З метою забезпечення належної організації здійснення обліку кадрів і ведення кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції

1. Затвердити нову редакцію Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції (додаються).

2. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 28 жовтня 2004 року N 191/04 "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції".

1.1. Робота з кадрами в апараті судів проводиться відповідно до чинного законодавства та затверджених головою суду планів роботи цього суду.

1.2. Розділ плану роботи суду щодо роботи з кадрами обов'язково повинен містити такі заходи:

проведення засідань конкурсної комісії (періодично, в разі потреби);

організація декларування доходів державними службовцями (лютий-квітень);

щодо дотримання вимог Закону України "Про боротьбу з корупцією";

проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями апарату суду покладених на них обов'язків і завдань (січень-лютий);

проведення атестації державних службовців (у рік проведення атестації);

щодо підвищення кваліфікації працівників апарату суду - проведення семінарських занять, стажування працівників (систематично відповідно до затвердженого головою суду плану-графіка та особистих річних планів роботи працівників суду);

щодо роботи з кадровим резервом (постійно);

формування кадрового резерву на наступний рік (грудень поточного року);

звітування про виконання особистих річних планів осіб, зарахованих до кадрового резерву;

складання кадрової звітності (за формами 9-ДС, 6-ПВ та інш.).

1.3. Кадрова документація зберігається і в окремих справах відповідно до затвердженої головою суду номенклатури справ суду та має статус документів для службового користування.

Номенклатура справ суду, наявність якої передбачена Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16 (далі - Правила роботи архівних підрозділів), Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016, Інструкцією з діловодства у відповідному суді розробляється працівником апарату суду, на якого покладено такий обов'язок, та затверджується головою суду. За необхідності до номенклатури справ вносяться зміни та доповнення.

Номенклатура справ суду повинна містити розділ "Кадрове діловодство", відповідно до якого формуються номенклатурні справи з кадрової роботи (додаток 1).

1.4. Формування та ведення особових справ, ведення трудових книжок, виконання іншої кадрової роботи здійснюється працівником апарату суду, на якого наказом голови суду або посадовою інструкцією покладено обов'язок з ведення кадрового діловодства (далі - працівник апарату суду, відповідальний за ведення кадрового діловодства).

2.1. Ведення та облік трудових книжок суддів та працівників апарату судів проводиться відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 N 58 (далі - Інструкція).

Згідно з Інструкцією у судах ведеться:

книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, типова форма якої затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 N 277 (додаток 2);

книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (далі - книга обліку руху трудових книжок), типова форма якої затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 N 277 (додаток 3).

2.2. Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них ведеться бухгалтером, а за його відсутності - працівником апарату суду, на якого такий обов'язок покладено наказом голови суду або посадовою інструкцією.

2.3. Відомості про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу голови суду.

2.4. Облік трудових книжок суддів та працівників апарату судів ведеться спільно.

2.5. Кожна трудова книжка повинна містити на обкладинці порядковий номер відповідно до книги обліку руху трудових книжок.

2.6. Трудові книжки зберігаються в опечатаних металевих шафах або сейфах.

3.1. У судах ведуться особові справи на кожного суддю та працівника апарату цього суду. Особові справи працівників апарату суду необхідно вести відповідно до вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 N 731 (далі - Порядок ведення особових справ державних службовців), а також Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ, затверджених наказом Головного управління державної служби при Кабінеті Міністрів України від 05.07.98 N 24.

3.2. До затвердження відповідного нормативно-правового документа про порядок формування та ведення особових справ суддів рекомендуємо користуватися Порядком ведення особових справ державних службовців з урахуванням положень, які врегульовані Законом України "Про Вищу раду юстиції", Законом України "Про порядок обрання на посаду та звільнення з посади професійного судді Верховною Радою України", Положенням про порядок розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення на посаду професійного судді вперше, затвердженого Указом Президента України від 30.06.2004 N 697/2004, та Порядком розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення чи обрання на посаду професійного судді, і переведення судді до іншого суду, звільнення з посади судді, затвердженим рішенням Ради суддів України від 27.01.2006 N 35 (далі - Порядок розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення чи обрання на посаду професійного судді).

3.3. Особова справа кандидата в судді місцевого загального суду формується в територіальному управлінні державної судової адміністрації згідно з Порядком розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення чи обрання на посаду професійного судді та закінчується після видання головою суду наказу про зарахування судді до штату суду. В подальшому сформована особова справа використовується в територіальному управлінні для ведення персонального та статистичного обліку суддів. У процесі діяльності судді до його особової справи долучаються необхідні документи.

3.4.Особові справи суддів місцевих загальних судів ведуться також у відповідному суді, починаючи з моменту видання наказу головою суду про зарахування судді до штату суду на підставі Указу Президента України або Постанови Верховної Ради України.

3.5. У ході формування особової справи судді місцевого спеціалізованого чи апеляційного суду використовується особова справа кандидата в судді відповідного місцевого спеціалізованого чи апеляційного суду, яка сформована з урахуванням Порядку розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення чи обрання на посаду професійного судді.

3.6. Особові справи суддів та працівників апарату суду підшиваються в обкладинки за зразком, що наведений у додатку 4.

3.7. Особова справа формується та реєструється в книзі обліку руху особових справ (додаток 5) не пізніше тижневого терміну з дня призначення особи на посаду або зарахування до штату суду.

3.8. Облік особових справ суддів та працівників апарату судів ведеться спільно.

3.9. Особова справа судді та працівника апарату суду розпочинається додатком до особової картки (додаток 6), який заповнюється працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства, одночасно з формуванням особової справи та доповнюється із зміною посади працівника.

Усі документи в особовій справі підшиваються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців точно за датами та нумеруються наскрізною нумерацією.

3.10. Документи підлягають приєднанню до особової справи після їх перевірки працівником апарату суду, відповідальним за роботу з кадрами та ведення кадрового діловодства, щодо дотримання правил їх заповнення, відповідності зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Копії (ксерокопії) документів в особовій справі завіряються підписом працівника апарату суду, відповідального за ведення кадрового діловодства, та скріплюються печаткою.

3.11. Заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення з посади, про надання відпусток тощо оформляються працівником власноручно і підписуються із зазначенням дати.

За змістом заяви головою суду приймається відповідне рішення, яке відображається в резолюції, що накладається на заяву, на підставі якої працівник апарату суду, відповідальний за ведення кадрового діловодства, готує проект відповідного наказу.

3.12. При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву державної служби, до особової справи працівника апарату суду додається довідка про перебування в кадровому резерві. У довідці вказується дата і номер документа, яким працівник зарахований до кадрового резерву, відомості про роботу за особистими річними планами, перелік завдань, виконаних працівником за час перебування у резерві, висновки безпосереднього керівника.

3.13. До особової справи особи, яка успішно пройшла стажування та призначена на посаду державного службовця апарату суду, додається копія наказу голови суду про допущення працівника до стажування, доповідна записка стажиста про результати стажування та висновок керівника стажування щодо можливості використання стажиста на зазначеній посаді.

3.14. До особової справи особи, яка пройшла конкурсний відбір і призначена на посаду, додається копія рішення (протоколу засідання) конкурсної комісії суду.

3.15. До особової справи осіб, яким продовжено в установленому порядку термін перебування на державній службі, додається копія наказу суду та погодження начальника Головного управління державної служби України щодо продовження терміну перебування працівника на державній службі. У наказі вказується посада працівника, термін продовження перебування на державній службі, доручення працівнику апарату суду, відповідальному за ведення кадрового діловодства, щодо підготовки кадрового резерву на цю посаду.

3.16. До особової справи також додаються копії (ксерокопії) документів про наявність пільг, копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби, копії першої і другої сторінок паспорта та відомості щодо реєстрації (прописки). Копії документів засвідчуються працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства.

3.17. Усі зміни в біографічних та обліково-характеризуючих даних про працівника підлягають відображенню в особовій справі на підставі відомостей, які одержуються безпосередньо від цього працівника.

Документи особової справи поновлюються один раз на п'ять років.

3.18. До особової справи працівника не приєднуються документи, які не містять обліково-характеризуючих відомостей щодо працівника (наприклад, копії наказів та заяви про відпустки, про надання матеріальної допомоги тощо).

3.19. Бланк опису документів заповнюється за зразком, що додається (додаток 7) під час формування особової справи і доповнюється з приєднанням до особової справи кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щороку, до 15 квітня, звіряється з описом.

3.20. Особові справи нумеруються, починаючи з першого номера та закінчуючи останнім, який відповідає штатній кількості посад суду. У разі звільнення працівника з посади номер його особової справи використовується для реєстрації особової справи нового працівника.

У випадку переведення працівника на іншу посаду в межах одного суду номер особової справи не змінюється.

3.21. Особові справи працівників, звільнених з посад, підлягають списанню до архіву суду. Перед переданням до архіву особова справа прошивається, пломбується та скріплюється підписом працівника апарату суду, відповідального за ведення кадрового діловодства, та печаткою.

На особовій справі, списаній до архіву, проставляється архівний номер відповідно до книги обліку руху особових справ.

У разі повернення на роботу звільненого працівника його особова справа повертається з архіву, реєструється в загальному порядку та продовжується.

3.22. Про вилучення особової справи з архіву суду складається відповідна довідка за підписом керівника апарату суду (а в суді, в апараті якого така посада не передбачена, - працівником апарату суду, відповідальним з веденням кадрового діловодства) та завідувача архіву (архіваріуса), яка зберігається в архіві суду.

3.23. Особові справи суддів та працівників апарату суду є документами для службового користування, зберігаються в опечатаних металевих шафах або сейфах.

Зберігання особових справ забезпечується головою суду, керівником апарату суду та працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.

3.24. У разі проведення виїмки особової справи або окремих її документів в установленому порядку працівник апарату суду, відповідальний за ведення кадрового діловодства, виготовляє ксерокопію особової справи чи окремих документів, засвідчує кожен документ та робить відповідний запис у книзі обліку особових справ чи приєднує відповідну довідку до особової справи разом з копіями відповідних процесуальних документів про проведення виїмки.

3.25. Винесення особової справи за межі приміщення, де зберігаються особові справи, або передача іншим особам, які не мають дозволу для роботи з особовими справами, забороняється.

4.1. Рішення про проведення конкурсу приймається головою суду за наявності вакантної посади державного службовця апарату суду.

Інформація про вакансії посад державних службовців підлягає публікації та поширенню через засоби масової інформації не пізніш як за один місяць до проведення конкурсу за зразком, що додається (додаток 8).

Заяви про участь у конкурсі та особові документи осіб, які бажають взяти участь у конкурсі на заміщення вакантних посад державних службовців апарату суду, підлягають реєстрації в порядку, визначеному Інструкцією з діловодства у відповідному суді.

4.2. Бланк заяви про участь у конкурсі (додаток 9) надається особі, яка бажає взяти участь у конкурсі, працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства, під час особистого прийому.

У разі отримання документів особи, яка бажає взяти участь у конкурсі, поштою або іншим способом, який виключає особисте їх подання, заява особи про участь у конкурсі, викладена в довільній формі, підлягає прийняттю та розгляду за умови відповідності її змісту вимогам Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 N 169 (далі - Порядок проведення конкурсу).

4.3. Документи осіб, які бажають взяти участь у конкурсі, перевіряються працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства, на відповідність вимогам, встановленим Порядком проведення конкурсу, після чого передаються голові конкурсної комісії суду для вирішення питання про допуск особи до участі в конкурсі.

На заяві особи, яка виявила бажання взяти участь у конкурсі, головою конкурсної комісії суду накладається відповідна резолюція про допуск до конкурсу або про відмову допустити до участі в конкурсі із зазначенням підстав для такої відмови.

4.4. Згідно з наказом Головного управління державної служби України від 10.05.2002 N 30/84 "Про затвердження Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців" наказом повинен бути затверджений порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців апарату відповідного суду та перелік питань на перевірку знань законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень працівників апарату суду.

4.5. Для підвищення ефективності проведення іспиту для заміщення вакантних посад державних службовців з урахуванням специфіки функціональних обов'язків працівників апарату суду та залежно від кваліфікаційних вимог до відповідних категорій посад необхідно розробити декілька переліків питань та сформувати відповідну кількість комплектів екзаменаційних білетів. Наприклад, рекомендуємо розробити окремі питання та комплекти білетів для таких груп працівників апарату суду:

керівник апарату суду;

головний бухгалтер;

радник голови суду, радники заступників голови суду;

помічник голови суду, помічник заступника голови суду;

помічник судді;

старший консультант, консультант;

секретар судового засідання;

старший судовий розпорядник, судовий розпорядник;

завідувач приймальні;

старший секретар суду, секретар суду, секретар судової палати.

4.6. Екзаменаційні білети затверджуються головою конкурсної комісії і суду.

4.7. Після проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців та оголошення його результатів кандидати ознайомлюються з цими результатами письмово за зразком, що додається (додаток 10).

4.8. Матеріали засідання конкурсної комісії, які складаються з протоколу засідання конкурсної комісії, екзаменаційної відомості, письмових відповідей кандидатів на екзаменаційні питання та розписки про ознайомлення з результатами іспиту, підшиваються в обкладинку (додаток 11) та зберігаються у відповідній номенклатурній справі.

4.9. Особові документи осіб, які брали участь у конкурсі, та за результатами іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, які рекомендовані конкурсною комісією для призначення на посаду, використовуються для формування особової справи працівника апарату суду.

Особові документи осіб, які не рекомендовані конкурсною комісією для призначення на посаду, зберігаються в окремій номенклатурній справі.

5.1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей особи, яка претендує на посаду державного службовця апарату суду, може проводитися стажування у відповідному суді терміном до двох місяців із збереженням заробітної плати за основним місцем роботи.

5.2. Допуск до стажування, терміни, зміни порядку його проходження, призначення керівника стажування оформлюються наказом голови суду (додаток 17), де проводиться стажування.

При цьому необхідна письмова заява самого стажиста та згода керівника за місцем основної роботи.

5.3. Зміст стажування визначається індивідуальним планом, що затверджується керівником стажування (додаток 12).

5.4. Після закінчення стажування стажист подає голові суду доповідну записку про стажування з висновками керівника структурного підрозділу щодо можливості використання стажиста на державній службі у відповідному суді (додаток 13), а за основним місцем роботи - стислий письмовий звіт.

5.5. За результатами стажування у державному органі стажисту видається довідка для подання за основним місцем роботи (додаток 14).

6.1. На кожного державного службовця апарату суду працівником, відповідальним за ведення кадрового діловодства, готується розрахунок стажу державної служби (додаток 15), який підписується керівником апарату суду, працівником, відповідальним за ведення кадрового діловодства, та скріплюється печаткою.

6.2. Під час обчислення стажу державної служби слід керуватися постановою Кабінету Міністрів України від 03.05.94 N 283 "Про порядок обчислення стажу державної служби", із змінами та доповненнями, роз'ясненнями Головного управління державної служби України та Державної судової адміністрації України.

6.3. Державним службовцям, у яких протягом календарного місяця виникло право на підвищення надбавки за вислугу років, розмір надбавки змінюється з дня набуття права на підвищення.

6.4. На підставі даних розрахунку стажу державної служби працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства, готується проект наказу про встановлення надбавок за вислугу років на державній службі.

6.5. Розрахунки стажу приєднуються до особових справ державних службовців.

Для здійснення контролю за своєчасністю встановлення надбавок за вислугу років на державній службі копії розрахунків стажу державної служби можуть зберігатися в окремій номенклатурній справі.

7.1. Службові відрядження оформлюються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59.

7.2. Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться журнал (додаток 16).

8.1. Довідки з місця роботи видаються працівникам апарату суду та суддям за підписом голови суду, який скріплюється гербовою печаткою суду.

Довідки, які містять інформацію фінансового характеру, видаються за підписом голови суду та головного бухгалтера.

8.2. Довідки з місця роботи обов'язково повинні містити повне найменування суду, посаду, на якій працює особа, час, з якого та по який особа працює (працювала) на цій посаді, назву установи, куди подається довідка (додаток 17).

8.3. Довідки обов'язково реєструються в книзі обліку видачі довідок (додаток 18), відповідно до якої на довідці зазначаються номер та дата її видачі.

8.4. Довідки з місця роботи видаються працівникам під розписку в книзі обліку видачі довідок.

9.1. З метою визначення черговості надання щорічних відпусток суддям та працівникам апарату місцевих та апеляційних судів складаються графіки надання відпусток (додаток 19).

9.2. Графік надання відпусток готується працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства, підписується керівником апарату суду, затверджується головою суду та погоджується з профспілковим органом з урахуванням вимог статті 79 КЗпП України та Закону України "Про відпустки".

9.3. Графік надання відпусток затверджується щороку в грудні на наступний рік та доводиться до відома всіх працівників суду під розписку.

10.1. Вимоги до оформлення державними органами, в яких працюють державні службовці, подання начальнику Головного управління державної служби України для розгляду та прийняття відповідного рішення встановлені Порядком погодження продовження терміну перебування на державній службі, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26.12.2003 N 2020.

10.2. Наказом Головного управління державної служби України від 06.02.2004 N 25 затверджено Рекомендації щодо застосування вищезазначеної постанови Кабінету Міністрів України, Типову форму подання та Примірний порядок погодження з керівником органу вищого рівня відповідно до підпорядкування подань на продовження терміну перебування на державній службі.

Копії документів, які подаються для вирішення питання про продовження терміну перебування на державній службі, повинні бути завірені належним чином ті документи, що мають декілька аркушів, прошиваються та завіряються на останньому аркуші, а на звороті опломбовуються та скріплюються підписом відповідальної особи із зазначенням кількості аркушів та печаткою суду.

11.1. Ранги державним службовцям апарату суду присвоюються відповідно до Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96 N 658.

11.2. В ході присвоєння рангів необхідно керуватися також Методичними рекомендаціями щодо застосування постанови Кабінету Міністрів України від 19 червня 1996 року N 658 "Про затвердження Положення про ранги державних службовців", затвердженими наказом Головного управління державної служби України від 31.03.2006 N 106.

11.3. Ранги присвоюються державним службовцям одночасно з призначенням на відповідну посаду. Виключенням є випадки призначення на посаду з установленням випробування, на час якого ранг державному службовцеві не присвоюється. Державному службовцеві, який витримав випробування, ранг присвоюється на наступний день після завершення випробування, з урахуванням його результатів.

11.4. Черговий ранг державному службовцеві апарату суду присвоюється за поданням керівника апарату суду або безпосереднього керівника за умови успішної роботи.

Затримувати присвоєння чергового рангу державного службовця не дозволяється, за винятком випадків, передбачених законодавством.

11.5. За виконання особливо відповідальних завдань або за підсумками атестації державному службовцю апарату суду може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.

11.6. За сумлінну працю державному службовцю апарату суду в разі звільнення з державної служби у зв'язку з виходом на пенсію може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад, якщо він має найвищий ранг у такій категорії посад.

11.7. Присвоєння або зміна рангу оформляється наказом голови відповідного суду, про що робиться запис у трудовій книжці державного службовця апарату суду, де зазначається порядковий номер запису, дата внесення запису, підстава для внесення запису (наказ голови суду, дата його видання і номер).

12.1. Усі накази кадрового характеру видаються головою відповідного суду.

12.2. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, номенклатурні справи наказів формуються за термінами зберігання та напрямками діяльності.

12.3. Накази суду реєструються в окремих журналах, зразки яких наведено у додатку 20, залежно від тематики наказів та строків зберігання:

з основної діяльності (про затвердження положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку тощо);

з особового складу (про прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння рангів, встановлення надбавок тощо);

про надання відпусток;

з адміністративно-господарських питань (про чергування, затвердження графіків прийому, проведення інвентаризації тощо), про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників.

12.4. Реєстрація наказів ведеться у журналах реєстрації наказів відокремлено за видами та календарними роками.

12.5. Оригінали наказів розташовуються в номенклатурних справах у хронологічному порядку.

12.6. Проекти наказів суду з кадрових питань готуються працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства.

Підготовлений проект наказу обов'язково візується із зворотного боку всіма відповідальними працівниками, після чого подається голові суду для підпису з відповідними документами, на підставі яких наказ підготовлений.

12.7. З текстом наказу працівник, щодо якого виданий наказ, ознайомлюється на звороті під підпис.

12.8. Зразки наказів наведені в додатку 21 до цих Методичних рекомендацій.