На виконання статей 48, 51, 112 Бюджетного кодексу України та з метою забезпечення здійснення контролю органами Державного казначейства України при прийнятті зобов'язань розпорядниками і одержувачами коштів державного та місцевих бюджетів, які перебувають на казначейському обслуговуванні, удосконалення механізмів використання бюджетних коштів та управління бюджетними коштами, а також для спрощення документообороту розроблено Порядок обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України, який затверджено наказом ДКУ від 09.08.2004 N 136 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 30.08.2004 за N 1068/9667 (далі - Порядок). Цей Порядок поширюється на розпорядників і одержувачів бюджетних коштів державного та місцевих бюджетів, які перебувають на казначейському обслуговуванні. Згідно з наказом Порядок набирає чинності з 1 січня 2005 року.

З моменту набрання чинності цим наказом визнається таким, що втратив чинність, наказ Державного казначейства України від 19.10.2000 N 103 "Про затвердження Порядку обліку зобов'язань розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30.10.2000 за N 759/4980 (із змінами та доповненнями).

Відповідно до зазначеного Порядку органи Державного казначейства реєструють та обліковують в бухгалтерському обліку виконання бюджетів усі зобов'язання розпорядників бюджетних коштів за коштами загального та спеціального фонду, при цьому розпорядники мають право брати бюджетні зобов'язання за загальним фондом бюджету в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисом (планом використання бюджетних коштів), за спеціальним фондом бюджету в межах бюджетних асигнувань (у розрізі складових спеціального фонду відповідно до зведення показників спеціального фонду кошторису), установлених кошторисом (планом використання бюджетних коштів), але з урахуванням фактичних надходжень до цього фонду. Розпорядники бюджетних коштів повинні брати зобов'язання, виходячи з потреби у забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року та з урахуванням необхідності здійснення платежів для погашення бюджетних зобов'язань минулих періодів. Зобов'язання, узяті юридичними та фізичними особами без відповідних бюджетних асигнувань або ж з перевищенням повноважень, установлених Бюджетним кодексом України, законом України про Державний бюджет України та рішенням про місцевий бюджет на відповідний рік, вважаються небюджетними зобов'язаннями. Узяття таких зобов'язань є бюджетним правопорушенням.

Слід звернути увагу, що погашення небюджетних фінансових зобов'язань не проводиться, за винятком випадків, передбачених чинним законодавством (списання кредиторської заборгованості за рішенням судів; зменшення обсягів небюджетної заборгованості шляхом списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, відповідно до Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, затвердженого наказом Державного казначейства України від 08.05.2001 N 73).

Для реєстрації бюджетного зобов'язання розпорядники бюджетних коштів подають до відповідного органу Державного казначейства України Реєстр бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів (далі - Реєстр) та оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов'язання. За бюджетними зобов'язаннями, у яких не зазначаються суми (договори про надання послуг зв'язку тощо), а також за заробітною платою, нарахуванням на заробітну плату у Реєстрі суми проставляються розпорядниками бюджетних коштів розрахунково, але у межах планових показників (абзац третій пункту 2.2 Порядку. Працівник органу Державного казначейства звіряє поданий розпорядником Реєстр та підтвердні документи. У разі відповідності даних зобов'язання засобами програмного забезпечення реєструються у Книзі реєстрації бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів. За зобов'язаннями, визначеними у абзаці третьому пункту 2.2 Порядку, у Книзі реєстрації не заповнюються графи 6-9.

Таким же чином проводиться реєстрація небюджетного зобов'язання (яке не повинно виникати взагалі, оскільки бюджетним законодавством передбачено, що розпорядники мають право брати лише бюджетні зобов'язання). Реєстрація небюджетних зобов'язань проводиться з метою забезпечення здійснення контролю органами Державного казначейства України за дійсним станом бухгалтерського обліку виконання кошторисів, що здійснюють розпорядники бюджетних коштів.

Бюджетне фінансове зобов'язання реєструється органами Державного казначейства на підставі платіжного доручення на погашення бюджетного фінансового зобов'язання. При реєстрації бюджетного фінансового зобов'язання розпорядники бюджетних коштів подають також оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного фінансового зобов'язання (наприклад, платіжні вимоги, накладні, акти виконаних робіт тощо). За бюджетними зобов'язаннями, розрахунки за якими здійснюються у готівковій формі, підставою для реєстрації бюджетного фінансового зобов'язання є грошовий чек. Реєстр фінансових зобов'язань не складається.