Колегія, заслухавши та обговоривши доповідь директора Державного архіву Вінницької області Гальчака С.Д. та інформацію начальника відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву Сельченкової С.В., відзначає, що процес створення трудових архівів в Україні активізувався, з метою наближення соціальних послуг до населення проводиться значна робота щодо забезпечення відповідно до законодавства збереженості соціально значущих документів громадян. У регіонах України функціонує 324 трудові архіви (44 - при міськрадах, 87 - при райрадах, 147 - при сільських та селищних радах, 46 - при райдержадміністраціях), в яких зберігається 988 тис. справ, що не належать до Національного архівного фонду (далі - НАФ), з них 636 тис. справ з особового складу. Створенню трудових архівів сприяло затверджене наказом Держкомархіву України нове Примірне положення про Трудовий архів, спрямоване на організацію таких архівів при органах місцевого самоврядування.

Для зберігання документів ліквідованих підприємств і організацій архівним відділам райдержадміністрацій і міських рад виділено додаткові приміщення площею майже 5 тис. кв.м та додаткові штати працівників. Однак ці заходи не вирішують проблеми забезпечення збереженості соціально значущих документів громадян.

Заслуговує на увагу досвід Державного архіву Вінницької області щодо забезпечення збереження документів, що не належать до НАФ. Державним архівом області за дієвою підтримкою Вінницької державної адміністрації та Вінницької обласної ради розроблено Програму збереження архівних фондів на 2003 - 2008 роки (далі - Програма), яка була затверджена 22.10.2003 рішенням сесії Вінницької обласної ради. Складовою частиною цієї Програми є завдання збереження соціально значущих документів громадян, створення трудових архівів, а також заходи щодо їх забезпечення належною матеріально-технічною базою, організації приймання-передавання документів, що утворилися в діяльності ліквідованих суб'єктів господарювання, створення довідкового апарату до документів, здійснення комплексу робіт із забезпечення їх збереженості, підготовки відповідних кадрів для трудових архівів.

У ході реалізації зазначеної Програми в області створено 7 трудових архівів з різними моделями функціонування. Так, Барський, Гайсинський, Іллінецький, Теплицький трудові архіви створено як місцеві комунальні архівні установи з підпорядкуванням районній раді. Вони є самостійними юридичними особами, що сприяє взаємодії з організаціями та підприємствами і дає можливість надання платних послуг. Липовецький, Чечельницький, Хмільницький трудові архіви є структурними підрозділами відповідних районних рад, однак на сьогодні вирішується питання про зміну їх статусу.

Фінансування трудових архівів здійснюється за рахунок коштів місцевих бюджетів, а в Гайсинському та Іллінецькому районах ще і за рахунок надання платних послуг. Зазначеними трудовими архівами отримано за рахунок виконання платних послуг 4,5 тис. грн., які використовуються на щоквартальне преміювання працівників архівів, на покращення матеріально-технічної бази архівів, оплату за енергоносії.

На обладнання та матеріально-технічну базу трудових архівів з місцевих бюджетів виділено 42927,0 грн., загальна площа архівосховищ та робочих кімнат складає 267,7 кв.м, штатна чисельність архівів - 11 осіб. За станом на 01.04.2005 до трудових архівів прийнято 21,4 тис. справ, з них 10,3 тис. справ з особового складу від 122 ліквідованих підприємств, установ, організацій. За період 2004 р. і перший квартал 2005 р. трудові архіви виконали майже 1,5 тис. запитів соціально-правового характеру. Складено списки джерел комплектування трудових архівів, ведуться облікові документи, створено необхідний довідковий апарат до архівних документів.

У місцевих засобах масової інформації опубліковано повідомлення про створення трудових архівів, графік їх роботи, завдання та перелік послуг, що виконуються ними для задоволення потреб громадян.

На сьогодні вже прийняті рішення про створення трудових архівів, забезпечення їх приміщеннями та необхідною штатною чисельністю працівників у Бершадському, Крижопільському, Томашпільському, Шаргородському районах.

Поряд з трудовими архівами районного та міського рівня в Бершадському та Тиврівському районах трудові архіви створено при 11 сільських та селищних радах. У них зберігається майже 2 тис. справ з особового складу.

Крім трудових архівів, в області функціонує мережа об'єднаних архівів підприємств, установ, організацій певних відомчих систем, які також забезпечують зберігання документів з особового складу (обласної ради профспілок, облспоживспілки, управління освіти, управління охорони здоров'я та управління міського господарства Вінницької міської ради).