На Ваш запит повідомляємо, що Держкомархів України здійснює нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи і діловодства, зокрема, встановлює строки зберігання документів.

Основним нормативним документом, що визначає строки зберігання документів, є Перелік документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головархіву України від 20.07.98 N 41, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами та доповненнями).

З метою контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємств, установ, організацій (далі - підприємств) до строків зберігання деяких документів встановлені примітки, зокрема: "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення", "Після закінчення строку дії договору" тощо, які конкретизують строки зберігання певних категорій документації.

Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів встановлюють Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву України 16.03.2001 N 16, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598. Відповідно до зазначених Правил справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2001 році, можуть включатися в акт, складений не раніше 1 січня 2005 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2007 року з урахуванням приміток, зазначених у Переліку.

Якщо перевірка не проводилася 5 або 10 років, документи знищувати не можна. Підприємству необхідно звернутися до державної податкової адміністрації з питання проведення перевірки.

Первинні бухгалтерські документи, податкові документи зберігаються на підприємстві 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.

Оскільки у запиті не зазначено, які саме договори, акти Ви маєте на увазі, ми не можемо встановити строк їх зберігання. Для різних видів договорів встановлено різні строки зберігання. Наприклад, кредитні договори, договори застави, переведення боргу зберігаються 5 років після закінчення строку дії договору або погашення кредиту, боргу та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства (ст. 55Д, 56Д Переліку. Строки зберігання зазначеним договорам приведені у відповідність до строків зберігання цих документів у Переліку документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання (К., 1996) та нової редакції Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 08.12.2004 N 601, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 24.12.2004 за N 1646/10245 (ст. 220, 226, 241, 242). Строки зберігання договорів встановлені з урахуванням пропозицій фахівців банків.