Працівниками Держкомархіву, державних архівних установ за період, що минув з часу аудиту, здійснено низку заходів щодо усунення порушень і недоліків, виявлених Рахунковою палатою України (3 грудня 2007 р. - 29 січня 2008 р.).

На колегії Держкомархіву 21 квітня 2008 р. схвалено заходи щодо усунення порушень і недоліків, виявлених Рахунковою палатою України.

З метою вирішення питання розміщення архівних установ Держкомархів 14 листопада 2008 р. подав пропозиції до Ради національної безпеки і оборони України щодо передачі 3-х поверхової будівлі (корпус 9) розформованого Харківського інституту пілотів від Міноборони Держкомархіву для розміщення ЦДНТА.

Держкомархів звернувся до Львівської облдержадміністрації, Львівської міськради та Національної академії наук України щодо виділення приміщення для перенесення сховища друкованих видань Львівської наукової бібліотеки НАН України та передачі цього сховища ЦДІАЛ.

Направлено звернення Прем'єр-міністру України щодо доповнення додатка проекту розпорядження Кабінету Міністрів України "Про передачу нерухомого військового майна військового містечка N 217 у м. Одеса", графою "Курсантська їдальня - будівля N 46" та пропозиції Міноборони "Про передачу корпусу N 46 військового містечка N 217 у м. Одеса зі сфери управління Міноборони під Держархів Одеської області".

Центральному державному електронному архіву виділено 2 кімнати (30,0 кв. м) у комплексі споруд ЦДА.

ЦДАМЛМ укладено договір оренди приміщення на один рік з Управлінням фонду держмайна у м. Києві.

Продовжувалася реконструкція комплексу споруд ЦДА. У 2008 р. на проведення реконструкції було виділено 38881,94 тис. грн. Побудовано 8 поверхів (з 15-ти) для нового корпусу ЦДІАК, 4 поверхи корпусу для розміщення новоствореного ЦДАЗУ та УНДІАСД, 2 поверхи корпусу для розміщення читальних залів.

Державна адміністрація Полтавської області звернулася до Державного проектного інституту "Міськбудпроект" із проханням внести до проекту забудови кварталу м. Полтава, обмеженого вулицями Жовтнева, Пушкіна та Сінна, будівництво нового корпусу держархіву області.

Держархів Чернівецької області перемістив архівні фонди з культової споруди в облаштовані приміщення.

З метою запобігання несанкціонованому доступу до архівосховищ, виносу або крадіжкам документів вдосконалено Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ.

У ЦДІАК, ЦДНТА, держархівах Вінницької, Запорізької, Харківської, Хмельницької, Рівненської, Чернівецької областей, м. Києва та у 75 архівних відділах встановлено охоронну сигналізацію, у держархівах Черкаської, Чернігівської областей, 15 архівних відділах її відремонтовано. У держархівах Рівненської та Харківської областей встановлено пости позавідомчої охорони, у будівлі N 2 Держархіву Харківської області встановлено систему контролю доступу до приміщень. У читальних залах ЦДАГО, держархівів Харківської та Хмельницької областей встановлено системи відеоспостереження, у держархіві Львівської області завершено монтаж відеообладнання, встановлено системи зовнішнього відеоспостереження у ЦДАГО, держархівах Харківської та Хмельницької областей.

З метою контролю за наявністю та рухом документів тривали роботи з перевіряння наявності та стану документів. Держархівами перевірено понад 2,6 млн. од. зб., що на 19% більше запланованого. Знайдено 1096 справ, що рахувалися у розшуку, що майже у 3 рази перевищує показник минулого року. Підготовлено Програму здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009 - 2019 роки.

Для забезпечення проведення реставраційних робіт та створення страхових копій документів НАФ низка держархівів придбала сучасні технічні засоби для мікрофільмування та реставрації документів. Придбано обладнання для мікрофільмування ЦДІАЛ, ЦДНТА, держархівами Вінницької та Черкаської областей.

У 2008 році здійснено копіювання понад 10731 од. зб. документів з паперовою основою, що на 70% перевищило заплановані показники.

Держархівами Закарпатської та Львівської областей придбано реставраційне обладнання. Введено чотири додаткові посади реставраторів у держархівах Волинської, Рівненської, Хмельницької областей.

У червні 2008 р. на базі Держкомархіву проведено семінар керівників центральних державних архівних установ, Держархіву в Автономній Республіці Крим, держархівів областей, міст Києва та Севастополя на тему "Створення та зберігання страхових фондів документації".

Протягом 2008 р. в ДЦЗД НАФ пройшли стажування 7 реставраторів ЦДІАЛ, держархівів Київської, Миколаївської, Черкаської областей, м. Севастополя, галузевого держархіву Міноборони.

Держкомархівом затверджено Методику віднесення документів НАФ до унікальних та внесено зміни до Порядку грошової оцінки документів НАФ. Наказом Держкомархіву "Про організацію виявлення унікальних документів НАФ" від 21.03.2008 N 49 організовано роботу держархівів по виявленню унікальних документів НАФ, проведенню їх грошової оцінки та страхування.

Продовжувалося виявлення і взяття на облік унікальних документів, з цією метою протягом року переглянуто 17154 од. зб. управлінської документації, 1612 од. зб. документів особового походження, 932 од. зб. науково-технічної документації, 13300 од. обл. фотодокументів, 2 од. обл. фонодокументів, 37 од. обл. відеодокументів.

У 2008 році здійснено грошову оцінку документів ЦДІАК (70 од. зб.), ЦДІАЛ (150 од. зб.), Держархівом в Автономній Республіці Крим (100 од. зб.), держархівами Херсонської (41 од. зб.), Чернігівської областей (200 од. зб.).

З метою посилення керівництва та контролю за діяльністю архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій установ - джерел формування НАФ Держкомархів підготував зміни до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

Підготовлено проект нової редакції Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання.

У структурі Держкомархіву створено сектор нормативно-методичного забезпечення діловодства.

Опрацьовано пропозиції центральних органів виконавчої влади щодо внесення змін до Примірної інструкції з діловодства. Готується нова редакція Примірної інструкції.

Держкомархів здійснив перевіряння стану роботи з джерелами формування НАФ Держархіву Чернівецької області та ЦДАМЛМ, які розглянуто на колегіях 23 вересня та 23 грудня 2008 року.

До Кабінету Міністрів України подано довідку про стан діловодства та архівної справи в центральних органах виконавчої влади, інших центральних державних органах і установах.

Організовано першочергове приймання на державне зберігання документів НАФ, строки тимчасового зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчилися.

На постійне зберігання надійшло 692937 од. зб., з них 450822 од. зб. управлінської документації.

Кількість справ постійного зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій понад встановлені строки, у порівнянні з минулим роком зменшилася на 42 тис.

У 2008 році упорядковано на договірних засадах 721 тис. од. зб. всіх видів документів. Понад 5 млн. 402 тис. справ постійного зберігання (83 % від їх загальної кількості) та 16 млн. 217 тис. справ з особового складу (55 % від їх загальної кількості) внесено до описів справ, схвалено та погоджено ЕПК.

Експертно-перевірні комісії держархівів схвалили протягом 2008 року описи на 554475 справ управлінської документації, що перевищує планові показники на 42%, та погодили описи на 503581 справу з особового складу.

Протягом року було проведено 8525 перевірянь, з них: 3491 комплексних, 2648 тематичних, 2386 контрольних.

Активізувалася робота з проведення оглядів стану діловодства та збереженості архівних документів. У 2008 році такі огляди проводили держархіви Житомирської, Рівненської, Херсонської, Хмельницької областей, Державний архів м. Києва, а також архівні відділи райдержадміністрацій Запорізької та Херсонської областей та архівні відділи міських рад Миколаївської та Одеської областей.

З метою поліпшення організації роботи архівних підрозділів і експертних комісій установ ЕПК держархівів (ЕК архівних відділів райдержадміністрацій, міськрад) протягом минулого року було погоджено 8176 номенклатур справ, 1486 інструкцій з діловодства, 134 положення про служби діловодства, 4756 положень про ЕК, 3144 положення про архівні підрозділи.

Протягом 2008 року держархівами та архівними відділами міськрад України проведено 981 семінар та 6 постійно діючих курсів з працівниками архівних підрозділів, членами експертних комісій, діловодних служб, у яких взяли участь майже 20 тис. слухачів. Також працівників архівних установ було залучено у 796 семінарах та у 6 курсах з підвищення кваліфікації, які проводять інші установи.