Державна податкова служба України розглянула звернення на отримання індивідуальної податкової консультації, надісланого листом Головного управління ДПС у м. Києві щодо підписання податкової звітності, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), та повідомляє.

У зверненні зазначені наступні питання:

1. Який порядок заміни підписувача електронних документів, які подаються до податкових органів у рамках договору про визнання електронних документів у разі зміни керівника підприємства?

2. Хто і в якому порядку має право підписання податкової звітності в електронній формі, якщо КЕП оформлена на керівника підприємства та головного бухгалтера, але на момент подання звітності головний бухгалтер фізично не може накласти свій підпис (перебування у лікарні тощо)? Чи вправі у цьому випадку підписати звітність тільки керівник підприємства?

3. Чи необхідно додатково зберігати податкову звітність в електронній формі у вигляді копій документів на папері з проставлянням власноручного підпису відповідальних осіб чи все ж таки достатньо, що зазначені документи підписані ними за допомогою КЕП або електронних цифрових підписів та зберігаються в електронній формі?

Щодо питання N 1.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до Кодексу, законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги" без укладення відповідного договору (абзац перший пункту 42.6 статті 42 Кодексу).

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом припиняється виключно у випадках, передбачених пунктом 42.6 статті 42 Кодексу, в тому числі отримання інформації з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) про зміну керівника платника податків.

Платник податків стає суб'єктом електронного документообігу після надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги".

Щодо питання N 2.

Пунктом 48.5 статті 48 Кодексу визначено, що податкова декларація повинна бути підписана:

керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.

Порядок обміну електронними документами платника податків та контролюючого органу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (абзац десятий пункту 42.6 статті 42 Кодексу).

Відповідно до розділу ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 р. N 557, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 р. за N 959/30827 (зі змінами) (далі - Порядок N 557) платник створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов'язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки, керуючись Порядком N 557.

Керівник платника податків визначає, змінює перелік уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації через електронний кабінет від імені платника податків, та визначає їхні повноваження (абзац другий пункту 42.6 статті 42 Кодексу).

Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі - Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку N 557 (пункт 3 розділу ІІІ Порядку N 557).