На виконання пункту 16 Плану першочергових заходів у сфері інвестиційної діяльності, затвердженого Указом Президента України від 10 квітня 2006 року N 300, Указу Президента України від 28 грудня 2006 року N 1154 "Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 15 грудня 2006 року "Про заходи щодо попередження і нейтралізації загроз національній безпеці, пов'язаних із нестабільністю правового регулювання відносин у сфері адміністрування податку на додану вартість", відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис", з метою спрощення для платників податків процедури подання податкової звітності до органів державної податкової служби та впровадження системи електронного контролю за обігом податку на додану вартість

1. Затвердити Інструкцію з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку (додається).

2. Департаменту інформаційно-аналітичного забезпечення процесів оподаткування (Шевченко С.С.) подати цей наказ до Міністерства юстиції України для державної реєстрації та в триденний термін після реєстрації надати цей наказ Департаменту масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян.

3. Департаменту масово-роз'яснювальної роботи та звернень громадян (Косарчук В.П.) у десятиденний строк від дня реєстрації цього наказу в Міністерстві юстиції України через засоби масової інформації довести цей наказ до відома платників податків.

4. Головам державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі забезпечити у місячний термін після реєстрації цього наказу в Міністерстві юстиції України:

4.1 оформлення та розміщення у підпорядкованих органах державної податкової служби наочних інформаційних стендів, які відображатимуть переваги подання податкової звітності в електронному вигляді;

4.2 організацію проведення семінарів із платниками податків з питань формування і подання до органів державної податкової служби податкової звітності в електронному вигляді.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Голови О.М.Буханевича.

Ця Інструкція визначає загальні принципи організації інформаційного обміну під час подання платниками податків податкової звітності до органів державної податкової служби України в електронній формі із використанням електронного цифрового підпису. Ця Інструкція поширюється на Державну податкову адміністрацію України та її територіальні органи, платників податків, які за власним бажанням подають податкові документи в електронному вигляді.

1. У цій Інструкції терміни вживаються в такому значенні: база даних державної податкової служби (далі - база даних ДПС) - база даних в електронному вигляді, створена в органах державної податкової служби (далі - органи ДПС) на основі показників звітних документів платників податків та призначена для централізованого накопичення та багаторазового використання в інформаційних системах органів ДПС;

засіб криптографічного захисту інформації(далі - засіб КЗІ) - програмний, апаратно-програмний, апаратний або інший засіб, призначений для криптографічного захисту інформації, у тому числі накладання та перевірки електронного цифрового підпису, який має сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації;

квитанція про одержання податкового документа в електронному вигляді (далі - перша квитанція) - електронний документ, що формується програмним забезпеченням органів ДПС та засвідчує факт і час одержання податкового документа в електронному вигляді;

квитанція про приймання податкового документа в електронному вигляді (далі - друга квитанція) - електронний документ, що формується програмним забезпеченням органів ДПС та засвідчує факт та час приймання (неприймання) податкового документа в електронному вигляді у базу даних органів ДПС;

податкова звітність - документи, які відповідно до законодавства подаються платниками податків до органів ДПС і на підставі яких здійснюються нарахування та/або сплата податку, збору (обов'язкового платежу);

податковий документ в електронному вигляді - податкова звітність, реєстри отриманих та виданих податкових накладних з податку на додану вартість та інші звітні податкові документи, інформація в яких зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа;

подання податкових документів в електронному вигляді - подання податкових документів до органів ДПС у визначеному для документообігу порядку за умови включення платника податків до системи подання податкових документів в електронному вигляді;

система подання податкових документів в електронному вигляді - сукупність організаційних, правових заходів та програмних, програмно-апаратних, телекомунікаційних засобів, що забезпечують подання податкових документів в електронному вигляді до органів ДПС;

спеціалізоване програмне забезпечення - програмне забезпечення, призначене для створення платником податків податкових документів в електронному вигляді відповідного формату (стандарту) згідно з вимогами цієї Інструкції;

формат (стандарт) податкового документа в електронному вигляді (далі - формат(стандарт)) - формалізований опис складу та структури показників податкового документа в електронному вигляді, затверджений в установленому законодавством порядку.

2. Інші терміни в цій Інструкції вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис" та інших нормативно-правових актах з питань електронного документообігу.

1. Платник податків здійснює формування та подання податкових документів в електронному вигляді відповідно до законодавства із застосуванням спеціалізованого програмного забезпечення формування податкових документів, засобу КЗІ, керуючись цією Інструкцією та договором.

2. Для подання податкових документів до органів ДПС в електронному вигляді платник податків повинен мати:

спеціалізоване програмне забезпечення для формування податкових документів в електронному вигляді у затвердженому форматі (стандарті);

доступ до мережі Інтернет та можливість відправлення/приймання електронних повідомлень по електронній пошті;

засіб КЗІ (сумісний за форматами даних із засобами КЗІ, що використовуються в органах ДПС);

чинні посилені сертифікати відкритих ключів, сформованих акредитованим центром сертифікації ключів для платника податків та уповноважених посадових осіб платника податків, підписи яких є обов'язковими для податкової звітності у паперовій формі.

3. Формат (стандарт) податкового документа в електронному вигляді на основі специфікації eXtensible Markup Language (XML), електронні форми податкових документів та інша інформація про порядок подання податкових документів в електронному вигляді оприлюднюються на WEB-сайті ДПА.

4. Податкові документи в електронному вигляді з обов'язковими реквізитами (у тому числі з електронним цифровим підписом платника податків (його посадових осіб)), подані відповідно до цієї Інструкції, згідно із законодавством є оригіналами, мають юридичну силу, повинні зберігатися та можуть використовуватися під час судового або досудового вирішення спорів.

5. У разі подання податкового документа в електронному вигляді платник податків має право не подавати податкові документи на паперових носіях.

6. Для приймання податкових документів в електронному вигляді від платника податків орган ДПС повинен мати:

програмне забезпечення приймання та обробки податкової звітності з засобами КЗІ;

чинні посилені сертифікати відкритих ключів, сформовані акредитованим центром сертифікації ключів для органу ДПС.

7. Підставою для прийняття податкового документа в електронному вигляді є:

його відповідність затвердженому формату (стандарту);

підтвердження ЕЦП платника податків та його посадових осіб, підписи яких є обов'язковими для звітів в паперовій формі за умов встановлених в статтею 3 Закону України "Про електронний цифровий підпис";

чинність відповідного посиленого сертифіката ключа під час накладання ЕЦП (підтверджується за допомогою позначки часу, отриманої від акредитованого центру сертифікації ключів, або якщо до моменту одержання електронного документа строк дії відповідного сертифіката не був закінчений або відповідний сертифікат не був скасований/блокований).

8. Органи ДПС забезпечують розміщення на інформаційних дошках відомостей про порядок подання податкових документів в електронному вигляді, адреси та контактні телефони відповідальних осіб.

9. У спеціалізованому програмному забезпеченні повинно бути реалізовано:

формування податкового документа в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту);

контроль за введенням даних відповідно до встановлених вимог;

зберігання відправлених податкових документів в електронному вигляді та одержаних квитанцій у вигляді електронних даних у системі подання податкових документів в електронному вигляді;

експортування податкових документів в електронному вигляді на електронні носії;

візуальне відображення податкових документів в електронному вигляді електронними засобами та на папері у формі, встановленій для цих податкових документів.

1. Податкові документи в електронному вигляді можуть бути надіслані до органів ДПС засобами телекомунікаційного зв'язку за звітні періоди у терміни, визначені законодавством для відповідних податкових документів у паперовій формі.

2. При відправленні електронних документів платник податків самостійно визначає кінцевий термін їх відправлення (враховуючи час на своєчасну доставку документів до органів ДПС у разі можливого пошкодження телекомунікаційного зв'язку або ненадходження першої квитанції).

3. Податкова звітність в електронному вигляді, отримана органами ДПС пізніше терміну, встановленого законодавством для податкової звітності, вважається поданою з порушенням терміну.

4. Органи ДПС приймають податкову звітність з 9 год. 00 хв. до 18 год. 00 хв. щоденно, крім вихідних, святкових і неробочих днів.

У разі надходження податкового документа в електронному вигляді до органів ДПС до 16 години платнику податків протягом двох годин з моменту прийняття (неприйняття) надсилається друга квитанція, в іншому випадку - протягом перших двох годин наступного робочого дня.

5. Платник податків:

5.1 отримує в будь-якому включеному до системи подання податкових документів в електронному вигляді акредитованому центрі сертифікації ключів посилені сертифікати відкритих ключів посадових осіб юридичної особи, що мають право підпису (керівника, бухгалтера), та печатку юридичної особи. Платник податків фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності може обмежитись одним ключем ЕЦП. Особисті ключі знаходяться на ключових (електронних) носіях, що зберігаються в таємниці;

5.2 отримує в органі ДПС за місцем реєстрації або на WEB-сайті ДПА чи регіональної ДПА текст примірного договору про визнання електронних документів (додаток 1), безкоштовне спеціалізоване програмне забезпечення формування та подання до органів ДПС податкових документів в електронному вигляді;

5.3 ознайомившись з редакцією договору, заповнює необхідні реквізити, у тому числі вписує свою електронну адресу, підписує та скріплює печаткою два примірники договору (для фізичної особи суб'єкта підприємницької діяльності за наявності печатки);

5.4 надає до органу ДПС за місцем реєстрації підписані та скріплені печаткою два примірники договору та посилені сертифікати відкритих ключів на електронному носії;

5.5 після підписання договору в органі ДПС за місцем реєстрації отримує один примірник договору. При цьому ставить підпис у журналі обліку договорів про визнання електронних документів (додаток 2) для засвідчення того, що платнику податків було повернуто його примірник договору.

6. Орган ДПС, де зареєстрований платник податків, на його запит:

6.1 видає два примірники договору;

6.2 записує на електронний носій платника податків безкоштовне спеціалізоване програмне забезпечення формування та подання до органів ДПС податкових документів в електронному вигляді;

6.3 приймає від платника податків підписані та скріплені печаткою (для фізичної особи суб'єкта підприємницької діяльності за наявності печатки) два примірники договору та електронний носій з посиленими сертифікатами відкритих ключів;

6.4 звіряє реквізити, вказані у договорі, з реєстраційними даними платника податків в органах ДПС. У разі невідповідності реквізитів повертає платнику податків його електронний носій та надані примірники договору;

6.5 після підписання договору вносить відповідний запис до журналу обліку договорів про визнання електронних документів з платниками податків та видає платнику податків один примірник договору.

7. При поданні податкових документів в електронній формі телекомунікаційними каналами зв'язку платник податків та органи ДПС повинні додержуватися такого порядку:

7.1 платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.

Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються ЕЦП посадових осіб платника податків у такому порядку: першим - ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим - ЕЦП керівника, третім - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.

За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП керівника, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків.

Платником податків фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП платника податків - фізичної особи, другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків (за наявності);

7.2 після накладання ЕЦП платник податків здійснює шифрування податкового документа в електронному вигляді та направляє його до органів ДПС через телекомунікаційні канали зв'язку. Другий примірник податкового документа в електронному вигляді зберігається у платника податків;

7.3 після одержання від платника податків податкового документа в електронному вигляді органи ДПС проводять його розшифрування, перевірку ЕЦП, перевірку відповідності електронного документа затвердженому формату (стандарту);

7.4 перша квитанція є підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному вигляді до органу ДПС засобами телекомунікаційного зв'язку. Ця квитанція надсилається органами ДПС на електронну адресу платника податків, з якої було надіслано податкову звітність. Другий примірник першої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі ДПС. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним;

7.5 підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів до бази даних ДПС є друга квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі затвердженому формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. На цю квитанцію накладається ЕЦП органу ДПС, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційного зв'язку. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі ДПС;

7.6 якщо надіслані податкові документи сформовано з помилкою, то платнику податків надсилається друга квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі про неприйняття податкових документів в електронному вигляді із зазначенням причин. На цю квитанцію накладається ЕЦП органу ДПС, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційного зв'язку. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі ДПС;

7.7 датою та часом надання податкового документа в електронному вигляді до органів ДПС є дата та час, зафіксовані у першій квитанції.

8. Якщо платник податків надіслав до органів ДПС кілька примірників одного податкового документа (у разі виправлення, неотримання першої квитанції тощо), то оригіналом вважається електронний документ, надісланий до органів ДПС останнім до закінчення граничного терміну встановленого законодавством для подання податкової звітності за умови, що його було сформовано правильно, прийнято до бази даних ДПС та платнику податків надійшла про це друга квитанція.