З метою забезпечення належної організації, підготовки та проведення заходів в багатофункціональному комплексі Школи вищого корпусу державної служби

1. Затвердити Порядок експлуатації багатофункціонального комплексу Школи вищого корпусу державної служби (далі - Порядок).

2. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу та директора Школи вищого корпусу державної служби.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Багатофункціональний комплекс Школи вищого корпусу державної служби (далі - Комплекс) включає в себе конференц-зал, дві навчальні аудиторії, що можуть трансформуватися в чотири, інформаційно-ресурсний центр, викладацьку кімнату, службові та технічні приміщення, а також відповідне обладнання, яке використовується для звукового та мультимедійного супроводження проведення заходів і перебуває на балансі Школи вищого корпусу державної служби (далі - Школа).

Директор Школи визначає особу, відповідальну за збереження матеріальних цінностей, що обліковуються на балансі Школи та входять до Комплексу.

1.2. Комплекс використовується Головдержслужбою, Школою та Центром адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу (далі - Центр) для проведення конференцій, семінарів, "круглих столів", нарад та інших комунікативних заходів.

1.3. Комплекс може використовуватися для зазначених у цьому Порядку цілей іншими установами за погодженням із Начальником Головдержслужби в установленому порядку.

1.4. З метою забезпечення збереження матеріальних цінностей та належного технічного стану майна та обладнання порядок доступу до приміщень Комплексу визначається директором Школи.

1.5. Управління Комплексом у відповідності до цього Порядку здійснює директор Школи.

2.1. Основна мета використання Комплексу - проведення тренінгів для державних службовців вищого корпусу відповідно до розкладу тренінгів, що затверджується Начальником Головдержслужби.

2.2. Розклад формується за дорученнями Начальника Головдержслужби та відповідно до замовлень керівників структурних підрозділів Головдержслужби, директора Центру (далі - Організатори заходу).

2.3. Замовлення, зазначені у пункті 2.2 цього Порядку, надсилаються Організатором заходу через систему електронного документообігу Головдержслужби в установленому порядку директору Школи не пізніше ніж за п'ять робочих днів до дати проведення запланованого заходу за формою згідно з додатком 1.

2.4. Сформований розклад проведення заходів в Комплексі розміщується на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби та постійно оновлюється відповідно до надходження нових замовлень.

2.5. Надіслані відповідно до пункту 2.3 цього Порядку замовлення в одноденний термін з дня їх надходження розглядаються директором Школи, доповідаються Начальнику Головдержслужби, та у разі дотримання вимог щодо їх оформлення, а також відсутності інших запланованих на цю дату заходів, включаються до розкладу.

У разі невідповідності форми замовлення встановленим вимогам, а також наявності іншого запланованого на цей час заходу, про це невідкладно повідомляється особа, що надіслала відповідну пропозицію.

2.6. У разі надходження замовлення на проведення кількох заходів на один час, рішення щодо пріоритетності включення одного з них до розкладу приймається Начальником Головдержслужби за пропозицією директора Школи, поданою після проведення ним відповідних консультацій із зацікавленими сторонами.

2.7. При зміні будь-яких даних, що були зазначені при поданні замовлень або скасуванні проведення заходу, Організатор заходу зобов'язаний у той же день повідомити про це способом, передбаченим у пункті 2.3 цього Порядку.

2.8. При надходженні пропозицій щодо включення до розкладу заходів, Організаторами яких є сторонні організації, рішення щодо їх включення до розкладу приймається директором Школи за погодженням з Начальником Головдержслужби. В цьому випадку Школа надсилає Організатору заходу форму замовлення на проведення заходу згідно з додатком 1.

2.9. Заходи, не включені до розкладу, у тому числі ті, замовлення на проведення яких надійшло до Школи з недотриманням пункту 2.3 Порядку, проводяться у Комплексі лише за окремим дорученням Начальника Головдержслужби.

2.10. У разі, якщо дорученням Начальника Головдержслужби або його заступників на час, відведений в установленому порядку для проведення одного заходу, призначено проведення іншого заходу, директор Школи невідкладно повідомляє замовника заходу та погоджує із ним зміну дати та/або часу його проведення.

3.1. З метою забезпечення належної підготовки та проведення заходу у Комплексі відповідно до поданих замовлень Школа зобов'язана:

- надати приміщення у стані, придатному для проведення заходу з відповідною розстановкою меблів;

- забезпечити захід необхідним мультимедійним та звуковим обладнанням;

- надати доступ до приміщень особам, визначеним Організатором заходу, для проведення підготовчих робіт (доставки та розміщення роздаткових матеріалів, табличок, квітів тощо);

- підготувати та надати Організатору заходу акт прийому-передачі матеріальних цінностей Комплексу Школи у двох примірниках (додаток 2);

- забезпечити функціонування гардеробу в осінньо-зимовий період;

- забезпечити технічне супроводження проведення заходу.

3.2. З метою забезпечення належного проведення заходу Організатор заходу зобов'язаний:

- не пізніше ніж за два робочі дні до проведення заходу надати Школі у спосіб, визначений пунктом 2.3 цього Порядку, порядок денний проведення заходу, список учасників, схему розсадки учасників, документи/презентації/ матеріали, необхідні для мультимедійного супроводження заходу, роздаткові матеріали, а також список осіб, котрі будуть обслуговувати захід зі сторони Організатора;

- у переддень проведення заходу перевірити приміщення, розстановку меблів, необхідне обладнання відповідно до свого замовлення та підписати акт прийому-передачі матеріальних цінностей Комплексу;

- забезпечити самостійно зустріч та реєстрацію учасників згідно з програмою заходу, виготовлення та розстановку табличок на столи, харчування, заміну води виступаючим та президії, визначення відповідальної особи (осіб) та їх постійну присутність у апаратній кімнаті та залі для слідкування за порядком денним та виводом презентацій на екран;

- забезпечити бережливе ставлення відповідальних за проведення заходу осіб та учасників до приміщень, обладнання та інвентарю, отриманого від Школи, та, у разі заподіяння шкоди, відшкодувати збитки згідно із вимогами законодавства;

- у день завершення заходу скласти акт прийому-передачі Комплексу та надати його на підпис особі, яка визначена директором Школи відповідальною за матеріальні цінності Комплексу.