Відповідно до статті 127 Закону України "Про судоустрій України", пункту 7 Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 3 березня 2003 року N 182 (зі змінами і доповненнями), Положення про територіальні управління державної судової адміністрації, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 16 листопада 2004 року N 205/04,

1. Затвердити Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в державній судовій адміністрації, що додається.

2. Управлінню організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю (Бровко Т.В.) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації, керівників підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Булку О.А.

1.1. Положення про порядок ведення претензійно-позовної роботи в державній судовій адміністрації (далі - Положення) розроблено з метою єдиного підходу до ведення претензійно-позовної роботи відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій України", Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Господарського процесуального кодексу України, Положення про юридичну службу Державної судової адміністрації України, підприємства, установи, організації, що належать до сфери її управління, територіального управління державної судової адміністрації, Положення про територіальні управління державної судової адміністрації та інших нормативно-правових актів, а також на підставі пункту 1.5 Рекомендацій Міністерства юстиції України від 15 січня 1996 року N 2 "Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації".

1.2. Дія цього Положення поширюється на всі правовідносини, які виникають у результаті діяльності Державної судової адміністрації України, територіальних управлінь державної судової адміністрації, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України (далі - органи ДСА), щодо здійснення організаційного забезпечення діяльності судів загальної юрисдикції.

1.3. Ведення претензійно-позовної роботи покладається на юридичну службу: у ДСА України - на відділ забезпечення договірної та претензійно-позовної роботи юридичного управління; на підприємстві, в установі та організації, що належать до сфери управління ДСА України, у територіальних управліннях ДСА - на утворений юридичний відділ (сектор), а за його відсутності - на головних (провідних) спеціалістів відповідно до наказу керівника (далі - юридична служба).

1.4. Недодержання встановленого порядку пред'явлення і розгляду претензій та позовів тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно з чинним законодавством України.

1.5. Керівники та інші посадові особи органів ДСА зобов'язані вести боротьбу з фактами зволікань при розгляді претензій, безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог заявників претензій, здійснювати заходи щодо усунення причин та умов, які породжують обґрунтовані претензії та позови.

1.6. Здійснення контролю за додержанням порядку ведення претензійно-позовної роботи покладається на юридичне управління ДСА України.

1.7. Юридичною службою забезпечується ведення журналів обліку претензій та позовних заяв, пред'явлених органами ДСА та до них, хід їх розгляду та виконання, за зразками, наведеними в додатках 1, 2, 3, 4 до цього Положення.

Ведення таких журналів може здійснюватись в електронному вигляді.

1.8. Претензійно-позовна робота в органах ДСА повинна сприяти:

- забезпеченню виконання договірних зобов'язань у всіх сферах діяльності;

- економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

- зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

- забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів органів ДСА, що охороняються законом;

- ефективному використанню законодавства для поліпшення економічних показників господарської діяльності та запобіганню його порушенням.

1.9. До претензійно-позовної роботи належить:

- підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;

- пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

- підготовка відповідей (відзивів), заяв і скарг про перегляд судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, а також у зв'язку з винятковими та нововиявленими обставинами;

- захист інтересів органів ДСА при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів у судах;

- здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправлення претензійно-позовних матеріалів);

- забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

- підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

2.1. Орган ДСА з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником прав та інтересів звертається до відповідача з письмовою претензією, крім спорів, передбачених господарським процесуальним законодавством України, на які не поширюється порядок їх досудового врегулювання.

2.2. За наявності підстав та обґрунтованих вимог матеріали для пред'явлення претензії відповідний структурний підрозділ органу ДСА готує та передає до юридичної служби для підготовки претензії.

2.3. У претензії зазначаються:

- повне найменування і поштові реквізити заявника (органу ДСА) претензії та підприємства (установи, організації), якому вона пред'являється;

- номер і дата;

- обставини, на підставі яких пред'явлена претензія, і докази, що їх підтверджують;

- посилання на відповідні нормативні акти;

- вимоги заявника;

- сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

- платіжні реквізити заявника претензії;

- перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів;

- документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.

2.4. Претензія візується керівником юридичної служби та підписується керівником (заступником керівника відповідно до розподілу обов'язків) органу ДСА або особами, уповноваженими на здійснення представництва органу ДСА за належним чином оформленими дорученнями, після чого надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

До претензії додаються довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника органу ДСА.

2.5. Юридична служба реєструє претензію у відповідному журналі обліку, здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей на претензії.

У разі необхідності може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що й сама претензія.

2.6. Претензія розглядається у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначено законодавством.

2.7. Про фактичне виконання претензії юридична служба здійснює відповідний запис у журналі обліку претензій, пред'явлених органу ДСА.

У юридичній службі на кожну претензію оформляється окреме переведення (справа), у яке підшиваються всі матеріали стосовно розгляду претензії.

2.8. Якщо претензія відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді юридичною службою здійснюються дії по підготовці позову.

2.9. Юридичні служби органів ДСА в обов'язковому порядку інформують юридичну службу ДСА України про наявність підстав та обґрунтованих вимог для пред'явлення претензії, про хід розгляду претензій та їх виконання.

3.1. Керівник (заступник керівника відповідно до розподілу обов'язків) органу ДСА при надходженні претензій вивчає їх та направляє на перевірку юридичній службі.

3.2. Під час перевірки матеріалів претензії з'ясовуються такі обставини:

- наявність усіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунку;

- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

3.3. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу.

Якщо в установлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

3.4. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали у п'ятиденний строк передаються юридичною службою, за погодженням з керівником (заступником керівника відповідно до розподілу обов'язків), у відповідні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог.

3.5. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, у п'ятиденний строк з дна отримання здійснює їх перевірку та надає письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог, враховуючи специфіку питання, що розглядається, вирішення якого належить до сфери діяльності вказаного структурного підрозділу.

3.6. У разі необхідності структурний підрозділ проводить звірення розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами, оформленими відповідним чином.

3.7. Висновок з претензійними матеріалами невідкладно передається в юридичну службу.

3.8. Юридична служба з урахуванням висновку готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії.

3.9. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються (у необхідних випадках) документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково (копія платіжного доручення про перерахування заборгованості та ін.).

Проект відповіді повинен містити найменування та адреси заявника, дату і номер претензії, на яку надається відповідь.

3.10. При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються додані до неї оригінали документів, копії цих документів підшиваються у відповідне переведення (справу).

3.11. У проекті відповіді про визнання претензії визначається строк і спосіб її задоволення (перерахування суми заборгованості тощо). Керівництву органу ДСА надається письмовими висновок структурного підрозділу, який перевіряв претензію, та необхідні документи, що підтверджують підстави задоволення претензійних вимог.

3.12. Відповідь на претензію підписується керівником (заступником керівника відповідно до розподілу обов'язків) органу ДСА після візування її керівником структурного підрозділу, головним бухгалтером та юридичною службою.

3.13. Бухгалтерська (фінансова) служба у триденний строк з дня перерахування коштів надає юридичній службі копію платіжного доручення про перерахування заборгованості або інше підтвердження виконання претензії, залежно від способу задоволення претензійних вимог.

3.14. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

3.15. Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований або цінний лист чи розписка про вручення) залишаються в юридичній службі.

3.16. Результати розгляду вносяться в журнал обліку претензій, пред'явлених до органу ДСА.

3.17. Залишення претензії без відповіді не допускається.

4.1. Позовна робота, включаючи підготовку матеріалів для пред'явлення позовів та відзивів на них, здійснюється юридичною службою.

4.2. Порядок пред'явлення позовів

4.2.1. Позов пред'являється у випадках, визначених чинним законодавством України.

4.2.2. Юридична служба дає правову оцінку документів, переданих їй відповідним структурним підрозділом, щодо їх обґрунтованості та законності.

4.2.3. Юридична служба у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від структурних підрозділів додаткові матеріали, які підтверджують вимоги позивача.

4.2.4. Якщо переданих документів виявиться недостатньо чи вони будуть неналежно оформлені, юридична служба зобов'язана за погодженням з керівником (заступником керівника відповідно до розподілу обов'язків) встановити строк для усунення недоліків.

У разі коли структурний підрозділ не передав необхідні документи, керівник органу ДСА має право накласти стягнення на винних осіб згідно з чинним законодавством.

4.2.5. Позовна заява оформляється відповідно до вимог чинного законодавства.

4.2.6. До позовної заяви додаються всі необхідні докази, що підтверджують вимоги позивача, а також платіжне доручення про сплату державного мита (судового збору), витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи у встановленому порядку і розмірі, та докази того, що копія позовної заяви надіслана відповідачу - у господарських справах, а також довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника органу ДСА.

4.2.7. Позовна заява подається до суду в письмовій формі і підписується керівником (заступником керівника відповідно до розподілу обов'язків) органу ДСА або особами, уповноваженими на здійснення представництва органу ДСА, за належним чином оформленими дорученнями та реєструється в журналі обліку позовних заяв.

4.2.8. Позовна заява надсилається суду (у господарських справах також копія - відповідачеві) рекомендованим або цінним листом.

4.2.9. Після одержання ухвали суду про відкриття провадження у справі чи порушення провадження у справі за резолюцією керівника (заступника керівника відповідно до розподілу обов'язків) органу ДСА юридична служба з відповідним структурним підрозділом виконує вимоги цієї ухвали у строки, визначені судом.

4.2.10. Юридична служба органу ДСА забезпечує його представництво під час розгляду справи.

4.2.11. Судове рішення аналізується юридичною службою. За результатами цього аналізу керівнику (заступнику керівника відповідно до розподілу обов'язків) вносяться такі пропозиції:

- подання до суду заяви про перегляд судового рішення в апеляційному (касаційному) порядку чи у зв'язку з винятковими або нововиявленими обставинами;

- про відшкодування збитків за рахунок винних осіб;

- необхідність виконання судового рішення.

4.2.12. Заяви про оскарження судових рішень, апеляційні та касаційні скарги, а також заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами подаються у терміни та в порядку, передбачені процесуальним законодавством України.

4.2.13. Апеляційні (касаційні) скарги на судові рішення оформляються та подаються відповідно до вимог чинного законодавства (ст. 94, 111 ГПК України, ст. 295, 326 ЦПК України, ст. 187, 213 КАС України.

4.2.13. Заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими та винятковими обставинами оформлюються та подаються відповідно до вимог чинного законодавства (ст. 113 ГПК України, ст. 355, 364 ЦПК України, ст. 239, 248 КАС України.