Головною метою зазначених Методичних рекомендацій є надання суб'єктам первинного фінансового моніторингу практичної допомоги у поданні належним чином оформленої інформації з питань фінансового моніторингу.

Держфінмоніторингом України здійснено аналіз помилок, що були допущені суб'єктами первинного фінансового моніторингу - небанківськими установами при поданні інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, за перший квартал 2008 року.

За результатами вказаного вище аналізу слід зазначити наступне.

В першому кварталі 2008 року процент помилкових повідомлень про фінансові операції від загальної кількості наданих до Держфінмоніторингу України повідомлень про фінансові операції в електронному вигляді склав - 1,6%; та відповідно від загальної кількості в паперовому вигляді - 28,6%.

У повідомленнях, надісланих в електронному вигляді найчастіше зустрічаються помилки пов'язані з дублюванням назви файлу, тобто суб'єкт, не дочекавшись файлу квитанції про отримання взяття або не взяття даного повідомлення на облік, надсилає повторно декілька разів один і той же файл повідомлення. Це призводить до дублювання назви файлу.

Крім цього, зустрічаються помилки, пов'язані з відсутністю обов'язкових реквізитів або неправильним їх заповненням в повідомленнях про фінансові операції, та неправильно визначені учасники операції, в якій повинні бути хоча б один "клієнт" та хоча б один "контрагент".

Значна кількість помилок допускається суб'єктами первинного фінансового моніторингу при поданні до Держфінмоніторингу України інформації на паперових носіях.

Виявлені типові помилки, пов'язані з:

- невірним заповненням полів форми 1-ФМ "Картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб";

- незаповненням обов'язкових полів у формах 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу";

- заповненням полів у формі 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу", які не завжди потребують заповнення;

- неспівпадінням інформації у відповідних полях форм 1-ФМ "Картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб", 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу";

- невірною нумерацією запису в реєстрі фінансових операцій;

- невірним визначенням відношення особи до операції.

Помилок, пов'язаних з порушенням правил заповнення полів - збільшенням або зменшенням встановленого формату та довжини полів у формах 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу", було виявлено незначну кількість.

Суб'єкти, регулювання і нагляд за діяльністю яких здійснює Держфінпослуг надали 31,4% повідомлень у паперовому вигляді з помилками від загальної кількості помилок, відповідно суб'єкти регулювання і нагляд за діяльністю яких здійснює Державна комісія з цінних паперів та фондового ринку - 68,6%.

Форми обліку і подання інформації заповнюються шляхом внесення відомостей за допомогою кодів, які містяться в довідниках, що затверджені наказом Держфінмоніторингу України від 13 травня 2003 року N 48 "Про затвердження деяких форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкції щодо їх заповнення" (далі - Наказ).

При поданні Форми 1-ФМ вперше у полі 040 слід проставляти код "1" - первинне (додати повідомлення до бази даних) згідно додатка 6 "Довідник кодів видів повідомлень", затвердженого Наказом.

Код "2" - "додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесено до бази даних та взяте на облік)" у полі 040 вказується тільки після того, як форма 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом з кодом "1" - первинне (додати повідомлення до бази даних), після 01.09.2006 р. в зв'язку з набранням чинності наказу Державного комітету фінансового моніторингу України від 5 травня 2006 року N 87 "Про внесення змін та доповнень до деяких наказів Держфінмоніторингу".

Якщо при першому поданні Форми 1-ФМ допущена помилка і Форма 1-ФМ не взята на облік, тоді у полі 040 "Вид повідомлення (код) слід проставляти "3" - первинне (додати повідомлення до бази даних після виправлення даних у повідомленні, не взятому на облік).

При поданні Форми 1-ФМ додатково (наприклад, у разі зміни відповідального працівника) після того як форма 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом України у полі 040 "Вид повідомлення (код) слід проставляти код "2" - "додаткове (модифікувати реквізити повідомлення, що було раніше внесено до бази даних та взяте на облік)", при цьому повинно бути задано поле 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ"- для СПФМ юридичної особи, та відповідно 051 "Ідентифікатор відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ" - для відокремленого підрозділу СПФМ, відомості про який модифікуються.

Звертаємо увагу, що тільки суб'єкт первинного фінансового моніторингу - юридична особа може подавати форму 1-ФМ до Держфінмоніторингу України.

При наданні до Держфінмоніторингу України форми 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне" для суб'єкта первинного фінансового моніторингу - юридичної особи заповнюються розділи: I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу", II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу", III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу", V "Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)"; не заповнюється розділ IV "Відомості про відокремлений підрозділ" (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк).

При наданні суб'єктом первинного фінансового моніторингу до Держфінмоніторингу України форми 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне" про відокремлений підрозділ - заповнюються розділи: I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу", IV "Відомості про відокремлений підрозділ", V "Відомості про відповідального (відповідальних) працівника (працівників)"; не заповнюються розділи II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" та III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк). У цьому випадку у полі 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" для філії (структурного підрозділу) вказується "4".

Найбільш типові помилки, пов'язані із заповненням полів, що наведені нижче. У зв'язку з цим, надаємо наступні рекомендації щодо їх заповнення:

- поле 060 "Тип суб'єкта (код) відомості про який подаються" заповнюється відповідно до довідника кодів типів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, наведеного у додатку 7 затвердженого Наказом. Так, наприклад, поле 060 матиме вигляд для юридичної особи - "1", для філії (структурного підрозділу) - "4";

- поле 100 "Вид суб'єкта (код)". У полях 101-103 указується код (коди) виду суб'єкта первинного фінансового моніторингу відповідно до основного виду діяльності згідно з довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, наведеного у додатку 5 затвердженого Наказом. Так, наприклад, поле 101 матиме вигляд для страхової установи - "3110", для страхового брокера - "3120", для ломбарду - "3310", для кредитної спілки - "3410", для адміністратора недержавного пенсійного фонду (діяльність з адміністрування недержавних пенсійних фондів) - "3710".

У разі, якщо суб'єкт припиняє свою діяльність, то в полі 101 проставляються чотири нулі, а в полі 109 "Коментар до виду суб'єкта" вказуються підстави припинення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу (номер та дата наказу, рішення, назва органу (установи), що їх видав, тощо);

- поле 360 "Вид суб'єкта (код)". У полях 361-363 указуються код (коди) виду відокремленого підрозділу відповідно до основного виду діяльності згідно з довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, наведеного у додатку 5, затвердженого Наказом. У разі, якщо відокремлений підрозділ припиняє свою діяльність, то в полі 361 проставляються чотири нулі, а в полі 369 "Коментар до виду суб'єкта" указуються підстави припинення діяльності відокремленого підрозділу суб'єкта первинного фінансового моніторингу (номер та дата наказу, рішення, назва органу (установи), що їх видав, тощо);

- поле 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ". При поданні до Держфінмоніторингу України форми 1-ФМ суб'єктом первинного фінансового моніторингу, у тому числі про відокремлений підрозділ, поле 050 заповнюється обов'язково, за винятком першого подання форми 1-ФМ про суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

- поле 051 "Ідентифікатор відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ". При поданні до Держфінмоніторингу України форми 1-ФМ суб'єктом первинного фінансового моніторингу, про відокремлений підрозділ, поле 051 заповнюється обов'язково, за винятком першого подання форми 1-ФМ про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

- поле 031 "Номер вихідної реєстрації форми 1-ФМ". У цьому полі обов'язково вказується вихідний кореспондентський номер форми 1-ФМ у суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

При заповненні розділів II та III слід враховувати, що інформація у підрозділі "Місцезнаходження" (юридична адреса суб'єкта первинного фінансового моніторингу) розділу II та у розділі III "Місцезнаходження (адреса перебування)" (фактична адреса суб'єкта первинного фінансового моніторингу) може співпадати. Навіть у разі, якщо зазначена інформація співпадає, при поданні до Держфінмоніторингу України форми 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне", необхідно вказати інформацію в підрозділі "Місцезнаходження" розділу II та в розділі III "Місцезнаходження (адреса перебування)" у полях обов'язкових для заповнення.

У колі в правому нижньому куті форми 1-ФМ проставляється зразок печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу (лише у разі надання права відокремленому підрозділу самостійного подання інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, до Держфінмоніторингу України).

Картка підписується керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу із зазначенням таких відомостей:

- повне найменування посади;

- прізвище, ім'я та по батькові керівника, а також його особистий підпис.

Підпис засвідчується відбитком печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу з одночасним проставлянням у колі в правому нижньому куті форми 1-ФМ зразка відбитка печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу або відокремленого підрозділу, відомості про які містить форма 1-ФМ.

Отже, на Картці має бути два відбитка печатки.

Форма 1-ФМ та інші форми, передбачені наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48, знаходяться у форматі Excel на офіційному Веб-сайті Держфінмоніторингу України - www.sdfm.gov.ua в розділі: Технології інформаційної взаємодії --> Форми обліку та подання інформації.

Найбільше помилок, які допущені небанківськими фінансовими установами при поданні інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, пов'язані з незаповненням обов'язкових полів у формах 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

Суб'єкти, які відносяться до сфери регулювання та нагляду Держфінпослуг, здійснили 16% зазначеного виду помилок від загальної їх кількості, відповідно суб'єкти, які відносяться до сфери регулювання та нагляду Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку - 84%.

Роз'яснення щодо заповнення форм містяться в Інструкції щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, яка затверджена наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48.

При заповненні форми 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" необхідно враховувати, що реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу (далі - Реєстр), формується із послідовних записів про фінансову операцію, при цьому кожен запис складається із заповнених бланків форми за відповідними розділами. Усі записи в Реєстрі нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію.

Виправлення даних, внесених до Реєстру не допускається. У разі допущення у Реєстрі помилки (помилок), у Реєстрі необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. Анулювання запису здійснюється шляхом внесення тексту "АНУЛЬОВАНО" у поле "Додаткова інформація" розділу IV Реєстру. У цьому полі зазначаються номер та дата нового запису про цю фінансову операцію. У новому записі в Реєстрі поле 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі" повинно містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів у Реєстрі.

При заповненні форми 2-ФМ необхідно враховувати, що бланки форм, передбачені розділом III "Відомості про учасника фінансової операції" Реєстру, заповнюються для кожного учасника фінансової операції окремо. Кількість наданих відомостей про учасників фінансової операції повинна співпадати з кількістю зазначених учасників фінансової операції у полі 500.

Розділ IV "Додаткова інформація" заповнюється у разі необхідності надання суб'єктом первинного фінансового моніторингу (відокремленим підрозділом) до Держфінмоніторингу України додаткової інформації, яка стосується фінансової операції, та/або про мотивовану підозру стосовно того, що фінансова операція здійснюється з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансування тероризму і не знайшла свого відображення у попередніх розділах.

За результатами аналізу слід зазначити, що суб'єктами первинного фінансового моніторингу найбільше помилок допускається при заповненні полів форми 2-ФМ, які наведені нижче та є обов'язковими для заповнення: