Головною метою цих Методичних рекомендацій є надання суб'єктам первинного фінансового моніторингу - небанківським установам (далі - суб'єкти) практичної та методичної допомоги у поданні належним чином оформленої інформації з питань фінансового моніторингу.

Держфінмоніторингом здійснено аналіз помилок, що були допущені суб'єктами при поданні інформації в паперовому та електронному вигляді, пов'язаної зі здійсненням фінансового моніторингу, за період з 01.04.2008 по 01.04.2009.

У зазначений період відсоток помилкових повідомлень про фінансові операції, що надавалися суб'єктами у електронному вигляді, від загальної кількості наданих ними до Держфінмоніторингу повідомлень про фінансові операції склав - 2,7%, а, відповідно, в паперовому вигляді - 25,6%.

При наданні суб'єктами повідомлень в електронному вигляді найчастіше мали місце помилки, пов'язані з дублюванням інформації, що надавалась Держфінмоніторингу. Зокрема, суб'єкти, не отримавши від Держфінмоніторингу файл-квитанцію про взяття або невзяття даного повідомлення на облік, надсилали декілька разів один і той же файл-повідомлення. Це призводило до дублювання однієї й тієї ж інформації та назви файлу.

Також, суб'єктами допускались помилки, пов'язані з відсутністю обов'язкових реквізитів або невірним визначенням типів осіб, що мають відношення до фінансових операцій, наприклад, "клієнт" та "контрагент".

Крім того, суб'єкти не здійснювали перевірку чинності ключа (ключів) електронного цифрового підпису до завершення терміну його дії та вчасно не оновлювали його.

Значна кількість помилок допускалась суб'єктами при поданні до Держфінмоніторингу інформації на паперових носіях.

Виявлені типові помилки пов'язані з:

- невірним заповненням полів форми N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" (далі - форма N 1-ФМ);

- незаповненням обов'язкових полів у формах N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" (далі - форма N 2-ФМ) та N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу" (далі - форма N 4-ФМ);

- заповненням полів у формі N 2-ФМ, які потребують заповнення лише в окремо визначених випадках;

- неспівпадінням інформації у відповідних полях форм N 1-ФМ, N 2-ФМ та N 4-ФМ;

- невірною нумерацією запису в реєстрі фінансових операцій;

- невірним визначенням відношення особи до операції.

Також, було виявлено незначну кількість помилок, пов'язаних з порушенням правил заповнення полів - збільшенням або зменшенням встановленого формату та довжини полів у формах N 2-ФМ та N 4-ФМ.

Форми обліку і подання інформації заповнюються з використанням відповідних довідників кодів, що містяться у додатках 1-11 до Інструкції щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, затвердженої наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48 (далі - Інструкція).

Звертаємо увагу, що тільки суб'єкт - юридична особа може подавати форму N 1-ФМ до Держфінмоніторингу.

При поданні форми N 1-ФМ вперше у полі 040 "Вид повідомлення (код)" слід проставляти код "1" - первинне (додати повідомлення до бази даних) згідно з додатком 6 до Інструкції (Довідник кодів видів повідомлень).

Код "2" - "додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесено до бази даних та взяте на облік)" у полі 040 вказується тільки після того, як форма N 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом з кодом "1" - первинне (додати повідомлення до бази даних). Такий порядок запроваджено з 01.09.2006, у зв'язку з набранням чинності наказу Держфінмоніторингу від 05.05.2006 N 87 "Про внесення змін та доповнень до деяких наказів Держфінмоніторингу".

Якщо ж при першому поданні форми N 1-ФМ допущена помилка і форма N 1-ФМ не взята на облік, то при повторному її направленні у полі 040 слід проставляти код "3" - первинне (додати повідомлення до бази даних після виправлення даних у повідомленні, не взятому на облік).

При поданні форми N 1-ФМ додатково у разі зміни відомостей (наприклад, у разі зміни відповідального працівника) після того, як форма N 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом, у полі 040 слід проставляти код "2" - "додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесено до бази даних та взяте на облік)", та задавати поля 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ" (для суб'єкта) і 051 "Ідентифікатор відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ" (для відокремленого підрозділу).

При наданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне" ("1" або "3") для суб'єкта - юридичної особи заповнюються розділи: I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу", II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу", III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу", V "Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)"; в той же час не заповнюється розділ IV "Відомості про відокремлений підрозділ" (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк).

При наданні суб'єктом до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне" ("1" або "3") про відокремлений підрозділ - заповнюються розділи: I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу", IV "Відомості про відокремлений підрозділ", V "Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)"; однак не заповнюються розділи II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" та III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк). У цьому випадку у полі 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" вказується код типу суб'єкта згідно із додатком 7 до Інструкції (Довідник кодів типів суб'єктів первинного фінансового моніторингу). Наприклад, для філії (структурного підрозділу) вказується код "4".

При відновленні діяльності суб'єкта (за умови, що збереглися всі основні реквізити (код ЄДРПОУ та інші), необхідно повторно подати форму N 1-ФМ, до якої додати супровідний лист довільної форми з інформацією про відновлення юридичною особою діяльності суб'єкта. При цьому в полі 040 форми N 1-ФМ зазначається код "2" - додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесене до бази даних та взяте на облік).

При цьому, для юридичної особи - суб'єкта заповнюються розділ I, та у розділі II поля 100 "Вид суб'єкта (код)" і 109 "Коментар до виду суб'єкта". У полі 100 необхідно вказати код виду суб'єкта відповідно до основного виду діяльності згідно з додатком 5 до Інструкції (Довідник кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу), а у полі 109 - підстави відновлення діяльності суб'єкта (номер та дата наказу (рішення), назва органу (установи), що його видав, тощо).

У випадку відновлення діяльності відокремленого підрозділу заповнюються розділ I та у розділі IV поля 320 "Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (для фізичної особи - ідентифікаційний номер за ДРФО)", 330 "Повна назва відокремленого підрозділу", 360 "Вид суб'єкта (код)", 369 "Коментар до виду суб'єкта". Зокрема, у полі 360 указується код (коди) виду відокремленого підрозділу відповідно до основного виду діяльності згідно з додатком 5 до Інструкції, а у полі 369 указуються підстави відновлення діяльності відокремленого підрозділу (номер та дата наказу, рішення, назва органу (установи), що їх видав, тощо).

Також у розділі V форми N 1-ФМ вказуються відомості про призначення відповідального працівника та (якщо призначено) відомості про особу, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності.

Крім зазначеного, надаємо приклади та додаткові рекомендації щодо заповнення полів, у яких найчастіше зустрічаються помилки:

- поле 060 матиме вигляд для юридичної особи - "1", для філії (структурного підрозділу) - "4";

- поле 101 матиме вигляд для страхової установи - "3110", для страхового брокера - "3120", для ломбарду - "3310", для кредитної спілки - "3410", для адміністратора недержавного пенсійного фонду (діяльність з адміністрування недержавних пенсійних фондів) - "3710". У разі, якщо суб'єкт або відокремлений підрозділ припиняє свою діяльність, то в полі 101 та відповідно у полі 361 проставляються чотири нулі "0000".

Поля 050 та 051 заповнюються обов'язково, за винятком першого подання форми 1-ФМ про суб'єкта та відповідно відокремлений підрозділ з кодом виду повідомлення "1" та "3".

У полі 030 "Дата вихідної реєстрації форми N 1-ФМ" указується дата реєстрації форми N 1-ФМ суб'єктом у журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Наприклад, якщо форма N 1-ФМ реєструється і направляється до Держфінмоніторингу 22 червня 2009 року, поле 030 матиме такий вигляд: 22.06.2009.

У полях 530 та 610 "Дата наказу про призначення" і 680 "Дата наказу про звільнення" вказується відповідно дата наказу про призначення на посаду відповідального працівника або особи, що тимчасового виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності, чи звільнення відповідального працівника або особи, що тимчасового виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності.

Наприклад, дата наказу про призначення на посаду відповідального працівника 19 червня 2009 року, поле 530 матиме такий вигляд: 19.06.2009.

При цьому, слід мати на увазі, що дата реєстрації форми N 1-ФМ, яка направляється Держфінмоніторингу з відомостями про призначення відповідального працівника, не може передувати даті реєстрації наказу про призначення відповідального працівника.

У полі 031 "Номер вихідної реєстрації форми N 1-ФМ" обов'язково вказується вихідний реєстраційний номер форми N 1-ФМ, яка направляється до Держфінмоніторингу, відповідно до журналу реєстрації вихідної кореспонденції суб'єкта.

При заповненні розділів II та III слід враховувати, що інформація у підрозділі "Місцезнаходження" (адреса місця реєстрації суб'єкта) розділу II та у підрозділі "Місцезнаходження (адреса перебування)" (адреса фактичного місцезнаходження суб'єкта) розділу III може співпадати. Навіть у разі, якщо зазначена інформація співпадає, при поданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне" ("1" або "3"), необхідно вказувати інформацію у полях обов'язкових для заповнення в підрозділі "Місцезнаходження" розділу II та в підрозділі "Місцезнаходження (адреса перебування)" розділу III.

У колі в правому нижньому куті форми N 1-ФМ проставляється зразок печатки суб'єкта, який реєструється.

Картка підписується керівником суб'єкта із зазначенням таких відомостей:

- повне найменування посади;

- прізвище, ім'я та по батькові керівника, а також його особистий підпис.

Підпис засвідчується відбитком печатки.

Отже, на формі N 1-ФМ має бути два відбитка печатки.

У разі, якщо суб'єкт приймає рішення щодо надання дозволу відокремленому підрозділу безпосередньо подавати до Держфінмоніторингу форму N 2-ФМ та N 4-ФМ, то при поданні інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта в колі "Зразок відбитка печатки" в правому нижньому куті форми N 1-ФМ проставляється печатка відокремленого підрозділу. В інших випадках проставляється печатка суб'єкта.

Для врахування повідомляємо, що форма N 1-ФМ та інші форми, затверджені наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48, знаходяться у форматі Excel на офіційному Веб-сайті Держфінмоніторингу - www.sdfm.gov.ua в підрозділі "Форми обліку та подання інформації" розділу "Інформаційна взаємодія".

Найбільше помилок, які були допущені небанківськими фінансовими установами при поданні інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, пов'язані з незаповненням обов'язкових полів у формах N 2-ФМ та N 4-ФМ.

За період, який аналізувався, з таким типом помилок суб'єктами надіслано до Держфінмоніторингу 34% повідомлень про фінансові операції від загальної кількості повідомлень, надісланих з помилками.

Роз'яснення щодо заповнення вищезгаданих форм містяться в Інструкції, вказаній у першому розділі цих Методичних рекомендацій.

Форма N 2-ФМ - це Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу. Він формується із послідовних записів про фінансову операцію, при цьому кожний запис складається із заповнених бланків форм за відповідними розділами. Усі записи в Реєстрі нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію. Бланки форм, передбачені розділом III Реєстру, заповнюються для кожного учасника фінансової операції окремо.

Виправлення даних, внесених до реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, не допускається. У разі допущення помилки (помилок) у реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, у реєстрі необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. У новому записі в Реєстрі поле 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі" повинно містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів у Реєстрі.

При виявленні суб'єктом помилок або неточностей у записах, інформацію щодо яких було взято на облік Держфінмоніторингом, у реєстрі також необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а модифікований запис про фінансову операцію внести під новим номером та надіслати до Держфінмоніторингу. При цьому в полях 690 та 700 зазначається відповідно порядковий номер та дата фінансової операції, що корегуються.

Розділ IV "Додаткова інформація" заповнюється у разі необхідності надання суб'єктом (відокремленим підрозділом) до Держфінмоніторингу додаткової інформації, яка стосується фінансової операції, та/або про мотивовану підозру стосовно того, що фінансова операція здійснюється з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансування тероризму і не знайшла свого відображення у попередніх розділах.

За результатами аналізу слід підкреслити, що суб'єктами найбільше помилок допускається при заповненні полів форми N 2-ФМ, які наведені нижче та є обов'язковими для заповнення:

- поле 220 "Тип суб'єкта (код)", поле 230 "Вид суб'єкта (код)", поле 240 "Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (для фізичної особи - ідентифікаційний номер за ДРФО)", поле 250 "Скорочена назва суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу", поле 260 "Ідентифікатор суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ", поле 290 "Поштовий індекс", поле 300 "Населений пункт", поле 310 "Вулиця", поле 320 "Будинок", поле 350 "Номер телефону (з кодом населеного пункту)".

При цьому слід зазначити, що в полі 270 "Країна (код та назва)" вказуються цифровий код країни, на території якої перебуває суб'єкт чи відокремлений підрозділ, в якому було зареєстровано фінансову операцію, та назва цієї країни відповідно до Класифікації держав світу, затвердженої наказом Держкомстату України від 08.07.2002 N 260 (Україна кодується: 804 Україна).

Наприклад, держава Україна у полі 270 "Країна (код та назва)" матиме вигляд:

Поле 280 "Область (код та назва)" обов'язково заповнюється, якщо заповнено поле 270 "Країна (код та назва) "Україна". Код області указується згідно з додатком 11 до Інструкції (Довідник кодів областей України).

Для Хмельницької області поле матиме вигляд:

Поле 370 "Посада відповідального працівника", а також поля 380 "Прізвище", 390 "Ім'я", 400 "По батькові", 410 "Номер телефону (з кодом населеного пункту)" в підрозділі "Відомості про відповідального працівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу)" розділу I повинні бути заповнені.

Телефон у Львові 862334 у полі 410 матиме вигляд:

При заповнені поля 460 "Черговий номер фінансової операції у повідомленні" необхідно враховувати кількість фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу у формі N 2-ФМ, та відомості про фінансові операції у формі N 4-ФМ. Якщо формою N 4-ФМ надається інформація про одну фінансову операцію, то поле 460 у формі N 2-ФМ матиме такий вигляд:

Поле 490 "Ознака можливості відношення фінансової операції до фінансування тероризму" у формі N 2-ФМ обов'язково повинно бути задано і приймає значення: "1" - за відсутності ознак відношення фінансової операції до фінансування тероризму; "2" - якщо учасником фінансової операції або вигодоодержувачем є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності, та операцію зупинено; "3" - в інших випадках відношення фінансової операції до фінансування терористичної діяльності, що фінансова операція пов'язана з фінансуванням тероризму.