Відповідно до підпункту 39 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 870 , та з метою методичного забезпечення організації роботи приватних архівних установ з урахуванням чинної нормативно-правової бази та окреслення основних вимог щодо їх функціонування

1. Затвердити методичні рекомендації "Організація роботи архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права".

2. Відділу формування Національного архівного фонду (Кузнєцова М.І.):

- забезпечити впровадження методичних рекомендацій "Організація роботи архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права" шляхом доведення цього наказу до центральних державних архівів України, державних архівів областей та м. Києва;

- забезпечити оприлюднення цього наказу на офіційному веб-сайті Укрдержархіву.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Укрдержархіву Кісіля І.М.

Організація роботи архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права: методичні рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: Л.В. Дідух, В.Ф. Бойко, Н.М. Христова. - К., 2017. - 53 с.

Методичні рекомендації "Організація роботи архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права" призначено для використання в практичній роботі архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права, а також державних архівних установ, що взаємодіють з ними та надають їм консультативно-методичну допомогу.

1.1. Методичні рекомендації "Організація роботи архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права" (далі - Методичні рекомендації) розроблено відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства та архівного зберігання документів), Порядку здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів Національного архівного фонду архівними установами, заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 30 липня 2007 року № 113, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 03 грудня 2007 року за № 1331/14598 (зі змінами) (далі - Порядок здійснення контролю), та інших нормативних та методичних документів, що стосуються організації діяльності архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права* (далі - приватні архівні установи).

1.2. Мета Методичних рекомендацій - надати методичну допомогу в організації роботи приватних архівних установ з урахуванням чинної нормативно-правової бази та окреслення основних вимог щодо їх функціонування.

1.3. У Методичних рекомендаціях висвітлено переважно організаційні аспекти роботи приватної архівної установи, що здійснює зберігання документів з різними носіями інформації.

1.4. Технології комплектування, проведення експертизи цінності, зберігання, обліку архівних документів з паперовими носіями та користування ними визначено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів.

Технології роботи з науково-технічними, аудіовізуальними, електронними документами визначають інші нормативно-правові акти.

1.5. У Методичних рекомендаціях терміни вживаються відповідно до ДСТУ 2732:2004 та у такому значенні:

архівна установа - це установа, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, і/або здійснює науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства (у тому числі архівна установа, заснована фізичною особою та/або юридичною особою приватного права);

архівний фонд - нагромаджена за час діяльності однієї чи декількох юридичних або фізичних осіб сукупність архівних документів, сформованих на підставі зв'язку між документами і (або) їх утворювачами;

державна архівна установа - державний архів або інша архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України;

джерела комплектування приватної архівної установи - фізичні особи та юридичні особи приватного права, що є власниками архівних документів, які вони передають до приватної архівної установи на підставі договору;

довідковий апарат - довідники (путівники, описи, каталоги, покажчики, бази даних тощо), призначені для пошуку архівних документів або відомостей, що в них містяться;

документ особового походження - документ, створений фізичною особою поза її службовою діяльністю або який міститься в її приватному зібранні;

документ офіційного походження - документ, створений однією чи декількома юридичними особами, що має юридичну силу;

забезпечення збереженості документів - основна функція архівної установи, що полягає у створенні і дотриманні оптимальних умов та режимів зберігання з метою підтримання у часі фізико-хімічних характеристик їх матеріальної основи, запобігання втратам документів;

зона комплектування архіву - адміністративно-територіальна одиниця, в якій перебувають юридичні і фізичні особи, і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження державного архіву (архівного відділу райдержадміністрації, міської ради);

комплектування архіву - цілеспрямоване і систематичне поповнення його складу документами відповідно до його профілю;

приватна архівна установа (архів) - архівна установа, заснована фізичною та/або юридичною особою приватного права, що здійснює зберігання архівних документів, що не належать державі, територіальним громадам, а також забезпечує користування документами із службовою, науковою та іншою метою та захист законних прав та інтересів громадян;

унікальний документ - документ Національного архівного фонду, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;

утворювач документів - юридична чи фізична особа, в процесі діяльності якої створено або зібрано документи, з яких сформовано документаційний фонд;

фондоутворювач - юридична чи фізична особа, у результаті діяльності якої сформовано документаційний та, відповідно, архівний фонд;

фондування - комплекс робіт із визначення належності архівних документів конкретному фондоутворювачу, створення на наукових засадах архівних фондів та встановлення їх хронологічних меж.

2.1. Правовою підставою для створення приватних архівних установ є стаття 33 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", відповідно до якої їм надано право зберігати архівні документи, у тому числі документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що не належать державі та територіальним громадам, з різними носіями інформації.

2.2. Специфікою правового регулювання діяльності таких установ є необхідність дотримуватися, з одного боку, вимог архівного законодавства, з другого - вимог законодавчих актів, що врегульовують питання цивільних правовідносин, зокрема Цивільного кодексу України, а також положень інших нормативно-правових актів, що регулюють інформаційну сферу, доступ до публічної інформації, персональних даних тощо.

Примірний перелік нормативно-правових актів та методичних документів, що має застосовувати в практичній роботі приватна архівна установа, наведено у додатку 1 до цих Методичних рекомендацій.

2.3. Засновниками приватної архівної установи згідно із законодавством можуть бути як фізичні особи, так і юридичні особи приватного права.

2.4. Функціонування приватної архівної установи розпочинається з дня її державної реєстрації як юридичної особи в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - ЄДРПОУ) згідно із Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

2.5. Відповідно до Цивільного кодексу України (стаття 83), що визначає організаційно-правові форми юридичних осіб, засновники мають зареєструвати в ЄДРПОУ приватну архівну установу.

За чинним Класифікатором видів економічної діяльності (КВЕД) до основних видів економічної діяльності приватних архівних установ слід віднести клас 91.01 Функціонування бібліотек і архівів.

2.6. У статутних документах приватної архівної установи метою її діяльності необхідно визначити: забезпечення збереженості архівних документів, у тому числі документів НАФ, що не належать державі, територіальним громадам, їх обліку та використання відомостей, що в них містяться.

Предметом діяльності приватної архівної установи доцільно визначити: комплектування, облік, зберігання, доступ до документів, у тому числі документів НАФ, що не належать державі, територіальним громадам, а також надання послуг у сфері архівної справи та діловодства.

Для досягнення поставленої мети приватна архівна установа:

забезпечує умови зберігання документів з різними носіями інформації відповідно до встановлених норм та правил;

здійснює комплектування архівними документами, у тому числі документами НАФ, що не належать державі, територіальним громадам;

обліковує архівні документи, у тому числі документи НАФ, що не належать державі, територіальним громадам, документи НАФ, передані на зберігання джерелами комплектування приватної архівної установи;

проводить експертизу цінності документів;

проводить роботи з виявлення унікальних документів НАФ згідно з чинним законодавством, створює їх страхові копії;

створює довідковий апарат до документів, що зберігаються в приватній архівній установі;

забезпечує захист інформації з обмеженим доступом згідно з чинним законодавством;

організовує в установленому порядку доступ та користування документами, що зберігаються в приватній архівній установі, та використання відомостей, що в них містяться, з урахуванням обмежень, встановлених власником;

виконує в установленому порядку запити користувачів за документами, що зберігаються в приватній архівній установі, видає архівні довідки соціально-правового характеру за документами ліквідованих юридичних осіб, архівні копії та витяги, здійснює особистий прийом громадян та їх інформаційне обслуговування;

надає документи для користування в читальному залі приватної архівної установи;

організовує та бере участь в інформаційних заходах, інформує громадськість щодо складу і змісту архівних документів через засоби масової інформації;

здійснює підготовку публікацій інформації архівних документів, довідково-інформаційних видань тощо;

проводить роботи з науково-технічного опрацювання архівних документів, у тому числі документів НАФ, що не належать державі, територіальним громадам.

Приватні архівні установи можуть також виконувати інші види робіт, провадити іншу, не заборонену законодавством діяльність на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.

2.7. Засновник приватної архівної установи зобов'язаний впродовж місяця після державної реєстрації письмово повідомити державну архівну установу, у зоні комплектування якої перебуває приватна архівна установа, про її створення та надати інформацію стосовно місцезнаходження (фактичне місце ведення діяльності чи розташування), орієнтовний склад документів (управлінські, науково-технічні, аудіовізуальні, у тому числі електронні), що передбачається приймати на зберігання, контактні дані, як це передбачено Порядком здійснення контролю.

2.8. Після письмового повідомлення державна архівна установа, у зоні комплектування якої перебуває приватна архівна установа, бере її на облік та включає до списку приватних архівних установ, що ведеться за формою, встановленою Порядком здійснення контролю.

Крім списків, державна архівна установа веде картку обліку роботи з приватною архівною установою та наглядову справу, до якої включає: статут (положення) приватної архівної установи, паспорти приватної архівної установи, листування, документи щодо проведення перевірок тощо.

2.9. Право здійснення контролю за дотриманням строків зберігання, умов зберігання архівних документів, порядку ведення обліку та доступу до документів НАФ приватними архівними установами надано державним архівним установам відповідно до Порядку здійснення контролю.

2.10. Державна архівна установа має право через рік після створення приватної архівної установи перевірити дотримання нею строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів, далі перевірки мають проводитися не рідше одного разу на п'ять років.

2.11. У разі виявлення фактів недбалого зберігання, псування, незаконного знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконного вивезення за межі України або незаконної передачі іншій особі архівних документів, у тому числі документів НАФ, порушення порядку щодо доступу до них та інших порушень архівного законодавства засновник(-ки), керівники та працівники приватних архівних установ несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

2.12. У разі припинення приватної архівної установи її засновник зобов'язаний завчасно письмово повідомити про це державну архівну установу, а також власників документів, переданих на депоноване зберігання.

2.13. Якщо приватна архівна установа зберігала документи НАФ, місце їх подальшого зберігання визначають умови договору, укладеного засновником з державною архівною установою.

Місце подальшого зберігання документів тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) визначають умови договору між архівною установою сільської, селищної, міської ради, ради об'єднаної територіальної громади для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ.

Документи, передані на депоноване зберігання до приватної архівної установи, повертають власнику, якщо це було обумовлено умовами договору.

2.14. Передавання документів від приватної архівної установи до іншої архівної установи оформлюють актом приймання-передавання документів у двох примірниках, рекомендована форма якого наведена у додатку 2 до цих Методичних рекомендацій.

2.15. Під час приймання-передавання справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) переглядають поаркушно у присутності представника архівної установи, яка приймає документи на архівне зберігання.

Документи тимчасового строку зберігання передають іншій архівній установі за обліковими документами.

3.1. Для раціональної організації управління приватною архівною установою та виконання нею основних статутних завдань доцільно розробити такі організаційні документи:

структуру та штатну чисельність;

положення про структурні підрозділи (за наявності структурного поділу);

посадові інструкції працівників тощо.

3.2. Для визначення орієнтовної кількості працівників приватної архівної установи можна використати "Норми чисельності основного персоналу архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових архівів, архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, об'єднань громадян, релігійних організацій" (Розробники: Укрдержархів. УНДІАСД; Міністерство праці та соціальної політики України. Центр продуктивності. - К., 2006).

3.3. Завдання, обов'язки, права і відповідальність, кваліфікаційні вимоги працівників приватної архівної установи визначають у посадових інструкціях, які затверджує керівник приватної архівної установи.

3.4. Основою управління приватною архівною установою може бути бізнес-план, в якому необхідно враховувати виконання статутних завдань.

3.5. Організацію діловодства та архівного зберігання документів приватної архівної установи, як юридичної особи, здійснюють відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.

Для організації діловодства в приватній архівній установі створюють окремий структурний підрозділ або призначають розпорядчим документом керівника особу, відповідальну за діловодство. Приватна архівна установа має розробити інструкцію з діловодства, відповідно до якої організовувати роботу з документами.

Для зберігання документів, що утворилися у діяльності приватної архівної установи, призначають особу, відповідальну за архів приватної архівної установи.

3.6. Обов'язковим документом для приватної архівної установи, як юридичної особи, є номенклатура справ, яку вона впродовж року з дня реєстрації, у встановленому законодавством порядку, має погодити з державною архівною установою або архівним відділом міської ради, у зоні комплектування яких вона перебуває.

3.7. Для організації роботи з експертизи цінності документів, що утворилися в діяльності приватної архівної установи, як юридичної особи, розпорядчим документом її керівника створюють постійно діючий колегіальний орган - експертну комісію (далі - ЕК приватної архівної установи), що діє на підставі положення про неї, розробленого відповідно до вимог Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами), та рекомендацій Укрдержархіву.

ЕК приватної архівної установи приймає рішення про:

схвалення і подання до експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради), у зоні комплектування якої вона перебуває, проектів таких документів:

описи справ тривалого зберігання приватної архівної установи (за умови, що документи приватної архівної установи не внесені до НАФ);

описи справ з кадрових питань приватної архівної установи;

номенклатуру справ приватної архівної установи;

інструкцію з діловодства приватної архівної установи;

положення про службу діловодства приватної архівної установи;

анотований перелік унікальних документів НАФ (за наявності таких документів);

акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

акти про вилучення документів з НАФ.

3.8. До повноважень ЕК приватної архівної установи не належить розгляд питань експертизи цінності документів, що надійшли на зберігання або які планується прийняти на зберігання від джерел комплектування приватної архівної установи.

4.1. Комплектування приватної архівної установи здійснюють шляхом приймання на зберігання документів НАФ або інших архівних документів, не внесених до НАФ (з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися), з різними носіями інформації, що не належать державі та територіальним громадам.

Приватна архівна установа може комплектуватися документами фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, або юридичних осіб приватного права, об'єднань громадян, релігійних організацій, які передають на зберігання архівні документи, що утворилися в їх діяльності, власниками яких вони є (далі - джерела комплектування).

Приватна архівна установа може також приймати на зберігання документи особового походження.

4.2. З метою раціональної організації роботи з комплектування приватна архівна установа може вести облік юридичних та фізичних осіб - джерел комплектування у вигляді списків в облікових документах довільної форми.

4.3. Архівні документи передають на зберігання до приватної архівної установи за договором, із передаванням права власності на них, або на депоноване зберігання на підставі договору між власником документів (уповноваженою ним особою) і відповідною приватною архівною установою.

У договорі між власником документів (уповноваженою ним особою) та приватною архівною установою обумовлюють:

право власності на документи;

строки депонованого зберігання документів;

порядок обліку та умови зберігання документів;

порядок проведення експертизи цінності документів;

порядок знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;

умови доступу та користування документами;

порядок подальшого зберігання (повернення) документів у разі ліквідації приватної архівної установи тощо.

4.4. Документи НАФ та документи з кадрових питань (особового складу) від джерел комплектування, у діяльності яких утворюються документи НАФ, мають надходити на зберігання в упорядкованому стані за описами, схваленими (погодженими) далі - ЕПК державного архіву.

Джерела комплектування, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, передають на зберігання документи тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами, погодженими ЕПК державного архіву або схваленими ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради.

Архівні документи тимчасового зберігання можна передавати на зберігання за здавальними описами, складеними у довільній формі.

4.5. Факт приймання-передавання документів на зберігання до приватної архівної установи оформлюють актом приймання-передавання документів (рекомендовану форму акта наведено у додатку 3 до цих Методичних рекомендацій), що складають у двох примірниках, один з яких зберігає приватна архівна установа, другий - власник документів (уповноважена ним особа).

4.6. Під час приймання-передавання документів із паперовими носіями від джерел комплектування рекомендовано здійснювати перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених до справ документів, оформлення справ тощо.

4.7. Для приймання архівних електронних документів приватній архівній установі необхідно побудувати інформаційну (автоматизовану) систему, що дозволяє забезпечити автоматизоване опрацювання всіх інформаційних об'єктів, що передають на зберігання. При цьому рекомендовано використати Методику приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ та архівних відділів міських рад: метод. рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: О. Я. Гаранін, Т. М. Ковтанюк, П. М. Марченко. - К., 2014. - 28 с.

4.8. Захист інформації в інформаційних (автоматизованих) системах забезпечують відповідно до вимог Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" (зі змінами) та інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

5.1. Організація документів у приватній архівній установі

5.1.1. Згідно з чинним законодавством приватні архівні установи виокремлені в системі архівних установ за основною класифікаційною ознакою - правом власності на документи (що не належать державі, територіальним громадам).

5.1.2. Документи НАФ, що надходять на зберігання до приватної архівної установи від власника (уповноваженої ним особи), мають бути організовані за основною класифікаційною одиницею НАФ - архівним фондом - відповідно до принципів і правил фондування, визначених розділом IX Правил організації діловодства та архівного зберігання .

Архівні колекції, що надходять до приватної архівної установи, сформовані власником, залежно від ступеня цінності колекції та значення особи-утворювача, організовують або як окремий самостійний комплекс, або як структурну частину архівного фонду їх утворювача.

5.1.3. Окремі групи науково-технічної документації, а також аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом виробничої діяльності юридичних осіб (кінофотостудій, студій звукозапису тощо), організують за нефондовою системою за різними класифікаційними ознаками (жанрова належність, форми організації матеріалу, тематика, носій інформації тощо).

5.1.4. Архівні документи, що надійшли на зберігання до приватної архівної установи за умовами договору на депоноване зберігання, доцільно організовувати у тимчасові архівні фонди, сформовані власником документів.

5.1.5. Не об'єднують в одному архівному фонді документи НАФ, що належать різним власникам, навіть якщо такі документи є частиною одного архівного фонду.

Державні архівні установи мають запобігати розпорошенню документів НАФ, що належать одному фондоутворювачу, та сприяти зосередженню їх в одній приватній архівній установі.

5.1.6. Сукупність документів (управлінських, науково-технічних, аудіовізуальних, у тому числі з електронними носіями), що надійшли на зберігання до приватної архівної установи від юридичних або фізичних осіб за умовами договору неупорядкованими (у стані розсипу), організовують в архівні фонди.

5.1.7. У межах приватної архівної установи для організації документів можна використовувати додатково такі класифікаційні ознаки:

строки зберігання документів;

види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

рівень доступу до документів тощо.

5.1.8. У межах архівного фонду організаційною одиницею є одиниця зберігання (для документів із паперовою основою - справа), фізично відокремлений документ або сукупність документів, що мають самостійне значення.

5.1.9. Справа включає документи, об'єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною, хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання, вміщені в окрему обкладинку.

Усередині архівних фондів справи групують відповідно до попередньо вибраної схеми систематизації, що закріплюється описом справ фонду.

Розподіл документів усередині архівного фонду здійснюють на підставі погодженої з державною архівною установою, архівним відділом міської ради схемою, закріпленою описом справ.

5.1.10. Справи рекомендовано систематизувати, описувати та оформлювати у порядку, передбаченому Правилами організації діловодства та архівного зберігання.

5.1.11. Структурно неподільною одиницею архівного фонду чи нефондового комплексу є документ, що має самостійне значення, або цілісна сукупність документів з однорідними носіями інформації, об'єднаних зв'язком походження, призначення, належністю до однієї події, теми, питання, об'єкта, наукової праці чи твору літератури, мистецтва тощо.

5.2. Облік архівних документів

5.2.1. Приватна архівна установа має обліковувати всі архівні документи, які вона зберігає, незалежно від носія документної інформації, в тому числі ті, що надійшли у стані розсипу, неописаними, з урахуванням права власності на документи.

5.2.2. Приватна архівна установа, що зберігає документи НАФ, передані за договором із передаванням права власності на них, має здійснювати їх державний облік відповідно до Порядку державного обліку документів Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 27 вересня 2013 року № 2045/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 02 жовтня 2013 року за № 1695/24227.

5.2.3. Для централізованого державного обліку документів НАФ приватна архівна установа щороку надсилає до архівної установи, у зоні комплектування якої вона перебуває, паспорт архівної установи станом на 1 грудня звітного року - до 1 грудня звітного року за формою, наведеною у додатку 4 до цих Методичних рекомендацій.

Паспорт призначений для сумарного обліку архівних документів, що зберігає приватна архівна установа, крім того, паспорт містить відомості про її архівосховища та кадри.

Паспорт приватної архівної установи рекомендовано укладати з урахуванням Методичних рекомендацій "Порядок заповнення паспорта архівного підрозділу установи, організації, підприємства" / Держ. архів. служба України; уклад.: М. І. Кузнєцова. - К., 2012. - 15 с.

З огляду на те, що форма паспорта передбачає надання відомостей про документи тільки з паперовими носіями, за наявності на зберіганні у приватній архівній установі документів з іншими носіями нефондової організації, відомості про них подають у паспорті окремими розділами.

Разом із паспортом рекомендовано надсилати список фондів приватної архівної установи, які вона зберігає, за формою, наведеною у додатку 5 до цих Методичних рекомендацій.

5.2.4. Для обліку документів, не внесених до НАФ (із кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) та тимчасового строку зберігання), приватна архівна установа може вести облікові документи відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання.

5.2.5. Обліковими одиницями для архівних документів (незалежно від матеріальної основи документа) є архівний фонд (архівна колекція), одиниця зберігання, зокрема:

для документів із паперовими носіями - архівний фонд (архівна колекція), справа;

з іншими видами носіїв інформації (кіно-, відео-, фото-, фонодокументів та електронних документів) - одиниця зберігання / одиниця обліку;

для науково-технічних документів - архівний фонд, група, комплекс, одиниця зберігання.

Неописані документи можна обліковувати в умовних одиницях зберігання (із розрахунку 250 аркушів в одній умовній одиниці зберігання).

Документи особового походження, що пройшли лише первинне описування, обліковують подокументно, в окремих випадках - у неописаних справах та аркушах.

5.2.6. Для приватних архівних установ, що зберігають документи НАФ, архівні документи, не внесені до НАФ (із кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання), з паперовою основою рекомендовано їх обліковувати відповідно до вимог, визначених розділом X Правил організації діловодства та архівного зберігання .

5.2.7. Приватна архівна установа може вести такі облікові документи: книга обліку надходження та вибуття документів, список фондів, справа фонду, описи справ, реєстри описів, анотовані переліки унікальних документів Національного архівного фонду, за формами, визначеними Правилами організації діловодства та архівного зберігання.

Книга обліку надходження та вибуття документів приватної архівної установи призначена для обліку всіх одиниць зберігання, прийнятих на зберігання від джерел комплектування, вилучених для знищення, повернутих власнику за умовами договору, переданих до державного архіву (архівного відділу міської ради) та отриманих від інших юридичних та фізичних осіб.

До книги обліку надходження та вибуття документів щорічно станом на перше січня наступного року складають підсумковий запис про кількість одиниць зберігання, що надійшли, вибули, а також про кількість фактично наявних одиниць зберігання.

На підставі даних книги обліку надходження та вибуття документів складають паспорт приватної архівної установи.

Список фондів приватної архівної установи призначений для надання порядкового номера фондам, що надійшли на зберігання, у хронологічній послідовності їх надходження. У списку фондів фіксують повну та скорочену назву фондоутворювача на момент надходження фонду.

На 01 січня кожного року до списку фондів складають підсумковий запис, в якому зазначають кількість фондів, що вибули, що надійшли впродовж року, та загальну кількість фондів, що зберігає приватна архівна установа.

Описи справ (документів), одиниць зберігання є первинними обліковими документами для їх поодиничного обліку, який закріплює за кожною одиницею зберігання обліковий номер, що є складовою архівного шифру.

Справа фонду - це комплекс документів з історії фондоутворювача та його архівного фонду, що містить: історичну довідку або передмови до описів, схему систематизації фонду, акти перевіряння наявності та стану одиниць зберігання (справ), акти про невиправні пошкодження, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, тощо.

Реєстри описів ведуть для обліку описів справ, які вносять до реєстру під відповідним порядковим номером у хронологічній послідовності їх надходження. У реєстрі описів фіксують відомості щодо складу документів кожного опису: номер фонду, номер опису, кількість описаних у ньому справ (одиниць зберігання), кількість аркушів опису, кількість його примірників.

За анотованими переліками унікальних документів НАФ приватні архівні установи обліковують унікальні документи НАФ відповідно до Порядку обліку унікальних документів, що зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 16 серпня 2010 року № 124, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 8 вересня 2010 за № 789/18084.

5.2.8. З огляду на відсутність нормативно-правових актів щодо обліку електронних, аудіовізуальних, науково-технічних документів для організації їх обліку в приватній архівній установі рекомендовано використовувати технології обліку та форми облікових документів, визначених Інструкцією "Облік документів у державних архівах України" / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; упоряд. Л. В. Приходько. - Київ, 2014. - 171 с.

5.2.9. Для оперативного пошуку документів рекомендовано створювати облікові бази даних:

1) для підготовки в автоматизованому режимі паспорта приватної архівної установи;

2) для підготовки відомостей щодо динаміки змін у обсягах, складі та стані архівних документів;

3) оперативного представлення відомостей щодо наявності документів.

Електронні документи обліковують у складі архівного фонду фондоутворювача за описами електронних документів постійного зберігання, за одиницями обліку та одиницями зберігання.

5.2.10. Доцільність ведення, види і форми інших облікових документів приватна архівна установа визначає самостійно, зокрема: аркуш фонду, книга обліку руху фондів, книга обліку документів з кадрових питань (особового складу), книга обліку документів, вилучених для знищення, книга обліку документів, переданих до інших архівів, книга обліку міграцій та перезапису електронних документів тощо.

5.2.11. Порядок та умови обліку документів, переданих на депоноване зберігання, обумовлюють у договорі між власником документів (уповноваженою ним особою) і приватною архівною установою.

5.2.12. Документи, що надійшли до приватної архівної установи за умовами договору на депоноване зберігання, рекомендовано обліковувати окремо: у книзі обліку приймання документів на депоноване зберігання із зазначенням дати укладання і терміну дії договору та тимчасового номера фонду в приватній архівній установі.

Упродовж періоду депонованого зберігання документи можна обліковувати також у аркушах фондів.

5.2.13. Фондам, що надійшли на депоноване зберігання, надають тимчасові облікові номери за книгою обліку приймання документів на депоноване зберігання.

Архівний шифр фонду може складатися з тимчасового облікового номера, перед яким можна записувати "ДЗ" (депоноване зберігання), з додаванням через похилу риску тимчасового облікового номера за обліковими документами приватної архівної установи.

5.2.14. Тимчасовий архівний шифр справи складається з тимчасового номера фонду та постійних облікових номерів опису і справи за обліковими документами власника. На обкладинках справ в архівних шифрах до постійних облікових номерів додають тимчасові облікові номери, що записують олівцем.

5.2.15. Архівні шифри описів, одиниць зберігання, надані власником, в приватній архівній установі не перешифровують.

5.2.16. Якщо науково-технічне опрацювання документів за умовами договору з власником (уповноваженою ним особою) здійснює приватна архівна установа, облікові номери описам та справам надають відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання.

Про зміни у складі, обсязі і стані документів після їх науково-технічного опрацювання приватна архівна установа письмово повідомляє власника (уповноважену ним особу).

5.2.17. За наявності у власника (уповноваженої ним особи) облікових документів на передані на депоноване зберігання архівні документи їх передають разом з архівними документами.

По закінченню строків депонованого зберігання облікові документи повертають власнику.

6.1. Вимоги до умов зберігання

6.1.1. Приватна архівна установа під час приймання документів на зберігання від власника (уповноваженої ним особи) бере на себе зобов'язання щодо забезпечення їх збереженості, що обумовлюється договором.

Виконання таких зобов'язань передбачає створення та дотримання оптимальних умов та режимів зберігання архівних документів із різними носіями інформації задля підтримання фізико-хімічних характеристик їх матеріальної основи у часі.

6.1.2. Для організації зберігання документів НАФ приватна архівна установа має враховувати вимоги Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 року за № 250/26695.

Архівні документи, не внесені до НАФ (із кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання), рекомендовано зберігати з урахуванням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів (для документів із паперовими носіями).

6.1.3. Вимоги щодо умов зберігання документів НАФ із плівковими носіями визначають стандарти:

ДСТУ 4447:2005 Фонодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.

ДСТУ 7361:2013 Відеодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.

ГСТУ 55.002-2002. Фотодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.

ГСТУ 55.003-2003. Кінодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.

6.2. Вимоги до будівлі та приміщень

6.2.1. Приватна архівна установа, залежно від матеріальної основи архівних документів, які вона планує зберігати, та їх обсягу, повинна забезпечити наявність відповідної будівлі та приміщень, обладнання, засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки, серверне та комунікаційне обладнання тощо), а також технічних засобів для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного та охоронного режимів зберігання.

6.2.2. Приміщення, де планується розмістити приватну архівну установу, мають бути у будівлі, що відповідає державним будівельним нормативам щодо довговічності основних конструкцій та їх вогнестійкості, а також мати технічне укріплення відповідно до вимог охоронного режиму.

Будівля має бути розташована поза зонами затоплення та проникнення ґрунтових вод, зсувів, а також у місцях, віддалених від залізничних вузлів, вибухо- та пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій тощо), від об'єктів, що приваблюють біологічних шкідників (установи громадського харчування, продовольчі склади тощо).

6.2.3. За умови зберігання у приватній архівній установі документів НАФ, необхідно провести експертизу приміщення на його відповідність нормативним вимогам зберігання, до якої залучити представників пожежних, будівельних, санітарно-гігієнічних та інших профільних установ та організацій.

Експертиза повинна визначити ступінь вогнестійкості, довговічності основних конструкцій і міцність міжповерхових перекриттів (за наявності), стан приміщень (розташованих на поверхах, горищі, підвальних), наявність і стан опалювальних і вентиляційних систем.

До проведення такої експертизи залучають представників територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізовує державну політику у сфері санітарного та епідеміологічного благополуччя населення, архівних, пожежних, охоронних, будівельних та інших профільних установ і організацій. Висновки експертизи необхідно погодити з Укрдержархівом.

6.2.4. Приміщення для зберігання документів у пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших приміщень. Не розміщують документи в приміщеннях будівель, зайнятих службами громадського харчування, харчовими й шкіряними складами, а також організаціями, що застосовують пожежонебезпечні технології.

6.3. Вимоги до сховищ

6.3.1. Сховища для зберігання документів мають бути спеціально обладнаними приміщеннями, ізольованими від впливу зовнішніх кліматичних факторів, з відповідним температурно-вологісним режимом, протипожежним захистом та контрольованим доступом.

6.3.2. Покриття стін, підлоги, стелі мають бути з негорючих матеріалів, що не утримують пил, у разі виникнення пожежі, не виділяють шкідливих речовин, є водо- та вогнестійкими.

6.3.3. Документи з різними носіями інформації слід зберігати в окремих сховищах. У разі вимушеного зберігання документів із різними носіями інформації в одному сховищі слід дотримуватися найнижчих значень температури і відносної вологості повітря.

Рекомендовано також передбачити зберігання у різних сховищах документів НАФ та документів із кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання.

6.3.4. За наявності на зберіганні у приватній архівній установі унікальних документів НАФ їх слід зберігати відокремлено від інших документів, в окремому, спеціально обладнаному сховищі, або у відокремлених, належним чином обладнаних частинах загальних сховищ. Для зберігання унікальних документів слід використовувати стаціонарні відсіки-сейфи та спеціальні шафи-сейфи.