Заслухавши та обговоривши інформацію заступника директора департаменту - начальника відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву Ю.А. Прилепішевої про дотримання Укрдержархівом законодавства у сфері зовнішніх зносин, колегія констатує, що Укрдержархів у своїй зовнішній діяльності дотримується відповідних положень законодавства у сфері зовнішніх зносин щодо участі Державної архівної служби, державних архівних установ та спеціальних установ СФД у заходах міжнародного характеру, зазначені питання перебувають під постійним контролем Голови та першого заступника Голови Укрдержархіву.

Кожного року на засіданнях колегії Укрдержархіву розглядаються питання дотримання Укрдержархівом та державними архівними установами, спеціальними установами СФД вимог законодавства у сфері зовнішніх зносин.

Укрдержархів дотримується вимог законодавства у сфері зовнішніх зносин та Методичних рекомендацій з підготовки директив, вказівок та технічних завдань для участі у заходах міжнародного характеру (доручення Кабінету Міністрів України від 14 квітня 2010 року № 20169/0/1-10).

Укрдержархівом взято до уваги необхідність неухильного дотримання строків подання документів на відрядження для їх затвердження Урядом відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон".

У звітних документах, поданих 2013 року Укрдержархівом за результатами службових відряджень керівництва Укрдержархіву за кордон до Кабінету Міністрів України та Міністерства закордонних справ, містяться конкретні пропозиції та заходи, яких необхідно вжити для реалізації досягнутих домовленостей.

Відділ міжнародного співробітництва Укрдержархіву неухильно виконує положення Порядку оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1873.

Дипломатичні та службові паспорти керівництва Укрдержархіву вчасно, у визначені терміни повертаються до МЗС після повернення керівництва зі службових відряджень.

Серед керівництва Укрдержархіву осіб, які втратили підстави для користування відповідними типами паспортів, немає.

Загалом за участі керівництва Укрдержархіву на виконання доручень Кабінету Міністрів України 2013 року відбулося 9 службових відряджень за кордон. Участь керівництва Укрдержархіву та директорів державних архівних установ у згаданих закордонних відрядженнях відбувалася за погодженням з МЗС (технічні завдання) та за наявності дозволу/доручення Кабінету Міністрів України. Звіти про виконання директив технічних завдань було надіслано на адреси Кабінету Міністрів України та МЗС у десятиденний термін після повернення з відряджень. Серед них слід відмітити участь делегацій українських архівістів у: відкритті в штаб-квартирі ЮНЕСКО в Парижі міжнародної виставки "Столиці слов'янських держав крізь призму архівних документів"; у щорічній тристоронній зустрічі керівників державних архівних служб України, Росії та Білорусі за участі директорів архівних установ цих держав в м. Бресті (Республіка Білорусь); у роботі 14-ої Загальної конференції Євро-Азійського регіонального відділення Міжнародної ради архівів, черговому засіданні Консультативної ради керівників архівних служб держав - учасниць СНД (мм. Бішкек, Чолпон Ата, Киргизька Республіка); у роботі 2-го засідання українсько-китайської Підкомісії з питань співробітництва у сфері культури, (м. Пекін, Китайська Народна Республіка); у роботі щорічної конференції МРА "Облік, прозорість та доступ до інформації" (м. Брюссель, Королівство Бельгія).

За погодженням з Укрдержархівом відбувалися закордонні відрядження відповідальних працівників державних архівних установ за кордон, у тому числі: Держархіву Вінницької області до м. Мінськ (Білорусь), ЦДЕА, ЦДАГО, ЦДНТА до м. Трієст, Італія, УНДІАСД та ЦДЕА до м. Варшава, Польща, УНДІАСД, Держархіву до м. Києва до м. Москва, Російська Федерація, Держархіву Закарпатської області до м. Пряшева, Словацька Республіка, інші.

Українські архівісти (заочно) стали учасниками 4-ї Міжнародної конференції архівів слов'янських держав, що проходила в м. Любляна, Словенія у період з 17 по 20 жовтня 2013 року. Доповіді працівників ЦДНТА та Держархіву Рівненської області було включено до матеріалів конференції.

2013 року підписано Договір про співробітництво між Державною архівною службою України та Державними архівами Бельгії, Протокол про затвердження та План спільних заходів Державної архівної служби України і Федерального архівного агентства (Російська Федерація) на 2014-2016 роки, Угоду про співробітництво між Державною архівною службою України та Державним архівним управлінням Китайської Народної Республіки в архівній сфері, Угоду про співробітництво між Державною архівною службою України та Державним архівом Республіки Македонія.

Оригінали міжнародних договорів у двотижневий строк з дня набрання ними чинності передаються на постійне зберігання до МЗС. У супровідній документації обов'язково зазначаються дата та місце їх підписання, а також посадова особа, яка їх підписала.

Усі міжнародні договори України міжвідомчого характеру, укладені Укрдержархівом в архівній сфері, включено до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів (далі - Реєстр) та оприлюднено в інформаційному бюлетені "Офіційний вісник України".

Більшість таких договорів містить окрему статтю щодо сприяння сторонами в першу чергу здійснювати пошуки документів на запити щодо репресованих осіб та сприяння одна одній у виконанні соціально-правових запитів осіб, що проживають на територіях обох сторін.

Упродовж 2013 року проводилися консультації та узгодження текстів Меморандуму про співробітництво між Державною архівною службою України та Генеральною дирекцією національних архівів Алжирської Народної Демократичної Республіки, Меморандуму про співробітництво між Державною архівною службою України та Державним архівом Кіпру Міністерства юстиції та громадського порядку Республіки Кіпр, Угоди про співробітництво між Державною архівною службою України та Національним архівом Латвійської Республіки, Угоди про співробітництво між Державною архівною службою України та Службою головного архівіста Литовської Республіки, Угоди про співробітництво між Державною архівною службою України та Національним архівом Республіки Молдова, Угоди про співробітництво між Державною архівною службою України та Архівом Сербії, розроблено проекти Угод про співробітництво з Центральним архівом та Військово-медичним музеєм Міністерства оборони Російської Федерації.