З метою запровадження контролю виконавської дисципліни з використанням системи електронного документообігу Головдержслужби

1. Затвердити Інструкцію щодо здійснення електронного контролю на базі системи електронного документообігу Головдержслужби (додається).

2. Управлінню організаційної роботи, документообігу та контролю ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби, директора Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби, керівників структурних підрозділів Головдержслужби.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Завдання щодо забезпечення здійснення електронного контролю у системі електронного документообігу Головдержслужби (далі - СЕД) покладається на відділ контролю та організаційної роботи адміністративно-фінансового департаменту.

2. Електронний контроль виконавської дисципліни, постановка електронних документів на контроль та зняття їх з контролю, здійснюється начальником відділу контролю та організаційної роботи.

3. Контроль за дотриманням термінів виконання електронних документів та їх закриття у СЕД здійснюється безпосередньо працівниками відділу контролю та організаційної роботи адміністративно-фінансового департаменту згідно з встановленим розподілом їх обов'язків.

4. Постановка на контроль електронного документа передбачає внесення до документа (перевірку внесеного автоматично) терміну виконання електронного документа.

5. Зняття електронних документів з контролю передбачає внесення дат виконання завдань, визначених першою резолюцією, на підставі чого здійснюється автоматичне зняття з контролю усіх інших резолюцій.

6. Розподіл обов'язків між контролерами у сфері забезпечення контролю виконавської дисципліни проводиться начальником адміністративно-фінансового департаменту.

1. Перша резолюція, що накладається на вхідний електронний документ, накладається з урахуванням наступного:

- не допускається створення перших резолюцій без термінів для постановчих документів;

- кількість контрольних пунктів першої резолюції відповідає кількості пунктів завдань, визначених відповідним документом;

- перша резолюція є простою для документів із одним завданням;

- терміни виконання резолюцій та їх пунктів відповідають термінам виконання визначеним у документах;

- накладання резолюцій "до відома" допускається для інформаційних документів;

- законодавчі та нормативні акти, що надійшли до Головдержслужби на ознайомлення, визначаються першою резолюцією як документи "до відома", але у випадках коли відповідними нормативами встановлено конкретне завдання для Головдержслужби із конкретними термінами виконання, перша резолюція встановлює конкретні терміни виконання завдань за документом;

- у випадку визначення документом (пунктом документа) періодичного контролю, у першій резолюції або її пункті встановлюється відповідний періодичний контроль;

- постійний контроль у перших резолюціях не застосовується.

2. В усіх перших резолюціях, що встановлюють терміни виконання, зазначається контролер по документу - начальник адміністративно-фінансового департаменту.

3. Резолюції, що накладаються керівниками, визначеними першою резолюцією виконавцями завдань, створюються з урахуванням наступного:

- випереджаючі терміни виконання дозволяється ставити лише заступникам Начальника Головдержслужби, керівникам управлінь (департаменту) та керівникам підвідомчих установ Головдержслужби, при цьому керівникам відділів (секторів) належить використовувати автоматично встановлювані системою терміни;