Відповідно до статті 147 Закону України "Про судоустрій і статус суддів" та Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 р. № 12 (зі змінами і доповненнями), та з метою запровадження єдиного порядку ведення претензійної та позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях

1. Затвердити Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України забезпечити неухильне дотримання вимог цього наказу.

3. Начальнику управління організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України довести цей наказ до відома керівників самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

4. Завідувачу сектором міжнародного співробітництва та взаємодії з засобами масової інформації розмістити текст цього наказу на офіційному веб-порталі "Судова влада України" у розділі "Нормативно-правова база".

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 2 листопада 2006 р. № 138 "Про затвердження Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації" з дня видання цього наказу.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях (далі - Положення) розроблено з метою єдиного підходу до ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Господарського процесуального кодексу України та інших нормативно-правових актів.

1.2. Положення встановлює основні засади організації претензійної та позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, а також механізм взаємодії окремих самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та структурних підрозділів територіальних управлінь Державної судової адміністрації України при підготовці (складанні) документів, необхідних для пред'явлення та розгляду претензій та позовів, забезпечення контролю за веденням претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях, аналізі та узагальненні результатів претензійно-позовної роботи тощо.

1.3. Дія Положення поширюється на всі правовідносини, які виникають у результаті діяльності Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь у процесі здійснення організаційного забезпечення діяльності органів судової влади з метою створення належних умов функціонування судів і діяльності суддів, представництва судів у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування.

1.4. Претензійно-позовна робота повинна сприяти:

забезпеченню виконання договірних зобов'язань;

забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України);

забезпеченню відповідальності порушників договірних зобов'язань.

1.5. До претензійно-позовної роботи належить:

підготовка та розгляд претензій;

підготовка позовів та документів, необхідних для їх судового розгляду;

представлення інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у судах;

реєстрація, облік, зберігання, відправка документів з питань претензійної та позовної роботи та здійснення інших організаційно-технічних заходів;

забезпечення контролю за веденням претензійної та позовної роботи;

вивчення, узагальнення, аналіз результатів претензійної та позовної роботи, підготовка пропозицій щодо її поліпшення;

вжиття заходів з метою усунення порушень, зазначених у документах прокурорського реагування, судових рішеннях, відповідних документах правоохоронних і контролюючих органів.

1.6. Ведення претензійної та позовної роботи покладається на юридичне управління Державної судової адміністрації України (юридичний підрозділ або працівника, на якого покладено обов'язок здійснювати правову роботу в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України) (далі - юридична служба).

1.7. У Державній судовій адміністрації України безпосереднє ведення претензійної та позовної роботи покладається на відділ претензійно-позовної роботи юридичного управління Державної судової адміністрації України та самостійні структурні підрозділи Державної судової адміністрації України в межах, передбачених Положенням.

1.8. Положення є обов'язковим для виконання посадовими особами та працівниками Державної судової адміністрації України та її територіальних управлінь, які беруть участь у веденні претензійної та позовної роботи.

1.9. Юридичне управління Державної судової адміністрації України координує, здійснює загальне методичне керівництво та перевіряє ведення претензійної та позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях.

Вимоги юридичного управління Державної судової адміністрації України з питань, пов'язаних з реалізацією Положення, є обов'язковими до виконання самостійними структурними підрозділами та територіальними управліннями Державної судової адміністрації України.

2.1. Порядок пред'явлення претензій Державною судовою адміністрацією України (територіальним управлінням Державної судової адміністрації України)

2.1.1. Державна судова адміністрація України (територіальне управління Державної судової адміністрації України), якщо її/його права та законні інтереси в господарських відносинах порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником прав та інтересів, звертається до такого порушника з письмовою претензією, крім спорів, на які не поширюється порядок їх досудового врегулювання відповідно до господарського процесуального законодавства України.

2.1.2. За наявності будь-яких ознак порушення прав та законних інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у господарських відносинах самостійний структурний підрозділ Державної судової адміністрації України (структурний підрозділ територіального управління Державної судової адміністрації України), що безпосередньо виконує, організовує та/або контролює виконання господарського договору відповідно до його функцій (далі - відповідальний структурний підрозділ), невідкладно в письмовій формі звертається до керівництва Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) та інформує про вказані порушення.

2.1.3. При цьому відповідальний структурний підрозділ зобов'язаний надати керівництву Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) письмові пропозиції та запропонувати необхідні дії щодо порушника прав та законних інтересів з метою їх захисту в порядку претензійного (досудового) врегулювання, а саме: про виконання порушеного господарського зобов'язання; про сплату штрафних санкцій, процентів, відшкодування збитків; розірвання договору; про повернення (витребування) майна чи коштів; інші вимоги та/або дії щодо захисту прав та інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

2.1.4. За наявності письмового рішення (доручення, резолюції) керівництва Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) про необхідність вжиття заходів претензійного (досудового) захисту порушених прав та інтересів відповідальний структурний підрозділ готує проект претензії, наявні у нього документи та матеріали, необхідні для підготовки претензії:

належним чином засвідчені копії договорів, контрактів, первинних документів, листування;

документально підтверджені відомості про повне найменування, поштову адресу місцезнаходження та код юридичної та/або фізичної особи, підприємства (установи, організації), якому пред'являється претензія;

документально підтверджені відомості про найменування та номери рахунків боржника, відкритих у банківських установах або органах Державної казначейської служби України, інші необхідні документи.

2.1.5. Претензія складається відповідно до вимог законодавства.

2.1.6. Юридична служба бере участь у розгляді проекту претензії, підготовленого відповідальним структурним підрозділом, з наданням відповідних пропозицій та/або зауважень.

Бухгалтерська служба Державної судової адміністрації України (бухгалтерська служба територіального управління Державної судової адміністрації України) (далі - бухгалтерська служба) бере участь у розгляді проекту претензії, підготовленого відповідальним структурним підрозділом, з наданням відповідних пропозицій та/або зауважень, у частині визначення суми претензії та її розрахунку або іншого фінансового обґрунтування.

2.1.7. Претензія візується безпосереднім виконавцем, керівником відповідального структурного підрозділу, керівником юридичної служби, керівником структурного підрозділу, який приймав участь у підготовці проекту претензії, та підписується керівництвом Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

2.1.8. Юридична служба обліковує претензію в Журналі обліку претензій, пред'явлених Державною судовою адміністрацією України (територіальним управлінням Державної судової адміністрації України), форма якого визначена в додатку 1 до Положення, який ведеться в електронному вигляді.

2.1.9. Після реєстрації претензія та документи, що додаються до неї, надсилаються адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Копія претензії після реєстрації обов'язково передається до юридичного управління.

2.1.10. Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за своєчасним надходженням відповіді від порушника, якому була пред'явлена претензія.

2.1.11. Якщо претензія в місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання порушником, безпідставно відхилена або залишена без відповіді, відповідальний структурний підрозділ готує обґрунтований письмовий висновок щодо безпідставності цього відхилення або залишення без відповіді та передає претензійні матеріали до юридичної служби для підготовки позову.

2.1.12. У випадку перерахування порушником грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії відповідальний структурний підрозділ та/або бухгалтерська служба невідкладно повідомляють юридичну службу.

2.1.13. Про результати розгляду претензії юридична служба здійснює відповідний запис у Журналі обліку претензій Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

2.1.14. У відповідальному структурному підрозділі на кожну претензію оформляється окрема претензійна справа, в яку підшиваються всі матеріали щодо розгляду претензії.

Після завершення розгляду претензії на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

2.2. Порядок розгляду претензій Державною судовою адміністрацією України (територіальним управлінням Державної судової адміністрації України)

2.2.1. Претензія, яка надійшла до Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), розглядається відповідальним структурним підрозділом за участю юридичної служби.

2.2.2. Юридична служба обліковує претензію в Журналі обліку претензій, пред'явлених до Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), форма якого визначена в додатку 2 до Положення, який ведеться в електронному вигляді.

2.2.3. Претензія підлягає розгляду в місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання Державною судовою адміністрацією України (територіальним управлінням Державної судової адміністрації України) та в порядку, визначеному законодавством та Положенням.

2.2.4. При перевірці претензії з'ясовуються такі обставини:

наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

правильність складання розрахунку;

наявність правових підстав для визнання або відхилення претензії.

2.2.5. Якщо до претензії не додано всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребуються в заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів з дня одержання, не враховуючи часу поштового обігу.

Витребувані документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні в Державній судовій адміністрації України (територіальному управлінні Державної судової адміністрації України).

Якщо у встановлений строк документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

2.2.6. Кожен самостійний структурний підрозділ Державної судової адміністрації України (структурний підрозділ територіального управління Державної судової адміністрації України), який отримав на перевірку та опрацювання претензійні матеріали, протягом десяти робочих днів перевіряє і опрацьовує їх, за наслідками чого в обов'язковому порядку готує письмові пропозиції щодо обґрунтованості чи необґрунтованості заявлених претензійних вимог. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами та, за необхідності, розрахунками.

2.2.7. За результатом розгляду претензії відповідальний структурний підрозділ за участю юридичної служби готує проект відповіді про відхилення або визнання претензії.

2.2.8. У відповіді про відхилення претензії зазначаються мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на акти законодавства. У разі необхідності до нього додаються документи, що спростовують вимоги претензії.

2.2.9. У відповіді про визнання претензії зазначаються вимоги, які визнаються, а також строки та засіб їх задоволення.

2.2.10. Відповідь на претензію складається відповідно до вимог законодавства.

2.2.11. Відповідь на претензію візується безпосереднім виконавцем, керівником відповідального структурного підрозділу, керівником юридичної служби, керівником структурного підрозділу, який приймав участь у підготовці проекту відповіді на претензію, та підписується керівництвом Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

2.2.12. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом з описом вкладення чи вручається під розписку.

Копія відповіді на претензію після реєстрації обов'язково передається до юридичного управління.

2.2.13. Про перерахування заявнику грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії відповідальний структурний підрозділ та бухгалтерська служба невідкладно повідомляють юридичну службу.

2.2.14. Результати розгляду претензії юридичною службою вносяться до Журналу обліку претензій, що надійшли до Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

2.2.15. Залишення претензії без відповіді не допускається.

2.2.16. Юридична служба здійснює контроль за своєчасним наданням відповіді на претензію.

2.2.17. У разі ненадання відповідальним структурним підрозділом відповіді на претензію, юридичною службою готуються пропозиції про притягнення згідно із законодавством винних осіб до відповідальності, які подаються на розгляд Голові Державної судової адміністрації України (начальнику територіального управління Державної судової адміністрації України) для прийняття рішення.

2.2.18. Претензія з усіма копіями документів, копією відповіді та доказами її відправлення (поштова квитанція та опис вкладення або розписка про вручення) підшивається в окрему претензійну справу, яка формується та зберігається у відповідальному структурному підрозділі.

Після завершення розгляду претензії на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

3.1. Загальні засади здійснення позовної роботи

3.1.1. Позовна робота, у тому числі підготовка матеріалів для подання позовів, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, відзивів (заперечень) на них, інших документів процесуального характеру, а також представлення у встановленому законодавством порядку інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у судах під час розгляду правових питань і спорів здійснюється юридичною службою.

3.1.2. Підставою представлення інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління державної судової адміністрації України) є довіреність, яка підписується Головою Державної судової адміністрації України (начальником територіального управління Державної судової адміністрації України), скріплюється гербовою печаткою та діє протягом календарного року (з 1 січня по 31 грудня).

Представлення інтересів у судах забезпечується юридичною службою у формі вчинення від імені Державної судової адміністрації України (територіального управління державної судової адміністрації України) передбачених процесуальним законодавством України дій у межах повноважень, визначених довіреністю.

3.1.3. Довіреність виготовляється на бланку Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) та реєструється в Журналі обліку довіреностей на представлення інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у судах, форма якого визначена в додатку 3 до Положення, який ведеться в електронному вигляді.

3.1.4. Працівники юридичної служби, які забезпечують представлення інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у судах, зобов'язані:

сумлінно забезпечувати захист прав та інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у судах;

використовувати повноваження з метою досягнення найбільш позитивного для Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) результату;

вживати заходи, спрямовані на своєчасне і повне виконання вимог суду;

повідомляти безпосереднього керівника про наявність перешкод належному виконанню представницьких функцій тощо.

3.1.5. Працівники юридичних служб територіальних управлінь Державної судової адміністрації України здійснюють представлення інтересів Державної судової адміністрації України в судах на підставі листа (уповноваження) Державної судової адміністрації України та довіреності, яка підписується Головою Державної судової адміністрації України, скріплюється гербовою печаткою та діє протягом календарного року.

Юридична служба територіального управління Державної судової адміністрації України, яка здійснює представлення інтересів Державної судової адміністрації України в судах, зобов'язана забезпечити подання щомісяця до 5 числа звіту за наростаючим підсумком щодо участі територіального управління Державної судової адміністрації України в судах, який надається засобами електронного зв'язку на адресу начальника відділу претензійно-позовної роботи юридичного управління Державної судової адміністрації України за формою, згідно з додатком 4 до цього Положення.

3.1.6. В окремих випадках, працівниками юридичного управління Державної судової адміністрації України може здійснюватися в установленому законодавством порядку представлення інтересів територіальних управлінь Державної судової адміністрації України в судах на підставі довіреності, яка підписується начальником територіального управління Державної судової адміністрації України та скріплюється гербовою печаткою.

3.1.7. Запити на надання довіреностей працівникам юридичних служб територіальних управлінь Державної судової адміністрації України на наступний календарний рік направляються до Державної судової адміністрації України до 25 грудня поточного року або за потребою.

3.1.8. Юридична служба під час підготовки документів процесуального характеру, а також представлення в установленому законодавством порядку інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) у судах має право одержувати в установленому порядку для виконання покладених на неї завдань необхідні документи, інформацію, довідки, розрахунки, інші матеріали від самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України (структурних підрозділів територіального управління Державної судової адміністрації України), до компетенції яких належить спірне питання.

З метою забезпечення своєчасного виконання завдань, які потребують оперативного вжиття відповідних заходів, самостійні структурні підрозділи Державної судової адміністрації України (структурні підрозділи територіального управління Державної судової адміністрації України) зобов'язані невідкладно подавати необхідні матеріали на вимогу юридичної служби.

У порядку, передбаченому Положенням, керівники самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України (структурних підрозділів територіального управління Державної судової адміністрації України) залучаються до організації роботи з підготовки документів процесуального характеру, а також розроблення і здійснення заходів, що проводяться юридичною службою відповідно до покладених на неї завдань.

3.1.9. Позовні матеріали Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) та ті, що надійшли до неї, зберігаються в окремих папках.

3.2. Підстави, порядок підготовки та пред'явлення позовних заяв

3.2.1. Позов пред'являється у випадку порушення або запобігання порушенню прав та законних інтересів Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

3.2.2. Юридична служба зобов'язана своєчасно надати правову оцінку позовним документам, переданим їй відповідальним структурним підрозділом, щодо їх обґрунтованості та законності.

Юридична служба у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від відповідальних структурних підрозділів додаткові матеріали, які підтверджують вимоги позивача. Якщо переданих документів виявляється недостатньо чи вони будуть неправильно оформлені, юридична служба має право встановити строк для усунення недоліків.

У разі, коли відповідальний структурний підрозділ не надав необхідні документи, юридична служба інформує про це керівництво Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України) для вжиття відповідних заходів.

3.2.3. Висновок про юридичну перспективу справи має визначатися після об'єктивного аналізу з передбаченням наслідків судового розгляду з урахуванням недоліків у позиції іншої сторони, яка представляє свої інтереси, і найбільш ґрунтовних аргументів протилежної сторони.

3.2.4. Встановивши наявність правової позиції в конкретному спорі, юридична служба готує проект позовної заяви, в якій викладається зміст вимог Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України), вказуються фактичні обставини, що лежать в основі доказування.

3.2.5. Позовна заява оформлюється відповідно до вимог процесуального законодавства.

Зміст і форма позовної заяви повинні відповідати вимогам відповідного процесуального законодавства, чинного на час подання позову.

3.2.6. Підготовлена позовна заява візуються керівником юридичної служби та підписується уповноваженим працівником юридичної служби або керівництвом Державної судової адміністрації України (територіального управління Державної судової адміністрації України).

3.2.7. У випадках представлення територіальними управліннями Державної судової адміністрації України інтересів Державної судової адміністрації України в судах, працівники відповідних юридичних служб обов'язково погоджують проекти процесуальних документів з юридичним управлінням Державної судової адміністрації України шляхом направлення їх засобами електронного зв'язку на адресу відповідних працівників відділу претензійно-позовної роботи юридичного управління Державної судової адміністрації України.

3.2.8. Юридична служба готує службову записку щодо необхідності оплати судового збору за подання позовної заяви та в інших випадках, передбачених законодавством.

Службова записка повинна містити найменування суду та сторін у справі, розмір судового збору, реквізити для сплати судового збору, строки для подання позовної заяви (процесуального документа) та інші важливі і необхідні для вирішення даного питання відомості.

Оплата судового збору проводиться бухгалтерською службою у строк, визначений юридичною службою у службовій записці, з додержанням вимог законодавства щодо сплати та підтвердження сплати судового збору.