З метою вдосконалення взаємодії між структурними підрозділами органів державної фіскальної служби при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків,

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо порядку взаємодії між підрозділами органів державної фіскальної служби при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків, що додаються.

2. Керівникам територіальних органів державної фіскальної служби, забезпечити доведення наказу до підпорядкованих органів державної фіскальної служби та практичне використання Методичних рекомендацій щодо порядку взаємодії між підрозділами органів державної фіскальної служби при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків у роботі.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ ДПС України від 31.10.2012 № 948 "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо порядку взаємодії між підрозділами органів державної податкової служби при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків".

4. Координаційно-моніторинговому департаменту (Притула Є.М.) внести зміни до Репозиторія звітної і статистичної інформації Міністерства доходів і зборів України, затвердженого наказом Міндоходів від 06.09.2013 № 448.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Методичні рекомендації щодо порядку взаємодії між підрозділами органів ДФС при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків (далі - Методичні рекомендації) розроблено відповідно до вимог Податкового кодексу України (далі - Кодекс) та рекомендовано для застосування посадовими (службовими) особами органів ДФС (з урахуванням визначених статтею 19-1 Кодексу функцій) при організації, проведенні та реалізації матеріалів документальних перевірок платників податків з питань дотримання податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДФС, а також фактичних перевірок щодо дотримання норм законодавства з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення платниками податків розрахункових операцій, ведення касових операцій, наявності ліцензій, свідоцтв, у тому числі про обіг та оподаткування підакцизних товарів, дотримання роботодавцем законодавства стосовно укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).

Ці Методичні рекомендації рекомендуються для застосування при проведенні фактичних перевірок структурними підрозділами, до функцій яких входить здійснення контролю за обігом та оподаткуванням підакцизних товарів у частині, що не суперечить іншим нормативно-правовим актам, які регулюють питання організації, проведення та реалізації матеріалів цих перевірок.

Методичні рекомендації не рекомендуються для застосування при проведенні документальних перевірок щодо дотримання законодавства з питань державної митної справи, крім застосування зразків оформлення окремих форм документів та журналів у визначених випадках.

При організації та проведенні перевірок контрольованих операцій платників податків з питань трансфертного ціноутворення Методичні рекомендації можуть бути рекомендовані для застосування з урахуванням положень статті 39 Кодексу та інших нормативно-правових актів центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, які регулюють питання організації податкового контролю за визначенням цін у контрольованих операціях.

1.1. Координаційні робочі групи, що беруть участь в організації, проведенні та реалізації матеріалів документальних перевірок платників податків.

З метою забезпечення належної взаємодії між працівниками органів ДФС відповідно до цього наказу створюються постійно діючі координаційні робочі групи, що беруть участь в організації, проведенні та реалізації матеріалів документальних перевірок платників податків.

Координаційні робочі групи включають групу Податкового контролю та Інформаційно-аналітичну групу.

До складу групи Податкового контролю входять фахівці підрозділів аудиту, податків і зборів з фізичних осіб та боротьби з відмиванням доходів, одержаних злочинним шляхом.

До складу Інформаційно-аналітичної групи входять фахівці підрозділів:

аудиту (координатор групи при проведенні перевірок юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів, представництв іноземних компаній);

податків і зборів з фізичних осіб (координатор групи при проведенні перевірок платників податків на доходи фізичних осіб та платників податків - фізичних осіб);

юридичного;

податків і зборів з юридичних осіб;

боротьби з відмиванням доходів, одержаних злочинним шляхом;

моніторингу доходів та обліково-звітних систем;

інформаційних технологій;

контролю за обігом та оподаткуванням підакцизних товарів;

погашення боргу;

оперативних підрозділів.

За письмовим зверненням керівника (заступника керівника або уповноваженої особи) органу ДФС до Інформаційно-аналітичної групи або групи Податкового контролю можуть залучатись експерти Департаменту податкових та митних експертиз ДФС та його відокремлених підрозділів.

При надходженні від групи Податкового контролю повідомлення про призначення перевірки платника податків з метою забезпечення якісного, оперативного та у повному обсязі відпрацювання питань, що виникають під час організації, проведення та оформлення матеріалів перевірки платника податків, керівники структурних підрозділів Інформаційно-аналітичної групи призначають відповідальних працівників за її супроводження.

Відповідальні працівники у межах функціональних повноважень беруть участь у підготовці до проведення перевірки, спільних нарадах (у разі необхідності) та/або у межах компетенції вживають заходів для виявлення ризиків у діяльності платника податків, забезпечення повною мірою підрозділів групи Податкового контролю, які здійснюють (очолюють) перевірки, доперевірочними матеріалами, письмовими висновками, інформацією (документальним підтвердженням) щодо питань, які виникають у ході проведення перевірки, роз’ясненнями та консультаціями органів ДФС, судовою практикою та іншою інформацією, що може бути використана в ході проведення перевірки та при оформленні результатів.

У разі виникнення необхідності заміни відповідальних працівників із об’єктивних причин (тривала хвороба, переведення до іншого підрозділу органу ДФС або звільнення працівника органу ДФС тощо) керівники структурних підрозділів Інформаційно-аналітичної групи призначають нових відповідальних працівників за супроводження перевірки.

Для забезпечення оперативного обміну інформацією між органами ДФС, керівниками (їх заступниками або уповноваженими особами) органів ДФС, структурними підрозділами органів ДФС та відповідальними особами використовуються засоби корпоративної електронної пошти (іншої запровадженої в органі ДФС інформаційної системи управління документами). У разі необхідності надання відповідних документів у паперовому вигляді, такі документи надаються додатково.

Координацію взаємодії групи Податкового контролю з Інформаційно-аналітичною групою здійснює керівник (його заступник або уповноважена особа) відповідного органу ДФС, працівники якого здійснюють, а у разі проведення перевірки працівниками декількох органів ДФС та/або структурних підрозділів - очолюють таку перевірку (далі - здійснюють (очолюють) перевірку).

1.2. Прийняття рішення про проведення перевірки платника податків.

1.2.1. Рішення про проведення документальної планової, позапланової та фактичної перевірки відповідно до пункту 77.4 статті 77, пункту 78.4, статті 78, пункту 79.2 статті 79, пункту 80.2 статті 80 та пункту 81.1 статті 81 Кодексу оформлюється наказом, який підписується керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС. У такому наказі зазначається дата видачі, найменування органу ДФС, який його видав та органу ДФС, який буде проводити таку перевірку (у випадках призначення такої перевірки органом ДФС вищого рівня відповідно до підпунктів 78.1.5 та 78.1.12 пункту 78.1 статті 78 Кодексу), найменування та реквізити суб’єкта (прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи - платника податку, який перевіряється) та у разі проведення перевірки в іншому місці - адреса об’єкта, перевірка якого проводиться, мета, вид (документальна планова/позапланова виїзна/невиїзна або фактична перевірка), підстави для проведення перевірки, визначені Кодексом, дата початку і тривалість перевірки, період діяльності, який буде перевірятися. Наказ про проведення перевірки є дійсним за наявності підпису керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДФС та скріплення відповідною печаткою цього органу.

Зразок оформлення наказу на проведення документальної перевірки наведено у додатку 1 до Методичних рекомендацій.

Відповідно до визначених статтею 19-1 Кодексу повноважень щодо здійснення заходів адміністрування податків, зборів, платежів, у тому числі проведення відповідно до законодавства перевірок та звірок платників податків, рішення про проведення перевірки може бути оформлено наказом головних управлінь ДФС в областях, місті Києві, Головного управління ДФС у Херсонській області, Автономній Республіці Крим та м. Севастополі, Офісу великих платників податків ДФС (далі - територіальні органи ДФС) та/або наказом Державної фіскальної служби України, зокрема, наказом:

Державної фіскальної служби України - для проведення документальних планових та позапланових або фактичних перевірок платників податків із залученням працівників Державної фіскальної служби України та/або територіальних органів ДФС;

територіальних органів ДФС - для проведення документальних планових та позапланових або фактичних перевірок платників податків із залученням працівників відповідного територіального органу ДФС, а за письмовим дорученням (погодженням) керівників відповідних структурних підрозділів Державної фіскальної служби України - із залученням також працівників Державної фіскальної служби України та інших територіальних органів ДФС.

За письмовим дорученням (погодженням) керівника (його заступника або уповноваженої особи) територіального органу ДФС, погодженим Державною фіскальною службою України, працівники цього органу можуть залучатися до проведення документальних планових та позапланових або фактичних перевірок, що проводяться іншими територіальними органами ДФС.

1.2.2. При організації документальної планової перевірки підставою для видання наказу про її проведення є включення платника податків до плану-графіка документальних планових перевірок, який оприлюднено на офіційному веб-порталі ДФС.

При організації проведення документальної позапланової (крім перевірок, визначених у підпункті 1.2.3 цього пункту) або фактичної перевірки обґрунтовані пропозиції щодо необхідності її проведення оформлюються доповідною запискою (висновком) за підписом керівника відповідного структурного підрозділу, який має інформацію, що може слугувати підставою для проведення документальної позапланової або фактичної перевірки відповідно до чинного законодавства.

Доповідна записка (висновок) надається на розгляд керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДФС, який приймає рішення про доцільність проведення такої перевірки та визначає підрозділ, який буде здійснювати (очолювати) цю перевірку, відповідати за її організацію, у тому числі направлення повідомлення до Інформаційно-аналітичної групи, координацію дій залучених до перевірки працівників інших структурних підрозділів та органів ДФС, а також реалізацію матеріалів перевірки.

1.2.3. Особливості призначення позапланових документальних перевірок з окремих підстав.

1.2.3.1. Наказ про проведення перевірки, що здійснюється відповідно до підпункту 78.1.11 пункту 78.1 статті 78 Кодексу, видається на підставі рішення суду (слідчого судді) про призначення такої перевірки керівником (його заступником або уповноваженою особою) Державної фіскальної служби України або територіального органу ДФС (з урахуванням передбачених статтею 19-1 Кодексу функцій та Положення про Державну фіскальну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 травня 2014 року № 236).

1.2.3.2. Накази про проведення документальних позапланових перевірок, що здійснюються відповідно до підпунктів 78.1.5 та 78.1.12 пункту 78.1 статті 78 Кодексу, з урахуванням визначених у них вимог, видаються:

у разі призначення такої перевірки (на підставі підпункту 78.1.5 пункту 78.1 статті 78 Кодексу) у зв’язку з розглядом заперечень до акта перевірки та/або додаткових документів у порядку, визначеному пунктом 44.7 статті 44 Кодексу - керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС, який проводив перевірку. У разі необхідності може складатися доповідна записка у порядку, визначеному у підпункті 1.2.2 цього пункту;

у разі призначення такої перевірки Державною фіскальною службою України під час проведення процедури адміністративного оскарження (підпункт 78.1.5 пункту 78.1 статті 78 Кодексу) або за наявності визначених у підпункті 78.1.12 пункту 78.1 статті 78 Кодексу обставин, які підтверджені документально, видається два накази:

керівником (його заступником або уповноваженою особою) Державної фіскальної служби України (із обов’язковим зазначенням органу ДФС, якому доручається організувати та провести таку перевірку). У разі необхідності може складатися доповідна записка у порядку, визначеному підпунктом 1.2.2 цього пункту;

керівником (його заступником або уповноваженою особою) територіального органу ДФС, якому було доручено організувати та провести таку перевірку. Підставою для видання такого наказу є відповідний наказ Державної фіскальної служби України про призначення перевірки.

1.2.4. Продовження строків проведення документальних та фактичних перевірок здійснюється відповідно до статті 82 Кодексу за наказом органу ДФС, який здійснює (очолює) таку перевірку. Статтею 82 Кодексу не обмежується кількість наказів про продовження строків перевірки за умови дотримання визначеної цією статтею тривалості перевірки та забезпечення надання платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам) копії зазначеного наказу та пред’явлення направлення з відміткою про продовження перевірки.

Продовження проведення перевірки розпочинається у перший робочий день за останнім робочим днем здійснення перевірки, зазначеним у направленні на перевірку. Наказ про продовження перевірки видається у ході проведення перевірки для недопущення перерви між датою закінчення перевірки згідно з першим направленням та датою продовження перевірки, зазначеною у відповідному наказі, на підставі доповідної записки керівника підрозділу органу ДФС, який здійснював (очолював) таку перевірку, з викладенням підстав та причин необхідності такого продовження.

У разі продовження термінів проведення перевірки, участь в якій беруть працівники Державної фіскальної служби України та/або інших територіальних органів ДФС, орган ДФС, що здійснює (очолює) таку перевірку, письмово повідомляє Державну фіскальну службу України та/або інші територіальні органи ДФС, працівники яких залучені до проведення перевірки, про продовження, перенесення термінів проведення перевірки або її зупинення, в день прийняття зазначеного рішення з викладенням об’єктивних причин щодо необхідності таких дій та подальшої участі залучених осіб інших органів ДФС у проведенні перевірки.

У разі виникнення спірних питань, подальша участь залучених до перевірки працівників Державної фіскальної служби України та/або інших територіальних органів ДФС здійснюється за письмовим дорученням (погодженням) керівників відповідних структурних підрозділів Державної фіскальної служби України або територіальних органів ДФС.

1.2.5. За рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДФС, який здійснює (очолює) перевірку, проведення документальної планової або позапланової виїзної перевірки великого платника податків може бути зупинено на строк, визначений у пункті 82.4 статті 82 Кодексу, з подальшим поновленням проведення на невикористаний строк, про що видається відповідний наказ із зазначенням строку зупинення та обставин, що спричинили таке зупинення.

Наказ про зупинення документальної планової чи позапланової виїзної перевірки видається на підставі доповідної записки керівника підрозділу органу ДФС, який здійснював (очолював) таку перевірку, з викладенням об’єктивних причин необхідності такого зупинення.

Копія наказу органу ДФС про зупинення перевірки не пізніше наступного робочого дня вручається платнику податків (посадовим особам платника або його законному (уповноваженому) представнику) під розписку або надсилається платнику податків у порядку, визначеному статтею 42 Кодексу.

За необхідності поновлення перевірки керівник (його заступник або уповноважена особа) органу ДФС, який видав наказ про зупинення перевірки, може видати наказ про поновлення документальної планової або позапланової виїзної перевірки до закінчення терміну, на який її було призупинено. Наказ із зазначенням дати такого поновлення видається на підставі доповідної записки керівника підрозділу органу ДФС, який здійснював (очолював) перевірку, у разі усунення (закінчення дії) обставин, що стали підставою для такого зупинення.

У такому випадку орган ДФС може поновити перевірку не раніше наступного робочого дня з дня вручення (надсилання) копії такого наказу платнику податків у порядку, наведеному в абзаці третьому цього підпункту.

1.2.6. За рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДФС, який здійснює (очолює) перевірку, терміни проведення документальної планової або позапланової перевірки платника податків можуть бути перенесені у випадках та на строк, які визначені пунктом 44.5 статті 44 та пунктом 85.9 статті 85 Кодексу. Про перенесення термінів проведення перевірки видається відповідний наказ із зазначенням строку та обставин, що спричинили таке перенесення, копія якого вручається платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам) під підпис або надсилається у порядку, передбаченому статтею 42 Кодексу.

Такий наказ видається на підставі складеного посадовими особами органу ДФС акта довільної форми, в якому зафіксовано документально підтверджені факти, що призвели до неможливості проведення перевірки у терміни, вказані у направленні та наказі.

При цьому орган ДФС, який здійснює (очолює) перевірку, забезпечує оформлення документів та вжиття заходів у порядку, передбаченому підпунктом 1.4.7 пункту 1.4 розділу І Методичних рекомендацій.

1.2.7. Після усунення причин, передбачених підпунктами 1.4.5-1.4.6 пункту 1.4 розділу І Методичних рекомендацій, через які своєчасно не розпочато перевірку, видається наказ про внесення відповідних змін до попереднього наказу на проведення перевірки, або видається новий наказ про її проведення (з дотриманням порядку, встановленого пунктом 1.2 розділу І Методичних рекомендацій), копія якого вручається платнику податків у встановленому Кодексом порядку.

У разі якщо після видання наказу про проведення перевірки платника податків виникли або виявлені обставини, які унеможливлюють її проведення на підставі цього наказу, керівником структурного підрозділу, що повинен здійснювати (очолювати) таку перевірку, готується доповідна (службова) записка на ім’я керівника (заступника керівника, уповноваженої особи) органу ДФС, який видавав цей наказ, з наведенням обставин, що унеможливлюють його реалізацію та проведення перевірки. У цьому випадку на підставі зазначеної доповідної записки видається відповідний наказ про скасування наказу на проведення перевірки, як такого, що нереалізований.

1.2.8. В обов’язковому порядку проекти наказів візуються юридичним підрозділом.

1.3. Оформлення направлення на проведення перевірки.

1.3.1. Для проведення документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки платника податків формується направлення на перевірку в одному примірнику окремо на кожну посадову (службову) особу, що буде проводити перевірку (зразок форми направлення наведено у додатку 2 до Методичних рекомендацій, додається).

Направлення на проведення документальної планової або позапланової виїзної або фактичної перевірки підписується керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС, який здійснює (очолює) перевірку, та скріплюється відповідною печаткою цього органу (у тому числі у разі залучення до перевірки працівників інших органів ДФС).

Факсимільне відтворення підпису керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДФС на направленні на проведення документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки не допускається.

1.3.2. Направлення на проведення перевірки реєструється в органі ДФС, що його виписав, у Журналі обліку видачі направлень/посвідчень на право проведення перевірки посадовим особам органу ДФС, що ведеться за формою згідно з додатком 3 до Методичних рекомендацій (додається).

Записи до такого журналу вносяться структурним підрозділом, відповідальним за реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції органу ДФС. Разом з тим за повноту внесення та достовірність інформаційних даних до журналів реєстрації відповідних документів, визначених Методичними рекомендаціями, відповідають працівники структурного підрозділу органу ДФС, який здійснює (очолює) перевірку.

За відсутності єдиного територіального розміщення в окремих органах ДФС допускається ведення кількох журналів обліку видачі направлень - за відповідними територіями.

У журналі в обов’язковому порядку вказуються вид перевірки, підстави для проведення (відповідний підпункт, пункт та стаття Кодексу), дата початку та тривалість (кількість робочих днів або діб (для фактичної перевірки).

1.3.3. У разі виникнення під час проведення документальної виїзної або фактичної перевірки необхідності додаткового залучення працівників органів ДФС до складу перевіряючих, направлення на перевірку оформляється та реєструється відповідно до підпунктів 1.3.1 та 1.3.2 пункту 1.3 цього розділу Методичних рекомендацій.

Підставою для додаткового залучення працівників органів ДФС до складу перевіряючих є доповідна записка керівника структурного підрозділу органу ДФС, який здійснює (очолює) таку перевірку, на ім’я керівника (його заступника або уповноваженої особи) відповідного органу ДФС з викладенням об’єктивних причин необхідності додаткового залучення до складу перевіряючих інших працівників органу ДФС (значні обсяги операцій, проведених платником податків у періоді, що перевіряється; виникнення інших питань, що належать до компетенції органів ДФС; тривала хвороба або звільнення працівника органу ДФС, які сталися під час проведення перевірки, тощо).

При цьому в акті перевірки вчиняється відповідний запис.

За необхідності додаткового залучення до перевірки працівників інших територіальних органів ДФС або Державної фіскальної служби України видається відповідний наказ, підставою для видання якого є відповідне письмове доручення (погодження) керівників відповідних структурних підрозділів Державної фіскальної служби України, що надане згідно з вимогами підпункту 1.2.1 пункту 1.2 цього розділу.

1.3.4. При виданні наказу про продовження термінів проведення документальної виїзної та фактичної перевірки нові направлення на перевірку не виписуються. Про продовження строків перевірки вказується у направленнях, що виписувались на проведення перевірки, із зазначенням основних реквізитів наказу та кількості робочих днів (діб), на які продовжено перевірку.

1.3.5. Після усунення причин, передбачених підпунктами 1.4.5-1.4.7 пункту 1.4 розділу І Методичних рекомендацій, через які своєчасно не розпочато перевірку, направлення на проведення документальної планової або позапланової виїзної або фактичної перевірки оформляється та реєструється відповідно до підпунктів 1.3.1 та 1.3.2 пункту 1.3 цього розділу Методичних рекомендацій.

1.4. Особливості організації та проведення документальних та фактичних перевірок.

Допуск посадових (службових) осіб до проведення документальних планових або позапланових виїзних та фактичних перевірок визначено статтями 77 - 81 Кодексу.

1.4.1. Особливості організації проведення документальних планових перевірок.

Документальна планова перевірка платника податків проводиться згідно із затвердженим Державною фіскальною службою України планом-графіком проведення документальних планових перевірок на відповідний рік (далі - план-графік).

Підрозділ органу ДФС, який здійснює (очолює) документальну планову перевірку, з метою дотримання статті 77 Кодексу надсилає (або вручає під розписку) платнику податків (посадовій особі платника податків або його законному (уповноваженому) представнику) у порядку, встановленому Кодексом, не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку документальної планової перевірки:

письмове повідомлення про проведення документальної планової перевірки згідно із затвердженим Державною фіскальною службою України планом-графіком (із залишенням копії в органі ДФС);

копію наказу про проведення документальної планової перевірки;

Зразок форми повідомлення про проведення документальної планової перевірки наведено у додатку 4 до Методичних рекомендацій (додається).

Повідомлення підписується керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС, завіряється відповідною печаткою цього органу та реєструється в Журналі реєстрації повідомлень про проведення перевірок платників податків, який ведеться структурним підрозділом, відповідальним за реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції органу ДФС, за формою згідно з додатком 5 до Методичних рекомендацій (додається).

Факсимільне відтворення підпису керівника (його заступника або уповноваженої особи) на повідомленні про проведення документальної перевірки не допускається.

Слід звернути увагу, що норми пункту 77.4 статті 77 Кодексу, не передбачають обов’язку контролюючого органу щодо повторного надсилання платнику податків повідомлення про проведення планової документальної перевірки після усунення причин, визначених підпунктами 1.4.5-1.4.7 пункту 1.4 розділу І Методичних рекомендацій, через які своєчасно не було розпочато наведену перевірку.

Підрозділ органу ДФС, який здійснює (очолює) документальну планову перевірку, не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку перевірки забезпечує інформування органів державного фінансового контролю відповідно до Порядку координації одночасного проведення планових перевірок (ревізій) контролюючими органами та органами державного фінансового контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 жовтня 2013 року № 805 (зі змінами) (за умови, якщо передбачається одночасне проведення перевірки у звітному періоді).

1.4.2. Особливості організації проведення документальних планових та позапланових невиїзних перевірок.

При організації документальних планових та позапланових невиїзних перевірок необхідно враховувати особливості їх проведення, визначені статтею 79 розділу ІІ Кодексу.

Так, документальна планова та позапланова невиїзна перевірка здійснюються на підставі наказу про проведення, оформленого з дотриманням вимог, передбачених цим розділом Методичних рекомендацій, та за наявності обставин для проведення документальної перевірки, визначених статтями 77 та 78 Кодексу.

З метою дотримання вимог статей 77 та 79 Кодексу підрозділи органу ДФС, які здійснюють (очолюють) документальну планову або позапланову невиїзну перевірку, забезпечують надіслання (вручення) платнику податків (його представнику) у порядку та терміни, визначені Кодексом, копії наказу про проведення документальної планової / позапланової невиїзної перевірки та письмового повідомлення про дату початку та місце проведення такої перевірки, складеного за формою згідно з додатком 4 - при проведенні документальної планової невиїзної перевірки, а при проведенні документальної позапланової невиїзної перевірки - згідно з додатком 6 до Методичних рекомендацій (додається).

Зазначене повідомлення підписується керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС, завіряється відповідною печаткою цього органу та реєструється у Журналі реєстрації повідомлень про проведення перевірок платників податків у порядку, визначеному підпунктом 1.4.1 пункту 1.4 цього розділу Методичних рекомендацій.

У випадках коли під час виконання заходів щодо організації документальної невиїзної перевірки платник податків при отриманні ним повідомлення та копії наказу про її проведення надає до органу ДФС обґрунтоване письмове звернення щодо проведення замість документальної невиїзної перевірки документальної виїзної перевірки, керівнику (його заступнику або уповноваженій особі) органу ДФС доцільно розглянути питання щодо заміни виду перевірки.

При розгляді цього питання беруться до уваги:

зазначені у письмовому зверненні платника податків обґрунтування обставин, що унеможливлюють проведення невиїзної документальної перевірки, які можуть бути пов’язані, зокрема, із значною кількістю первинних документів у паперовому вигляді, які необхідно надати до органу ДФС для проведення перевірки, необхідністю вжиття контрольних заходів, які можливо здійснити лише при проведенні документальної виїзної перевірки (наприклад, зняття показань внутрішніх та зовнішніх лічильників, якими обладнані технічні пристрої, що використовуються у процесі провадження діяльності платника податків тощо);

відсутність обставин, які свідчать про неможливість заміни виду документальної перевірки, наприклад, відсутність практичної/технічної можливості проведення документальної перевірки за місцезнаходженням (податковою адресою) платника податків, відмінний від загальновстановленого, в тому числі сезонний, графік роботи платника податків тощо.

Про результати розгляду письмового звернення платнику податків надсилається (вручається) письмова відповідь у порядку, визначеному статтею 42 Кодексу.

При цьому слід звернути увагу, що у разі зміни виду документальної перевірки (з невиїзної на виїзну) доцільно забезпечити скасування або внесення змін до раніше прийнятого рішення про проведення документальної невиїзної перевірки, а також дотримання порядку організації та умов допуску до проведення виїзної документальної перевірки, встановлених статтями 77, 78 та 81 Кодексу, зокрема, оформлення та надання (пред’явлення) платнику податків відповідних документів для проведення документальної виїзної перевірки.

Норми пункту 77.4 статті 77 Кодексу не передбачають обов’язку контролюючого органу щодо повторного надсилання платнику податків повідомлення про проведення планової документальної перевірки у разі зміни її виду з невиїзної на виїзну.

З метою дотримання вимог Кодексу та прав платників податків доцільно забезпечити завчасне надіслання (вручення) повідомлень про проведення документальної позапланової невиїзної перевірки.

Необхідно також врахувати, що у разі виникнення необхідності зміни виду документальної перевірки (з виїзної на невиїзну) доцільно забезпечити безумовне дотримання вимог щодо організації та проведення невиїзних документальних перевірок, які встановлені статтею 79 Кодексу, а також відповідно статтями 77 та 78 Кодексу, в частині, зокрема, надіслання (вручення) платнику податків у визначені терміни належним чином оформлених повідомлення та копії наказу про проведення документальної невиїзної перевірки, а також скасування або внесення змін до раніше прийнятого рішення про проведення документальної виїзної перевірки.

1.4.3. Особливості організації та проведення документальних перевірок платників податків, які мають відокремлені підрозділи (об’єкти, пов’язані з оподаткуванням), перебувають на обліку в різних органах ДФС, а також пов’язані із зміною місця обліку платника податків в органах ДФС.

1.4.3.1. Особливості організації документальних перевірок платників податків, що мають відокремлені підрозділи, рухоме та нерухоме майно, об’єкти оподаткування або об’єкти, які пов’язані з оподаткуванням, або через які провадиться діяльність.

Якщо юридична особа та її відокремлені підрозділи перебувають на обліку в різних органах ДФС (основне місце обліку) або ця особа (її підрозділи) перебуває на обліку в інших органах ДФС за місцем розташування (реєстрації) її відокремлених підрозділів, а також рухомого та нерухомого майна, об’єктів оподаткування або об’єктів, які пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність (далі для цілей цього підпункту - об’єкти, пов’язані з оподаткуванням), при організації документальної планової перевірки (або документальної позапланової перевірки з усіх питань) вживаються заходи щодо одночасного проведення перевірки такого платника податків - юридичної особи та її не знятих з обліку відокремлених підрозділів та об’єктів, пов’язаних з оподаткуванням.

Організацію взаємодії та координацію дій відповідних органів при проведенні таких перевірок проводить той орган ДФС, який здійснює (очолює) перевірку юридичної особи.

У такому випадку відповідні підрозділи органів ДФС, які здійснюють (очолюють) перевірку платника податків - юридичної особи:

забезпечують у встановленому Кодексом порядку і терміни та з дотриманням підпункту 1.4.1 цього пункту повідомлення платника податків - юридичної особи про проведення його перевірки, а також направлення (вручення) юридичній особі копії відповідного наказу про проведення перевірки;

забезпечують дотримання підпункту 1.4.1 цього пункту в частині інформування органів державного фінансового контролю (за умови, якщо передбачається одночасне проведення перевірки у звітному періоді);

не пізніше ніж за 12 робочих днів до початку проведення інформують засобами електронного зв’язку відповідні територіальні органи ДФС за місцем обліку відокремлених підрозділів або об’єктів, пов’язаних з оподаткуванням, про дату початку, підстави для проведення перевірки, терміни її проведення та період діяльності платника податків, що підлягає перевірці;

не пізніше ніж за 3 робочі дні до початку перевірки забезпечують надання відповідним територіальним органам ДФС наявної інформації про основні питання та ризики несплати податків (інших порушень законодавства), у тому числі виявлені при проведенні доперевірочного аналізу, які підлягають дослідженню при проведенні перевірки відокремленого підрозділу (об’єкта, пов’язаного з оподаткуванням). У разі виявлення таких питань та ризиків (або порушень) під час проведення перевірки, інформація для відпрацювання надається відповідним територіальним органам ДФС не пізніше наступного робочого дня за днем їх виявлення;

забезпечують координацію відповідних територіальних органів ДФС щодо проведення ними перевірок у терміни, необхідні для завершення перевірки платника податків у цілому (у тому числі повідомляють про продовження, перенесення термінів проведення перевірки, зупинення перевірки тощо).

Відповідні територіальні органи ДФС за місцем обліку відокремлених підрозділів, забезпечують:

інформування органу ДФС, що здійснює (очолює) перевірку платника податків - юридичної особи, про початок та терміни перевірки відокремленого підрозділу;

своєчасне відпрацювання отриманої від органу ДФС, що здійснює (очолює) перевірку платника податків - юридичної особи, інформації (у визначені цим органом терміни) про основні питання та ризики несплати податків (інших порушень законодавства), які підлягають дослідженню при проведенні перевірки відокремленого підрозділу та своєчасне надання такому органу аналогічної інформації, яка підлягає дослідженню при проведенні перевірки юридичної особи та/або інших відокремлених підрозділів;

проведення документальних перевірок відокремлених підрозділів з дотриманням передбачених Кодексом вимог щодо їх організації та у терміни, погоджені з органом ДФС, що здійснює (очолює) перевірку платника податків - юридичної особи, та надання йому матеріалів такої перевірки до закінчення перевірки платника податків - юридичної особи (у визначений цим органом термін, але не пізніше ніж за 3 дні до завершення перевірки).

У разі виникнення необхідності зупинити перевірку відокремленого підрозділу, продовжити або перенести терміни проведення перевірки, такі дії здійснюються за обов’язковим письмовим погодженням з органом ДФС, який проводить перевірку юридичної особи.

У разі зупинення перевірки платника податку - юридичної особи, продовження або перенесення термінів її проведення, орган ДФС, який здійснює таку перевірку, у день прийняття відповідних рішень забезпечує повідомлення про це відповідних територіальних органів ДФС.

У разі допущення територіальними органами ДФС за місцем обліку відокремлених підрозділів, або органом ДФС, який здійснює (очолює) перевірку платника податків - юридичної особи, порушень вимог цього підпункту, відповідний орган ДФС, який виявив ці порушення, ініціює перед Державною фіскальною службою України питання про притягнення до відповідальності у встановленому порядку посадових осіб органів ДФС, які їх допустили.

1.4.3.2. Особливості організації та проведення документальних перевірок платників податків, які переводяться на обслуговування з одного органу ДФС до іншого.

При організації та проведенні документальних перевірок платників податків, які у зв’язку із зміною місцезнаходження (податкової адреси) переводяться на обслуговування з одного органу ДФС до іншого, слід враховувати вимоги Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого нормативно-правовим актом центрального органу виконавчої влади, що формує державну фінансову політику, щодо необхідності завершення територіальним органом ДФС за попереднім місцем обліку процедур адміністрування податків і зборів у частині закінчення документальних перевірок платників податків та узгодження сум грошових зобов’язань за їх результатами.

Що стосується інших документальних перевірок таких платників податків (у тому числі перевірок, які проводяться у зв’язку з ліквідацією або реорганізацією платника податків), то оскільки статтею 75 Кодексу визначено, зокрема, що документальна виїзна перевірка проводиться за місцезнаходженням платника податків чи місцем розташування об’єкта права власності, стосовно якого проводиться така перевірка, такі перевірки доцільно проводити територіальним органам ДФС за основним місцем обліку зазначених платників податків на дату прийняття рішення про проведення перевірки.

1.4.4. Особливості організації та проведення фактичних перевірок платників податків, які мають відокремлені підрозділи або інші об’єкти, де провадять діяльність.

У разі організації фактичної перевірки платника податків територіальним органом ДФС за основним місцем обліку зазначеного платника податків, та у разі якщо такий платник податків має відокремлені підрозділи або інші об’єкти, де провадиться діяльність та які розташовані поза межами його основного місця обліку, зазначений орган, який здійснює (очолює) перевірку такого платника, може ініціювати організацію проведення перевірки таких відокремлених підрозділів або інших об’єктів за їх фактичним місцезнаходженням.

У такому випадку підрозділ органу ДФС, який здійснює (очолює) перевірку, не пізніше ніж за 10 робочих днів до початку її проведення надає засобами електронного зв’язку до територіального органу ДФС, на території якого провадять діяльність, відокремлений підрозділ або інший об’єкт, запит щодо проведення перевірки господарського об’єкта такого платника податків разом із переліком питань, які необхідно відобразити в акті перевірки, та обставин для проведення перевірки відповідно до статті 80 Кодексу.

1.4.5. Організація роботи у разі неможливості проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків за місцезнаходженням.

У разі коли при організації документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки встановлено неможливість проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням, у той же день складається відповідний акт у довільній формі, що засвідчує цей факт. У такому акті рекомендується зазначати інформацію про підстави для проведення перевірки (реквізити наказу, направлень тощо), дату встановлення факту та причини неможливості проведення перевірки, адресу місцезнаходження платника податків, за якою встановлено відсутність платника, та інші фактичні обставини, що засвідчують такі факти.

Зазначений акт реєструється у Спеціальному журналі реєстрації актів, який ведеться структурним підрозділом, до функцій якого віднесено реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції органу ДФС, не пізніше наступного робочого дня після його складання, за формою згідно з додатком 7 до Методичних рекомендацій (додається). Спеціальний журнал реєстрації актів та інші, передбачені цими Методичними рекомендаціями журнали, ведуться з дотриманням вимог Інструкції з діловодства, затвердженої відповідним розпорядчим документом Державної фіскальної служби України. У такому ж порядку реєструються інші передбачені Методичними рекомендаціями акти (крім актів (довідок) перевірок).

В акті на першому аркуші у верхньому лівому куті зазначаються дата його складання та номер акта, який складається із порядкового номера Спеціального журналу реєстрації актів, коду структурного підрозділу, що його склав, та коду за ЄДРПОУ платника податків (реєстраційного номера облікової картки платника податків - фізичної особи або серії (за наявності) та номера паспорта (для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган ДФС і мають відмітку у паспорті)).

При цьому підрозділ органу ДФС, який здійснює (очолює) перевірку та встановив неможливість проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням, протягом 2-ох робочих днів з дня, наступного за днем складання цього акта, доповідною запискою повідомляє про це керівника (його заступника або уповноважену особу) органу ДФС та передає запит на встановлення місцезнаходження платника податків до оперативного підрозділу відповідного територіального органу ДФС за основним місцем обліку платника податків.

Зразок форми запиту наведено у додатку 8 до Методичних рекомендацій.

До запиту додається копія акта про неможливість проведення перевірки у зв’язку з відсутністю платника податків за місцезнаходженням, а також надається інформація про результати проведених заходів структурним підрозділом органу ДФС шляхом спілкування (телефон, пошта, факс тощо) із платником податків щодо з’ясування його фактичного місцезнаходження.

Такий запит підписується керівником структурного підрозділу, що здійснює (очолює) перевірку (керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС, у разі проведення перевірки іншим органом ДФС, ніж визначений у абзаці п’ятому цього підпункту), реєструється та направляється у загальновстановленому порядку засобами інформаційної системи управління документами органу ДФС.

Оперативний підрозділ відповідного територіального органу ДФС не пізніше 10 календарних днів з дня отримання запиту в обов’язковому порядку письмово повідомляє ініціатора запиту про проведену роботу з наданням копій отриманих у ході його виконання матеріалів.

У разі необхідності вказаний термін може бути продовжений за рішенням керівника зазначеного оперативного підрозділу, але не більше ніж до 30 календарних днів з дня отримання запиту, про що цей підрозділ також письмово повідомляє ініціатора до закінчення 10 - денного терміну.

У разі встановлення місцезнаходження платника податків оперативний підрозділ органу ДФС не пізніше наступного робочого дня письмово направляє ініціатору запиту інформацію про встановлене місцезнаходження. У разі необхідності працівниками оперативного підрозділу складається відповідна довідка.

У разі якщо внаслідок заходів, вжитих працівниками оперативного підрозділу, не встановлено місцезнаходження платника податків у визначені абзацами дев’ятим та десятим цього підпункту терміни, такий підрозділ повідомляє про це структурний підрозділ органу ДФС, який ініціював проведення заходів на встановлення місцезнаходження платника податків, та передає керівнику (його заступнику або уповноваженій особі) відповідного органу ДФС службову записку та матеріали про проведену роботу.

Рішення про припинення заходів щодо встановлення місцезнаходження платника податків приймає керівник органу ДФС, працівники якого вживали такі заходи, на підставі службової записки начальника оперативного підрозділу за погодженням з підрозділом (або органом ДФС), що є ініціатором запиту.

З метою контролю за своєчасним отриманням інформації доцільно ініціатору запиту при його направленні до оперативного підрозділу та при отриманні від нього інформації про результати вжитих заходів вносити відповідні записи до графи 12 "Примітка" Спеціального журналу реєстрації актів (наведений у додатку 7 до Методичних рекомендацій), у якому зареєстровано відповідний акт про неможливість проведення перевірки, що був підставою для направлення запиту.

1.4.6. Організація роботи у разі відмови в допуску платником податків до проведення перевірки або відмови від її проведення.

У разі відмови платника податків та/або посадових (службових) осіб платника податків (його представників або осіб, які фактично проводять розрахункові операції) у допуску посадових (службових) осіб органу ДФС до проведення перевірки або відмови від її проведення такими посадовими особами за місцем проведення перевірки невідкладно складається акт у двох примірниках, що засвідчує факт відмови.

Такий акт складається у довільній формі, із обов’язковим наведенням в ньому:

підстав для перевірки (документів (наказів, направлень), оформлених для її проведення);

ПІБ посадових (службових) осіб органів ДФС, які прибули для проведення перевірки та у допуску для проведення перевірки яким було відмовлено та/або було відмовлено у проведенні такої перевірки;

інформації щодо дотримання передбачених пунктом 77.4 статті 77 та пунктом 78.4 статті 78 Кодексу вимог щодо надіслання (вручення) наказів (та повідомлень при проведенні планових документальних перевірок) для надання права на проведення таких перевірок;

інформації щодо дотримання передбачених пунктом 81.1 статті 81 Кодексу умов допуску до проведення перевірки в частині пред’явлення (вручення) під розписку відповідних документів;

дати та часу відмови у допуску/відмови від проведення перевірки;

ПІБ платника податку (посадових (службових) осіб платника податків (його представників або осіб, які фактично проводять розрахункові операції), які заявили про відмову у допуску до перевірки та/або відмовились від її проведення, та заявлених ними причин відмови;

інформації щодо надання платником податку (посадовими (службовими) особами платника податків (його представниками або особами, які фактично проводять розрахункові операції)) письмових пояснень до складеного посадовими особами органу ДФС акта;

наводяться інші обставини, що засвідчують зазначені у цьому акті факти (у разі необхідності).

Зразок форми акта про відмову в допуску до проведення/відмови від проведення документальної планової/позапланової виїзної перевірки, фактичної перевірки наведено у додатку 9 до Методичних рекомендацій.

Зазначений акт підписується посадовими особами органу ДФС та посадовими (службовими) особами платника податків (його представниками або особами, що фактично проводять розрахункові операції), які заявили про відмову у допуску (відмовились від проведення). Один примірник акта вручається під підпис, відразу після його складання, платнику податків та/або уповноваженій особі платника податків.

У разі відмови платника податків та/або його посадових (службових) осіб (представників або осіб, які фактично проводять розрахункові операції) підписати акт, що засвідчує факт відмови у допуску до проведення перевірки (відмови від проведення), та/або відмови отримати один примірник акта та/або відмови використати передбачене Кодексом право та надати свої пояснення до нього, посадовими особами органу ДФС складається акт довільної форми, що засвідчує такі факти.

Протягом 24 годин після виникнення обставин, передбачених статтею 94 Кодексу (безпідставної відмови платника податків у допуску до проведення перевірки або з’ясування під час організації та проведення перевірки інших обставин для застосування адміністративного арешту майна, передбачених статтею 94 Кодексу, у тому числі відмови від проведення відповідно до вимог цього Кодексу інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів (зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки) тощо), керівником структурного підрозділу органу ДФС, що здійснює (очолює) таку перевірку, вживаються заходи щодо підготовки та надання з дотриманням Порядку застосування адміністративного арешту майна платника податків, затвердженого нормативно-правовим актом центрального органу виконавчої влади, що формує державну фінансову політику (далі - Порядок застосування адміністративного арешту майна), на розгляд керівнику (його заступнику або уповноваженій особі) органу ДФС звернення про застосування адміністративного арешту майна платника податків для прийняття ним рішення відповідно до вимог статті 94 Кодексу.

До звернення додається копія акта про відмову від допуску до проведення перевірки (акта, що засвідчує наявність інших обставин для застосування адміністративного арешту майна, передбачених Кодексом та наведених у абзаці п’ятнадцятому цього підпункту) разом з відповідними матеріалами, поясненнями та копіями складених до них актів (про відмову від підпису тощо).

Прийняте керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС рішення про застосування адміністративного арешту майна платника податків невідкладно передається:

визначеному керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДФС виконавцю цього рішення для вжиття ним передбачених Порядком застосування адміністративного арешту майна заходів щодо надсилання цього рішення до виконання та організації опису майна платників податків;

один примірник цього рішення разом з пакетом необхідних документів передається до юридичного підрозділу органу ДФС для підготовки та направлення ним до суду процесуальних документів щодо підтвердження судом обґрунтованості прийнятого рішення у терміни, визначені пунктом 94.10 статті 94 Кодексу, та звернення до суду про накладення арешту на рахунках такого платника (зупинення видаткових операцій).

Структурний підрозділ органу ДФС, що здійснює (очолює) перевірку та готував звернення про застосування адміністративного арешту, забезпечує надання юридичному підрозділу відповідної інформації та належним чином завірених документів (копій), які необхідні для підготовки ним процесуальних документів.

1.4.7. Особливості проведення документальних перевірок у разі ненадання платником податків під час перевірки документів для їх здійснення

1.4.7.1. У разі надходження до органу ДФС за місцем обліку від платника податків повідомлення про втрату, пошкодження або дострокове знищення документів (відповідно до пункту 44.5 статті 44 Кодексу) такий орган ДФС не пізніше наступного робочого дня повідомляє про такий факт відповідний територіальний орган ДФС, що здійснює (очолює) перевірку (у разі її проведення іншим органом ДФС, ніж орган ДФС за місцем обліку) та, у разі необхідності, передає йому копії наведених вище повідомлень та отриманих від платника податків документів, що підтверджують втрату, пошкодження або дострокове знищення документів, звернення платника із заявою до правоохоронних органів тощо (за наявності).

У разі якщо під час проведення документальної перевірки або у будь-який час після прийняття рішення про проведення перевірки до її початку до відповідного територіального органу ДФС, що здійснює (очолює) таку перевірку, надійшло повідомлення платника податків про втрату, пошкодження або дострокове знищення документів (відповідно до пункту 44.5 статті 44 Кодексу), або отримано інформацію та копії протоколів про вилучення документів правоохоронними та/або іншими органами тощо (пункт 85.9 статті 85 Кодексу), у зв’язку з чим особами, які здійснюють (очолюють) перевірку, обґрунтовано встановлено неможливість подальшого проведення перевірки або її початку у терміни, визначені у наказі, такі особи складають акт про неможливість проведення перевірки довільної форми, який реєструється у Спеціальному журналі реєстрації актів у порядку, передбаченому підпунктом 1.4.5 пункту 1.4 цього розділу Методичних рекомендацій.

В акті зазначаються причини неможливості продовжувати (розпочати) перевірку у терміни, вказані у направленні та наказі, та робиться відповідний запис про проведення зазначеної перевірки після усунення причин, які призвели до неможливості її проведення.

При цьому до такого акта додаються копії отриманих від платника податків та органу ДФС за місцем обліку документів, що підтверджують виникнення передбачених пунктом 44.5 статті 44 та пунктом 85.9 статті 85 Кодексу обставин.

На підставі цього акта органом ДФС, який здійснює (очолює) перевірку, видається наказ про перенесення термінів проведення такої перевірки у порядку, визначеному підпунктом 1.2.6 пункту 1.2 розділу І Методичних рекомендацій.

У разі вилучення оригіналів документів правоохоронними або іншими органами підрозділ, який здійснює (очолює) перевірку, забезпечує підготовку та направлення у той же день письмового запиту до відповідного органу про надання органу ДФС копій зазначених документів або забезпечення доступу до перевірки таких документів.

У запиті зазначаються: перелік вилучених документів, дані протоколу (іншого документа), на підставі якого були вилучені документи, посилання на пункт 85.9 статті 85 Кодексу щодо обов’язку відповідного органу забезпечити протягом 3 робочих днів з дня отримання запиту надання органу ДФС копій документів або доступу його посадовим (службовим) особам до перевірки таких документів.

Новий наказ про проведення перевірки не видається та нові направлення на проведення перевірки не виписуються. У разі якщо терміни, визначені пунктом 44.5 статті 44 Кодексу, достроково скорочуються - видається наказ про поновлення перевірки не пізніше наступного робочого дня, копія якого вручається платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам) під розписку або надсилається платнику податків у порядку, визначеному статтею 42 Кодексу.

Після отримання копій всіх вилучених правоохоронними та іншими органами документів або забезпечення доступу до них терміни проведення перевірки поновлюються не пізніше наступного робочого дня, про що видається наказ про поновлення перевірки, копія якого вручається платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам).

1.4.7.2. У разі надходження до органу ДФС за місцем обліку від платника податків, який провадив господарську діяльність на тимчасово окупованій території та/або території населених пунктів на лінії зіткнення і не може пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, підписаного керівником підприємства та головним бухгалтером такого платника податків повідомлення про неможливість вивезення та/або про втрату первинних документів із зони проведення антитерористичної операції (наданого відповідно до підпункту 38.11 пункту 38 підрозділу 10 розділу XX Кодексу), такий орган ДФС не пізніше наступного робочого дня повідомляє засобами електронного зв’язку про такий факт відповідний територіальний орган ДФС, що здійснює (очолює) перевірку (у разі її проведення іншим органом ДФС, ніж орган ДФС за місцем обліку), та передає йому копії наведених повідомлень та отриманих від платника податків документів, що підтверджують втрату, пошкодження або дострокове знищення документів, звернення платника із заявою до правоохоронних органів тощо (за наявності).

У разі якщо під час проведення документальної перевірки або у будь-який час після прийняття рішення про проведення перевірки до її початку до відповідного територіального органу ДФС, що здійснює (очолює) таку перевірку, надійшло передбачене абзацом першим цього підпункту повідомлення та копії документів, керівником (заступником керівника, уповноваженою особою) цього органу розглядається питання щодо можливості застосовування спеціальних правил для підтвердження даних, визначених у податковій звітності такого платника податків (як виняток із положень статті 44 Кодексу), а також застосування інших передбачених підпунктом 38.11 пункту 38 підрозділу 10 розділу XX Кодексу особливостей та обмежень щодо проведення перевірок такого платника податків.

Підставою для розгляду є відповідні обґрунтовані пропозиції щодо необхідності або неможливості застосування наведених вище норм Кодексу, що оформлюються доповідною запискою (висновком) за підписом керівника відповідного структурного підрозділу, який визначений керівником (заступником керівника, уповноваженою особою) органу ДФС, відповідальним за розгляд цього питання відповідно до чинного законодавства. У доповідній записці зазначається обґрунтована інформація щодо результатів розгляду наведених у повідомленні платника податків фактів та фактичних обставин діяльності такого платника податків передбаченим підпунктом 38.11 пункту 38 підрозділу 10 розділу XX Кодексу вимогам, зокрема, щодо:

дотримання передбачених цим підпунктом вимог стосовно порядку оформлення повідомлення;

дати зміни місцезнаходження (місця проживання) платника податків з тимчасово окупованої території та/або території населених пунктів на лінії зіткнення на іншу територію України платника податків;

сплати податків до бюджету згідно з Кодексом у період проведення антитерористичної операції;

наведених у повідомленні платника податків обставин, що призвели до неможливості вивезення та/або втрати зазначених у повідомленні первинних документів, зв’язку цих фактів з проведенням антитерористичної операції, а також їх документального підтвердження (за наявності);

переліку первинних документів, податкових (звітних) періодів, до яких вони відносяться, та їх співвідношення з датою перереєстрації підприємства на іншій території України;

дослідження інших обставин, які є важливими для прийняття обґрунтованого рішення за результатами розгляду повідомлення платника податків про втрату/неможливість вивезення первинних документів.

За рішенням керівника (заступника керівника, уповноваженої особи) органу ДФС до розгляду повідомлення платника податків та підготовки обґрунтованих пропозицій за його результатами долучаються працівники відповідних структурних підрозділів, до функціональних обов’язків яких віднесено опрацювання та аналіз наведених вище питань.

При цьому, у разі відмови контролюючого органу у застосуванні положень підпункту 38.11 пункту 38 підрозділу 10 розділу XX Кодексу, керівник (заступник керівника, уповноважена особою) відповідного територіального органу ДФС забезпечує дотримання абзацу чотирнадцятого цього підпункту щодо прийняття та надіслання (вручення) платнику податків у встановленому Кодексом порядку вмотивованого рішення у строк не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника податків, в якому зазначаються підстави та докази такої відмови.

Оскільки Кодекс не містить вимог щодо затвердження форми наведених вище рішень, можливе їх прийняття органами ДФС у довільній формі із наведенням назви органу ДФС, який прийняв рішення, найменування платника податків, його податкової адреси, податкового номера, реквізитів повідомлення про неможливість вивезення та/або втрату первинних документів та зазначених у ньому обставин, у тому числі переліку первинних документів, податкових (звітних) періодів тощо, а також обґрунтованих підстав та доказів такої відмови, у тому числі за результатами опрацювання наведених у абзацах третьому - дев’ятому цього підпункту Методичних рекомендацій питань.

У разі якщо особами, які здійснюють (очолюють) перевірку, обґрунтовано встановлено неможливість подальшого проведення перевірки або її початку у терміни, визначені у наказі, такі особи складають акт про неможливість проведення перевірки довільної форми, який реєструється у Спеціальному журналі реєстрації актів у порядку, передбаченому підпунктом 1.4.5 пункту 1.4 цього розділу Методичних рекомендацій, та вживають інші передбачені цими рекомендаціями заходи.

1.4.7.3. Організація роботи у разі ненадання платником податків документів до перевірки в інших випадках.

У разі ненадання платником податків під час проведення перевірки (крім наведених у цьому пункті випадків та випадків, передбачених підпунктом 1.4.6 пункту 1.4 цього розділу Методичних рекомендацій) відповідних документів (копій документів), пояснень, довідок, інформації тощо, які необхідні для її здійснення, складається відповідний акт, який реєструється у передбаченому підпунктом 1.4.5 пункту 1.4 цього розділу Методичних рекомендацій порядку, а також вживаються заходи щодо документування цих фактів у відповідних розділах (додатках) до акта перевірки із наведенням переліку документів, які не надано (за необхідності - згрупованих за типами).

При цьому при проведенні документальних перевірок платників податків - юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів у таких випадках відповідно до Порядку оформлення результатів документальних перевірок дотримання законодавства України з питань державної митної справи, податкового, валютного та іншого законодавства платниками податків - юридичними особами та їх відокремленими підрозділами, затвердженого відповідним наказом центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, доцільно направляти таким платникам податків запити про надання документів (копій документів).

Зразок такого запиту наведено у додатку до Методичних рекомендацій щодо оформлення матеріалів документальних перевірок податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, та документування виявлених порушень, затверджених відповідним наказом Державної фіскальної служби України (для перевірок платників податків - юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів).

У випадках, передбачених пунктом 44.7 статті 44 Кодексу, зокрема, якщо під час проведення перевірки платник податків надає документи менше ніж за три дні до дня її завершення або коли надіслані у передбаченому абзацом першим цього пункту порядку документи надійшли до контролюючого органу менше ніж за три дні до дня завершення перевірки, не пізніше наступного робочого дня за днем їх отримання складається акт довільної форми, що засвідчує такий факт, який реєструється у Спеціальному журналі реєстрації актів у порядку, передбаченому підпунктом 1.4.5 пункту 1.4 цього розділу Методичних рекомендацій. Такий акт є підставою для прийняття органом ДФС, що здійснює (очолює) перевірку, рішення про продовження строку її проведення з дотриманням визначених статтею 82 Кодексу термінів та передбаченого підпунктом 1.2.4 пункту 1.2 розділу І Методичних рекомендацій порядку.

1.4.8. У випадках надання платником податків на підставі пункту 44.7 статті 44 Кодексу протягом п’яти робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта перевірки, до органу ДФС, який здійснював (очолював) перевірку, додаткових документів, які підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, такий орган вживає заходів щодо забезпечення своєчасного їх розгляду у порядку, визначеному Кодексом, та з дотриманням рекомендацій, наведених у підпункті 1.6.2 пункту 1.6 цього розділу Методичних рекомендацій.

При цьому слід врахувати, що згідно з пунктом 44.7 статті 44 Кодексу у такому випадку, а також у разі, якщо надіслані відповідно до абзацу першого цього пункту Кодексу документи надійшли до контролюючого органу після завершення перевірки, орган ДФС має право не приймати рішення за результатами проведеної перевірки та призначити позапланову документальну перевірку такого платника податків. При призначенні такої перевірки та оформленні документів для її проведення доцільно керуватись рекомендаціями, наведеними у пунктах 1.2, 1.3 та у підпункті 1.6.2 пункту 1.6 цього розділу Методичних рекомендацій.

1.5. Врегулювання проблемних питань під час перевірки та діяльність постійних комісій із розгляду спірних питань.

1.5.1. З метою врахування наданих у встановленому порядку платником податків пояснень щодо встановлених під час перевірки порушень та врегулювання проблемних питань (у разі їх наявності) у межах термінів здійснення документальної перевірки рекомендується організовувати проведення робочих зустрічей з платником податків для обговорення встановлених під час перевірки порушень, пояснень платника податків, питань щодо повноти надання ним документів для перевірки та інших проблемних питань у разі їх виникнення.

При цьому з метою організації проведення робочої зустрічі з платником податків такому платнику або його законному (уповноваженому) представнику рекомендується надавати письмову пропозицію із зазначенням дати, часу та місця її проведення. Доцільно проводити такі зустрічі не пізніше ніж за один робочий день (для великих платників податків - не пізніше ніж за три робочі дні) до закінчення терміну проведення перевірки.

Робочі зустрічі рекомендується проводити за участі посадових осіб, які здійснюють (очолюють) перевірку (за необхідності - також працівників інших структурних підрозділів органу ДФС), а також платника податків (посадових осіб або його законних (уповноважених) представників).

За результатами робочої зустрічі рекомендується складати протокол, в якому зазначається дата проведення зустрічі, суть спірних питань, які обговорювались на робочій зустрічі, перелік документів, які надавались для розгляду, та їх зміст, результати обговорення та позиції посадових осіб органу ДФС та платника податків, зауваження та пропозиції за результатами зустрічі.

Облік зазначених протоколів здійснюється у відповідному журналі обліку протоколів робочих зустрічей з платниками податків, який ведеться безпосередньо у структурному підрозділі, що здійснював (очолював) перевірку, із зазначенням в ньому: дати проведення зустрічі та номеру протоколу (який складається із порядкового номера у цьому журналі реєстрації протоколів та коду структурного підрозділу, що його склав), коду за ЄДРПОУ платника податків (реєстраційного номера облікової картки платника податків - фізичної особи або серії (за наявності) та номера паспорта (для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган ДФС і мають відмітку у паспорті)), назви (ПІБ) платника податків та ПІБ посадових (уповноважених) осіб платника податків, що брали участь у робочій зустрічі, дати початку та дати закінчення перевірки, короткого опису спірних питань, що обговорювалися, а також результатів і пропозицій за результатами зустрічі.

1.5.2. При виникненні спірних питань під час або після проведення документальної перевірки, у тому числі у разі надання заперечень до акта перевірки або додаткових документів щодо встановлених перевіркою порушень, за поданням відповідального за проведення перевірки підрозділу такі питання виносяться на розгляд постійних комісій із розгляду спірних питань при відповідних територіальних органах ДФС.

До складу постійних комісій із розгляду спірних питань повинні входити досвідчені фахівці відповідних підрозділів органів ДФС, до функціональних повноважень яких віднесено здійснення податкового контролю, адміністрування податків та зборів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі - єдиний внесок), погашення боргу, розгляд скарг платників податків на податкові повідомлення-рішення, а також на вимоги про сплату боргу (недоїмки) зі сплати єдиного внеску та рішень органів ДФС про застосування штрафних санкцій та нарахування пені за порушення законодавства про збір та облік єдиного внеску (далі - вимоги та рішення щодо єдиного внеску), супроводження справ у судах.

У разі розгляду спірних питань, що виникають при проведенні перевірок платників податків - юридичних осіб, очолювати таку комісію повинен керівник (його заступник або уповноважена особа) органу ДФС, який відповідно до розподілу обов’язків здійснює керівництво підрозділом аудиту, а при розгляді спірних питань, що виникають при проведенні перевірок платників податків - фізичних осіб, - керівник (його заступник або уповноважена особа) органу ДФС, який відповідно до розподілу обов’язків здійснює керівництво підрозділом податків і зборів з фізичних осіб.

Склад комісій затверджується наказом керівника (уповноваженої особи) органу ДФС. В обов’язковому порядку посадовою особою органу ДФС, яка очолює комісію, до розгляду спірних питань залучаються працівники підрозділу органу ДФС, які здійснюють (очолюють) перевірку та порушили такі спірні питання.

За результатами розгляду спірних питань, що виникли в ході проведення перевірки, на засіданні постійних комісій із розгляду спірних питань приймається обґрунтований висновок щодо вирішення кожного спірного питання.

За результатами розгляду спірних питань складається протокол, який підписується всіма членами комісії, в якому щодо кожного спірного питання повинно бути чітко визначено: суть питання, перелік документів, які надано платником податків при проведенні перевірки та їх зміст, інші документи та факти, встановлені в ході проведення перевірки структурними підрозділами органів ДФС, норми податкового та іншого законодавства, що регулюють це питання, результати обговорення та позицію кожного із членів комісії, які брали участь у засіданні, висновок комісії щодо сум розрахованих занижень податкових зобов’язань, єдиного внеску та виявлених перевіркою порушень податкового та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, достатності наявних доказів чи необхідності додаткового дослідження фінансово-господарських операцій платника податків (його контрагентів) із визначенням відповідних структурних підрозділів, відповідальних за таке дослідження, вжиття інших заходів тощо.

Відповідальним за повноту змісту протоколу та його реалізацію є керівник (його заступник або уповноважена особа) органу ДФС, який очолює комісію.

Протокол засідання постійної комісії у день підписання реєструється у Журналі реєстрації протоколів, складених за результатами проведених засідань постійних комісій (далі - Журнал реєстрації протоколів), який ведеться структурним підрозділом, відповідальним за реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції органу ДФС, за формою згідно з додатком 10 до Методичних рекомендацій (додається).

При цьому в протоколі на першому аркуші у верхньому лівому куті зазначаються дата складання протоколу засідання постійної комісії та номер протоколу, який складається із порядкового номера Журналу реєстрації протоколів, коду структурного підрозділу, відповідального за проведення перевірки, коду за ЄДРПОУ платника податків (реєстраційного (облікового) номеру платника податків, або реєстраційного номера облікової картки платника податків - фізичної особи або серії (за наявності) та номера паспорта (для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган ДФС і мають відмітку у паспорті)).

Висновки комісії в обов’язковому порядку враховуються при подальшому проведенні перевірки та складанні акта (довідки) перевірки або при розгляді заперечень платника податків.

1.6. Оформлення матеріалів перевірки.

1.6.1. За результатами документальної планової або позапланової та фактичної перевірки складається акт (довідка), який підписується, реєструється та вручається (надсилається) платнику податків (посадовим особам (уповноваженим представникам) платника податків) з дотриманням вимог щодо порядку оформлення і реалізації матеріалів перевірок, встановлених статтею 86 Кодексу, та відповідними нормативно-правовими актами центрального органу виконавчої влади, що формує державну фінансову політику, та/або методичними рекомендаціями та розпорядчими документами центрального органу ДФС, виданими у межах компетенції.