсилання заінтересованим установам, посадовим особам, структурним підрозділам та його електронну версію надає до служби діловодства працівник, що склав відповідний наказ.

158. З наказом з кадрових питань (особового складу) обов'язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

159. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

160. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

161. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з повздовжнім розташуванням реквізитів.

162. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший та останній день засідання.

163. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, оперативних та спільних нарад, комісій, зборів тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

164. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (оперативна або спільна нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

165. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

166. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список присутніх, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами й друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

167. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються римськими цифрами й будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

168. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире й зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

169. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити та в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

170. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу та в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

171. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем, а протокол засідання комісії - усіма членами комісії.

Витяг з протоколу підписується секретарем.

172. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

173. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства й надсилаються в разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає та підписує секретар.

174. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя;

відповіді на запити й звернення народних депутатів України, кореспонденцію Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, інших державних органів;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

175. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

176. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

177. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "ДСА України інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

178. Службові листи підписуються відповідно до пункту 120 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

179. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про ці колегіальні органи.

180. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та в разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу ДСА України, який готує документи для розгляду питання колегією, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається секретарем колегії або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів ДСА України за погодженням із заступником Голови згідно з розподілом повноважень між заступниками Голови завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегії.

Затверджений колегією план роботи доводиться до відома членів колегії, керівників структурних підрозділів ДСА України. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням її голови. Секретар колегії, або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, інформує всіх членів колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

181. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а в разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегії (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками та пропозиціями;

проект рішення (розпорядження, постанови) колегії, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів ДСА України, заступниками Голови згідно з розподілом повноважень між заступниками Голови, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані керівниками структурних підрозділів ДСА України, а в разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення (постанови) із заінтересованими структурними підрозділами ДСА України та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

182. Документи, підготовлені для розгляду колегією, а також один примірник їх копій зберігаються в секретаря колегії або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, або в протокольній частині колегії окремо з кожного засідання.

183. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

184. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів ДСА України.

185. Секретар колегії або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку та строків, до розгляду не приймаються.

186. Протокол кожного засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 159-173 цієї Інструкції.

187. Рішення колегії ДСА України реалізуються шляхом видання наказів ДСА України, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку та засвідчуються печаткою служби діловодства.

188. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи ДСА України з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

У разі виникнення потреби в направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи ДСА України, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Голови ДСА України, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Після погодження Головою ДСА України доповідна записка передається до кадрової служби для підготовки проекту наказу про відрядження та подається Голові ДСА України на підпис, як правило, не пізніше ніж за три робочих дні до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень у кадровій службі ведеться журнал (додаток 10).

189. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби ДСА України.

190. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається цією Інструкцією.

191. ДСА України має право засвідчувати копії документів, що створені в ДСА України, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

192. Копії документів інших установ можуть виготовлятися та засвідчуватися ДСА України в таких випадках:

на вимогу судових та інших правоохоронних органів;

для внутрішнього використання в ДСА України (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з ДСА України). Наприклад, ДСА України може виготовити й засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.

193. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

194. Копії документів, створених у ДСА України, виготовляються та видаються на вимогу інших установ або громадян з дозволу Голови ДСА України або його заступників.

195. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу й усі його зовнішні ознаки або їх частину.

196. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

197. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії.

У ДСА України напис про засвідчення копій документів з кадрових питань (особового складу) скріплюється відбитком печатки кадрової служби, документів контрольних заходів (аудиторські звіти, акти, довідки, рекомендації тощо) відбитком печатки відділу аудиту, інших документів - відбитком печатки служби діловодства.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком гербової печатки печатки ДСА України.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія".

198. Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються й відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою "Всього в копії _____ арк.". За рішенням ДСА України або на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

199. Архівні копії та витяги засвідчуються відповідно до п. 551 цієї Інструкції.

200. Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні та вільні.

1) факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;

2) особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається в діловодстві ДСА України;

3) на копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві ДСА України, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

Текст документа

Реквізит "Підпис" (без особистого підпису)

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу діловодства

Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Відбиток печатки служби діловодства

Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються в діловодстві ДСА України, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців;

4) факсимільні копії документів, що видаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві ДСА України, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції.

Факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в ДСА України (наприклад копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення;

5) вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

Вільна копія потребує засвідчення відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції.

201. Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на бланку ДСА України із дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: "витяг з наказу", "витяг з протоколу";

відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит "Підпис" (без особистого підпису);

проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.

Витяги з протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи та здійснює їх зберігання, з наказів - керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, яка відповідає за їх зберігання.

202. Особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи й підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка "Дублікат".

203. Документообіг ДСА України - це проходження документів у ДСА України з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

204. Служба діловодства здійснює первинне опрацювання документів, що надійшли до ДСА України їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу керівництву ДСА України на розгляд, передачу виконавцям. Після виконання документи долучаються до справ.

205. Документи незалежно від способу фіксації, відтворення інформації мають проходити та опрацьовуватися в ДСА України на єдиних організаційних і правових засадах організації документообігу.

206. Для забезпечення ефективної організації документообігу в ДСА України передбачаються:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізація, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в ДСА України структурних підрозділів і робочих місць.

207. Порядок документообігу регламентується Інструкцією, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

208. Особливості організації електронного документообігу визначаються окремою інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують у ДСА України.

209. У разі впровадження в установі системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

210. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способів опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Діловодство в ДСА України здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу, яка призначена для реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, пошуку, контролю за додержанням строків опрацювання документів, підготовки їх до передачі на архівне зберігання, статистичної обробки інформації про документообіг та забезпечення оптимізації діловодства.

211. Обсяг документообігу ДСА України визначається службою діловодства з урахуванням усіх документопотоків за відповідний період часу (рік, місяць).

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх, вихідних документів у місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів. Облік документів може здійснюватися як за ДСА України в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на публічну інформацію. Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізуються, узагальнюються службою діловодства за формою, наведеною в додатку 11 до цієї Інструкції і подаються Голові ДСА України в установленому ним порядку для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

212. Доставка документів до ДСА України здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службами.

213. Усі документи, що надходять до ДСА України, приймаються централізовано в службі діловодства.

214. Документи, що надійшли в неробочий час, залишаються в скриньці для приймання документів.

215. У разі надходження документів в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі) їх роздруковують на папері із проставленням надпису на верхньому полі документа "Отримано електронною поштою".

216. Факт надходження документа до ДСА України обов'язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до ДСА України, яка проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі в правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування ДСА України, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година й хвилини) надходження документа.

217. Первинне опрацювання документів у службі діловодства передбачає перевірку правильності доставки кореспонденції та її цілісності.

Документи, надіслані не за адресою, повертаються відправникові без їх розгляду.

Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто".

218. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється, а відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках (додаток 12). Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.

219. Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів зберігаються й додаються до документів, а також конверти, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.

220. Документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства в день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.

Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

221. Метою попереднього розгляду документів є:

виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Головою ДСА України, його заступниками або структурними підрозділами;

відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

222. Обов'язковому розгляду Головою ДСА України підлягають закони України, акти та доручення Президента України, постанови Верховної Ради України, акти Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), рішення з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, а також запити й звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденція Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України), кореспонденція Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності ДСА України й потребують вирішення безпосередньо Головою ДСА України.

Інші документи передаються заступникам Голови ДСА України відповідно до розподілу повноважень між заступниками Голови.

Документи, надіслані до відома, відповіді на запити та з питань періодичної звітності передаються безпосередньо керівникам структурних підрозділів відповідно до напрямку або з урахуванням напрямку діяльності такого структурного підрозділу.

Інші документи передаються керівникам структурних підрозділів відповідно до переліку документів, що визначені в додатку 59 до даної Інструкції, додається.

223. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені в Положенні про Державну судову адміністрацію України, наказі ДСА України про розподіл повноважень між заступниками Голови ДСА України, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, а також номенклатура справ.

224. Службовий документ, отриманий або створений ДСА України, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду ДСА України з моменту його реєстрації.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням, оперативним використанням наявної в документах інформації та полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

225. Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких вимог:

документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;

документи реєструються за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні);

документи реєструються лише один раз (вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані - у день підписання або затвердження);

у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;

документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора й змісту документів;

226. У ДСА України окремо реєструються:

вхідна кореспонденція;

нормативно-правові акти, що надійшли до ДСА України;

накази з основної діяльності;

накази з кадрових питань (особового складу);

накази з надання відпусток;

накази про відрядження;

накази про дисциплінарні стягнення;

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

договори;

документи з грифом "Для службового користування";

звернення громадян;

запити на інформацію.

227. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) та документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису реєструються в автоматизованій системі документообігу, де зазначається спосіб доставки документа. Надходження оригіналу відповідних документів фіксується в автоматизованій системі документообігу, в якій зазначається дата надходження оригіналу, на документі проставляється реєстраційний штамп і відповідний номер документа. Оригінали таких документів передаються в установленому порядку головному виконавцю.

228. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, наказів з основної діяльності, протоколів і рішень колегіальних органів, здійснюється централізовано службою діловодства.

Не підлягають реєстрації службою діловодства документи, зазначені в додатку 13 до цієї Інструкції.

229. Реєстрація звернень, пропозицій, скарг громадян, запитів на публічну інформацію здійснюється у відділі контролю та організаційної роботи управління організаційного забезпечення та контролю.

Накази з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення та договори, порядок укладання яких регулюються законодавством про працю, реєструються в кадровій службі.

Договори про співпрацю з міжнародними організаціями реєструються в управлінні забезпечення діяльності керівництва ДСА України, інші договори - в юридичному управлінні.

Акти ревізій фінансово-господарської діяльності реєструються у відділі аудиту.

У структурних підрозділах ДСА України ведеться облік кореспонденції та інших службових документів, отриманих для опрацювання та виконання.

230. Під час реєстрації документа надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.

231. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою чи тире. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у ДСА України.

Для вхідних та вихідних документів у ДСА України реєстраційний індекс складається з індексу структурного підрозділу, чергового порядкового номера в межах відповідної групи документів та двох останніх цифр поточного року, наприклад: 11-25777/16, де 11 - індекс структурного підрозділу, 25777 - порядковий номер, 16 - дві останні цифри поточного року.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-16 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера в межах року. З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.

Для наказів ДСА України реєстраційний індекс складається:

для наказу з основної діяльності - з порядкового номера, наприклад: 1;

для наказу з кадрових питань (особового складу) - з порядкового номера та літери "к", наприклад: 1 к;

для наказу з надання відпусток - з порядкового номера та літери "в", наприклад: 1 в;

для наказу про відрядження - з порядкового номера та цифри "05" через правобічну похилу риску, наприклад: 1/05;

для наказу про дисциплінарні стягнення - з порядкового номера та цифри "06" через правобічну похилу риску, наприклад: 1/06.

232. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 51/82 - для спільних розпорядчих документів або 03-11/750/02-04/248 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

233. У разі застосування автоматизованої форми реєстрації документів може використовуватися штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується в межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланка, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 мм від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 мм.

234. В установах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

У ДСА України застосовується автоматизована форма реєстрації документів.

235. Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік, використовуючи форми журналів, наведені в додатках 14, 15 до цієї Інструкції.

236. Карткова форма реєстрації документів передбачає заповнення реєстраційно-контрольних карток, з яких формуються довідкові і контрольні картотеки.

237. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронній формі, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних для використання працівниками інформації про всі документи і місце їх розташування.

238. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка, форму якої наведено в додатку 16 до цієї Інструкції, із зазначенням обов'язкових реквізитів, що наведені в додатку 17 до цієї Інструкції.

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці може визначатися установою.

239. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву ДСА України в день їх надходження або наступного робочого дня в разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно, але не пізніше ніж через одну годину після їх отримання.

240. Документи, розглянуті керівництвом ДСА України, повертаються з резолюцією щодо їх виконання в службу діловодства, яка здійснює сканування та передачу документів для виконання.

241. Документ, виконання якого доручено кільком структурним підрозділам, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим, або навпроти прізвища якого зазначено слово "скликання".

242. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

Для виконання документи передаються особі, відповідальній за діловодство у структурному підрозділі, під підпис у відповідному реєстрі передавання документів із зазначенням дати та часу передавання/отримання.

243. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через службу діловодства, яка проставляє відповідні відмітки в реєстраційних формах.

Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі.

244. За виконання документа відповідають особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюціях керівництва ДСА України, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки, погодження проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

245. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву ДСА України, у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

246. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу діловодства про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

247. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

248. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання, а також за виконанням управлінських рішень та доручень керівництва ДСА України.

249. Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених актами органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнями вищих посадових осіб, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, надання відповідей на запити, звернення, а також на кореспонденцію Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, розпорядчі документи та доручення керівництва ДСА України, рішення колегії ДСА України, запити на публічну інформацію.

250. Організацію контролю за виконанням здійснює заступник Голови ДСА України відповідно до розподілу повноважень між заступниками Голови ДСА України.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю та організаційної роботи управління організаційного забезпечення та контролю (далі - служба контролю).

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

251. Типові строки виконання документів встановлюються нормативно-правовими актами, а індивідуальні - розпорядчим документом ДСА України або резолюцією керівництва ДСА України.

Строки виконання основних документів наводяться в Додатку 18 до цієї Інструкції.

252. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається робочий день перед неробочим днем.

253. Документ, в якому не зазначено строк виконання, повинен бути виконаний не пізніше ніж за 28 календарних днів з дня його реєстрації в ДСА України.

Завдання, визначене у службовому документі, виконується в установлений строк.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

254. У ДСА України визначаються такі типи контролю:

ОК - "Особливий контроль" - до актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, рішень з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, запитів, звернень, а також кореспонденції Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, міністерств та інших органів державної влади, розпорядчих документів та доручень керівництва ДСА України, рішень колегії ДСА України, запитів на публічну інформацію;

КГ - "Контроль Голови ДСА України" - до документів, які потребують додаткового інформування Голови ДСА України;

ЗК - "Звичайний контроль" - до інших документів, в яких встановлено завдання й контроль щодо яких здійснюється безпосередньо у структурних підрозділах.

Документи з типом контролю "КГ" доповідаються відповідно до резолюції Голови ДСА України "Прошу інформувати" протягом п'яти днів для документів з терміном виконання до 28 днів, протягом двох днів - для документів з терміном виконання до 14 днів.

255. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

256. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою Голови ДСА України або його заступників, а в разі їх відсутності - посадової особи, яка їх заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за п'ять днів до закінчення встановленого строку в документах з терміном виконання до 28 днів, а щодо документа з терміном виконання до 15 днів - за два дні до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата й підпис. Відповідні зміни вносяться до автоматизованої системи документообігу.

257. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Голови ДСА України або його заступників.

Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

258. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу.

Документи, що перебувають на контролі, групуються в автоматизованій системі документообігу за строками виконання документів, виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази ДСА України, рішення колегії тощо).

На один контрольований документ може бути заведено кілька контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі якщо визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

259. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

260. Автоматизований контроль за виконанням документів є складовою системи автоматизованої системи документообігу.

261. Контроль за ходом виконання документів здійснюється на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на поточний та наступний день - щоденно;

завдань на поточний тиждень - щотижнево щочетверга.

Переліки зазначених завдань надсилаються службою контролю головним виконавцям електронною поштою на електронну адресу керівництва ДСА України, керівників структурних підрозділів та осіб, відповідальних за діловодство у структурному підрозділі за формою, наведеною в додатку 19 цієї Інструкції.

262. Службою контролю щоденно складаються й подаються Голові ДСА України та його заступникам до 11:00 переліки документів, невиконаних у встановлений строк та до 16:00 - переліки документів, щодо яких існує загроза порушення строків виконання.

Головні виконавці зобов'язані щоденно подавати до служби контролю інформацію:

до 10:00 - про стан виконання документів, строк виконання яких сплив (прострочених);

до 15:00 - про стан виконання документів, строк виконання яких наступає на поточний та наступний дні.

263. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними й знімаються з контролю після виконання завдань, запитів і повідомлення заінтересованим установам та особам про результати або після іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки Голова ДСА України, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до контрольної картки в автоматизованій системі документообігу:

службою контролю - щодо документів, віднесених до типу контролю "ОК" - "Особливий контроль";

відповідальними за діловодство у структурному підрозділі - щодо документів, віднесених до типу контролю "ЗК" - "Звичайний контроль".

264. Днем виконання завдань, передбачених актами органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнями вищих посадових осіб, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, запитів, звернень, а також кореспонденції Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, міністерств та інших органів державної влади, розпорядчих документи та доручень керівництва ДСА України, рішень колегії ДСА України, запитів на публічну інформацію інформацію вважається день реєстрації в ДСА України вихідних документів про виконання завдань.

265. Виконані документи подаються на підпис керівництва ДСА України за п'ять днів до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва.

266. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається Голові ДСА України у вигляді зведень про виконання документів за формою, наведеною в Додатку 20 цієї Інструкції.

267. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням інформації, внесеної до автоматизованої системи діловодства.

Для підвищення ефективності роботи пошукової системи в автоматизованій системі діловодства службою діловодства розробляються класифікаційні довідники (видів документів, кореспондентів, виконавців, резолюцій тощо).

268. Також в автоматизованій системі діловодства пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключове слово або фраза). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

269. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.

270. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства ДСА України відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами).

271. З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису.

У разі надсилання факсограм необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв'язку, а також необхідність і порядок надсилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються наказом ДСА України.

272. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

273. Вихідні документи в ДСА України опрацьовуються й надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

274. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах ДСА України;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

275. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті зазначається адреса, за необхідності проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться в конверті.

276. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

277. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства в такі години:

понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16:00;

п'ятниця - до 15:00.

278. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ та є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

У ДСА України складаються номенклатури справ самостійних структурних підрозділів (далі - структурні підрозділи) (додаток 21) і зведена номенклатура справ ДСА України (додаток 22).

279. Зведена номенклатура справ ДСА України складається службою діловодства ДСА України. Методична допомога у складанні номенклатур справ структурних підрозділів надається особою, відповідальною за архів у ДСА України.

280. Під час складання номенклатури справ у ДСА України використовується структурний принцип її побудови.

Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (управління організаційного забезпечення та контролю, юридичне управління, управління з питань персоналу, планово-фінансове управління тощо). При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства, наступними розділами - структурні підрозділи, у послідовності згідно зі штатним розписом а наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів установи (колегії, комісій, рад).

281. Під час розроблення номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні номенклатури справ; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.

282. Номенклатури справ структурних підрозділів ДСА України розробляються не пізніше 15 листопада поточного року особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується особою, відповідальною за архів у ДСА України.

283. У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають усі документовані ділянки й питання діяльності установи, а також:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

284. До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням Експертної комісії (далі - ЕК) установи до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо).

285. До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

286. Зведена номенклатура справ ДСА України складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.

287. Номенклатури справ ДСА України та її структурних підрозділів оформлюють так, як визначено далі.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 05-10, де 05 - індекс самостійного відділу, 10 - порядковий номер справи, або 04.1-08, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 08 - порядковий номер справи.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція", "фінансова документація" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов'язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін "справа", наприклад: "Особова справа Петренка Володимира Івановича".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану діловодства та зберігання у структурних підрозділах ДСА України". Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: "Документи до протоколів засідань колегії ДСА України".

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Накази з основної діяльності ДСА України".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження паспортів бюджетних програм".