Платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.

Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються електронні цифрові підписи (далі - ЕЦП) посадових осіб платника податків у такому порядку:

- першим - ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера),

- другим - ЕЦП керівника,

- третім - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.

За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку:

- першим - ЕЦП керівника,

- другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.

Платником податків фізичною особою - суб’єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку:

- першим - ЕЦП платника податків - фізичної особи,

- другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності).

Відповідна норма визначена пп. 7.1 п. 7 р. ІІІ Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку , затвердженої наказом ДПА України від 10.04.08 р. № 233. У загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі це роз’яснення у категорії 135.03.