З метою удосконалення принципів управління діяльністю територіальних органів Головдержслужби

1. Затвердити Порядок здійснення щотижневого моніторингу діяльності територіальних органів Головдержслужби (додається).

2. Департаменту модернізації державної служби здійснювати щотижневий моніторинг зазначеної інформації, узагальнені результати якого щомісяця (кожного другого понеділка місяця наступного за звітним) надавати на розгляд заступника Начальника Головдержслужби з питань правової роботи та модернізації державної служби.

3. Адміністративно-фінансовому департаменту у тижневий термін ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби та керівників територіальних органів.

4. Наказ Головдержслужби від 30.11.2010 р. N 304 вважати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби з питань правової роботи та модернізації державної служби.

Щотижневий моніторинг діяльності територіальних органів Головдержслужби (далі - моніторинг) розроблено з метою вдосконалення принципів управління ними.

Дієвість моніторингу полягає у єдиному розумінні працівниками змісту його розділів, точності та достовірності висвітлення показників зазначених у інформаційних картках N 1 та 2 (додатки 1, 2).

В інформаційній картці N 1 у кількісному виразі розміщується відомості щодо заходів які планує виконати територіальний орган з понеділка по п'ятницю тижня наступного за звітним. В інформаційній картці N 2 - розміщуються відомості щодо заходів які виконано з понеділка по п'ятницю звітного тижня.

Зазначені картки територіальні органи подають щоп'ятниці до 12.00 години у форматі MS EXCEL в електронному вигляді за адресою vkto@guds.gov.ua.

У ході моніторингу департаментом модернізації державної служби (далі - департамент) здійснюється:

дослідження та узагальнення інформації, яка надходить від територіальних органів щодо запланованих та виконаних ними заходів з питань реалізації державної політики у сфері державної служби у регіонах України;

аналіз повноти та якості зазначеної інформації, яка оприлюднюється територіальними органами на власних суб-сайтах за певною структурою;

вивчення задоволеності споживачів послугами територіальних органів за допомогою анонімного інтерактивного опитування;

Крім того, моніторингом забезпечується:

аналіз відомостей щодо перебування керівництва територіальних органів на робочому місці;

аналіз інформації щодо проблемних питань, які виникають у ході здійснення повноважень територіальними органами, інших аспектів їх діяльності, термінів відвідування регіону керівництвом держави та членів уряду.

Розділ 1. Участь керівництва ТО ГУДС в роботі засідань Ради міністрів АРК, колегії облдержадміністрації, інших органів виконавчої влади, сесії обласної ради, нарадах під головуванням або за участю керівництва АРК, області, інших організаційних заходах

У лівому полі інформаційної картки N 1 розділу зазначається кількість планових організаційних заходів, в яких планує взяти участь керівництво територіального органу. До таких заходів відносяться: колегія облдержадміністрації, сесія облради, колегія іншого органу державної влади, засідання робочої групи тощо. У правому полі розділу зазначається кількість питань, які планує внести територіальний орган до розгляду зазначених організаційних заходів.

У лівому полі інформаційної картки N 2 розділу зазначається фактична кількість проведених організаційних заходів за участю керівництва територіального органу. У правому полі розділу зазначається фактична кількість питань внесених територіальним органом до розгляду організаційних заходів, за результатами розгляду яких прийняті рішення (протоколи, накази, розпорядження тощо).

Розділ 2. Надання ТО ГУДС МКД відповідно до планів-графіків

У лівому полі інформаційної картки N 1 розділу зазначається кількість методично-консультаційної допомоги, яку планує надати територіальний орган, відповідно до планів-графіків, органам державної влади з питань: проходження державної служби, функціонування системи управління якістю, ЛС "Картка" ЄДКС "Кадри", з інших питань. У правому полі розділу зазначається кількість наданої методично-консультаційної допомоги, яку планує надати територіальний орган, відповідно до планів-графіків, органам місцевого самоврядування з питань: проходження служби в органах місцевого самоврядування, функціонування системи управління якістю, ЛС "Картка" ЄДКС "Кадри", з інших питань.

У розділі також зазначаються кількість зазначених органів, яким була надана методично-консультаційна допомога територіальним органом.

У інформаційній картці N 2 розділу, у лівому та правому полі зазначається фактична кількість наданої допомоги територіальним органом з зазначених питань та фактична кількість таких органів.

Розділ 3. Проведення ТО ГУДС перевірок органів державної влади

У інформаційній картці N 1 розділу зазначається кількість перевірок органів державної влади (планових, за зверненнями фізичних та юридичних осіб, дорученням Головдержслужби), які планує здійснити територіальний орган на звітному тижні, а також загальна кількість органів державної влади, в яких такі перевірки проводяться.

У інформаційній картці N 2 розділу зазначається фактична кількість таких перевірок та загальна кількість органів державної влади, в яких вони проведені.

Розділ 4. Діяльність ТО ГУДС в рамках реалізації угод про співробітництво з ОМС

У інформаційній картці N 1 розділу зазначається кількість угод, які планує укласти територіальний орган з органами місцевого самоврядування регіону та кількість трьохсторонніх угод, які планує укласти Головдержслужба з облдержадміністраціями і облрадами, супровід яких він забезпечує.

У розділі зазначається також, кількість методично-консультаційної допомоги, комунікативних заходів тощо, які планує провести територіальний орган в рамках реалізації зазначених угод.

У інформаційній картці N 2 розділу зазначається загальна кількість угод, фактично укладених територіальним органом з органами місцевого самоврядування та трьохсторонніх угод, які він супроводжує.

Розділ 5. Діяльність ТО ГУДС з питань розгляду звернень фізичних та юридичних осіб

У лівому (правому) полях інформаційної картки N 1 розділу зазначається кількість звернень фізичних (юридичних) осіб, зареєстрованих територіальним органом протягом минулого тижня.

У лівому (правому) полях, інформаційної картки N 2 розділу зазначається кількість звернень фізичних (юридичних) осіб, розглянутих протягом звітного тижня.

Розділ 6. Проведення ТО ГУДС прямих телефонних ліній

У інформаційній картці N 1 розділу зазначається кількість запланованих територіальним органом телефонних ліній "Державна служба" та "Суспільство проти корупції".

У інформаційній картці N 2 розділу зазначається фактична кількість проведених територіальним органом телефонних ліній "Державна служба" та "Суспільство проти корупції".

Розділ 7. Проведення ТО ГУДС комунікативних заходів

У інформаційній картці N 1 розділу зазначається кількість запланованих територіальним органом комунікативних заходів. До таких заходів відносяться: семінари, конференції, лекції, практичні заняття, тренінги, круглі столи тощо.

У інформаційній картці N 2 розділу зазначається фактична кількість проведених територіальним органом зазначених заходів.

Розділ 8. Співпраця ТО ГУДС з ЗМІ

У інформаційній картці N 1 розділу зазначається кількість запланованих територіальним органом виступів у ЗМІ. В розділі обліковуються виступи: в друкованих виданнях, в Інтернет-виданнях, на телебаченні та радіо.

У інформаційній картці N 2 розділу зазначається фактична кількість здійснених територіальним органом виступів у ЗМІ.

Розділ 9. Участь ТО ГУДС щодо реалізації проектів розвитку персоналу

У інформаційній картці N 1 розділу зазначається кількість запланованих територіальним органом заходів щодо реалізації проектів розвитку персоналу. До таких заходів відносяться: Всеукраїнська спартакіада серед збірних команд державних службовців Автономної Республіки Крим, областей, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та Всеукраїнські конкурси "Приязна адміністрація" та "Кращий державний службовець".

У інформаційній картці N 2 розділу зазначається фактична кількість проведених територіальним органом таких заходів.

Розділ 10. Діяльність ТО ГУДС щодо моніторингу громадської думки

У інформаційній картці N 1 розділу зазначається кількість запланованих територіальним органом опитувань, анкетувань тощо.

У інформаційній картці N 2 розділу зазначається фактична кількість здійснених територіальним органом заходів щодо моніторингу громадської думки.

Розділ 11. Відомості щодо відсутності керівництва ТО ГУДС на робочому місці (розділ не підлягає оприлюдненню на власному суб-сайті територіального органу)

У лівому (правому) полях інформаційної картки N 1 розділу зазначаються заплановані терміни відсутності керівника (заступника керівника) територіального органу. Причиною відсутності є: відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність (у випадку якщо вона пролонгована з минулого тижня) тощо.

У лівому (правому) полях інформаційної картки N 2 розділу зазначається загальна кількість днів відсутності керівника територіального органу на робочому місці. Зазначений показник подається територіальним органом у накопичувальному порядку та моніториться департаментом станом на перший робочий день наступного тижня.

Розділ 12. Проблемні питання діяльності ТО ГУДС (розділ не підлягає оприлюдненню на власному суб-сайті територіального органу)

У лівому полі інформаційної картки N 1 розділу зазначається кількість проблемних питань, які мають місце в територіальному органі на момент її заповнення.

У правому полі картки розміщується інформація щодо проблемних питань, інших аспектів діяльності ТО ГУДС, конкретних (орієнтовних) термінів відвідування регіону керівництвом держави та членів уряду.

У лівому полі інформаційної картки N 2 розділу зазначається кількість проблемних питань, які вирішені територіальним органом на момент її заповнення.

У правому полі картки розділу розміщується інформація щодо завдань, які отримав територіальний орган за результатами візиту керівництва держави та членів уряду до регіону.

Розміщення інформації щодо фактично проведених заходів, у розділах з 1 по 10, здійснюється територіальним органом у рубриці "Моніторинг" правого меню власного суб-сайту.

Анонс, в якому розміщується інформація про розділи повинен мати сталу структуру (додаток 3).

Назва події - заголовок тексту повинен відповідати назві розділу щотижневого моніторингу.

Типові вимоги до написання анонсу є:

Назва події - заголовок тексту

- дата - число, місяць, рік повністю (1 грудня 2010 року);

- назва заходу (наприклад: відбулася колегія Миколаївської обласної державної адміністрації);

- повністю посада, ім'я, прізвище особи, яка є основою на заході (наприклад: голова Миколаївської обласної державної адміністрації Микола Круглов);

- інші учасники заходу - їх посади імена прізвища (наприклад: начальник Управління державної служби Головдержслужби України в Миколаївській області Володимир Апанасевич..., або: У роботі колегії також взяли участь заступник голови Миколаївської обласної державної адміністрації з політико-правових питань - керівник апарату В'ячеслав Рукоманов;

- тема заходу та основні питання;

- результати заходу;

- адреса органу державної влади або органу місцевого самоврядування, іншої установи де відбувся захід (електронні, веб, поштові тощо).

Розміщення в анонсі інформації одночасно за декількома розділами моніторингу - ЗАБОРОНЕНО.

Департамент здійснює аналіз кількісно-якісної моделі яка відображена в інформаційних картках та на суб-сайтах територіальних органів.

Відповідно до розділів моніторингу, в яких розміщена інформація аналізу підлягають наступні параметри:

Показник якості моніторингу М є відсотковим та обчислюються у % відповідності до загальної кількості розділів, в яких розміщена інформація за формулою:

З метою вивчення достовірності інформації (І д) розміщеної територіальним органом на його суб-сайті та недопущення випадків її викривлення застосовано механізм зворотного контролю.

Для реалізації даного механізму, аналізу підлягають:

- плани та звіти територіальних органів Головдержслужби за різні періоди їх діяльності протягом поточного року, які розміщуються на їх власних суб-сайтах;

- матеріали опитувань, у тому числі анонімних, та інтерактивних опитувань споживачів послуг, які надають територіальні органи протягом звітного періоду.

До методів зворотнього контролю відносяться:

- метод порівняльного аналізу змісту планів територіальних органів та звітів щодо їх реалізації інформації, яка розміщена територіальним органом у інформаційній картці N 1 та 2 щотижневого моніторингу;

- метод вивчення результатів задоволеності споживачів послуг, інформації, яка розміщена територіальним органом у інформаційній картці N 2 щотижневого моніторингу;

До останнього методу відносяться такі напрямки роботи як безпосереднє спілкування працівників департаменту зі споживачами послуг, які надають територіальні органи та інтерактивне опитування за допомогою анкети (додаток 4).

Зазначений механізм застосовується департаментом при узагальненні матеріалів моніторингу, як правило за підсумками кварталу, а також при визначенні рейтингу територіальних органів.

Примітка. В інформаційній картці розміщуються відомості щодо заходів, які планує виконати ТО ГУДС з понеділка по п'ятницю наступних за звітним тижнем місяця.

Скорочення: ТО ГУДС - територіальний орган Головдержслужби; ОМС - органи місцевого самоврядування; МКД - методично-консультаційна допомога; СУЯ - система управління якістю; к - кількість; д - дата, ТЛ - телефонна лінія.