З метою організації надійного зберігання документів і дотримання належного порядку ведення архівної справи в банківській сфері та відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про Національний архівний фонд та архівні установи" Правління Національного банку України

1. Затвердити Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік), що додається.

2. Зобов'язати Національний банк України та банки України дотримуватися строків зберігання документів, установлених Переліком.

3. Управлінню діловодства (В.В. Врублевський) після реєстрації цієї постанови в Міністерстві юстиції України довести її зміст до відома структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України, Асоціації українських банків, Київського банківського союзу та банків України.

4. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Правління Національного банку України від 23.12.96 N 327 "Про Перелік документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання";

постанову Правління Національного банку України від 19.12.2001 N 531 "Про внесення змін до Переліку документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних банків України із зазначенням строків зберігання" скасувати.

5. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови В.Л. Кротюка.

6. Постанова набирає чинності через 10 днів після її державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

1. Цей Перелік розроблено відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004, і Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 (зі змінами), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 N 576/3016 (далі - Перелік типових документів).

2. Перелік є основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберігання відповідних категорій документів, які утворюються в процесі діяльності центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України та банків України, їх філій, представництв та відділень (далі - банківські установи).

3. Перелік призначено для обов'язкового використання всіма банківськими установами.

4. На підставі Переліку здійснюється експертиза цінностей документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або знищення.

5. Документи, що мають позначку (*), підлягають зберіганню в умовах особливого періоду.

6. Для спрощення використання Переліку в ньому застосовані абревіатури, зазначені в додатку.

7. Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою. Перелік складається з розділів, що відповідають основним напрямам діяльності Національного банку України та банків України.

8. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа. У разі об'єднання в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках зазначаються найменування всіх видів документів.

9. У примітках уточнюються місце та строки зберігання документів і містяться застереження щодо строків зберігання певних документів. Для визначення строків зберігання документів потрібно враховувати всі примітки до статей Переліку.

10. Ураховуючи мультивалютність рахунків бухгалтерського обліку, що визначена Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 17.06.2004 N 280 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 26.07.2004 за N 919/9518 (зі змінами), до Переліку включені статті зі зберігання регістрів та документів бухгалтерського обліку за усіма видами валют, у тому числі банківських металів (якщо інше не передбачено Переліком).

11. Строки зберігання документів, що визначені в цьому Переліку, є мінімальними і зменшенню не підлягають. Банківські установи можуть лише збільшувати строки зберігання документів, якщо це викликано специфічними особливостями їх роботи.

12. Перелік установлює строки зберігання документів незалежно від виду носія, на якому вони складені (паперовий, електронний, у вигляді мікрофільмів тощо). Для первинної інформації та звітності, що формується на її підставі, установлюється однаковий строк зберігання незалежно від виду носія.

13. Визначення строків зберігання справ і документів, у тому числі книг і журналів, якщо вони ведуться впродовж кількох років, проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення діловодства за ними. Наприклад, обчислення строку зберігання документів, завершених діловодством у 2003 році, починається з січня 2004 року.

14. Для документів, яким установлено строки зберігання "75 р. - "В", визначення строків зберігання потрібно здійснювати з урахуванням віку людини (позначеного в Переліку літерою "В") на час закінчення справи. Наприклад, особова справа службовця завершена діловодством, коли йому було 35 років. Таким чином, зазначена особова справа має зберігатися 40 років (75 відняти 35).

15. У Переліку деякі види документів, що можуть мати культурну цінність, позначені літерами "ЕПК" (експертно-перевірна комісія) державної архівної установи. Ці документи обов'язково переглядаються відповідною ЕПК або ЕК (експертна комісія) банківської установи з метою визначення доцільності їх подальшого віднесення до НАФ або для знищення після практичного використання.

16. Для документів, що мають тривале практичне значення, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба". Конкретний строк їх зберігання визначає ЕК банківської установи.

17. Документи із зазначенням строку зберігання "до ліквідації організації" підлягають експертизі цінності, окремі з них, що зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються у відповідні державні або інші архіви для подальшого зберігання.

18. Визначення строків зберігання документів, які не перелічені в цьому Переліку, здійснюється відповідно до Переліку типових документів.

19. Перелік має використовуватися під час підготовки номенклатури справ та формування справ у поточному діловодстві.