Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" , Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, для автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням

1. Реєстрацію документів у Держгеокадастрі здійснювати в автоматизованій системі діловодства на базі "ДОК ПРОФд СТЕП 2.0" (далі - Система).

2. Затвердити повноваження (регламентування прав доступу) користувачів автоматизованої системи діловодства, що додаються.

3. Відділу захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби забезпечити:

адміністрування Системи та доступ до неї працівників апарату;

зберігання та захист інформації, яка обробляється в Системі.

4. Управлінню справами забезпечити створення документів постійного зберігання одночасно у паперовій та електронній формах.

5. Департаменту кадрової політики та персоналу своєчасно повідомляти Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби про кадрові зміни у штатному розписі апарату Держгеокадастру.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Загальний відділ Управління справами:

реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції; внутрішніх документів (наказів Держгеокадастру з основних питань діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками апарату Держгеокадастру тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;

обмін документами з центральними органами виконавчої влади та державними установами і організаціями, які є учасниками системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;

редагування документів;

створення реєстрів відправки кореспонденції;

ведення реєстрів передачі паперових оригіналів документів у структурні підрозділи;

обмін документами з територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;

формування конвертів для вихідних документів;

формування зведеної номенклатури справ;

моніторинг проходження документів, які зареєстровані загальним відділом;

формування звітів та підготовка оперативної інформації;

формування та облік справ;

аудит подій;

візування документів.

Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби:

підтримка роботи програмного та апаратного забезпечення Системи, встановлення клієнтських робочих місць системи автоматизованого документообігу;

створення облікових записів користувачів та адміністрування їх прав;

підтримка системних довідників журналів;

підтримка службових довідників журналів (штатний розклад, структура, види документів, кореспонденти, тощо);

візування документів.

Відділ організаційного забезпечення Департаменту забезпечення діяльності служби:

підготовка проектів резолюцій;

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами;

візування документів.

Відділ аналітики та взаємодії з органами державної влади Департаменту забезпечення діяльності служби:

реєстрація звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

взяття на контроль та зняття з контролю звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

моніторинг проходження звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

внесення даних про виконання документів;

формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

формування та облік справ;

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами;

візування документів.

Відділ консультацій громадськістю та зв'язків зі ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності служби:

ведення реєстру публічної інформації;

доступ до картотеки "Накази з основної діяльності" в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Сектор контролю:

поточна робота з документами;