Відповідно до пункту 9 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500 , з метою надання методичної допомоги учасникам процесу розроблення та внесення змін до посадової інструкції державного службовця

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо окремих питань підготовки посадових інструкцій державних службовців категорій "Б" та "В", що додаються.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Методичні рекомендації щодо окремих питань підготовки посадових інструкцій державних службовців категорій "Б" та "В" (далі - Методичні рекомендації) розроблено з урахуванням Закону України "Про державну службу" , Порядку розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій "Б" та "В", затвердженого наказом НАДС від 11 вересня 2019 року № 172-19, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 30 вересня 2019 року за № 1077/34048 (далі - Порядок), Методики проведення аналізу посад державної служби категорій "Б" та "В" у центральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом НАДС від 17 серпня 2018 року № 199-18, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 13 вересня 2018 року № 1051/32503 (далі - Методика).

2. Методичні рекомендації розроблено з метою надання методичної допомоги учасникам процесу розроблення та внесення змін до посадової інструкції, визначеним пунктом 6 розділу I Порядку (далі - учасники процесу розроблення посадових інструкцій).

Ці Методичні рекомендації є допоміжним інструментом для об'єктивного та якісного розроблення та внесення змін до посадових інструкцій державних службовців категорій "Б" та "В" (далі - посадові інструкції).

3. Терміни, зазначені у цих Методичних рекомендаціях, вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про державну службу" , Порядку, Методиці, інших актах законодавства.

1. Відповідно до абзацу третього пункту 2 розділу I Порядку посадова інструкція - документ, що містить інформацію про посаду державної служби, мету посади, визначає основні посадові обов'язки, права державного службовця, перелік суб'єктів зовнішньої службової комунікації, вимоги до компетентності та умови служби на відповідній посаді.

Рекомендується враховувати, що положення про структурні підрозділи державного органу, його апарату (секретаріату) можуть передбачати загальний перелік завдань і функцій, зобов'язань, прав і повноважень, забезпечення виконання яких покладається на керівника відповідного структурного підрозділу, його заступників. Положення про структурні підрозділи враховуються під час розроблення посадової інструкції.

2. Пунктом 3 розділу I Порядку передбачено, що посадова інструкція розробляється для кожної посади державної служби категорій "Б" та "В" у штатному розписі державного органу з урахуванням завдань і функцій державного органу та/або структурного підрозділу у складі його апарату (секретаріату). Тобто посадова інструкція розробляється для вакантних посад і посад, які обіймають державні службовці.

У випадку проведення конкурсу на посаду на період заміщення тимчасово відсутнього державного службовця, за яким зберігається посада державної служби, рекомендується готувати окремий примірник посадової інструкції, затвердженої для відповідної посади, який підписується переможцем такого конкурсу під час призначення на посаду.

3. Згідно з пунктом 2 розділу II Порядку рішення про розроблення та внесення змін до посадової інструкції приймається у письмовій або усній формі. Наприклад, у формі усного доручення керівника державної служби в державному органі або суб'єкта призначення чи в письмовій формі шляхом видання відповідного наказу (розпорядження), окремого доручення тощо. Порядок не містить прямої вимоги щодо форми відповідного рішення, натомість передбачає необхідність прийняття управлінського (організаційно-розпорядчого) рішення керівника державної служби в державному органі або суб'єкта призначення.

Під час обрання форми такого рішення рекомендується враховувати пункт 2 розділу IV Порядку , яким передбачено термін внесення змін до посадових інструкцій, що складає 15 календарних днів. Перебіг такого терміну розпочинається після прийняття рішення про необхідність внесення змін до посадових інструкцій.

4. За потреби та за рішенням керівника державної служби в державному органі або суб'єкта призначення може проводитися аналіз посад згідно з Методикою. Аналіз посад не є обов'язковим етапом розроблення посадової інструкції. Наприклад, у територіальному органі центрального органу виконавчої влади таке рішення приймається керівником відповідного територіального органу.

5. Визначення змісту виконуваної за посадою роботи та підготовку проекту посадової інструкції рекомендується розпочати одразу після прийняття рішення про розроблення посадової інструкції шляхом:

аналізу завдань і функцій структурного підрозділу з урахуванням їх співвідношення згідно з додатком 1 до цих Методичних рекомендацій;

визначення ролі посади, на яку розробляється посадова інструкція, у реалізації завдань і функцій структурного підрозділу;

аналізу пріоритетів діяльності державного органу та структурного підрозділу;

визначення пріоритетних напрямів діяльності, що закріплені чи потребують закріплення за зазначеною посадою;

визначення конкретних дій, їх переліку, направлених на реалізацію пріоритетного напряму, що закріплені чи можуть бути закріплені за посадою;

аналізу актів законодавства, що передбачають загальні та спеціальні вимоги до посади / особи, яка претендує на зайняття посади;

формування загального бачення обсягу роботи та його відповідності вимогам до компетентності.

6. Згідно з Порядком основна роль та відповідальність за визначення змісту виконуваної за посадою роботи, розроблення та погодження посадової інструкції закріплюється за безпосереднім керівником.

Служба управління персоналом здійснює загальну координацію та методологічну підтримку процесу розроблення посадових інструкцій в державному органі.

Ролі учасників процесу розроблення та внесення змін до посадових інструкцій державних службовців категорій "Б" та "В" наведено у додатку 2 до цих Методичних рекомендацій.

7. Згідно з пунктом 1 розділу III Порядку посадова інструкція розробляється відповідно до Форми посадової інструкції державних службовців категорій "Б" та "В", передбаченої додатком 1 до Порядку .

Приклади розроблених посадових інструкцій для посад державної служби категорій "Б" та "В" наведено у додатку 3 до цих Методичних рекомендацій.

8. У розділі посадової інструкції "Загальна інформація", крім категорії посади державної служби, посади, найменування структурного підрозділу (за наявності), посади безпосереднього керівника, посади керівника самостійного структурного підрозділу (за наявності), зазначається посада особи, яка здійснює координацію діяльності (за наявності).

У графі "Посада особи, яка здійснює координацію діяльності" посадової інструкції рекомендується зазначати посаду заступника керівника державного органу відповідно до наказу (розпорядження) про розподіл обов'язків між керівником державного органу та його заступниками.

Рекомендується визначати посаду особи, що здійснює координацію діяльності для посад керівників самостійних структурних підрозділів та для посад, введених для виконання окремих функцій, у разі недоцільності утворення у складі апарату (секретаріату) міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, інших державних органів.

Наприклад, відповідно до абзацу другого пункту 1 Типового положення про директорат міністерства, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2017 року № 644 , діяльність директорату координується міністром або відповідно до розподілу обов'язків першим заступником міністра чи заступником міністра. У такому разі для посади генерального директора директорату посада міністра визначається посадою безпосереднього керівника, а відповідна посада заступника міністра, якщо це передбачено наказом (розпорядженням) міністерства, може зазначатися як посада особи, яка здійснює координацію діяльності.

При цьому для посад "начальник відділу", "головний спеціаліст", інших посад у складі самостійного структурного підрозділу рекомендується не зазначати посаду особи, що здійснює координацію діяльності.

9. Відповідно до підпункту 2 пункту 4 розділу III Порядку у посадовій інструкції зазначається мета посади обсягом до 40 слів, яка:

розкриває значення посади для досягнення завдань і функцій структурного підрозділу та/або державного органу порівняно з іншими посадами;

розкриває зміст основного результату роботи на посаді;

враховує частину повноважень і функцій державного органу та/або структурного підрозділу, які закріплюються за посадою шляхом заповнення розділів 3 - 5 посадової інструкції.

Рекомендується формулювати мету посади одним реченням, що відповідає на запитання: "Яке значення має посада для досягнення цілей структурного підрозділу та/або державного органу?" або "Яку ключову роль відіграє посада у функціонуванні структурного підрозділу та/або державного органу?".

При визначенні мети посади рекомендується використовувати уточнюючі слова, які деталізують, окреслюють чи звужують функціональний напрям та обсяг виконуваної роботи, наприклад: "забезпечення", "організація", "здійснення", "реалізація", "виконання", "надання", "участь", "сприяння" тощо.

Рекомендується враховувати три основні функціональні напрями службової діяльності державних службовців, безпосередньо пов'язані з виконанням завдань і функцій відповідного державного органу: формування політики, реалізація політики, забезпечення та підтримка діяльності державного органу, його апарату (секретаріату).

Приклади формулювання мети посади для посад державної служби категорій "Б" та "В" наведено у додатку 4 до цих Методичних рекомендацій.

10. Згідно з підпунктом 3 пункту 4 розділу III Порядку в розділі посадової інструкції "Основні посадові обов'язки" зазначається до десяти посадових обов'язків, якщо інше не передбачено законодавством.

Якщо визначено понад десять основних посадових обов'язків, пропонується їх об'єднати або виключити через дублювання з тими, що вже включені до переліку.

Основні посадові обов'язки мають відповідати завданням і функціям структурного підрозділу та/або державного органу, меті посади та включати типові види діяльності, що мають виконуватися на посаді та вирізняють її серед інших посад у структурному підрозділі або державному органі в цілому.

При формулюванні основних посадових обов'язків рекомендується враховувати можливість виконання за відповідною посадою окремого завдання (завдань) чи окремої функції (функцій) державного органу та або структурного підрозділу, їх частини.

11. Визначення основних посадових обов'язків має відповідати критеріям, передбаченим пунктом 5 розділу III Порядку .

12. Під час визначення основних посадових обов'язків пропонується враховувати рекомендований перелік типових видів діяльності на посадах державної служби категорії "Б", що передбачають управління, координацію та контроль за діяльністю підпорядкованих працівників і структурного підрозділу, наведений у додатку 5 до цих Методичних рекомендацій.

Зміст типових видів діяльності рекомендується не дублювати у посадових інструкціях державних службовців, а розглядати у разі потреби як уточнення основних посадових обов'язків та прав з дотриманням обсягу посадової інструкції, передбаченого пунктом 3 розділу III Порядку .

13. Згідно з пунктом 5 розділу III Порядку основні посадові обов'язки, зокрема, мають постійний, систематичний чи періодичний характер виконання. Якщо державний службовець виконує завдання, яке є унікальним та не виконується на інших посадах, таке завдання рекомендується включати до основних посадових обов'язків (їх складових), навіть якщо воно виконується рідше, ніж інші. Наприклад, підготовка стратегічно важливої для державного органу інформації (документів) один раз на квартал або на півріччя протягом тривалого періоду.

14. Посадові обов'язки рекомендується викладати чітко, лаконічно, зрозуміло, однозначно та за частотою їх виконання.

Рекомендується застосовувати методологію визначення частоти, інтенсивності, значимості виконання завдань і посадових обов'язків, передбачену Методикою.

15. Формулювання основних посадових обов'язків рекомендується починати з таких іменників як "здійснення", "формування", "розроблення" "організація", "забезпечення", "проведення", "підготовка", "контроль", "координація" тощо, надавати опис процесу службової діяльності чи вказівку на об'єкт виконуваного завдання, а також визначати для кого / в якій сфері / з яких питань тощо (у разі необхідності).

Наприклад: "Розроблення методичних рекомендацій, методик та інших методичних матеріалів для служб управління персоналом", в якому: іменник - "Розроблення", опис процесу, вказівка - "методичних рекомендацій, методик та інших методичних матеріалів", визначення для кого - "для служб управління персоналом".

16. Рекомендується враховувати, що основні посадові обов'язки можуть відрізнятися за обсягом і способом їх викладення. Формулювання посадових обов'язків може бути простим та комплексним.

Приклад простого формулювання посадових обов'язків:

"Розроблення методичних рекомендацій, методик та інших методичних матеріалів для служб управління персоналом".

У разі необхідності може здійснюватися комплексне формулювання посадових обов'язків шляхом їх деталізації та виділення переліків напрямів роботи, етапів виконання, сторін з якими здійснюється співпраця чи щодо яких здійснюється службова діяльність тощо.

Приклад комплексного формулювання посадових обов'язків:

"Розроблення методичних рекомендацій, методик та інших методичних матеріалів для служб управління персоналом:

аналіз нормативно-правових актів, вітчизняного та міжнародного досвіду;

взаємодія із заінтересованими сторонами;

супроводження проекту акта до його прийняття/реєстрації".

Не рекомендується здійснювати деталізацію основного посадового обов'язку, якщо для його виконання державний службовець зобов'язаний дотримуватися встановлених процедур. Наприклад, "розгляд звернень громадян", "формування бюджетних запитів".

17. Якщо державний службовець відповідальний за виконання одного з етапів реалізації відповідної функції (частини функції), то як основний посадовий обов'язок рекомендовано визначати відповідний етап, а не функцію (частину функції) в цілому.

Наприклад, однією із функцій структурного підрозділу є "розроблення та участь у розробленні проектів нормативно-правових актів з питань, що належать до компетенції органу виконавчої влади", при цьому за державним службовцем закріплено лише супровід проектів актів під час їх погодження із заінтересованими органами з їх наступним доопрацюванням, - як основний посадовий обов'язок зазначається частина (відповідний етап) згаданої функції.

18. Якщо за державним службовцем закріплено виконання цілої функції структурного підрозділу чи завдання державного органу, така функція, завдання зазначається як основний посадовий обов'язок.

Наприклад, "Організація розроблення проектів нормативно-правових актів у сфері державної служби".

19. Визначення основних посадових обов'язків рекомендовано здійснювати на основі тих, що реально виконуються або будуть виконуватися на посаді.

Згідно з пунктом 7 розділу III Порядку за рішенням безпосереднього керівника на державного службовця може покладатися виконання посадових обов'язків іншого державного службовця цього структурного підрозділу у зв'язку з його тимчасовою відсутністю.

Не рекомендується зазначати посадові обов'язки, які працівник може виконувати на посаді у разі тимчасової відсутності іншого державного службовця цього структурного підрозділу.

20. Посадові обов'язки рекомендовано визначати відповідно до розподілу завдань та функцій структурного підрозділу (їх частини) між державними службовцями такого структурного підрозділу.

Наприклад, якщо у службі управління персоналом формуванням графіку відпусток та підготовкою проектів наказів (розпоряджень) щодо надання відпусток персоналу займається один працівник, то такий посадовий обов'язок рекомендовано зазначати у посадовій інструкції відповідного працівника. До посадової інструкції інших працівників служби управління персоналом такий посадовий обов'язок не включається. При цьому рекомендується враховувати штатну чисельність працівників державного органу та дотримуватися обґрунтованого розподілу навантаження.

Якщо за рішенням безпосереднього керівника посадові обов'язки у частині підготовки проектів наказів (розпоряджень) щодо надання відпусток розподілені між двома працівниками, наприклад, один працівник готує проекти наказів (розпоряджень) щодо надання відпусток персоналу, інший формує графік відпусток персоналу державного органу, то відповідні посадові обов'язки рекомендується включати до основних посадових обов'язків працівників та не дублювати.

21. У державному органі з великою штатною чисельністю працівників посадові обов'язки у частині підготовки проектів наказів (розпоряджень) щодо надання відпусток рекомендується включати до посадових інструкцій двох і більше працівників, що обумовлено значним обсягом завдання. Водночас інші посадові обов'язки можуть відрізнятися.

Згідно з абзацом шостим пункту 5 розділу III Порядку визначення основних посадових обов'язків має відбуватися шляхом індивідуального визначення для кожної посади, за винятком посад, які передбачають однакові види діяльності.

Наприклад, у разі виконання працівниками структурного підрозділу однакових посадових обов'язків посадові інструкції можуть включати однакові основні посадові обов'язки. Якщо один з таких працівників додатково, один день на тиждень, займається підготовкою звітної документації, до його посадових обов'язків, на відміну від інших, також включається підготовка звітної документації.

22. При визначенні основних посадових обов'язків для посад головних спеціалістів державного органу, посади яких введено у разі недоцільності утворення структурного підрозділу, рекомендується здійснити групування завдань і функцій за основними напрямами роботи з можливістю деталізації таких посадових обов'язків щодо напрямів, сфер, питань тощо.

23. Приклади формулювання основних посадових обов'язків з урахуванням груп посадових обов'язків, визначених пунктом 6 розділу III Порядку , наведено у додатку 6 до цих Методичних рекомендацій.

24. З метою самоперевірки повноти викладення основних посадових обов'язків пропонується використовувати Рекомендований перелік запитань для самоперевірки визначення в посадовій інструкції основних посадових обов'язків державного службовця категорії "Б" або "В", наведений у додатку 7 до цих Методичних рекомендацій.

25. Згідно з Формою посадової інструкції державних службовців категорій "Б" та "В" у розділі 4 посадової інструкції зазначаються права державного службовця (крім передбачених статтею 7 Закону України "Про державну службу" ).

Наприклад, прийняття рішення з визначених питань, узгодження проектів документів, представництво структурного підрозділу та/або державного органу з визначених питань, участь у нарадах, їх проведення, проведення у межах своєї компетенції перевірок, отримання необхідної для виконання своїх завдань та посадових обов'язків інформації від підприємств, установ, організацій, їх посадових осіб, структурних підрозділів державного органу, долучення до роботи спеціалістів і фахівців, необхідних для виконання поставленого завдання, внесення пропозицій керівнику щодо покращення роботи структурного підрозділу тощо.

26. Перелік прав, зазначених у посадовій інструкції, не є вичерпним.

У разі обґрунтованої необхідності безпосередній керівник, керівник самостійного структурного підрозділу, керівник державної служби в державному органі або суб'єкт призначення може надавати інші права, необхідні для виконання посадових обов'язків відповідно до законодавства, з урахуванням завдань і функцій відповідного структурного підрозділу, державного органу та спеціального законодавства без внесення змін до посадової інструкції.

Під необхідними правами, повноваженнями та обов'язками рекомендовано розуміти такі, без яких настає ризик невиконання або неналежного виконання посадових обов'язків із незалежних від державного службовця причин.

Права, окрім визначених у посадовій інструкції, також можуть встановлюватися спеціальним законодавством.

27. Згідно з Формою посадової інструкції державних службовців категорій "Б" та "В" у розділі 5 посадової інструкції "Суб'єкти зовнішньої комунікації" можуть зазначатися, наприклад, інші державні органи, підприємства, установи, організації, їх посадові та службові особи, міжнародні організації тощо.

Для визначення таких суб'єктів рекомендується провести аналіз основних посадових обов'язків, виконання яких пов'язано із взаємодією та комунікацією.

28. Вимоги до компетентності рекомендується визначати у взаємозв'язку з основними посадовими обов'язками. Рекомендується визначати мінімальний перелік необхідних вимог до компетентності з урахуванням рекомендованого переліку вимог до компетентності кандидата на зайняття посади державної служби категорії "Б" і "В", що розробляється НАДС.

29. Згідно з Формою посадової інструкції державних службовців категорій "Б" та "В" у розділі 7 посадової інструкції "Умови служби" рекомендовано зазначати у разі потреби інформацію про можливі відрядження (у межах України чи за кордон, їх орієнтовна тривалість), режим роботи, інші особливості робочого процесу чи робочого місця (приміщення, кабінет), що мають постійний чи періодичний характер і пов'язані з виконанням посадових обов'язків.

При заповненні розділу 7 посадової інструкції за рішенням керівника державної служби в державному органі або суб'єкта призначення рекомендовано враховувати норми, передбачені Державними санітарними нормами та правилами "Гігієнічна класифікація праці за показниками шкідливості та небезпечності факторів виробничого середовища, важкості та напруженості трудового процесу", затвердженими наказом Міністерства охорони здоров'я України 08 квітня 2014 року № 248, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 06 травня 2014 року за № 472/25249.

30. Якщо законодавством встановлено особливості вступу на державну службу та її проходження на окремих посадах, посадову інструкцію рекомендовано розробляти з урахуванням положень спеціального законодавства. Наприклад, в частині визначення змісту основних посадових обов'язків, додаткового погодження іншими посадовими чи службовими особами, окрім передбачених пунктом 4 розділу II Порядку тощо.

31. Згідно з Формою посадової інструкції державних службовців категорій "Б" та "В" інформація в окремих розділах, рядках розділів, рекомендовано зазначати за наявності чи за потреби. У разі виключення з посадової інструкції окремих розділів рекомендується зберігати нумерацію розділів посадової інструкції, визначену Формою посадової інструкції державних службовців категорій "Б" та "В".

1. Для перегляду посадових інструкцій рекомендується визначити актуальність:

загальної інформації про посаду;

основних посадових обов'язків для досягнення завдань і функцій структурного підрозділу та/або державного органу;

мети посади та її зв'язок із основними посадовими обов'язками та вимогами до компетентності;

обсягу прав, зазначених у розділі 4 посадової інструкції, та їх зв'язок із основними посадовими обов'язками;