Відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", а також Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. N 1452 постановою правління Пенсійного фонду України від 19.04.2007 р. N 7-7 затверджено Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі (далі - Порядок), зареєстрований в Міністерстві юстиції України 27.04.2007 р. за N 436/13703. Порядок визначає загальні принципи організації інформаційного обміну під час подання страхувальниками звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису та участь страхувальників у системі подання звітів в електронній формі до Пенсійного фонду України (далі - Система).

Подання страхувальниками звітів в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису здійснюється за ініціативою страхувальника відповідно до вимог Порядку та чинного законодавства України. Звіт в електронній формі є електронним документом і має чинність відповідно до вимог Закону України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг".

Страхувальник, який виявив бажання надавати звіти в електронній формі, листом довільної форми інформує про це управління Пенсійного фонду України в районі, місті або районі у місті, де він зареєстрований як платник страхових внесків. Із зазначеним листом обов'язково ознайомлюються працівники структурних підрозділів надходження доходів та/або персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж, які відповідальні за обробку звітів. Для забезпечення коректності формування та обліку електронного звіту мають бути перевірені реєстраційні дані страхувальника, а саме: код ЄДРПОУ та код реєстрації в органах Пенсійного фонду України.

Страхувальник надає центру обробки електронних звітів завірені власною печаткою копію листа про інформування управління Пенсійного фонду України згідно з абзацом другим п. 2.7 Порядку та копію розпорядчого документа щодо визначення посадових осіб, яким надано право накладання ЕЦП на електронний звіт.

Центр обробки електронних звітів укладає зі страхувальником договір про обслуговування у системі подання електронних звітів. Типовий договір розміщено на сайті центру обробки електронних звітів. Цей договір визначає права та обов'язки сторін, порядок вирішення спорів, а також встановлює особливості інформаційного обміну під час подання електронних звітів.

Більш детальну інформацію про Систему подання електронних звітів можна отримати у спеціалістів державного підприємства "Інформаційний центр Персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України" за тел. 8 (044) 278-42-50, 8 (044) 235-95-49 або на сайті http://www.spov.com.ua

Для формування звітів в електронній формі страхувальник повинен мати спеціалізоване програмне забезпечення для формування звітів, програмне забезпечення для накладання електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) та криптографічного захисту інформації (далі - КЗІ), дійсні посилені сертифікати відкритих ключів ЕЦП, сформовані акредитованим центром сертифікації для посадових осіб страхувальника, які мають право підпису відповідного звіту в паперовій формі.

На сьогодні для формування звітів необхідно використовувати спеціалізоване програмне забезпечення Автоматизоване робоче місце "Звіт страхувальника" (далі - АРМ-ЗС). АРМ-ЗС страхувальник може отримати в управлінні Пенсійного фонду України в районі, місті або районі у місті, де він зареєстрований як платник страхових внесків.

Відповідно до норм Порядку страхувальник зобов'язаний використовувати засоби ЕЦП та КЗІ, сумісні із засобами ЕЦП та КЗІ, що використовуються центром обробки електронних звітів, та за умови, що засоби ЕЦП відповідають вимогам Закону України "Про електронний цифровий підпис", а засоби КЗІ мають сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок, виданий уповноваженим центральним органом виконавчої влади в сфері захисту інформації за результатами державної експертизи в сфері захисту інформації.

На сьогоднішній день існують домовленості з усіма акредитованими центрами сертифікації ключів про підтримку наданих ними сертифікатів відкритих ключів та засобів ЕЦП та КЗІ. Про створення відповідних технічних умов буде повідомлено додатково.

Технологія подання звіту в електронній формі наведена у додатку.

Сформований за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, підписаний та зашифрований електронний звіт страхувальники направляють до центру обробки електронних звітів одним із двох способів: