Відповідно до підпункту 9 пункту 10 Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 267 .

1. Затвердити Положення про Управління документального забезпечення, контролю апарату та зберігання архівних документів Міністерства охорони здоров'я України (далі - Положення), що додається.

2. Начальнику Управління документального забезпечення, контролю апарату та зберігання архівних документів Міністерства охорони здоров'я України (Величко І.М.) забезпечити зберігання другого примірника Положення та своєчасне ознайомлення з ним працівників.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Янчука А.О.

1.1. Управління документального забезпечення, контролю апарату та зберігання архівних документів (далі - Управління) є самостійним структурним підрозділом Міністерства охорони здоров'я України (далі - МОЗ).

1.2. У своїй діяльності Управління керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, законами України "Про державну службу", "Про запобігання корупції", "Про очищення влади", "Про центральні органи виконавчої влади", "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про національний архівний фонд та архівні установи", "Про захист персональних даних" та іншими законами України, міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України., Кабінету Міністрів України та центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби, Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736, Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Інструкцією з діловодства у МОЗ, затвердженою наказом МОЗ від 25 лютого 2014 № 143, Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою наказом МОЗ України від 13 липня 2018 року № 1312, Положенням про МОЗ, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 267, цим Положенням, іншими нормативно-правовими актами, що стосуються державної служби та діяльності МОЗ.

1.3. Управління прямо підпорядковується Державному секретарю Міністерства.

1.4. Управління у своїй роботі використовує печатки та штампи.

Основним завданням Управління є:

2.1. Здійснення контролю за виконанням законів України, актів Президента України, постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, інших актів МОЗ України, звернень фізичних та юридичних осіб.

2.2. Встановлення в апараті МОЗ єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, в тому числі електронного документообігу, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах апарату МОЗ.

2.3. Здійснення аналітичної та організаційної роботи з питань діловодства, контролю за виконанням законів України, актів Президента України, постанов Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, інших актів МОЗ, звернень фізичних та юридичних осіб.

2.4. Розробка, підготовка та опрацювання проектів актів законодавства, інших нормативно-правових актів, наказів, доручень у сфері повноважень та компетенції Управління, забезпечення їх методологічної цілісності та узгодженості із законодавством України.

2.5. Здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень керівництва МОЗ, а також проведення аналізу причин порушень виконання їх вимог і внесення пропозицій щодо усунення таких порушень.

2.6. Організація підготовки проектів розпоряджень, рішень, проведення перевірок виконання актів законодавства, розпоряджень і рішень МОЗ. Доповідає керівництву про результати перевірок на місцях. У разі необхідності забезпечення, згідно з рішенням керівництва, підготовки проектів документів, пов'язаних із забезпеченням безумовного дотримання на відповідній території актів законодавства, усуненням виявлених порушень.

2.7. Підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства і доручень керівництва МОЗ.

2.8. Інформування Міністра, першого заступника Міністра, Державного секретаря, заступника Міністра з питань європейської інтеграції, заступників Міністра про стан виконання актів законодавства, доручень керівництва МОЗ структурними підрозділами апарату МОЗ, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління МОЗ (далі - служби та юридичні особи сфери управління МОЗ).

2.9. Проведення випереджувального моніторингу стану виконання актів законодавства та доручень керівництва МОЗ, своєчасне інформування Міністра, його заступників, Державного секретаря у разі неможливості їх виконання у визначені строки.

Управління відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Забезпечує єдину систему та організацію діловодства в апараті МОЗ.

3.2. Розробляє проекти законодавчих та інших нормативно-правових актів з питань діловодства, електронного документообігу та архівної справи.

3.3. Бере участь у проведенні експертизи проектів законодавства та інших нормативно-правових актів з контролю.

3.4. Організовує діловодство документів з грифом обмеження доступу "Для службового користування" (далі - "ДСК") та "ДСК" "СІ" (спеціальна інформація).

3.5. Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена актами законодавства, наказами і дорученнями керівництва МОЗ, контроль за виконанням яких покладено на Управління.

3.6. Забезпечує своєчасне надходження інформаційних, довідкових та інших матеріалів від структурних підрозділів апарату МОЗ, служб та юридичних осіб сфери управління МОЗ про хід виконання актів законодавства і доручень керівництва МОЗ.

3.7. Готує і систематично надає структурним підрозділам апарату МОЗ, службам та юридичним особам сфери управління МОЗ інформаційні матеріали щодо строків виконання вимог актів законодавства і доручень керівництва МОЗ.

3.8. Готує аналітичні та інформаційні матеріали для керівництва МОЗ про хід виконання актів законодавства і доручень керівництва МОЗ.

3.9. Розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань вдосконалення організації здійснення контролю за виконанням актів законодавства і доручень керівництва МОЗ.

3.10. Здійснює реєстрацію наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань (крім кадрових).

3.11. Забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами МОЗ вимог Інструкції з діловодства у МОЗ України, регламентів та національних стандартів у сфері діловодства та архівної справи.

3.12. Проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.

3.13. Засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом МОЗ.

3.14. Формує в рамках системи електронного документообігу (далі - СЕД) реєстраційно-довідкові картотеки.

3.15. Організовує та контролює єдину систему документообігу у структурних підрозділах апарату МОЗ.

3.16. Розробляє Інструкцію з діловодства та номенклатуру справ МОЗ.

3.17. Координує роботу СЕД, контролює дотримання вимог електронного документообігу структурними підрозділами МОЗ, за поданням структурних підрозділів вносить пропозиції щодо її удосконалення.

3.18. Здійснює опрацювання та веде облік документів.

3.19. Забезпечує опрацювання вхідних та вихідних документів "ДСК" та "ДСК" "СІ" (спеціальна інформація).

3.20. Забезпечує моніторинг за виконанням контрольних доручень, визначених у документах з грифом "ДСК" та "ДСК" "СІ" (спеціальна інформація).

3.21. Контролює своєчасне повернення від структурних підрозділів апарату МОЗ документів з грифом "ДСК" та "ДСК" "СІ" (спеціальна інформація), що підлягають зберіганню у відділі електронного реєстру та роботи з документами обмеженого доступу.

3.22. Організовує в межах компетенції Управління роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці.

3.23. У питаннях удосконалення роботи співпрацює з організацією-адміністратором СЕД - державним підприємством "Укрвакцина" МОЗ України".

3.24. Формує автоматизовану базу даних інформаційних масивів щодо вхідних документів, контрольних завдань, визначених актами керівництва МОЗ.

3.25. Здійснює оперативний та електронний зв'язок з відповідними працівниками Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Верховної Ради України та Ради національної безпеки України з питань надання інформаційних матеріалів про стан виконання завдань, які контролюються.

3.26. Бере участь у нарадах, конференціях, семінарах, навчаннях та інших заходах з питань діловодства.

3.27. Організовує підготовку проектів розпоряджень, рішень, проведення перевірок виконання актів законодавства, розпоряджень і рішень МОЗ, та доповідає керівництву про результати перевірок на місцях. У разі необхідності забезпечує, згідно з рішенням керівництва, підготовку проектів документів, пов'язаних із забезпеченням безумовного дотримання на відповідній території актів законодавства, усуненням виявлених порушень.

3.28. Виконує інші функції, що випливають з покладених на Управління завдань.

4.1. До складу Управління входять:

- відділ документального забезпечення та зберігання архівних документів

- відділ контролю апарату;

4.2. Управління складається з 11 штатних посад, з яких: 1 - начальник Управління, 1 - заступник начальника Управління - начальник відділу, 1 - начальник відділу, 5 - головний спеціаліст, 1 - провідний спеціаліст, 1 - провідний документознавець та 1 - документознавець I категорії.

4.3. Положення про Управління розробляється начальником Управління та затверджується Міністром охорони здоров'я України.

4.4. Положення про Відділ у складі Управління розробляється керівником відповідного відділу, погоджується начальником Управління та затверджується Державним секретарем.

4.5. На посади працівників Управління (крім провідного документознавця документознавця I категорії) призначаються особи, які відповідають вимогам, встановленим Законом України "Про державну службу".

4.6. Посади провідного документознавця та документознавця I категорії це посади працівників державного органу, які виконують функції з обслуговування, діяльність яких не передбачає здійснення повноважень, безпосередньо пов'язаних з виконанням завдань і функцій, визначених частиною першою статті 1 Закону України "Про державну службу", та на яких не поширюється дія Закону України "Про державну службу".

4.7. На посади працівників, які виконують функції з обслуговування, призначаються особи в установленому трудовим законодавством порядку.

4.8. Обов'язки, права і відповідальність працівників Управління передбачені в посадових інструкціях, які затверджуються Державним секретарем.

Управління має право:

5.1. Здійснювати перевірку стану діловодства в структурних підрозділах МОЗ, вимагати пояснення з питань порушення цих вимог.

5.2. Проводити в структурних підрозділах апарату МОЗ, службах та юридичних особах сфери управління Міністерства перевірки з виконання актів законодавства і доручень керівництва МОЗ.

5.3. Перевіряти повноту усунення порушень, виявлених попередніми перевірками.

5.4. Одержувати від структурних підрозділів апарату МОЗ України, служб та юридичних осіб сфери управління МОЗ України письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірки актів законодавства і доручень керівництва МОЗ України.

5.5. Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб апарату МОЗ, працівників структурних підрозділів апарату МОЗ, служб і юридичних осіб сфери управління МОЗ необхідну інформацію, а у разі потреби - відповідні документи, необхідні для виконання покладених на Управління функцій.

5.6. Надавати роз'яснення працівникам апарату МОЗ, служб та юридичних осіб сфери управління МОЗ з питань, що належать до компетенції Управління.

5.7. Брати участь у нарадах та інших заходах, що проводяться у апараті МОЗ, службах та юридичних особах сфери управління МОЗ, скликати наради та робочі групи з питань, що належать до компетенції Управління.

5.8. Вносити керівництву МОЗ пропозиції з питань удосконалення роботи Управління, організаційно-функціональної структури МОЗ.

5.9. У межах своїх повноважень залучати працівників структурних підрозділів МОЗ за погодженням з їх керівниками до виконання окремих завдань і заходів щодо комплексного вирішення завдань, які відносяться до компетенції Управління.

5.10. Брати участь у конференціях, семінарах, нарадах з питань, що стосуються компетенції Управління.

5.11. Користуватися безоплатно базами даних, реєстрами та іншими видами інформаційних ресурсів органів державної влади, державними, у тому числі урядовими, системами зв'язку і комунікацій, мережами спеціального зв'язку та іншими технічними засобами.

6.1. Управління очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади Державним секретарем.

6.2. Начальник Управління має 1 заступника: заступник начальника Управління - начальника відділу документального забезпечення та зберігання архівних документів (далі - заступник начальника Управління - начальник Відділу).

6.3. Управлінські та організаційно-розпорядчі функції в межах компетенції, визначеної цим Положенням, виконують начальник Управління, заступник начальника Управління - начальник Відділу, начальник Відділу.

6.4. На посади начальника Управління, заступника начальника Управління - начальника відділу та начальника відділу призначається особа, якій присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра* та має досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільно володіє державною мовою, шляхом призначення на посаду державної служби за результатами конкурсу, крім випадків, передбачених Законом України "Про державну службу".