Заслухавши і обговоривши інформацію начальника управління інформації та міжнародного співробітництва Державного комітету архівів Ю.А.Прилепішевої про дотримання Держкомархівом законодавства у сфері зовнішніх зносин, колегія констатує, що упродовж 2010 р. Державний комітет у повній мірі дотримувався положень Указу Президента України від 18 вересня 1996 року (у редакції від 22 серпня 2005 р.) N 841/96 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" та Методичних рекомендацій з підготовки директив, вказівок, технічних завдань для участі у заходах міжнародного характеру, схвалених на засіданні Урядового комітету з питань економічної політики та європейської інтеграції 4 червня 2007 р. (доручення Кабінету Міністрів України від 14 квітня 2010 року N 20169/0/1-10). Управлінням інформації та міжнародного співробітництва вжито конкретних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання відповідних положень законодавства щодо участі Державного комітету та державних архівних установ його системи у заходах міжнародного характеру.

20 квітня 2010 р. на засіданні колегії Держкомархіву розглянуто питання "Про дотримання Держкомархівом України положень Закону України "Про міжнародні договори", Положення про порядок укладання, виконання та денонсації міжнародних договорів України міжвідомчого характеру"; розроблено та доведено до відома та використання в роботі державним архівним установам типовий проект міжнародного договору та зразок ведення реєстрації двосторонніх договорів про співробітництво з уповноваженими органами іноземних держав в архівній сфері.

На виконання доручень Кабінету Міністрів України від 11 червня 2010 р. N 21629/10/1-10 та від 21 липня 2010 р. N 43587/1/1-10 на засіданні колегії Держкомархіву від 17 серпня 2010 р. розглянуто питання дотримання Державним комітетом виконавської дисципліни та вимог законодавства у сфері зовнішніх зносин, а також стан виконання державними архівами рішення колегії Держкомархіву від 20 квітня 2010 р.

В інформації МЗС про результати виконання директив, вказівок і технічних завдань офіційними делегаціями та працівниками центральних органів виконавчої влади на міжнародних переговорах, консультаціях, конференціях, сесіях органів міжнародних організацій, засіданнях міжурядових комісій та інших міжнародних органів за 2010 р., що надходили на адресу Держкомархіву, зазначається, що будь-яких порушень Держкомархівом законодавства у сфері зовнішніх зносин упродовж 2010 р. не виявлено.

Щорічно на засіданнях колегії Держкомархіву розглядаються питання стану дотримання Державним комітетом та архівними установами його системи законодавства у сфері зовнішніх зносин. Рішення колегій з цього питання розміщуються у розділі "Накази Держкомархіву" рубрики "Міжнародні контакти" на офіційному веб-порталі Державного комітету та у копіях надсилаються до МЗС.

2010 р. закордонні відрядження керівництва Держкомархіву та директорів державних архівних установ з метою участі у міжнародних архівних форумах відбувалися за погодженням з МЗС (технічне завдання) та за наявності дозволу/доручення Кабінету Міністрів України.

Звіти про виконання директив технічних завдань було надіслано на адреси Кабінету Міністрів України та МЗС у десятиденний термін після повернення з відряджень.

Взято участь у роботі 42-ї Міжнародної конференції Круглого столу архівів (CITRA) "Довіра та доступ. Проблеми управління документами та архівами у цифрову епоху" (14 - 17.09.2010, м. Осло, Королівство Норвегія); у щорічній тристоронній зустрічі керівників державних архівних служб та директорів державних архівних установ України, Росії та Білорусі (28 - 30.09.2010, м. Гомель, Республіка Білорусь); у презентації довідника "Архівна україніка в Канаді" представникам української громади Канади (31.05 - 04.06.2010, мм. Торонто, Оттава, Канада); консультаціях з керівництвом Архівного управління Міністерства внутрішніх справ Чеської Республіки (8 - 12.09.2010, Прага); у заходах, присвячених підготовці та відкриттю виставки "Україна - Швеція: на перехрестях історії (XVII - XVIII)" у приміщенні Українського музею м. Нью-Йорка (04, 11.2010, США).

За погодженням з Держкомархівом відбулися закордонні відрядження відповідальних працівників ЦДАЗУ (08.2010, мм. Мінськ, Гродно, Республіка Білорусь), ЦДАЗУ та Держархіву Миколаївської області (23 - 25.08.2010, м. Дебрецен, Угорщина), ЦДІАЛ (05.2010, м. Ченстохов, Республіка Польща), ЦДІАЛ та Держархіву Вінницької області (07 - 11.10.2010, м. Ліпіця, Словенія), ЦДІАЛ (м. Будапешт, Угорщина).

Не погоджено з Держкомархівом відрядження за кордон керівництва Держархіву Вінницької області (Республіка Польща, США).

2010 р. продовжено роботу Держкомархіву у напрямку укладення двосторонніх міжнародних міжвідомчих договорів з архівними службами іноземних держав.

21 травня 2010 р. на виконання доручень Кабінету Міністрів України від 24 квітня 2010 р. N 6091/7/1-10, від 9 березня 2010 року N 6091/5/1-10, від 4 березня 2010 р. N 6091/4/1-10 підписано Меморандум про співробітництво з Національним архівним управлінням Азербайджанської Республіки, Меморандум про співробітництво з Національним архівом Грузії, Угоду про співробітництво з Міністерством зв'язку та інформації Республіки Казахстан; 12 листопада 2010 р. на виконання доручення Кабінету Міністрів України від 12 листопада 2010 р. N 67238/1/1-10 підписано Меморандум про співробітництво з Національною бібліотекою та архівом Ісламської Республіки Іран.

Від української сторони міжнародні договори міжвідомчого характеру підписано Головою Державного комітету О.П.Гінзбург.

Оригінали міжнародних договорів у двотижневий строк з дня набрання ними чинності передано на постійне зберігання до МЗС та включено до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів і оприлюднено в інформаційному бюлетені "Офіційний вісник України".

У місячний термін після набрання ними чинності усі підписані міжнародні договори міжвідомчого характеру передано до Мін'юсту для включення до Реєстру та опублікування в "Офіційному віснику України".

2011 р. продовжено роботу з підготовки до підписання Договору про співробітництво з Головними архівами Королівства Бельгія та державними архівами Провінцій, з Національним Меморіалом Катастрофи і Героїзму Яд Вашем (Ізраїль), з Генеральною дирекцією архівів Португальської Республіки; розроблено нову редакцію Генеральної Угоди про співробітництво між Державною архівною службою України та Генеалогічним товариством Юта, США. Планується опрацювати можливість укладення Меморандуму про співробітництво з Генеральною дирекцією Державних архівів Баварії та Угоди з Словацьким Національним архівом.

За погодженням з Держкомархівом 2010 р. підготовлено та укладено двосторонні договори/меморандуми про співробітництво з уповноваженими органами іноземних держав в архівній сфері УНДІАСД, ЦДАВО, ЦДКФФА, ЦДАЗУ, держархівами Івано-Франківської, Закарпатської, Тернопільської Сумської областей, м. Севастополя.

Держархівом Одеської області не було погоджено з Держкомархівом проект Угоди про співробітництво з Архівним Управлінням підвідомчої установи уряду Аджарської АР (Грузія), який підписано минулого року.

За період з січня по 11 березня 2011 р. Державною архівною службою проведено роботу з підготовки до підписання в установленому порядку Плану спільних заходів між Державною архівною службою України та Федеральним архівним агентством (Російська Федерація) на 2011 - 2013 рр. (перебуває на погодженні в МЗС та Мін'юсті), нової редакції Генеральної угоди про співробітництво між Держкомархівом та Товариством Юта, США, через посередництво посольств України в Королівстві Бельгія та Португальській Республіці передано для розгляду керівництвом державних архівних служб Бельгії та Португалії проекти договорів про співробітництво в архівній сфері.

Узгоджено з російською стороною Додаткову Угоду до Договору про спільну діяльність Державного комітету архівів України та Федерального архівного агентства (Російська Федерація) з підготовки збірника архівних документів "Повість полум'яних років Олександра Довженка" від 16 вересня 2008 р.".

Розглянуто та погоджено проекти договорів Центрального державного архіву громадських об'єднань України та Архіву Президента Республіки Казахстан (передано через посередництво Генерального консульства України в Алмати казахській стороні для погодження); Центрального державного історичного архіву України, м. Львів та Фундації Європейських Досліджень "Сармація" (Польща).

До кінця 2011 р. Держархів Одеської області планує укласти двосторонні договори з мерією м. Левкада (острів Левкада, Греція) та з Національним архівом Молдови. Проекти зазначених договорів на погодження до Держкомархіву у першому кварталі 2011 р. не надходили.

На період до проведення чергового засідання у червні 2011 р. Консультативної ради керівників державних архівних служб держав - учасниць СНД Голова Державної архівної служби виконує обов'язки Голови Консультативної ради, а начальник управління інформації та міжнародного співробітництва Держкомархіву обов'язки секретаря цієї ради.

На виконання рішення останнього засідання Консультативної ради розроблено та розіслано державним архівним службам держав - учасниць СНД на погодження Регламент Консультативної ради керівників державних архівних служб держав - учасниць СНД.

Розпочато роботу з організації чергового засідання Консультативної ради, керівникам державних архівних служб держав - учасниць СНД розіслано План пріоритетних заходів у сфері гуманітарного співробітництва держав - учасниць СНД на 2011 - 2012 рр., запрошення та проект порядку денного. Ведеться робота з підготовки інформаційно-довідкового видання "Робочі документи Консультативної ради керівників державних архівних служб держав - учасниць СНД за останні 10 років".

Готується візит 4 - 6 квітня 2011 р. делегації українських архівістів до м. Мюнхен, Баварія (ФРН).

На виконання пункту 7 Протоколу V засідання Міжурядової українсько-польської комісії у справі охорони та повернення втрачених і незаконно переміщених під час Другої світової війни культурних цінностей (2 - 3 грудня 2010 р., м. Львів) 25 лютого 2011 р. підготовлено та проведено робоче засідання української частини Міжурядової українсько-польської комісії, метою якого було вивчення питання щодо можливості передачі оригіналів документів, які стосуються історії міста Бохні та зберігаються в ЦДІАК України, польській стороні. За результатами засідання прийнято рішення про необхідність співпраці з польською стороною в сфері реституції в рамках Концепції спільної українсько-польської архівної спадщини відповідно до статті 7 Угоди про співробітництво між Державним комітетом архівів України та Генеральною дирекцією державних архівів Республіки Польща в галузі архівної справи від 17 жовтня 2008 р.

Проведено попередні консультації з Національним архівом Грузії щодо участі у спільних проектах з підготовки документального фільму, присвяченого 140-річному ювілею від дня народження Лесі Українки та підготовки виставки фото-, кіно- та архівних документів "Українці Грузії", що реалізуються за участі та підтримки Посольства України в Грузії.

Досягнуто домовленостей з Генеральною дирекцією державних архівів Республіки Польща щодо включення до експозицій тематичної виставки до 390-ї річниці перемоги у Хотинській битві, що готуватиметься українськими архівістами, документів з фондів польських архівів.

З метою подальшого покращення роботи державних архівних установ у напрямку дотримання законодавства у сфері зовнішніх зносин розроблено з урахуванням Практичних рекомендацій МЗС Рекомендації щодо протокольного забезпечення прийому іноземних делегацій та окремих громадян іноземних держав Державною архівною службою та установами її системи.

Держкомархів та державні архівні установи його системи в цілому дотримуються вимог законодавства у сфері зовнішніх зносин, водночас не всі державні архівні установи дотримуються вимог пункту 2 констатуючої частини рішення колегії Держкомархіву від 20 квітня 2010 року. Особливої уваги потребує обов'язкове погодження з Держкомархівом закордонних відряджень (технічні завдання - змістова частина: мета, завдання) та двосторонніх договорів про співробітництво з уповноваженими органами іноземних держав.

На виконання доручень Кабінету Міністрів України щодо забезпечення виконання органами виконавчої влади положень законодавства у сфері зовнішніх зносин колегія В И Р І Ш У Є:

1. Управлінню інформації та міжнародного співробітництва Держкомархіву (Ю.А.Прилепішева):

- забезпечити завчасне планування заходів міжнародного характеру як за кордоном, так і в Україні, своєчасну та належну підготовку і затвердження директивних документів щодо участі керівництва Держкомархіву (делегацій архівістів) у цих заходах, не допускати участь Держкомархіву та державних архівних установ у цих заходах без своєчасного погодження з МЗС та без звітування про результати;

- підготувати до підписання у встановленому порядку План спільних заходів Державної архівної служби України і Федерального архівного агентства Росії на 2011 - 2013 роки (квітень 2011 року); угод про співробітництво між Державною архівною службою та Головними архівами Королівства Бельгія та державними архівами Провінцій, з Національним Меморіалом Катастрофи і Героїзму Яд Вашем (Ізраїль), з Генеральною дирекцією архівів Португальської Республіки (до кінця 2011 року);

- узгодження нової редакції Генеральної Угоди про співробітництво між Державною архівною службою України та Генеалогічним товариством Юта, США та підготовку до підписання у встановленому порядку до кінця першого півріччя 2011 року;

- опрацювати можливість укладення Меморандуму про співробітництво з Генеральною дирекцією Державних архівів Баварії та Угоди з Словацьким

Національним архівом (до кінця 2011 року);

- забезпечити підготовку та проведення чергового засідання Консультативної ради керівників державних архівних служб держав - учасниць СНД (21-23 червня 2011 року, м. Мінськ, Республіка Білорусь);

- забезпечити участь керівництва Держкомархіву у консультаціях з керівництвом Державного архіву Баварії (4-6 квітня 2011 року), у 12-й Загальній конференції Євро-Азійського регіонального відділення (ЄВРАЗІКА) Міжнародної ради архівів (21-23 червня 2011 року), щорічній зустрічі керівників державних архівних служб України, Росії та Білорусі та Міжнародній конференції Круглого столу архівів (CITRA) (жовтень 2011 року);

- вивчити питання щодо можливості створення української національної експозиції у Державному музеї Аушвіц-Бірнекау в м. Освенцімі (Республіка Польща) (протягом 2011 року);

- забезпечити своєчасне подання для публікації на офіційному веб-порталі Держкомархіву України інформації про міжнародне співробітництво та укладені угоди;

- у межах компетенції забезпечувати координацію міжнародного співробітництва державних архівних установ з архівними установами інших держав, з міжнародними та регіональними організаціями архівістів.

2. Керівникам державних архівних установ забезпечити:

- неухильне виконання пункту 2 констатуючої частини рішення колегії Держкомархіву від 20 квітня 2010 року (наказ Держкомархіву від 27 квітня 2010 року N 60);

- належне оформлення змістової частини технічних завдань до відряджень до іноземних держав, що подаються на погодження до Держкомархіву (мета, завдання), та обов'язкове подання звітів про результати відрядження у десятиденний термін після повернення;

- дотримання вимог Рекомендацій щодо протокольного забезпечення прийому іноземних делегацій та окремих громадян іноземних держав Державною архівною службою та установами її системи (Додаток N 1 до рішення колегії Держкомархіву);

- взяти до відома та використання в роботі Перелік іноземних країн та режим в'їзду до них громадян України за даними МЗС, що додається до довідки до рішення колегії Держкомархіву.

1. Рекомендації розроблено з урахуванням Практичних рекомендацій щодо протокольного забезпечення прийому іноземних делегацій та окремих громадян іноземних держав в регіонах України, підготовлених МЗС та рекомендованих органам виконавчої влади для використання у сфері зовнішніх зносин з метою застосування єдиних правил прийому іноземних делегацій та окремих громадян.

Рекомендації визначають єдиний порядок прийому керівництвом Державної архівної служби та державними архівними установами її системи (далі - приймаюча сторона) іноземних делегацій, а також окремих громадян іноземних держав, які прибувають з метою міжнародного, науково-культурного співробітництва в архівній сфері.

2. Підставою для прийому іноземної делегації, а також окремих громадян іноземних держав керівництвом приймаючої сторони є:

- офіційний запит іноземних делегацій, а також окремих громадян іноземних держав про візит або проведення зустрічі, у якому зазначено склад делегації, термін перебування, мета приїзду, пропозиції за програмою та темою консультацій, узгоджений у відповідності до діючих правил;

- рішення про запрошення іноземної делегації, а також окремих громадян іноземних держав, прийняте керівництвом Державної архівної служби (державної архівної установи), узгоджене у відповідності до діючих правил.

3. Візити за категоріями поділяються на офіційні, робочі та неофіційні. Офіційні візити проводяться керівником Державної архівної служби, а також, як правило, при першому відвідуванні Державної архівної служби в рамках візиту іноземної делегації та окремих громадян іноземних держав.

Під час робочих візитів іноземні делегації та окремі громадяни іноземних держав прибувають до приймаючої сторони для проведення консультацій, підписання договорів, а також для робочих зустрічей з відповідальними посадовцями приймаючої сторони.

До неофіційних (приватних) візитів належать приїзди іноземних делегацій та окремих громадян іноземних держав, які прибувають до приймаючої сторони на конференції та наради по громадській лінії, для відкриття виставок, презентації спільних видань, участі в інших заходах, а також приїзд у приватних справах або з метою туризму.

4. Протокольні заходи, які проводяться в ході візиту іноземних делегацій та окремих громадян іноземних держав:

4.1. Зустріч (проводи) іноземної делегації, громадян іноземних держав.

В аеропорту, на вокзалі іноземну делегацію зустрічає посадова особа, нижча за посадою на один рівень від головного гостя (наприклад: Керівника Федерального державного архівного агентства (Російська Федерація) зустрічає перший заступник Голови Державної архівної служби/заступник Голови). При цьому у неробочий час, у вихідні та святкові дні допускається зниження протокольного рівня зустрічаючих. До складу зустрічаючих осіб також входять керівник структурного підрозділу приймаючої сторони, що відповідає за міжнародне співробітництво, та інші. Загальна кількість зустрічаючих від 3 до 7 осіб. Важливе правило - гість завжди знаходиться по праву руку від представника приймаючої сторони.

Під час офіційних візитів проводиться церемонія вручення "Хліба-солі".

У разі, якщо керівник делегації - жінка або керівник делегації прибуває з дружиною, передбачається вручення букета квітів (офіційний візит - вручає чоловік, робочі та неофіційні - особа, яка зустрічає).

Керівник структурного підрозділу приймаючої сторони, що відповідає за міжнародне співробітництво, представляє главі делегації осіб, які зустрічають.

Питання паспортного контролю: як правило, виділяється окремий співробітник зі сторони, яка прибуває, який займається оформленням прикордонних формальностей.

Розсадка по автомашинах.

4.2. Консультації (бесіда) у керівника приймаючої сторони:

На столах можуть бути розставлені відповідні таблички з прізвищами (при необхідності з зазначенням посад) з урахуванням протокольного старшинства. Якщо консультації проходять за участі перекладачів (послідовний переклад), то кожний з них займає місце зліва від голови своєї делегації. Слід зазначити, що приймаюча сторона розміщується спиною до вікна та обличчям до входу.

На столах допускається розміщення прапорців сторін. При цьому прапорці України та іноземної держави можна встановлювати, тільки якщо сторони під час консультацій представляють Україну та відповідну іноземну державу. В приміщенні для проведення консультацій може бути встановлено прапори України, відповідного регіону та державний прапор іноземної країни або прапор регіону гостя.

Розташування прапорів має бути наступним: прапор України або відповідного регіону та прапор іноземної країни або регіону (зліва направо, якщо дивитися від прапорів).

Біля входу до приміщення приймаючої сторони делегацію зустрічає керівник структурного підрозділу приймаючої сторони, що відповідає за міжнародне співробітництво, або особа, якій це доручено керівником приймаючої сторони, та проводить делегацію до спеціально підготовленого приміщення, в якому вже знаходиться приймаюча делегація у повному складі.

На початку зустрічі допускається протокольне фотографування (фото/відеозйомка - 2 - 5 хв.).

Після закінчення фотографування подається кава-чай. У разі якщо консультації тривають довгий час, необхідно передбачити перерву на "каву-брейк" або в залі в окремому кутку облаштувати місце з напоями та легкими закусками.

4.3. Протокольний захід (сніданок, ланч, обід, вечеря, фуршет) з керівником приймаючої сторони:

Протокольні заходи в залежності від часу проведення бувають денні та вечірні, в залежності від способу проведення - з розсадкою чи без.

Фуршет - без розсадки, для великої кількості людей.

Сніданок, ланч, обід, вечеря - з розсадкою.

Перед протокольним заходом необхідно передбачити аперитив (якщо учасники прибувають разом і невелика кількість, то допускається без аперитиву).

Обов'язково має бути тост від господаря та головного гостя.

Для протокольного заходу з розсадкою не бажано викладати на стіл продукти, які необхідно накладати в тарілку. Блюда мають бути порційними та подаватися відповідно до меню.

4.4. Культурна програма з врахуванням побажань гостей.

4.4.1. Відвідування театральної вистави, концерту, музею, виставки.

4.4.2. Екскурсія містом, огляд історичних та культурних об'єктів.

5. У залежності від характеру візиту здійснюється вибір протокольних заходів і склад делегації, яка зустрічає та проводжає, - формат візиту. Склад учасників консультацій (бесіди) приймаючою стороною визначається її керівником і доводиться до відома іноземної делегації, окремих громадян іноземних держав.

6. Питання розміщення, харчування, обслуговування, забезпечення безпеки членів іноземної делегації та окремих громадян іноземних держав, а також характер і формат візиту погоджується сторонами завчасно, з урахуванням принципу взаємності.

Держкомархівом на виконання доручення Кабінету Міністрів України від 14 квітня 2010 року N 20169/0/1-10 щодо неухильного дотримання Методичних рекомендацій з підготовки директив, вказівок, технічних завдань для участі у заходах міжнародного характеру, схвалених на засіданні Урядового комітету з питань економічної політики та європейської інтеграції 4 червня 2007 року вжито конкретних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання відповідних положень законодавства щодо участі Державного комітету та державних архівних установ його системи у заходах міжнародного характеру.