1. Місцева архівна установа для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - Трудовий архів), відповідно до підпункту 10 пункту "а" частини першої статті 38 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" та статті 29 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" створюється в селі, селищі, районі, місті, районі у місті України.

Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

2. Організаційно-правовий статус Трудового архіву визначається органом, який його створив, залежно від покладених на архів завдань і обсягів роботи.

3. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями і розпорядженнями органів місцевого самоврядування, іншими нормативно-правовими актами та положенням, затвердженим з урахуванням цього Примірного положення.

З питань організації й методики ведення архівної справи Трудовий архів керується наказами та методичними рекомендаціями Державного комітету архівів України (Держкомархіву), Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя, відповідного архівного відділу районної, районної у місті державної адміністрації, міської ради.

4. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який затверджує відповідний голова (керівник виконавчого органу місцевого самоврядування), та звітує перед зазначеною посадовою особою про проведену роботу. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідному архівному відділу районної, районної у місті державної адміністрації, міської ради.

5. Службові обов'язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються відповідним головою (керівником виконавчого органу місцевого самоврядування).

6. Основним завданням Трудового архіву є:

- виявлення та внесення до джерел комплектування документами, за погодженням з відповідним архівним відділом районної, районної у місті державної адміністрації, міської ради, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, що розташовані на відповідній території;

- зберігання відповідно до умов, визначених Держкомархівом, документів з особового складу та документів тимчасового зберігання підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, що розташовані на відповідній території, або ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли (були зареєстровані) на цій території;

- приймання від підприємств, установ і організацій - джерел комплектування архівних документів з особового складу, фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки зберігання яких не закінчилися;

- науково-технічне опрацювання документів, що надійшли на зберігання, згідно з правилами Держкомархіву, створення необхідного довідкового апарату до них;

- облік документів, що зберігаються, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;

- організація користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях, видавання юридичним особам і громадянам у встановленому Держкомархівом порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні;